协同OA软件内外协同一举打通“信息孤岛”

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内外协同一举打通“信息孤岛”
余杭对泛普OA软件的产品充满信心，在XX股份信息系统项目的争夺中，泛普OA软件凭借他们产品的综合优势笑到了最后。
对此，泛普OA软件网络负责XX项目的客户经理红贵宾也流露出几许得意，他说："协同商务是近几年在业内诞生的一个新理念，泛普OA软件网络依托自己的研发力量在国内较早推出泛普OA系统 协同商务系统。"
记者注意到，泛普OA软件网络在其主页和有关的宣传资料上都把自己定位为"协同商务的倡导者"。而且，他们在自己公司内部也使用自己的产品在进行"协同商务"。
一般来说，企业在考虑应用集成的时候，通常要经过三个阶段才能达到协同商务的境界。第一个阶段是企业内部集成，包括整合电子商务应用软件与企业内部现有的套装软件或旧有的自开发的软件；第二个阶段是企业外部交易层次的集成，包括整合与上游供应链体系之间的交易信息，如定单和物流等，甚至是下游顾客的定单管理；第三阶段是企业外部关系层次的集成，包括整合策略联盟伙伴间的高附加值的信息，如客户基本资料、市场信息、产品设计信息等。XX集团是商业服务企业，他们最渴望的是数据和信息的通畅。出于这样的考虑，厦门OA系统制定的策略就是通过内部协同和外部协同，来打通XX股份各关联企业和部门之间的 "信息孤岛"。
信息社会带来的结果是信息爆炸，大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每 12－18个月就会扩展一倍，这种呈几何级数增长的速度的确使得很多人员感到无所适从。
如何有效地处理这些信息，成为很多管理者和员工的头疼问题，XX股份面对的也是这么一大堆问题。红贵宾解释道："对内部用户而言，泛普OA系统可以成为一个知识积累和信息共享的工作平台。通过给予进入网络的权限，员工可以查看信息、执行相关操作，如可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态；高层管理者可以从不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，及时发现问题所在。而对于外部用户，比如客户、经销商以及供应商或其他外部的合作单位，他们可以被授予帐号和密码通过互联网登录系统并输入相关信息到自己的帐号。通过门户站点，内部客户可以方便查看和输入相关的信息，外部客户可以输入、查看最新产品信息、订单处理情况，与企业项目人员保持高效联系；合作伙伴则可以查看库存情况，与企业员工进行电子化联系，获取产品信息，也可以在线下定单以及跟踪定单。泛普OA系统的门户站点提供7×24小时服务，所有的工作突破了地域和时间的限制。"
红贵宾对系统的应用显然已经烂熟于心，他从容不迫地边演示边给记者介绍。说到这，他提及了当初的一个小花絮，厦门OA软件在和XX股份接触的初期进展并不是十分顺利，在对XX高层的演示会上，XX股份在场的一位主要领导并没有当即表态，但据说他回去之后饶有兴致地在泛普OA软件网络的演示站点上试用了好几天。随后，又把厦门泛普OA软件网络的人请到公司给他详细讲解。红贵宾感慨地说："那天我们从下午两点讲到六点，他听得津津有味，觉得对企业的帮助的确会很大。实际上，一套协同商务系统看似复杂，弄清楚可能要好长时间，但真正理解之后就会体味到其中的乐趣。"
"心脏"连同"血脉"，指挥其他"器官"
有着IT从业经验的李翔，虽说也是刚刚接触协同商务的概念，但是他很快意识到这可能是企业信息化发展的一个方向，尤其对XX股份这样的商业企业更加适合。不过，考虑到这是一个庞大的系统工程，他们决定还是抓住"要害"，分步实施。
因而，XX股份第一步选择了OA软件协同商务系统7大模块中的4个模块，分别是人力资源管理模块、工作流程管理模块、知识管理模块和项目管理模块。
余杭认为XX股份的选择抓住了协同商务的"命门"，他总是喜欢作这样的比喻："任何企业都是一个有机的整体，都是以人为中心来运作，企业内的信息点都是互相关联的，这些信息点包括人、财、物信息和外部资源等，并以自身相适应的工作流程来运转。如果把一个企业比喻成单个人的话，企业中的人力资源部分应该是人体的心脏，一个企业的动力最终来自宝贵的人力资源，而与企业运作有关的机制，包括各种工作流程就是企业的整个血脉，如果相关业务流程没有打通，就很有可能导致企业的某些机能的丧失?quot;
在协同OA软件协同商务软件系统中，人力资源和工作流程模块相当于整个系统的"心脏"和"血脉"。其他的模块就像人体的其他器官，如手、眼、脚、耳等看似独立的系统，但他们是互相关联的，协同运作来服务整个"人体"，相应地，一个企业的各个职能部门（包括外部的客户和合作伙伴）同样是相关的，各个部门只有协同工作的时候，企业才能顺畅运转。
泛普OA软件在协同商务软件整体架构设计的时候就体现了这样的思想，系统中的功能模块：知识管理，客户关系管理，项目管理，资产管理，财务管理，物流管理（销售，库存和采购），人力资源管理和工作流程管理在统一调配下协同为企业的运作服务。记者注意到XX股份的系统正是建立在这种架构上的。
一套软件能不能称得上协同商务软件系统，并不是这个软件系统包括很多功能模块，各类功能模块的简单堆积不能称为协同。正如一个企业虽然各类部门齐全，但不能为公司同一个目标协同运作，那么这样的部门只是形同虚设。XX的这套协同商务系统在整体软件模型设计时就采用了协同管理的思想，做到各个管理功能模块互相关联，对用户来说处理一个信息不需要知道它是属于哪个模块来管理，在同一界面里他只要提交这个信息就可以了，系统就能自动提交到相关的模块来处理他的信息需求。
到目前为止，OA办公系统已经在XX股份总部试运行了一段时间，不少员工目前对这套系统已经相当熟悉，从员工应用的反馈情况来看，大家对企业信息网状管理图的设计比较满意。在一个完整的协同商务系统中，只要找到一个信息点，与这个信息点相关的所有信息都可以找到。比如说，如果你找到一位公司内部的一位销售人员，那么与这个销售人员有关的，如他个人的财务信息（工资、福利、成本、费用），他管理的客户、文档资料、下属，他操作过的项目，他正使用的公司资产，他管理的公司产品、客户订单，他采购过的物品，他以前的工作任务，他现在的工作安排，他以后的工作计划等等都可以被查询到，与这个员工有关的所有信息像一张网，通过员工个人资料这个信息节点被提取出。