南充市环境保护局公文处理办法

南市环〔2015〕15号

关于印发《南充市环境保护局公文处理办法》的通知

局机关各科室、局属各单位：

根据市委、市政府有关公文处理的相关要求，经研究，现制定《南充市环境保护局公文处理办法》，请各科室、单位认真组织学习，并遵照执行。

附件：南充市环境保护局公文处理办法

南充市环境保护局

2015年1月20日

附件

南充市环境保护局公文处理办法

第一章  总则

第一条 为促进南充市环境保护局（以下简称“市环保局”）公文处理规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《四川省人民政府关于印发〈四川省国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》、《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012，2012年7月1日实施）和市委、市政府有关规定，制定本办法。

第二条 市环保局公文是市环保局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 本办法适用于市环保局各科室、各直属单位公文处理工作。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条市环保局办公室对局系统公文处理工作统一监督管理。

各科室、各直属单位负责人应高度重视公文处理工作，遵守公文处理的有关规定，加强组织领导，强化队伍建设，对本部门公文处理工作负责。

第二章  公文种类和形式

第七条 市环保局常用公文种类有：

（一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理。

作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（三）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条 发文类别及适用范围：

（一） 本局制发的文件分以下八类：

1.南市环组：发文机关标志为“中共南充市环境保护局党组”，主要适用于局党组向上级党组织报告、请示工作和呈报意见，以及局机关和各直属单位领导干部任免事项等。

2.南市环组函：发文机关标志为“中共南充市环境保护局党组”，主要用于党内商洽工作。

3.南市环：发文机关标志为“南充市环境保护局”，主要适用于向市委、市政府和省环境保护厅报告、请示工作和呈报意见；向各科室、局属各单位和各县（市、区）环保局印发通知、通报、意见、通告等；以市环保局名义回复市委办公室、市政府办公室督办件（来文有编号的）；部署环保系统的全局性工作，印发重要的、对全市环保系统工作有普遍指导意义的文件，施行行政措施，下达环保目标任务；批转带有普遍指导意义的重要请示、报告或意见，转发上级机关的重要文件。

4.南市环函：发文机关标志为“南充市环境保护局”，主要适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；答复下级单位的有关请示事项等；与县（市、区）人民政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

5.南市环复：发文机关标志为“南充市环境保护局”，主要适用于答复市人大、市政协议提案办理结果，向上级领导、上级单位报告批示督办和信访等事项的具体办理结果发文。

6.南市环审：发文机关标志为“南充市环境保护局”，用于环境影响评价审批公文，发文加盖专用审批章。

7.南市环建函：发文机关标志为“南充市环境保护局”，用于告知企业执行标准。

8.南市环办：发文机关标志为“南充市环境保护局办公室”，主要适用于经局领导同意（或经局有关会议研究决定的事项）以办公室名义发送的公文，即向局机关科室、局属单位和县（市、区）环保局传达上级机关和市环保局关于某一方面工作的要求，传达局领导对有关环保工作的指示，传达需系统内有关部门和单位周知或要求办理的一般性事项；转发上级、同级或不相隶属机关的公文；处理一般性事务的公文，包括会议通知、编辑、出版、征订、发行、培训等事项的通知。

9.南市环办函：用于局办公室向其他单位办公室或其他不相隶属机关办公室行文；其他有关工作联系的公文。

以上发文字号中，南市环审和南市环建函由局行政审批科编号，其它发文字号由局办公室统一编号。行政审批科应于每年2月底前将上年其负责编号的所有文件连同编号登记本交局办公室归档。

（二）设在本局的议事协调机构的办事机构分别用专用文头和专用发文代号印发职责范围内的业务文件。印发领导小组决定事宜时，用文字说明。

第三章  公文格式

第九条 公文一般包括版头、主体、版记三个部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）版头

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项30年，机密事项20年，秘密事项10年认定。公文秘级由拟文单位提出意见，由局定密责任人在核稿时确定。

3.紧急程度。根据公文送达和办理时限要求的紧急程度，应当分别标注“特急”、“加急”。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前，也可以单独使用主办机关名称。

5.发文字号。由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（二）主体

7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应准确简要地概括公文主要内容。

8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。应当符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。公文首页必须显示正文。

10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、转发、批转的对象不能作为附件。

11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

12.成文日期。署会议通过或者市环保局负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

14.附注。公文信息公开属性、请示件中的联系人及联系方式等需要说明的事项。

15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当放在版记之前，格式同正文。

（三）版记

16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

18.页码。公文页数顺序号。

第十条 公文用纸采用国际标准A4型。

第十一条 公文应当双面印刷，页码套正，左侧装订。

第十二条 公文的版式按照《党政机关公文处理格式》（GB/T9704-2012）执行。

第四章  行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。不得越权行文。

第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。

（二）以市环保局党组、市环保局名义向市委、市政府请示、报告重大事项，行为规范依照市委、市政府相关规定执行。以市环保局名义向省环境保护厅报送重要请示、报告重大事项时，应当经市政府同意或授权；属于职能范围内的一般事项，可以直接报送。

（三）下级环境保护部门报送的请示事项，如需以市环保局名义向市委、市政府或省环境保护厅请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除市委、市政府领导或省环境保护厅领导直接交办的事项外，不得以市环保局名义向市委、市政府领导或省环境保护厅领导报送公文，也不得以市环保局负责人名义向市委、市政府或环境保护厅报送公文。

（六）以市环保局名义向市委、市政府（省环境保护厅）报送公文，必要时抄送省环境保护厅（市委、市政府）。

（七）上行文应当注明签发人。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，并用圆括号括入。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当抄送市委、市政府和省环境保护厅。

（二）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不得向各县（市、区）人民政府正式行文或提出指令性要求；如确需行文，应当报请市政府批转或由市政府办公室转发，也可报经市政府同意后，由市环保局直接行文，文中应当注明“经市政府同意”。

（三）市环保局可以在职权范围内向下级环境保护部门行文。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。

（五）市环保局向县（市、区）环境保护部门行文，必要时抄送该部门的所在地人民政府（管委会）。

第十七条 除市环保局办公室外，机关各科室不得对外正式行文。市环保局各直属单位非以局名义对外行文不得使用局文头纸，应当使用具有本单位标识的文头纸。市环境信息管理中心（南充市汽车尾气管理中心）、市监测中心站、市环境监察执法支队、市环境评估管理中心等局属事业单位一般性公文不再以市环保局名义下发，与局机关会商、会办相关工作事项时应发函至局办公室，再按照相关程序办理。

第五章  公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）拟制公文要深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，公文内容应一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。报送市委、市政府和省环境保护厅的请示、报告原则上不超过1500-2000字，特殊情况不超过4000字。超过规定篇幅的，退回起草科室自行压缩后再报。

（四）文种正确，格式规范，公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

（五）公文涉及其他科室（单位）和相关部门职权范围内的事项，必须征求相关科室（单位）和相关部门意见，力求达成一致。

第二十条 公文文稿签发前，应当经拟稿科室（单位）负责人、市环保局办公室进行审核。涉及业务工作的规范性文件，局法规网络宣传科应提出审核意见。

拟稿科室（单位）审核的主要职责：公文内容是否符合国家法律法规；是否观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确；提出的政策、措施是否切实可行；涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。

局办公室审核的主要职责：是否确需行文，文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。需经市环保局党组会、局务会、局长办公会审议的重要公文文稿，审议前应当由局办公室进行初核。

审核人应本着高度负责的态度,对公文进行认真审核,并在审核后签署姓名和审核时间。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草科室（单位）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 公文签发

市环保局文件，按局领导分工一般由分管领导签发，重要的公文经分管领导审核同意后报局长签发，局长出差期间，由主持工作的局领导签发。市环保局办公室文件，经办公室主任审核后，报局长或分管领导签发。成文日期以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导的签发日期为准。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文应当由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条 收文办理主要程序是：

（一）签收。所有外来公文、材料、信件（含个人信件）均由办公室公文管理人员统一签收，并对其中的公文信件按要求拆封，私人信件转交收信人。

（二） 分类。签收的公文、重要材料，由文档管理人员按照领导职责分工进行分类，交局办公室负责人审阅。办公室负责人在《公文处理单》上提出初步处理建议后，交局主要领导或分管领导批示。

（三）进网。领导批示完成的公文交电子文档管理人员，当日内将文件扫描进入本局局域网《文件专用电脑》，并按文件内容，分别存入相关责任领导《未办理文件》及《阅读文件》夹内。

（四）登记。纸制公文由电子文档管理人员交公文管理人员登记、编号、存档。

（五）办理。

1.承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上科室办理的，应当明确主办科室。承办科室对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；没有时限要求的，应当自收到公文之日内15个工作日内办毕回复。紧急公文应当急事急办。

2.传阅：根据局主要领导或分管领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

3.催办。局办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办工作应由局办公室正式函告相关科室。

4.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经市环保局负责人签批的公文，拟稿人在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批负责人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当由局办公室确定发文字号，由拟稿科室根据实际需要确定分送范围和印制份数。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（五）其他。

1.单独发文：按照本规定办理。

2.联合发文：以本局为主，联合其他部门制发的文件，经办人负责送有关部门会签后，交局办公室登记、编号，按公文规定格式进行印制、核发、归档。

3.代拟公文：本局代市委、市政府或市政府办公室拟订的公文，拟稿人根据本规定第五章拟制公文，待局领导审核同意并签署意见，由经办人员负责送请市委、市政府办公室。

第二十六条 涉密公文应当通过收发件单位机要人员进行传递。

第七章  公文归档

第二十七条 公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（一）办公室职责。负责指导各科室档案的整理、立卷、归档工作；指导局属单位的档案管理；负责机关档案的接收、规范化整理、保管、查询和销毁工作。

（二）各科室（单位）职责。负责本科室（单位）内的文件、资料的立卷归档工作，对本科室（单位）内的文件、资料负责保管、整理、分类。

第七章  公文管理

第二十八条 市环保局公文由局办公室根据相关规定统一管理。

第二十九条 工作人员离岗离职时，其所在科室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十条 公文类信息公开工作应当遵循依法、及时、高效的原则，在公文产生的过程中同步确定其主动公开、依申请公开、不予公开三种属性。除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及法律法规禁止公开的其他政府信息外，其余公文均应以一定形式公开。

公文的草拟部门在完成公文草拟的同时，应当根据公文的内容，在发文单上注明其公开属性；属于不予公开的，还应当注明不予公开的理由。经局办公室审核，由公文签发人确定。

公文签发后，信息公开工作机构应当按照其公开属性，做好主动公开和依申请公开工作。属于主动公开的，信息公开专门机构可以直接通过局政务网站或者其他形式全文发布。

第八章  附则

第三十一条 市环保局办公室负责对本办法的贯彻落实情况进行监督检查，并负责对本办法的解释。

第三十二条 本办法自印发之日起开始施行。本局以前制定的公文处理规定凡与本办法不一致的，以本办法为准。市委、市政府有新的规定，从其规定。