杭州市行政机关公文格式及式样
杭州市人民政府办公厅关于印发
《杭州市行政机关公文格式及式样》的通知
杭政办〔2012〕6号
各区、县(市)人民政府,市政府各部门、各直属单位:
《杭州市行政机关公文格式及式样》已经市政府同意,现印发给你们,请遵照实施。
杭州市人民政府办公厅
2012年10月11日
杭州市行政机关公文格式及式样
为保证市政府文件的统一、庄重、严肃、整洁,按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)和《浙江省行政机关公文格式及式样》要求,结合我市实际,特制定本标准。
本标准适用于杭州市各级行政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
一、规范性引用文件
凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
GB 3100 国际单位制及其应用
GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则
GB 3102(所有部分) 量和单位
GB/T 15834 标点符号用法
GB/T 15835 出版物上数字用法
二、术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
(一)字 word。
标示公文中横向距离的长度单位。一字指一个汉字宽度的距离。
(二)行 line。
标示公文中纵向距离的长度单位。一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
三、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2-80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%-90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5-9.5。
四、公文用纸幅面尺寸及版面要求
(一)幅面尺寸。
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm。
(二)版面。
1.页边与版心尺寸。
公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。
2.字体和字号。
如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
3.行数和字数。
一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色。
如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
五、印制装订要求
(一)制版要求。
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm。
(二)印刷要求。
双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
(三)装订要求。
公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90º,无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当:
1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;
2.无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;
3.骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。
包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
六、市政府公文格式各要素编排规则
市政府通用文件包括杭政、杭政办字号文件。版心内的公文格式各要素包括版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
(一)版头。
版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等。
1.份号。如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限。如需标注密级,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;如需同时标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,密级和保密期限之间用“★”隔开,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,均为小标宋体字,套红印刷,字号应不大于上级机关的发文机关标志字号。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成,在发文机关标志下空二行、居中排布。发文字号中,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人。上行文需标注签发人,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。“签发人”三个字与第一个签发人姓名处在同一行。
7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。
(二)主体。
主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等。
1.标题。一般用2号小标宋体字、在红色分隔线下空二行位置、分一行或多行居中排布;回行时,做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
转发或印发文件时,被转发或印发的文件标题用2号书宋体字顶行居中排布。其中,被转发的文件在标题下一行、用3号楷体字、加括号标注拟制机关名称和成文日期,居中排布。
2.主送机关。标题下空一行位置编排,居左顶格,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文,应当将主送机关名称移至版记;主送机关不在首页出现的,编排在版记中抄送机关之上。
市政府普发文件,其主送机关一律为“各区、县(市)人民政府,市政府各部门、各直属单位”;发至部分单位的文件,其主送机关一律为“市政府有关部门、有关直属单位”、“各有关区、县(市)人民政府,市各有关单位”,但应附列具体分发名单;发至个别单位的,其主送机关应为具体单位全称或规范化简称。
3.正文。公文首页必须显示正文。一般编排在主送机关名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不能回行。文中结构层次序数依次可用“一”、 “(一)”、“1”、“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明。如有附件,在正文下空一行、左空二字标注“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××××”),序数应对齐;附件名称较长需回行时,与上一个附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。
5.发文机关署名、成文日期和印章。
成文日期一般右空四字标注,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
(1)加盖印章的公文。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
印章用红色,不得出现空白印章。
(2)不加盖印章的公文。
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时,应当先标注主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
(3)加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字标注成文日期。
联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
当文件排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,采取调整行距、字距的办法处理,使印章与正文同处一面,不得用标注“此页无正文”的办法处理。
6.附注。如有附注,加圆括号在成文日期下一行、居左空二字编排。
请示类公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
7.附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(三)版记。
版记包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记置于文件最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
1.版记中的分隔线。
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关。如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称;抄送机关之间不同系统或不同层次的单位用逗号隔开,同一系统或同一层次内的单位用顿号隔开,回行时与冒号后的首字对齐;最后一个抄送机关后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
市政府文件的抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列;人大、政协机关,法院、检察院机关另起一行排列;如抄送各民主党派,再另起一行排列。如抄送上级机关,应排在最前面。
市政府普发文件抄送机关的排列格式为:
“市委各部门,市纪委,杭州警备区,市各群众团体。
市人大常委会办公厅,市政协办公厅,市法院,市检察院。
市各民主党派。”
3.印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发时间右空一字。印发时间一般为发文登记的日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
七、页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
八、公文中的横排表格
A4纸型表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
文件如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不贴在文件最后一页(封四)上。
九、公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835。
十、市政府其他字号文件格式
(一)市政府令。用于发布市政府行政规章,由市长签署。版头的发文机关标志“杭州市人民政府令”,用小标宋字体居中排布,套红印刷,上边缘距版心上边缘20mm,下边缘下空二行,用3号黑体字居中标注令号。令号下空二行标注正文。正文下空二行右空四字加盖市长签名章,套红印刷。签名章左空二字标注“市长”,以签名章为准上下居中排布,在签名章下空一行右空四字标注成文日期。版记中分送机关标注方法同抄送机关。市政府令中,章名可用3号小标宋体字,节名可用3号楷体字,居中排布,前后行距适当扩大;条名用黑体字标注。
(二)用于上行文的杭政字号文件。在发文机关标志下空二行、居左前空一字标注发文字号,与最后一个签发人姓名处在同一行;居右后空一字标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号及签发人之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。
(三)杭政函、杭政办函字号文件。主要用于复函、商洽工作,答复请示事项,向市人大及其常委会提请审议事项,印发或转发文件,下发事务性通知等。
版头用红色小标宋体字标注“杭州市人民政府”或“杭州市人民政府办公厅”,居中排布,上边缘距上页边的距离为30mm。联合行文时,使用主办机关标志。
发文机关名称下4mm处为一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),两线长均为170mm,居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中标注,与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
版记不标注印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。
首页不标注页码。
市政府向市人大及其常委会提交的议案,使用市长签名章。
(四)杭政办通报字号文件。主要用于印发市政府领导的讲话,以及其他有重要参考价值的文件资料等。版头用小标宋体字标注“杭政办通报”,居中排布,套红印刷,上边缘距版心上边缘为14mm,下边缘下空一行用二号黑体字居中标注期号。期号下空一行、居左前空一字标注“杭州市人民政府办公厅”,居右后空一字标注成文日期。领导讲话日期用阿拉伯数字、加圆括号标注于标题之下、用3号楷体字居中排布。“杭政办通报”不加盖印章。主送机关、抄送机关同普发文件范围,按主送、抄送顺序标注于版记中。
(五)杭政干字号文件。用于市政府管理干部的职务任免。发文机关标志分两行居中排布,其中“杭州市人民政府”用小标宋体字,“干部任免通知”用美黑体字,均套红印刷。发文机关标志下空二行、居中标注发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。主送机关、抄送机关按发、抄顺序标注于版记中。
(六)市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要和杭府纪要字号文件。发文机关标志分两行居中排布,其中“杭州市人民政府”用小标宋体字,其余部分用美黑体字,均套红印刷。发文机关标志上边缘距版心上边缘为14mm。发文机关标志下空一行、居中标注发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。
市政府常务会议纪要和市长办公会议纪要不写标题,在版头中的分隔线下空一行排印正文。专题会议纪要在标题下一行、用阿拉伯数字、3号楷体、居中、加圆括号标注成文日期。
标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”字,后标全角冒号,冒号后标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,标注方法同出席人员名单。
会议纪要不加盖印章。主送机关、抄送机关按发、抄顺序标注于版记中。
纪要格式可以根据实际制定。
十一、式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;联合行文公文首页版式1见图3;联合行文公文首页版式2见图4;命令(令)格式首页版式见图5;信函格式首页版式见图6;公文末页版式见图7;联合行文公文末页版式1见图8;联合行文公文末页版式2见图9;附件说明页版式见图10;带附件公文末页版式见图11;命令(令)格式末页版式见图12。
十二、附则
前发《关于印发〈杭州市人民政府文件格式细则〉的通知》(杭政办〔2001〕21号)、《关于印发〈杭州市人民政府文件格式规范〉的通知》(杭政办发〔1998〕186号)同时废止。
各地各部门可结合各自工作实际,参照本通知,制定本机关公文格式规范。
(版式图略)
- 1关于规范学生会公文标准格式的通知
- 2武汉大学公文处理办法
- 3图7最新联合行文公文末页版式1
- 4福鼎市人民政府办公室公文处理规程
- 5泛普OA办公平台公文管理特点及介绍
- 6三门峡市人民政府公文形式与格式细则
- 7新乡市人民政府公文形式与格式细则
- 8新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则(施行)
- 9关于印发华侨大学公文处理办法的通知
- 10黑龙江省地震局公文处理细则 黑龙江省地震局
- 11南昌县党政机关公文处理工作细则
- 12宁波市港航管理局公文处理办法
- 13内蒙古自治区人民政府公文格式细则
- 14关于规范做好全市国土资源系统公文处理工作的通知
- 15关于印发《丽水市莲都区民政局机关公文管理办法》的通知
- 16中国科协公文处理规定
- 17丽水市质监局公文处理工作制度
- 18省水利厅机关公文处理办法
- 19关于河西区人民政府公文处理规则
- 20茂名市茂南区机构编制委员会办公室公文处理办法
- 21如何编制企业公文管理制度?
- 22OA公文流转作用有哪些?
- 23珠山区人民政府办公室公文运转程序暂行办法
- 24关于执行新公文格式标准和规范公文报送工作的通知
- 25泛普OA公文管理模板介绍
- 26玉树州政府办公室内部公文流转及处理程序
- 27南宁市水利局发文办文管理制度
- 28图12最新命令(令)格式首页版式
- 29濮阳市人民政府公文格式实施细则
- 30呼伦贝尔市政协公文归档程序及管理办法