传统企业资料管理存在什么问题?怎样解决?

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       随着互联网的普及、信息流通的速度、强度和便捷度的加强，一方面人们享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。对于企业而言，知识管理成为了现代企业发展的关键，但企业在知识管理上却存在着巨大的问题。于是资料管理软件应运而生。

　　一、传统资料管理的痛点

　　—企业每个知识工作者平均每天浪费很多的工作时间在无效的文档管理上。

　　—企业内部经常需要协同工作，而沟通在协同工作中占据了很大一部分。内部沟通方式多样难以统一;上传下达过程中信息严重衰弱;和分公司人员沟通，时间花费不说且电话费用太高;交流过程缺乏记录，出现问题相互推诿等等情况在企业中经常出现。

　　—对于现代企业的管理者来说，基于个人电脑、电子邮件和过时的文件夹共享已远远不能满足企业对宝贵的知识资产的管理与保护的需求。资料泄露来自于内部，企业是防不胜防。而这些文档的丢失、无意间的删除以及多版本造成的混乱都严重的影响了企业的工作效率。

　　二、泛普软件—资料管理软件的解决方案

　　1、资料管理出入库

　　通过资料管理系统进行登记导入，可单个也可批量。

　　2、资料管理存放

　　入库时对资料进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位。

　　3、资料管理利用

　　针对电子化资料，资料管理系统实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅;针对实物档案，资料管理系统利用条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记;充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。

　　4、清查核对

　　清查核对，利用条码技术，资料管理系统通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，资料管理系统自动给出档案清查核对的结果。

　　三、企业怎么选择资料管理系统?

　　—进行需求分析，在选择档案管理软件之前，我们必须首先了解单位的实际情况和我们自己的工作需要。所以不妨先列出需求清单，例如管理哪些管理哪些文件，这些文件需要管理哪些字段，以及在管理中需要实现哪些功能，等等。

　　—比较价格，注意合理的性价比。选择档案管理软件的诀窍是比较价格，但比较价格并不是越便宜越好。当质量和服务得到保证时，我们应该追求低价。如果买它没用，那就是浪费。

　　—能够免费提供试用。试用可以让你发现你的计算机硬件是否支持软件的运行，它的运行速度和稳定性也可以实际感受到，而不仅仅是在一些理论状态下，这将对你最终决定是否购买起到非常重要的作用。

　　档案管理工作是一项专业性、政策性、机密性很强的工作，它也是信息的重要载体，信息的主要源头。无论是学校、企业或是政府都需要对档案进行管理，因此管好用好档案，对现代社会的生存与发展具有重要的现实意义。