多媒体数字档案管理系统解决方案

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　　a)档案信息是重要的国家战略资源

　　人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，目前科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，21世纪将成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已成为当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。

　　在信息社会，谁掌握了全面、权威、可靠、及时的信息，谁就占据了政治、经济、科技、军事的制高点。因此，世界各国都把建立完善的信息系统和快捷的信息交流作为经济发展、科技进步、社会繁荣、事业发达的战略举措，竞相加强信息化建设。信息化的浪潮正以不可阻挡之势席卷全球。

　　档案不仅仅是历史的见证依据，真实的记录了历史，同时更是一种十分重要的信息资源，是关系国民经济和社会发展的重要战略资源，我们国家政府十分重视对档案信息资源的保存和管理，已建立了各级综合档案馆、专业档案馆、各行业部门档案馆，实现对档案的收集和管理，并为社会公众提供相关服务实现对档案的利用。同时档案信息资源的重要性正逐步被社会用户认可，对档案资源的利用要求正稳定而快速的增长。

　　b)档案资源信息化管理要求的提出

　　我国档案事业近几年来取得了飞快的发展，但是在前进过程中还存在一些问题，如果不包括涉及到法规或档案人才队伍的建设问题，则问题主要集中在：

　　1、开发利用档案信息资源为经济建设和社会发展服务不够；

　　2、国家综合档案馆馆藏结构不够合理，档案管理现代化水平还不够高；

　　3、档案学基础理论研究与档案事业发展不够适应；

　　4、一些新的问题，包括电子文件归档和电子档案管理、档案中介服务、档案工作如何适应经济体制改革和机构改革的深入开展等问题。

　　切实解决好上述问题，才能使档案事业在将来有新的更大的发展。为适应面向21世纪信息社会发展的需要，档案部门迫切需要引入信息技术，实行档案信息化管理。只有抓住这次既是挑战也是机遇的机会，我们才能利用信息技术所带来的强大力量，挖掘出档案信息中的价值，实现档案信息的再增值，以实现推动档案事业万象更新。

　　随着信息量的爆炸式增长和信息传播手段的不断丰富，“如何方便的获得信息”和“如何获得所需要的信息”是信息化社会需要迫切解决的两个问题。而各档案管理部门尤其是为社会公众提供服务的档案管理部门，拥有巨大的档案资源，而且档案种类众多，档案储存的方式多种多样，但是如此巨大的资源却不能得到充分的利用，但另一方面社会公众对档案资源的利用方式和要求却在不断发展，这就造成了“供和需的不平衡”。

　　c)电子政务的发展要求

　　随着中国加入WTO正式成为世界贸易组织成员，我们将直接成为经济全球化的一个重要组成部分，国际竞争将更加激烈。这也对我国政府管理体制和管理职能提出了相当高的要求，只有在政府的管理方式、机制、职能与效率的竞争中获得优势，才能使我国抓住加入WTO的机遇，促进我国经济的腾飞。其中政府部门和职能单位必须进行职能转变，由原来的管理型向服务型发展。

　　我国政府为了适应信息化发展的趋势，提出了全面发展电子政务的目标。对于我国各级的档案管理部门来说，同样需要采用电子化手段实现对档案资源的管理，并为社会公众用户提供档案资源信息查阅和咨询服务。采用信息技术和手段实现各类档案管理事务，是档案管理部门实现电子政务的首要任务，并可在此基础上实现档案管理部门从管理职能项服务职能的转变。

　　产品介绍

　　基于档案信息资源的重要地位和作用，对这些战略资源的保护是不容忽视的，盖特佳公司认为必须采用先进的技术和科学的方法，尤其是先进的信息技术来存储和保管这些珍贵的财富，实现对各类档案资源的收集、数字化采集、存储、管理以及各种档案利用服务，实现社会公众对档案资源的使用要求，解决他们"如何方便的获得信息"和"如何获得所需要的信息"的问题，这对于提高档案资源的利用率，更大的发挥档案资源的效用具有重要的意义。

　　基于上述的认识，盖特佳公司推出了自主开发的e-Archive档案管理系统系列产品，以实现对专业档案、文书档案、声像档案、实物档案等各类档案资源的管理，实现各类档案的数字化采集和存储，档案或资料从接收、整理、组卷/组盒、调整，一直到鉴定和销毁的整个档案生命周期的管理，为社会公众或特定用户提供档案利用服务。

　　a)技术框架

　　本产品主要是利用Intranet/Internet网络，采用多媒体技术、多层的Client/Server和Browser/Server技术、WebService技术、组件技术、工作流技术等多项关键技术，构建一个分布式的现代化档案管理信息系统，实现对档案的数字化采集和各类管理任务，并为社会用户提供档案信息服务，以提高我国对档案的信息化管理和服务的水平。

　　本产品采用Client/Server和Browser/Server结合的方式，并结合中间件技术和组件技术，实现三层分布式系统构架。系统的三层软件体系结构将包括表示层、业务逻辑层和数据库层，表示层将主要部署在客户端，客户可以通过浏览器或开发的客户端应用访问服务器端提供的服务；在特定的功能客户端还将安装或嵌入特定功能的应用软件，如扫描软件、多媒体制作/编辑软件等。逻辑层将主要提供各种逻辑功能的封装，包括档案调阅和收费、档案检索、档案组盒/组卷等功能组件。数据层将主要提供各类数据操作的功能。

　　b)产品功能

　　本产品从功能上实现对档案信息从接收、整理、档案数字采集、存储、管理、服务，一直到档案移交或销毁的整个档案管理过程的管理，涵盖了整个档案生命周期过程中的管理任务；档案种类可以包括文书档案、会计档案、声像档案等通用档案，也可以包括城建档案、房地产档案等专业档案；档案类型包括文本、图纸、图像、录音、录像等，存放的介质包括纸质、照片、磁盘、光盘、磁带、录像带、缩微胶卷等载体；同时随着各单位办公自动化系统、各类信息系统的开发使用，以及多媒体技术和网络技术的快速发展发展，会产生许多电子文件，本产品还提供了对电子文档的管理功能。

　　从系统功能上主要分为多媒体档案采集、档案管理、档案服务利用、公共服务四大子系统：

　　1、多媒体档案采集子系统将包括档案著录、著录校对、档案录入、录入校对、著录/录入管理、档案检索等功能模块；

　　2、档案管理子系统包括档案接收、档案整理、组盒/组卷、档案出/入库、库房管理、档案鉴定/调整/销毁、档案补录等功能模块；

　　3、档案服务利用子系统包括档案利用、档案查询、借阅管理、档案统计分析、远程查询服务等功能模块；

　　4、公共服务子系统主要提供组织设置、权限划分、基础数据管理、日志管理、用户管理、数据维护、数据导入/导出、多媒体数字档案库管理、统计报表等功能模块。

　　c)产品特性

　　本产品提供了以下的特性：

　　1、海量档案数据库：

　　可实现对几十万卷甚至是上百万卷的海量档案的存储、检索和统计，并根据系统库的大小进行数据库结构、查询和统计方式的优化，以保证系统使用的效率；

　　2、灵活强大的查询、统计方式：

　　提供强大而方便的查询和统计功能，既提供用户定制过的查询和统计功能，又可以使用户根据需求自行定制查询和统计，功能强大，使用方便；

　　3、强大的多媒体档案处理功能：

　　提供了对A0、A1、A3、A4等多种文本或图纸格式的档案信息的输入、扫描；各类视频、音频档案的采集和编辑；提供对档案的缩微管理功能；对电子文档的管理功能。

　　4、完整的档案管理功能：

　　实现档案接收到销毁的整个过程档案管理，提供档案的自动组盒/手工组盒、档案鉴定和销毁、档案信息的各类统计、档案库房管理、档案修裱和缩微管理等完整的档案管理功能；

　　5、服务式现场查询：

　　针对系统查询用户对计算机不熟悉的特点，提供服务式的查询功能，由调阅服务人员协助用户查询档案，并提供打印、复印等功能；

　　6、完备的日志功能：

　　将各用户的操作完整的记录下来，可以查询用户的特定操作，并可对日志文件进行管理；

　　7、灵活的档案信息维护：

　　可以对系统里使用的信息字段进行维护，如收费方式和单价等；

　　8、完备的系统安全性和可靠性：

　　服务器端采用了多种容错技术，对系统配备了备份工具并制订了完备的备份和恢复计划；提供完备而方便的系统用户权限设置，详细的日志功能等；

　　通过应用本产品，将可以使我国的档案管理部门或单位提高对档案的管理能力和管理效率，提升面向社会公众的档案利用服务能力，增强企业或单位的自身竞争力。

　　d)产品版本

　　盖特佳公司的e-Archive档案管理系统产品主要包括“数字档案馆”、通用档案管理和行业档案管理三个产品版本，以满足不同类型客户的需求。以下是对这三个版本产品的介绍：

　　1、“数字档案馆”产品版本，主要是面向大中型的国家各级档案馆、档案管理部门，大型企业的档案部门，高校的档案馆等大型客户，提供了强大的多媒体档案数字采集、完善的档案管理以及便捷的档案利用服务功能，并可对档案信息进行挖掘和分析；产品版本中包括多媒体数字采集子系统、档案管理子系统、档案服务子系统几部分，各子系统之间相对独立，可以分别独立运行和使用；

　　2、通用档案管理产品版本，主要面向小型的档案管理部门、政府机关内部的档案部门、中小型企业的档案管理部门等中小型客户，提供了档案录入、管理、查询、统计等一体化的档案管理功能；通用档案管理产品版本还分为单机版和网络版两个版本；

　　3、行业档案管理产品版本，主要面向专业档案的档案管理部门，目前提供城建档案和房地产档案两大类专业档案的档案管理软件，可以适用于规划局/建设局、城建档案馆、房地局以及与城建档案、房地产档案相关的部门，将来可能会增加各类案件、军事、科技等专业档案管理产品版本。

　　自动选层档案柜也会得到越来越广泛的应用。