传统的合同管理方式是人工管理合同，即由专人处理或使用Word、Excel进行合同管理。然而由于合同涉及的部门众多，需要管理的合同要素不同，传统的人工管理方式存在管理效率低、费时费力等问题。
一、消防企业在管理合同中存在的难题
在消防工程行业，尤其是很多中小企业，很多工程项目都存在项目管理机制不完善的问题，合同管理就是其中之一。如何加强项目合同风险管理的防控措施，提高企业的市场竞争力，是需要思考的问题。
1、合同签订不规范、档案管理混乱、回收不及时，导致合同流、发票流和资金流不能一一对应，合同履约过程中的垫资风险。
2、合同内部审核涉及的环节多、流程长，合同信息归档不便。
3、产值上报不及时、审定不及时、回款不及时，垫资多。
4、合同中的付款履约条件执行不到位，影响进度款回收进度。
5、合同已付未付情况不清楚，可能出现多付、错付的情况。
6、合同履约情况传递不及时，领导或者相关部门需要通过线下反复询问。
7、纸质合同查询和存储不便。
合同管理的难点大多在于存储和查阅上，项目进行中会有不同类型的合同需要管理，同时在审批的时候也不能查看相关的重要信息，为此需要通过信息化的管理方式来解决此类问题，通过数据的信息展示合同的相关信息，让消防企业管理合同变得更加便捷。
二、泛普软件工程管理软件在合同管理中的优势
合同经济效益的根本依据和保证。泛普消防企业工程管理软件按照收支两条线管理合同的全生命周期。通过严格的合同管理流程，帮助企业控制合同成本，有效控制实际成本，为提高企业合同管理水平、降低经营风险提供支持。
1、通过合同生命周期管理，监控合同交付状态和及时性，完善标准和流程，及时提醒和监督，可以有效保证交付信息在各个交付环节传递，提高各个环节的交付率，从而提高合同交付的整体及时性。
2、合同的审核需要多部门、多领导进行参与，这就会造成审核的环节变得过于繁琐，效率也会变低。而泛普软件通过线上审批的方式解决审批流程长的难点，员工在提交合同审批流程后，相关领导会在系统中收到审批提醒，确认无误之后即可进行到下一个环节，大大减少了传统审批方式的时间。
3、软件使合同信息和收付信息透明化，让管理者实时掌握交付进度。通过合同台账的完善、可视化系统的建设，可以将企业的财务账扩展到合同账，让经营者实时知道已经签订了多少合同，要交付多少，要收取多少，并根据实时情况进行快速的业务调整。
4、通过“进度款申报”可登记项目本期的付款情况，申报内容可详细记录在本次进度申报的明细。通过标准化的表单样式，实现对进度款申报的规范化管理。
5、根据合同的类型在对应的功能模块中可查找相应的付款信息，例如劳务管理中，“劳务付款”功能即可记录本次付款的信息，包括合同金额、本次付款金额、已付款金额等信息，有效避免多付、错付情况的发生。
6、合同的履行过程也是企业管理人员最为关心的环节之一，通过问询或者下属汇报的方式效率显得不足，为此通过泛普软件则可实现对合同周期的管理，如合同的进度、收付情况都可在系统中进行查看和管理。
7、泛普软件通过信息化管理帮助合同调阅、归档管理，有效降低合同运营成本，合同发送、审批盖章全程电子化操作，促进企业内部高效协同工作，提升合同流转效率。通过搜索合同名称、项目名称、合同编号等方式可快速检索到需要的合同文件，还可对权限进行控制，降低企业在合同环节的隐患。
