黄山市环境保护局公文处理办法

　　为加强市环保局机关及所属事业单位公文处理，规范公文办理程序，提高拟文质量，减少文件数量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和 《黄山市政府办公厅关于进一步规范公文运行程序的通知》（黄政办〔2011〕8号）以及《安徽省环境保护厅公文处理办法》（环办〔2012〕171号）要求，现就加强本局公文处理，制定本办法：

第一条  市环保局公文（包括电子公文），是市环保局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条  市环保局办公室负责局机关的公文处理工作，并指导和督促各事业单位的公文处理工作。

各科室、各事业单位负责人应高度重视公文处理工作，带头遵守公文处理的有关规定，严格按照法律法规、有关政策及职权对公文进行审核，并对本部门起草的公文质量负责。

第四条  准确掌握使用公文的种类。市环保局常用公文种类：

1.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和个人、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

3.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

5.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

6.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

7.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

8.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

9.批复。适用于答复下级机关请示事项。

10.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

11.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第五条  规范市环保局发文代字，凡以市环保局名义印发的文件，统一使用规定的发文代字，市环保局公文的主要发文代字：

1.黄环党组。主要适用于市环保局党组向上级党组织报告、请示工作或呈报意见，向下级党组织安排部署工作，发布重要通知事项等。

2.黄环党组函。主要适用于局党组向有关部门或单位党组商洽、通知、答复有关事项。

3.黄环党支。主要适用于局党支部向住建委党委报告、请示工作，通知全局党员开展学习、布置工作等。

4.黄环。主要适用于向市委、市政府、省环保厅等上级机关报告请示工作和呈报意见。

5.黄环发。主要适用于向下级环境保护部门传达市委、市政府及省环保厅的重要决策、指示，部署全局性和重要工作，发布重要规范性文件以及其他必须以市环保局名义办理的重要事项。

6.黄环办。主要适用于向有关单位通知重要事项、答复有关事项或与兄弟地市环境保护部门商洽工作等。向下级环境保护部门印发工作计划、工作安排、组织检查、评审、工作总结，办理局内其他事务等。

7.黄环函。主要适用于与市环保局没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

第六条  规范公文格式。公文一般包括版头、主体、版记三个部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第七条  遵守行文规则。行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。不得越权行文。

（一）               上行文。向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

2.下级环境保护部门报送的请示事项，如需以市环保局名义向市政府或省环保厅请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除市委、市政府领导或省环保厅领导直接交办的事项外，不得以市环保局名义向市委、市政府领导或省环保厅领导个人报送公文，也不得以个人名义向市委、市政府或省环保厅报送公文。

5.以市环保局名义向市委、市政府报送的公文，必要时抄送省环保厅，或向省环保厅报送的公文，必要时抄送市委、市政府。

（二）下行文。向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.除主送机关外，根据需要抄送相关机关。重要行文还应当抄送市政府或省环保厅。

2.除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般情况下不得直接向各区县人民政府正式行文或提出指令性要求；如确需行文，应当报请市政府批转或由市政府办公厅转发，也可报经市政府同意后直接行文，文中应当注明“经市政府同意”。

3.市环保局可以在职权范围内向下级环境保护部门行文，必要时应当抄送该下级环境保护部门的所在地人民政府。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。

（三）平行文。根据职权范围，市环保局可以与市委、市政府各部门，各地市环境保护部门相互行文。也可以与市委、市政府各部门以及具有行政职能的事业单位等联合行文。

（四）市环保局下属各事业单位行文可根据自身工作职能确定发文代字；非以环保局名义对外行文不得使用市环保局文头纸和发文代字。

第八条  认真拟制公文。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草：

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。报送市委、市政府和省环保厅的请示、报告，一般控制在1000字以内，重要文件不超过2000字。

4.文种使用正确，格式规范。

5.拟文前深入调查研究、充分进行论证，广泛听取意见。凡涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（二）公文审核。公文文稿签发前，应当由起草部门负责人对文稿进行初步审核签字后，交市环保局办公室进行审核签字，并确定发文代字后，送局领导签发。审核的重点：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。公文内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策落实和办法是否切实可行。

2.涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。

3.公文文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

4.需提交局务会审议的重要公文文稿，应先征求有关科室和下属单位意见，并由局办公室进行初审后提交。

5.经审核发现错误或内容需作进一步研究和修改的文稿，应当退回起草部门，由起草部门修改后重新报送。

（三）公文签发。市环保局公文必须经负责人审批签发。

1.重要公文和上行文由市环保局主要负责人或委托其他负责人签发。

2.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文应当由所有联署机关的负责人会签。

第九条  公文办理。包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）               收文办理主要程序。

1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.登记。对公文的标题、来文单位、办理时限等信息应当详细记载。

3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由市环保局办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退还来文单位并说明理由。

4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当急事急办。承办部门对交办的公文应当及时办理，由明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5.传阅。根据局负责人批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（二）发文办理主要程序：

1.复核。已经局负责人签批的公文，拟稿人在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复审；需作实质性修改的，应当报原签批负责人复审。

2.登记。对复核后的公文，应当由机要室确定发文字号，并作详细记载，由拟稿人确定分送范围和印制份数。

3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文印制中注意保密。

4.核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（三）涉密公文应当通过机要部门或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家规定的计算机信息系统进行传输。

（四）需要归档的公文（含电子公文）及有关材料，应当根据档案法律法规以及市环保局档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，如由市环保局主办，则原件由市环保局归档；如由市环保局会办，市环保局保存相关复印件。如果局负责人兼任其他机关职务的，在履行其他机关职务过程中形成的公文，由兼职机关存档。

第十条  加强公文管理。市环保局公文由局办公室统一管理。

1.公文的印发范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

2.涉密公文确定密级前，应当先行采取保密措施，并报市委、市政府批准密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

4.涉密公文一般不得复制、汇编，确因工作需要的，需经局负责人批准。绝密级公文一律不得复制。

复制的涉密公文应当视同原件管理。复制件的份数和使用情况必须进行登记。

5.对不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。清退或销毁涉密公文必须履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

6.工作人员离岗离职时，其所在科室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十一条  市环保局办公室负责对本办法的实施情况进行监督检查，并负责对本办法的解释。

第十二条  本办法自印发之日起开始施行。