咸阳市交通运输局公文处理实施办法

第一章  总则

第一条  为了规范市交通运输局公文处理工作，进一步精简公文、转变文风，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）和市政府、省交通运输厅相关文件精神，制定本办法。

第二条  市交通运输局公文是市交通运输局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布全市交通运输行业规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

    第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  全市交通运输系统各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。工作人员应当认真学习掌握公文处理工作有关规定，对公文处理业务知识和工作流程做到应知应会。

第六条  市交通运输局秘书科主管市交通运输局的公文处理工作，并对各县市区交通运输局和局属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条  局机关政务协同平台建成前公文处理按传统模式进行，待政务协同平台建成后，除涉密和敏感性文件外，均应通过政务协同平台进行。

市交通信息中心是局机关政务协同平台的技术保障机构，负责平台的运行、管理、维护工作。

第二章  公文种类

第八条  公文种类主要有：

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(六)报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(九)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，主办机关排列在前，也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。

第十一条  公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十二条  公文用纸一般采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

(二)各县市区交通运输局向市交通运输局请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于职权范围内的事项应当直接报送市交通运输局。

(三)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

(四)请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。市交通运输局的收文，无局领导阅签和局秘书科收文编号的原则上不予办理。

(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。

第十六条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)市交通运输局在职权范围内，可以向局属单位和县（市、区）级交通运输局行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不向下一级政府正式行文。

(三)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条  市交通运输局与同级党政机关或同级其他机关必要时可以联合行文。属于党务、政务各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十八条  市交通运输局内设机构（咸阳市监察局驻咸阳市交通运输局监察室不属于市交通运输局内设机构）一般不得对外正式行文。即，各科室不得向局机关以外的其他机关（包括各县市区交通运输局和局属单位）发布政策性、规范性文件，不得代替局审批下达应当由局审批下达的事项。

第五章  公文形式

第十九条  市交通运输局公文形式主要包括“文件”、“函”、“纪要”等。

第二十条  “文件”按照发文主体可分为中共咸阳市交通运输局党组文件、咸阳市交通运输局文件及中共咸阳市交通运输局机关委员会文件。

中共咸阳市交通运输局党组文件适用于向市委、市纪委请示、报告工作，传达贯彻党中央、省市委有关方针政策，作出重大工作部署，公布重要的奖惩事项，公布重要的机构变动、职能和人员调整及职务任免等。

咸阳市交通运输局文件适用于向市政府、省交通运输厅请示、报告工作，转发或者批转重要文件，发布具有规范性的重要政策和管理制度，部署全局性工作、传达事项、通报情况，下达和调整长远规划、中长期规划，发布年度工作要点等。

中共咸阳市交通运输局机关委员会文件适用于向市直机关工委请示、报告工作，向下属各党支部安排、部署局机关党建工作，发布年度党建工作要点，转发有关党建工作文件等。

第二十一条  “函”主要指咸阳市交通运输局函。

咸阳市交通运输局函适用于就具体事项与各县市区人民政府、市委市政府各部门等没有隶属关系的机关商洽工作、征询和答复意见，发布议事协调机构和临时机构变动、职能和人员调整等事项。

第二十二条  “纪要”适用于记载和传达市交通运输局内部会议的主要情况和议定事项，主要有：中共咸阳市交通运输局党组会议纪要、咸阳市交通运输局局务会议纪要、咸阳市交通运输局专项会议纪要。

第六章  公文精简

第二十三条  公文精简是指通过采取积极有效的措施严格控制公文的数量、规格、篇幅和印发范围，做到公文数量适度、规格适用、篇幅适当、印发范围适宜。

第二十四条  严格控制公文数量：

(一)凡国家法律法规、党内法规、交通运输部门规章已作出明确规定的，不再印发公文。现行文件规定仍然适用的，不再印发公文。

(二)对市委市政府、省交通运输厅文件，要尽量结合实际贯彻落实，原则上不得直接转发。未经市委、市政府批准，不得向各县市区党委和政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求，不得要求各县市区党委和政府报文。

(三)属于市交通运输局党组职权范围内的工作，以局党组名义行文；属于市交通运输局职权范围内的工作，以局名义行文，不得多头行文。

第二十五条  严格控制公文规格：

    (一)由部门或者部门联合发文能够解决的，不再上报市委市政府、省交通运输厅转发或印发。

(二)通过电话、传真、电子邮件等方式能够解决的，不正式发文。

(三)局领导的讲话，一般通过市交通运输局网站公布，不正式发文。

第二十六条  严格控制公文篇幅。倡导清新简练的文风，不讲空话、套话、虚话。起草公文要突出思想性、针对性和可操作性，做到条理清楚、言简意赅、意尽文止。

第二十七条  严格控制公文的印发范围和印发份数，待政务平台建成后，尽量利用政务平台等信息化手段，减少纸质公文印发数量。

第七章  公文拟制

第二十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十九条  公文起草应当做到：

(一)符合党的路线方针政策、国家的法律法规及上级有关规定，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

(三) 文件内容要做到情况真实、观点鲜明、文字精练、层次清楚、标点准确、字迹工整。

(四)文种正确，格式规范。根据有关规定，确定公文密级、公开属性和紧急程度。

(五)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

(六)公文内容涉及局外单位（部门）职能的，办理局外会签。涉及局机关其他科处室的，主办科处室应当主动与有关科处室协商，取得一致意见并办理局内会签。

(七)公文内容涉及重大公共利益、公众权益和敏感事项，可能引发社会稳定问题的，应当进行社会稳定风险评估。

(八)起草涉密公文时，应当使用符合国家保密规定的计算机、网络和移动存储介质。

(九)送领导审核的文件，应附必要的相关文件。

(十)草拟正式文件，应使用拟稿文头纸，并写清标题、分发范围及拟稿人姓名。

第三十条  公文审核签发的基本程序：

（一）业务科室审核

局各科室起草的文稿，拟稿人签署姓名和拟稿时间后先送科长审核；科长审核通过后提出意见并签署姓名、时间然后送秘书科。草拟文稿遵循谁拟稿、谁审核、谁署名的原则。

（二）秘书科复核

秘书科审稿人员对送审文稿复核后，提出意见并签署姓名、时间，送秘书科科长审核，秘书科科长对送审文稿提出修改意见，并签署姓名、时间然后由承办科室按领导分工送分管领导审阅。

（三）分管领导审阅

局分管领导对送阅的文稿审阅通过后，签署审核意见及姓名、时间。

（四）局正职领导审签

机关所发出的文件需经局主要领导审阅同意后签发，由秘书科挂文号后，主办科处室印发，秘书科存档。未经局主要领导签发的文件原则一律不得印发。紧急文稿，主要领导因故不能签发的，要征得主要领导同意后再先予以印发，过后应当及时补签。

第三十一条  起草、审核文稿时，要坚持谁签字、谁负责的原则，切实增强责任心，认真拟稿、审核，严格把关，从源头提高文件质量。草拟、签发文稿，一律用签字笔或钢笔，严禁使用铅笔、圆珠笔。文稿要注明原拟、复核、签发人姓名、时间。审签后的文稿如修改较大、字迹不清楚的，由拟稿人清稿，并将原稿附后。

第三十三条  公文文稿会签注意事项：

(一)会签文稿均以会签单位（部门）负责人签字有效。

(二)局内会签，由主办科处室送转会签。有关科处室如有不同意见，应当协商一致后报局领导；如经充分协商仍不能取得一致意见，应当如实报局领导协调裁定。

(三)局外会签，由主办科处室指定专人承办。局外单位（部门）对会签稿有重大修改，应当重新送局领导审签。

(四)局外单位（部门）送市交通运输局会签的文稿，按职权范围由局内主办科处室提出意见后，按局里发文程序办理。

第三十四条  公文文稿签发前，应当严格按照本办法第三十条的审签程序进行。秘书科核稿人员在不改变文稿原意的情况下，可对文稿进行删节和文字加工。审核的重点是：

(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

(二)内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及局有关科处室或者局外有关单位（部门）职权范围内的事项是否协商会签并达成一致意见。

(四)社会稳定风险评估、合法性审查是否符合程序，主送、抄送机关以及文件份数是否合理。

(五)文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第三十五条  经局秘书科审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草科处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草科处室修改后重新报送。

第三十六条  以市交通运输局党组名义印发的文件，由分管局领导审阅后，局党组书记签发。以市交通运输局名义印发的文件，由分管局领导审阅后，局长签发。以中共市交通运输局机关委员会名义印发的文件，由局机关党委书记签发。会议纪要由主持会议的局领导签发，重要的由局党组书记或局长签发。

审阅及签发人应当签署意见、姓名和完整日期；只签名的视为同意。凡已签发的文稿，原则上不能再改动。若确需修改的，应请示该文件签发领导同意后，方可改动。

第三十七条  会议纪要发文程序：

会议主办科处室拟稿→科处室负责人核稿→必要时送相关部门会签→局秘书科审核→主持会议的局领导签发（重要的报局党组书记或局长签发）。

第八章  公文办理

第三十八条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十九条  收文办理主要程序是：

(一)签收。市交通运输局的收文，均由局秘书科文书处理人员负责签收（涉密文件由秘书科长签收），对收到的公文应当逐件清点，核对无误，如有差错，当即清查。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。包括：来文机关、文号、标题、来文日期、份数、密级、收文编号等。

(三)初审。局秘书科文书处理人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文部门并说明理由。

(四)承办。对符合本办法规定的公文，局秘书科文书处理人员应当及时送秘书科长提出拟办意见，并送有关局领导批示后交有关科处室办理。需要两个以上科处室办理的，应当明确主办科处室。紧急公文应当明确办理时限。

承办科处室对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿，一般应在10个工作日内办复；有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。确有困难的，应当及时向来文单位说明，协商办理时限。对不属于本科处室职权范围或者不宜由本科处室办理的，应当及时退回局秘书科并说明理由。

(五)传阅。局秘书科文书处理人员应当根据局领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。急办文件可先复印交办承办科处室，原件仍然进行传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

对于传阅文件要及时阅处，一般传阅件在局领导或各科处室滞留不超过一天。因事外出不能及时阅处，应将文件退还秘书科，待后送阅。

(六)催办。送局领导批示或者交有关科处室办理的公文，局秘书科文书处理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办科处室按期办结。

(七)答复。公文的办理结果承办科处室应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。同时，各科处室承办人员应当及时将公文办理结果报告科处室负责人。

第四十条  局领导和局有关同志参加各种会议带回的文件，应当及时交予秘书科文书处理人员进行处理。

第四十一条  发文办理主要程序是：

(一)复核。已经局领导签发的公文，印发前局秘书科文书处理人员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文，局秘书科要确定发文字号，并在发文薄上详细记载。

(三)缮校。公文正式印制前，由局秘书科打字室出清样，拟稿人负责校对，并签字确认。

(四)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(五)用印。公文制成后，由拟稿人送至秘书科印鉴管理人员处加盖机关印章。印章是公文生效的凭证。

(六)核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，统一分发。

第四十二条  涉密公文应当标注份号后，通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或者机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四十三条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及市交通运输局机关档案管理制度，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

电子公文的归档管理按照纸质公文同样的要求进行，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，保证电子公文长期有效利用。

第九章  公文管理

第四十四条  全市交通运输系统各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第四十五条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第四十六条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式制发的公文具有同等效力。属于主动公开的公文，应当按照政府信息公开的有关规定进行公开。

第四十七条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十八条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十九条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第五十条  电子公文处理要严格遵守保密制度，涉密及敏感性文件不得在办公平台上办理。办公平台操作的各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供办公平台相关设备和软件。

第五十一条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第五十二条  单位（科室）合并时，全部公文应当随之合并管理；单位（科室）撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员调离岗位时，所在单位（科室）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条  新设立的局属单位应当向局秘书科提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位；合并或者撤销时，相应进行调整。

第十章  附则

第五十四条  本办法适用于市交通运输局机关和局属各单位。各县市区交通运输局报市交通运输局的公文参照执行。

第五十五条  本办法由市交通运输局秘书科负责解释。

第五十六条  本办法自2014年11月1日起施行。市交通运输局以前制定的有关公文处理制度停止执行。