浅析当下企业文档管理现状

在企业不断信息化的今天，电子文档已经成为公司最重要的信息载体之一，目前国内大部分企业的文件都分散在各部门的服务器或者员工自己的电脑上，其中不乏很多机密资料。

文档管理的忽视会导致大量问题的出现。每个企业在成长过程中都会遇到这方面的问题，那么对于企业来说究竟怎样才能实现公司所有文档资料的规范管理呢？要解决这个问题，我们首先要看一下目前公司文档管理中所遇到的一些普遍存在的问题。

1、纸质文档难以检索、容易腐烂发霉、占用存储空间大，一旦损坏资料难以恢复，很多企业还以管理纸质文档为主，经年累月耗费人力、物力巨大。

2、文档资料分散在各部门服务器或者员工个人电脑上，想要做到统一管理、集中存储、统一备份有心无力也无从做起，一旦出现硬盘损坏、感染病毒或者误操作删除文件等情况，就会导致大量资料丢失，造成巨大损失。

3、企业不断发展壮大，文档数量也呈几何级增长，如何快速精确查找几年前或者现在的某篇文档资料。

4、公司重要文档被人修改但不知道是谁何时操作，如何记录每一份文档被哪些员工、何时、做过哪些操作。

5、企业员工离职、换岗等人员流动和企业内部文件传递流动过程中，如何确保核心机密资料不外泄。

6、企业运作过程中有一些文档会经过很多工作人员传输和反复修改，如：合同、报价单、方案等，会产生很多版本，版本的混淆一旦造成工作上的失误，后果无法估量，如交付的生产设计图纸不是最新的版本，签合同时误用了以前的版本等，这些都会造成严重的后果。

7、企业总公司、分公司、各个部门以及员工之间的公文流转速度缓慢，重要文件的交流和共享形式繁琐而低效，且无法对文件本身和版本进行有效控制。

8、企业每天都有很多份文件需要部门领导或者多个部门协同审批流转，逐个找审批人这种方式过程繁琐且效率低下，给企业造成了不必要的时间和成本上的浪费。

以上这些问题，企业在发展过程中或多或少都会碰到，甚至还有很多没有列出来的问题，如何管理这日益增长的电子文档资料，已经成为企业必须面对和解决的棘手问题之一。

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发布：2007-04-20 09:54 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]