温岭市交通运输局公文处理办法

温岭市交通运输局文件

温交〔2014〕100号

关于印发《温岭市交通运输局

公文处理办法》的通知

局属各单位、机关各科室：

《温岭市交通运输局公文处理办法》已经局党委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

温岭市交通运输局

2014年9月15日

温岭市交通运输局公文处理办法

一、总  则

第一条 为推进我局公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）和浙江省交通运输厅关于印发《浙江省交通运输厅

公文处理规则》的通知（浙交〔2014〕125号），结合交通运输工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于全市交通运输系统党的组织和行政机关公文处理工作。

第三条 交通运输局机关公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，执行规章和规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第二章  公文种类

第一条  适用我市交通运输部门的公文种类主要有：决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

第二条  决定，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

第三条  公告，适用于向管理范围内宣布重要事项或者法定事项。应当依照有关法律、法规、规章向管理范围内公布交通规范性文件和其他重要事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

第四条  通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。

第五条  意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

第六条  通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文使用。

第七条  通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。

第八条  报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。

第九条  请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

第十条  批复，适用于答复下级机关请示事项。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务性批复。批复属下行文。上级机关批复下级机关的请示时，必须明确表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或其他文种行文，不再单独批复请示单位。

第十一条  函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

第十二条  纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第一条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、承办部门名称、印发部门名称和印发日期、页码等组成。

第二条  份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

第三条  密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

第四条  紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

第五条  发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

第六条  发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

第七条  签发人。上行文应当标注签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第八条  标题。由发文机关、发文事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发公文，标题一般为：本机关名称+转发+被转发文件的标题+的通知；多层转发的，根据主要事由自拟标题，但标题中应含“转发”字样；不得以被转发文件的发文字号作为标题。

第九条  主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。在主送和抄送中，机关名称不得使用简称。

第十条  正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

第十一条  附件说明。公文附件的顺序号和名称。

正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

第十二条  发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

第十三条  成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发日期。联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期。

第十四条  印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

第十五条  附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。信息公开选项作为附注，编排在版记之上。

第十六条  附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

第十七条  抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

抄送机关应当根据工作需要确定，不得随意扩大范围。

第十八条  承办部门、印发部门和印发日期。

第十九条  页码。

第二十条  公文的版记一般包括两个要素：抄送机关，承办部门名称、印发部门名称和印发日期。

第二十一条  公告、通告格式。发文机关标志由发文机关全称加“公告”、“通告”组成。公告、通告版记由分送、承办部门、印发部门和印发日期等要素组成。公告、通告对外公布时，可以无版记。

公告、通告的其他格式与文件格式相同。

第二十二条  纪要格式。纪要由标志、编号、纪要事项、出席人、请假人、列席人、签发人、分送单位等部分组成。纪要格式可以根据实际制定。

第二十三条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。

第二十四条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第二十五条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。法律、法规中已有明确规定的，不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；已标注公开发布的文件，不再翻印；机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发；对使用电话、内部网站等途径可以办理的事项，不发正式公文。

第二条  根据隶属关系和工作需要，在职权范围内行文。涉及其他单位职权范围的，应当会签有关单位或者联合行文。

第三条  一般不得越级行文。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故等）必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其直接上级机关和领导人问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。

第四条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）下级机关向上级机关请示、报告重大事项，应当同时遵循本级党委、政府的有关规定；属于职权范围内的事项应当直接报送主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需以本局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。正文末应当有请示语，在公文附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第五条  向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）不得向镇（街道）党委、政府、办事处发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经市政府审批的具体事项，经市政府同意后再行文，文中须注明已经市政府同意。

可以以函的形式向各镇（街道）政府行文，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

（三）涉及其他部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得向下行文。

第六条  局办公室根据授权可以代表本级机关行文。

第五章  公文拟制

第一条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第三条  公文起草后，主办单位的有关人员和负责人应当进行审核。审核的重点是：

（一）是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，提出新的政策、规定和措施等是否可行。

（二）是否需要会签其他职能部门或者有关单位。

（三）公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求。

（四）文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。

第四条  本机关起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。

第五条  对外单位主办的联合行文和外单位来会签的公文，主办科室对来文应当按办文程序提出会签意见，报分管领导审签后，将会签文稿复印一份备查。

第六条  以交通运输局制发的公文，上行文由局长签发；平行文或下行文，不涉及人事、财务等重大事项的，由分管业务的副局长签发。

第六章  发文办理

第一条  发文办理指制发公文的过程，包括复核、编号、校对、印制、用印、封发等程序。

第二条  主办单位应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第三条  公文签发后，由办公室统一编排文号。文号应当连续编排。编号后取消发文的，原文号重新使用；跨年度取消发文的，原文号不再使用。

第四条  主办部门在公文印制之前应进行校对。校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。

第五条  对已签发公文，由办公室按照规定的标准格式统一印制。

第六条  印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。

第七条  制成的公文登记后，办公室应当按主送、抄送去向分别装封和发出。

第七章  收文办理

第一条  收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。

第二条  收文人员收到纸质公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要注意以下几点：

（一）清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。

（二）收到密级公文后，必须在文书室存放并专人保管。

（三）本机关内设机构收到外单位来文应当交办公室签收。

（四）收文人员收到市政府公文交换阅办系统和省交通运输厅、台州市交通运输局OA系统的电子公文，由文书按规定接收。

第三条  公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。

第四条  经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公室提出拟办意见，呈请局领导批示。一般性公文由办公室提出拟办意见后，送承办部门办理。

第五条  局长对办公室呈请综合类的公文应当提出批办意见；副局长要对办公室呈请分管业务公文提出批办意见。

第六条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，在规定的时限内办理完毕。紧急公文应当按时限要求优先办理。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的办公室并说明理由。

第七条  阅知性公文，根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第八条  及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。

第九条  公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第八章  公文归档

第一条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及档案管理有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交办公室整理、归档。

第二条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，准确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三条  联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第九章  公文管理

第一条  公文由办公室设专人统一管理。

第二条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

第三条  传递涉密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输涉密公文，必须符合国家有关保密规定。

第四条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

第五条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第六条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第七条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第八条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章  附  则

第一条  党政机关公文含电子公文，是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文具有行政效力，可以作为本局内部处理公务的依据。

第二条  统一使用公文处理计算机应用系统处理电子公文，并按照本办法和有关规定进行电子公文的拟制、办理、管理和归档。公文处理计算机应用系统的管理由局办公室负责。

第三条  本办法由局办公室负责解释。

第四条  本办法自发文之日起施行。

温岭市交通运输局办公室                  2014年9月15日印发