浅谈数据在企业厦门OA实施中的重要地位

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中石化股份有限公司巴陵分公司从2005年3月份开始启动厦门OA项目，到2005年10月1日正式上线，上线两年半后，由于机构融合，于2008年1月1 日又进行了第二次重新上线，本人做为财务组的组长及管理会计模块的关键用户，全程参与了厦门OA系统的两次建设，并且负责协调各个模块的数据准备，现针对 厦门OA系统中的数据准备和维护谈一谈粗浅认识。

一、数据在厦门OA系统中的重要性任何企业厦门OA项目的运行，都是架构在数据的坚实基础上。有了数据，厦门OA系统才能够将信息传播到整个企业，在企业层次上去优化各种业务工作，提高管理水平。然而，企业在实际应用中这些数据的准确性、完整性、及时性普遍都较差。一方面是由于很多企业在开始上厦门OA项目之前管理比较粗放，其中大多数企业都使用手工方式进行管理。而手工方式下的数据分散、口径不一致、冗余、不规范，很多是以部门为单位进行管理的；另一方面，很多企业对数据的准确性、完整性、及时性与提高厦门OA应用成功率和企业管理水平的关系缺乏足够的认识。为此，在厦门OA系统上线前后我们要投入大量的人力和制度去控制数据准备和维护的每一个过程，保证数据的准确性、完整性、及时性。

二、我们要如何保证数据质量

在企业上厦门OA系统的过程中，根据实施范围和实施阶段不同，需要准备各种不同的基础数据。数据准备和维护贯穿了厦门OA项目实施的全过程。保证数据的准确性、完整性、及时性对企业能否成功实施厦门OA系统起着至关重要的作用。因为错误的数据没有任何现实的意义，进去的是垃圾，出来的也是垃圾。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。可以说数据质量就是数据的生命。具体我们需要做到以下几点：

1、厦门OA项目需要企业高层领导的支持。厦门OA项目必须是“一把手”工程。因为厦门OA项目是一个提升管理的系统，实施起来涉及到企业管理的理念、模式、业务流程等很多方面的变革，需要企业上下齐心协力。特别是在做数据收集时更需要企业内各部门的支持配合，有时还涉及到有些部门内部不愿意公开的业务数据。这时就需要企业高层领导的决策支持。

2、成立专门的数据准备小组。企业应该设置—个专门的数据组(一般由企业IT部门人员和业务部门人员组成)来负责数据的收集、整理和维护工作。通过将数据和业务流程紧密结合起来，明确数据的来源部门和相关各部门的维护职责，加强各部门之间的业务协调。这样才能最大限度地降低数据准备过程中自失误和错误，为未来厦门OA系统的数据进行准确、快速的维护提供重要的保障。

3、高度重视数据的准确性、完整性和及时性，建立规范数据维护的流程和制度。建立明确的流程和责任制度，不管是对基础数据的维护(包括对物料、供应商、客户的编码增改等)，还是对业务数据的更新(如订单的业务数据录入，库存的变更等)都应遵循这些流程和制度，以减少数据维护中的风险，保障数据的准确性、完整性和及时性。

4、分阶段，分重点的做好每一个实施过程的数据准备工作。在上线前做数据收集整理时，特别要注重基础数据的准确性、完整性，制定一系列科学规范的编码规则来规范这些数据。在上线时，要尽量减少期初数据量，对期初数据要力保准确及时。加快时间对账，因为越晚对账数据的差异越大，越难对得上。在上线后，要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，不能积压单据一次性补录。

做好以上几点，可以控制住数据质量。厦门OA系统只有在得到迅速准确的输入数据的前提下，才能真正为企业服务。

三、上线前的数据准备

实施厦门OA并保证实施后的业务能得到准确反映必须做好各类数据准备，而信息的流动来源于数据的集中和统一管理。没有准确的数据，就得不到有价值的信息。因此前期的数据准备是保证系统正确运行的关键。

我们可以简单地将厦门OA实施所要准备的数据分为两大类：即静态数据和动态数据，也可称为基础数据和业务数据。

静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，其特点是它在整个厦门OA实施过程中基本保持不变，并且是动态数据的基础，公司所有业务通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。例如：物料信息、客户供应商信息等等。

动态数据是指每笔业务发生时生成的业务单据，例如销售订单、采购订单等。动态数据按时点来分，可分为期初数据和日常数据。其中上线时点的期初数据对厦门OA 上线前的数据准备尤为重要，它代表系统在期初上线这样的时间点上。公司动态数据的当前状态。期初数据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额，也包括那些未完成的业务单据，如未交货的销售订单、未入库的转储单、未开票的采购订单等。

但是不论是静态数据还是动态数据，在厦门OA系统中都必须是唯一的。为了保证数据的唯一性，我们就要给这些数据进行编码。所以，在进行两大类数据准备之前，另一项更基础的工作必须先完成，那就是制定编码规则。

四、上线后的数据维护

作为—个完整的系统，上线还只是厦门OA应用的开始。相比前期的痛苦，上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。数据的维护仍是数据维护人员的一项长期而且艰巨的工作。内容主要包括：

1、成立专门的编码维护部门，根据编码规则添加新的编码。由于公司所有业务都是通过调用基础数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性，要保持基础数据在系统中的唯一性，我们需要成立一个编码维护部门，统一来添加新的编码，防止编码重复引起信息的错误。

2、指定相应的数据维护人员。上线后，一方面为了适应系统内的数据流转，部分业务流程和操作规程需要调整。数据维护人员要与各数据的源头部门的进行协调；另一方面，系统为了适应企业的实际业务流程和管理需求，需要增加新的数据项或者更改原数据定义等。不仅如此，数据维护人员还要及时处理系统中的异常数据，清理垃圾数据和已经失效的数据，以保证系统数据准确性、完整性和及时性。

3、定期备份厦门OA系统数据库。针对厦门OA系统前台操作人员非正常操作和系统管理员错误操纵后台数据系统，以及跨平台转换，硬件系统升级等实际问题，需要对厦门OA系统数据库进行备份。在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点，最大限度地减少损失，确保系统平稳安全运行。

4、需要建立一系列相关的规章制度来保证厦门OA工作的顺利进行。厦门OA系统上线以后，要使厦门OA系统真正发挥出其应有的功效和价值，使厦门OA能够长久有效的为企业的各项工作服务，需要建立一系列相关的规章制度来保证厦门OA工作的顺利进行。具体包括：机房安全管理制度；数据维护制度；权限管理制度；应用服务器管理制度；数据访问制度。（万方数据）