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oa办公系统下载让流程变得快捷、规范、低成本

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        企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素,其中流程整合了另外三项,内容最多,变化最快,工作量最大,可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的,所以只要经理人能塑造一个好的流程,就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来,释放出时间和精力。

       什么是好的流程?如何塑造一个好的流程呢?好流程有三个特点:快捷、规范、低成本,好流程实现了企业各管理要素的有效整合,形成强有力的工作流,具有自动调节和约束作用,大大提高了整体企业工作的效率和质量,从而迅速提高执行力。好流程是一个高速运转的管理机器,维护着企业健康、有序的运转。
       塑造一个好的流程有两种手段:一是管理手段,包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新,这是一个日积月累的过程,是在管理层面上对企业实行的根本性改造;另一个是技术手段,即通过信息化技术改变传统的办公模式,这是一个立竿见影的过程,让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的办公自动化系统,即OA系统
       OA系统所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程,以前是这样,将来也是这样。现在OA产品有两个热点,一是协同办公,一是知识管理,其实OA系统都是制造了一个流程。前者是企业将所有相关的人、财、物等内部和外部资源通过一个办公平台实现协同互动,这是一个整合工作流的流程;后者是对企业积累的各种知识进行主动的收集、整理、分析、存储和增值应用,这是一个整合知识流的流程。
       在更多的时间里,企业的竞争力并不在战略,而在战术,也就是内部管理。这是很明显的道理,比如两个企业都将自己的战略目标定位于行业老大,那么接下来做什么呢?就是管理的比拼!在办公自动化时代已全面到来的今天,应用OA系统对企业,特别是中小企业来说,是一个快速整理办公流程,加强内部管理的有效手段。
       那么OA系统到底如何让流程变得快捷、规范、低成本而富有竞争力呢?首先,信息在网上通过新闻、通知、文件、邮件、短信、论坛、投票等各种形式实现了即时、并行传输;轻松的在线审批报告、计划工作、写作日记、登记考勤、查阅资料、管理资源、交流沟通而不需要到处奔走,打破了部门、职位壁垒,使企业形成一支快速反应部队,所以大大提高了工作的便捷性。
       其次,在OA系统里面,各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的,领导人和员工能及时、直接得到对方思想,不再依靠个人沟通能力;各种资源、知识、文件、制度统一存档管理,杜绝丢失、泄密和混乱;员工责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮;开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗,避免世故人情,消除暗箱操作;摆脱低级、繁琐、落后的工作内容,致力于核心事务的处理,让整个工作流程变得规范高效。
       最后,OA系统实现了无纸化办公,节约纸张等大量办公用品的消耗,节省电话费,更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本,将宝贵的资源用于促进企业发展上。
       由此看出,好的OA系统塑造好的流程,好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界,只要有效应用,会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘,还可以得到更多的功效,比如帮助企业发现人才。某些人由于职位或性格所限,有好的思想不能直接反应给上层,却可能写在OA系统的论坛、工作日记里面,这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他,给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。
       管理就是管制和理顺,是通过流程来实现的,流程所起的角色就是将最简单的事情做到最好,流程需要不断的完善,因为企业需要不断的发展。中国人向来提倡埋头苦干,但是现在更需要经理人边干边看,边看边干,因为只有这样才能看清前面的方向和周围的形势,不至于迷失在盲目的工作中。打造一个强有力的工作流程,无疑会让经理人从容有度,事半功倍,也让企业实现持续、健康、高效发展。 
 
发布:2007-04-20 09:56    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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