文档管理

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 　　项目文档管理是指在施工项目过程中收集和管理文档的工具。通常，文档管理在项目开发中不太受重视，发现其重要性往往为时已晚。这样一来，整个项目可能会在管理上变得混乱，出现问题后也没有证据可查。文档管理对项目的顺利进行起着至关重要的作用，其关键不容忽视。

　　一、消防工程企业在文档管理中出现的问题

　　项目文档繁多，存档和查阅不方便。消防工程属于项目型销售，一般成交额都比较高，跟进时间长，一个项目的签订往往涉及到很多材料，例如合同、备案书、资质审核、招投标资料等等，以前这些资料都是纸质存档，查阅起来不太方便，因此可能就会出现这些问题：

　　1、不同项目基础信息不一致，公司无法汇总项目整体的材料、成本等基本情况。

　　2、项目分散，资料繁杂，项目经理需要资料(变更单，审批单，验收资料，过程资料)时找不到。

　　3、资质证书、各类合同等重要资料以文档或存档方式留存，导致项目结束后文件查找困难。

　　4、企业各部门、各项目的基础信息流通性极差，导致各个部门之间信息无法统一、加大沟通成本。

　　5、项目资料管理混乱，导致划责、结算等没有依据。

　　通过泛普软件的“文档管理”可对施工过程中的相关资料进行存储，合同、报价、财务等重要文件只能看不能拷走，再也不用担心泄密，文档可以按照多种组织形式自定义目录快速索引定位，再也不用担心找不到文件了。

　　二、泛普软件消防企业管理系统在文档管理中的作用

　　泛普软件可保存工地上一切发生的施工资料、签证变更、会议纪要、情况说明、月进度报表、进度计划、开竣工资料等，对这些文件进行及时、准确、有效的存储，还支持企业内部互相贡献，方便后期进行查找。

　　1、多个项目的情况下，企业需要管理的内容非常之多，纸质文件在统计和分析数据上显得力不从心。泛普软件可自动统计和计算表单中的信息，不需要进行人工统计的繁琐操作。如想要知道项目的成本信息，通过成本管理中的“项目总成本统计表”即可查看所需项目的成本信息。

　　2、资料模块中可上传项目相关的所有资料文件，“我的资料”中上传在资料只有本人才可查看，“资料中心”中上传的资料在企业内部共享。工作人员可根据文件的类型上传到对应的模块中。

　　3、合同等重要资料需要进行完善的保存，泛普软件中的“项目管理”模块中的“材料、劳务、分包、租赁”功能都有对应的合同管理功能，根据合同的类型录入到对应的板块中。后期想要查看合同，在同一级菜单中的“合同列表”功能进行查阅。

　　4、信息的流通对于企业来说是事关重要的，通过对信息的共享来实现内部的数据互通。例如项目部某个成员在系统中录入信息后，本部门和区域部门的员工均可在系统中查看到相关信息。大大提高了沟通的效率，让信息传递更加高效和及时。

　　5、消防工程在施工过程中会产生非常多的文件，纸质文件不易储存，在后期查阅过程中也较为繁琐。通过泛普软件的“资料”模块可存储所需的重要文件，包括图纸、变更文件、施工资料等文件均可储存在文档当中。需要进行查阅的时候通过搜索文件名称即可快速查找。