荆州区人民政府办公室公文处理规则

荆区政办发〔2014〕32号

荆州市荆州区人民政府办公室

关于印发荆州区人民政府办公室公文处理规则的通知

各镇人民政府、街道办事处、管理区，城南开发区，区政府各部门：

为进一步提高区政府办公室公文处理的质量和效率，现对《荆州区人民政府办公室公文处理规则》进行了修改，并已报请区政府审定同意。现将修订后的《荆州区人民政府办公室公文处理规则》印发给你们，请遵照执行。

                                                                         2014年8月27日

荆州区人民政府办公室公文处理规则

第一章 总则

第一条  为进一步推进区政府办公室公文处理工作科学化、制度化、规范化建设，提高政府运转效能，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）和省、市公文处理工作有关规定，对《荆州区人民政府办公室公文处理规则》（荆区政办发〔2007〕62号）进行修订。

　　第二条  区政府办公室公文处理主要包括公文拟制、公文办理、公文管理等环节。

第三条  由文书科会同其他科室做好区政府办公室公文处理工作。各科室要互相协调，密切配合，切实做到公文处理工作实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。

第四条  推行无纸化公文运转。区政府非涉密公文和政务信息一律通过荆州区协同办公系统进行接收、传阅、办理，需要公开的非涉密文件通过区政府门户网站发布，涉密文件按区政府电子政务内网要求办理。

第二章  公文拟制

第五条  部门和区政府办公室各科室受区政府领导委托起草公文代拟稿。部门报送的需要以区政府或区政府办公室名义发文的代拟稿，由部门主要负责人审核签名并加盖单位公章。若遇急件而主要负责人外出的，由主持工作的副职或分管负责人审核签名并加盖单位公章，附相关行文依据一并送区政府办公室相关业务科室。

第六条  部门和区政府办公室相关科室主要负责人为起草公文的第一负责人，所对应的办公室分管副主任（党组成员）为主要负责人，第一和主要负责人要就公文内容进行认真初审，特别是对政策法规、单位名称、人名、数字等进行认真审核和校对，由分管副主任（党组成员）进行审核签字后转文书科办文。如遇急件而分管副主任（党组成员）外出的，业务科室主要负责人可电话请示，注明经请示同意，再转文书科办文。

第七条  文书科根据分管副主任（党组成员）意见整理审核公文代拟稿。若文书科对代拟稿修改较大的，必须经相关科室负责人再次校核并签字。文书科整理审核后的公文代拟稿送分管（主管）文书工作的办公室负责同志审查，并提出送签意见。规范性文件先由法制办审核后再送领导审签。

第八条  起草审核公文代拟稿应注意做到如下几点：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并另附材料加以说明。

（二）情况真实，观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。

（三）人名、职务、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引文号；必须使用法定的计量单位；文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；日期应当写具体年、月、日。

（四）区政府文件中一般不要引用区政府领导个人的讲话，不得出现对地方党委作指示、交任务的字句。

第九条  以区委、区政府或两办名义联合下发的文件，代拟稿先经办公室主任审核同意后送区委办公室，由区委办公室按区委办文程序处理。

第三章  发文办理

第十条  根据地方组织法有关规定，区政府及区政府办公室公文签发权限确定如下：

（一）以区政府文件发布决定和规范性文件，向区人民代表大会或区人大常务委员会提出议案、人事任免的公文，必须报区长签发。

（二）以区政府文件下发的通知、通告、通报、意见以及批复，经分管副区长审核后，报区长或常务副区长签发；向市政府报送的请示、报告，经分管副区长审核后，报区长签发。以区政府名义致函不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题等，由分管副区长审签，并注明签发人姓名，其中重大问题报区长或常务副区长签发。

（三）以区政府办公室名义下发文件，具有一定政策性或涉及多位副区长分管工作的文件，经分管副区长审核后，送常务副区长审签；单一的业务性工作文件由分管副区长签发；日常事务性的文件由办公室主任签发。

（四）会议纪要由主持会议的区政府领导签发，其中专题会议议定的事项超出主持会议领导分管权限和范围的，组织会签后由区长或常务副区长签发。

（五）区长、副区长的讲话需要发政府情况通报的，一般应经本人审定后印发。

第十一条  文书科对公文代拟稿进行最后复核。复核的主要内容是：文件的体例、格式是否完整、统一、规范；文种使用是否正确；行文规则和密级、分送范围是否恰当；是否符合《党政机关公文处理工作条例》和省、市有关规定；传批手续是否完备等。

复核中发现的文字和内容方面的问题，应及时与办公室有关负责人协商解决，必要时报有关区政府领导审核修改。文件复核后由文书科负责编号、送印、用印、归档。重要文件由文书科分发，单位签收；一般文件由相关科室分发；规范性文件由文书科分发到区政府法制办公室送区人大常委会、市政府法制办公室备案。上报的请示、报告通过电子政务内网报送或由承办单位报送。

第十二条  公文由文书科在荆州区协同办公系统上进行发布，一般不再下发纸质文件。紧急特殊情况按领导意见办理。

第四章  收文办理

第十三条  公文主送机关是区政府的由文书科接收，其他文件由文件内容对应的相关科室接收。特殊情况按领导意见急事急办。

第十四条  文书科和各科室签收的公文，按以下原则分办：

（一）本级办件，即各地各部门报送区政府、区政府办公室需要办理或审批的公文，由文书科登记、编号后视其内容分流到办公室各相关科室，由科室负责人和办公室分管领导提出拟办意见，其中经费请示由办公室主任提出拟办意见。

（二）上级文件，即国务院、省、市人民政府和政府办公厅（室）下发的公文和国家、省、市级有关部门主送区政府的公文，由文书科负责登记，送办公室分管（主管）文书工作的负责人提出拟办意见，然后送区政府和区政府办公室领导阅批。阅知性文件可并联传阅。

（三）一般阅件，即各地各部门报送区政府、区政府办公室不需要审批的公文，由相关科室处理，相关科室认为有必要报区政府领导的，由科室报领导阅知。

（四）各地各部门报送区委、区政府需要审批的公文，一般先由区委办公室办理。对区委办公室转区政府办公室办理的，由文书科按本级办件的分办原则办理。

第十五条  请示、报告办理程序。

（一）下级机关报送区政府需要办理或审批的公文，文书科应及时提出分办意见。一般按照呈报单位对应的相关科室分流，各镇人民政府、街道办事处、管理区，城南开发区的公文按照内容分流，特殊情况按领导意见急事急办。对需要两个以上科室办理的，由文书科提出分办意见转至相关科室，分办意见应对主办和协办科室予以明确。承办科室如对公文分办有异议，应说明理由并及时协商转其他科室承办；公文内容涉及多个科室的，相关科室应积极配合。

（二）文书科对请示、报告进行初审。初审重点是：是否应由本机关办理，公文的文种使用、公文格式以及报文单位和签发人是否符合有关规定；公文内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策；涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

相关科室要认真阅读文书科转来的请示、报告，就所反映的问题进行调查研究，掌握政策，弄清实情，提出拟办意见，并按照由下至上的顺序依次送领导审签。对请示的事项，会签领导应提出明确的意见，只签名或圈阅的视为同意。

第十六条  上级公文的传阅、传批原则上按照领导同志的排序依次由前向后送阅。下级公文原则上按照领导同志的排序依次由后向前送批。经领导批示的公文需有关地方、部门及个人落实的，承办科室要及时将批文复印件转有关地方、部门及个人承办落实，并做好登记。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传批紧急公文时，根据紧急程度在公文左上角标注“急件”或“特急件”。

下班后或节假日，除“特急件”、“急件”以外的公文原则上不传批。

第十七条  催办。送领导批示或者交有关部门办理的公文，承办科室负责催办，对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，避免造成遗误。

第十八条  答复。承办科室要及时将领导签署的确定意见以适当方式回复来文单位。

第十九条  各科室接收的公文一般应在5个工作日内办结。对情况比较复杂、一时难以办结的事项，由承办科室及时与来文单位沟通商定回复时限及方式，最迟不超过10个工作日。急件即办即复，原则上在收文后24小时内办结。

文件涉及内容若需征求相关部门意见或会签时，相关部门一般应在1个工作日内回复，需现场踏勘的，3个工作日内回复。

第二十条  区政府领导对公文处理的批示意见，科室要做好保密工作，有密级的公文及处理签不得打印和复印，其他公文处理签不得随意转无关个人。

对办理完毕的公文及有关材料（纸质和电子版），应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十一条  区政府领导收到需要审批的公文，除特别紧急的外，应转文书科按程序办理。

第二十二条  区直二级机关和区直企业不得直接向区政府报送请示、报告，需要上报的应先报主管机关，由主管机关审查确认后，以主管机关名义上报区政府。

第五章  公文管理

第二十三条  对以区政府及区政府办公室名义印发的公文，每两年集中清理一次，对无效公文及时行文废止。规范性公文由法制办负责清理；其他公文由文书科负责清理。

第二十四条  涉密公文管理和需销毁的文件资料，按有关保密规定办理。

第二十五条  区政府及区政府办公室各类发文的底稿、正本及相关背景资料，区政府各种会议文件，区政府主要领导的讲话稿和其他有保存价值需要存档的文件等，应及时送档案室立卷归档。

第六章      精简文件

第二十六条  政府部门在职权范围内的业务性工作需要行文的，由业务主管部门自行行文；涉及多个部门分管的具体业务工作，由有关部门联合行文；经区政府批准召开的政府职能部门工作会议，由职能部门发会议通知，在通知的导语中注明“经区政府同意”；向归口上级部门请示、报告工作，由部门直接行文上报。

第二十七条  已由区委、区政府成立的各类委员会和领导小组等临时机构，其会议纪要和需要行文的事宜，自行发文，不以区政府和区政府办公室名义行文。

第二十八条  切实加强发文源头管理。

（一）坚持“上行下效”的原则。上级以部门名义行文的，本级不以区政府或区政府办公室名义行文。

（二）法律、法规及规章有明确规定的不再重复发文。

（三）区政府领导同志在部门工作会议上的讲话一般不编发政府情况通报；在全区性工作会议上的讲话需编发政府情况通报的，必须经本人审核后印发。

（四）领导小组成员的调整经区政府同意后，以领导小组名义发文。

（五）凡部门发文或几个部门联合发文能够解决的问题（如专项活动方案），报经区政府同意后，以牵头部门名义或几个部门名义联合发文。

（六）贯彻落实上级文件精神，要结合实际提出贯彻落实意见，不得照抄照搬或原文照转上级文件。

（七）年度常规性的工作和已召开专门会议部署的工作，没有新的内容和实质性变化的，按往年文件和会议精神执行，一般不重复发文。

（八）内容相近、体例相似、时效允许的公文尽可能合并发文。通过电话可以沟通和明确的事项不发文。

（九）凡部门（系统）职能范围内的先进表彰，以部门和区人社局名义联合发文。区级综合性先进表彰，需以区政府或区政府办公室名义发文的，严格控制受表彰的单位和个人数量。

第二十九条  普发类文件一般不超过3000字，确需增加篇幅的重要文件，原则上不超过4000字，并提供相关依据。

第七章   责任追究

第三十条  公文承办单位、科室及承办人在公文处理过程中，未按规定程序、时限处理公文，造成不良影响的，实施责任追究。

第三十一条  对要求各单位及时回复或反馈意见的公文，出现不按要求、不讲质量、延时回复或反馈情况的，由区政府办公室作公文失误登记。造成严重影响和后果的，由相关单位向区政府办公室作书面说明，并予以治庸问责。

第三十二条  对不严格执行保密和文件管理规定，致使文件、资料泄密、损毁或者丢失的，根据实际情况，予以责任追究。对泄露国家秘密等违法行为，依法追究法律责任。

第八章   附则

第三十三条  本规则自发布之日起施行。