北京市园林绿化局关于印发公文处理工作实施细则的通知

 
机关各处室，局属各单位：

　　现将《北京市园林绿化局公文处理工作实施细则》印发给你们，请遵照执行。

             北京市园林绿化局

　            　2014年12月2日

北京市园林绿化局公文处理工作实施细则

　　第一章　　总　　则

　　一、为适应北京市园林绿化局（首都绿化委员会办公室）党的机关和行政机关（以下简称局（办）党政机关）工作需要，推进局（办）党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理工作条例》和《北京市党政机关公文处理办法》，结合工作实际，制定本细则。

　　二、本细则适用于局（办）各级党政机关公文处理工作。

　　三、局（办）党政机关公文是局（办）党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，推动落实市委、市政府的决策部署，依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　四、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　五、局（办）各级党政机关要高度重视公文处理工作。局（办）各级党政机关负责人应当带头遵守《党政机关公文处理工作条例》、《北京市党政机关公文处理办法》和本细则。各级党政机关办公室主管本机关的公文处理工作。

　　第二章　常用公文种类

　　六、局（办）党政机关常用公文种类有：

　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章　　公文格式

　　七、公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。

　　（一）份号。公文印刷份数的顺序号。涉密公文必须标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的保密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”。标有保密期限的，密级和保密期限之间用“★”隔开。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应标注“特急”“加急”。

　　（四）发文机关标志。上行文、平行文使用发文机关全称或规范化简称，下行文使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。联合行文时，既可以并用联合发文机关名称，也可以只使用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文机关代字不得与上级机关重复。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。上行文必须标注签发人，签发人应为单位主要负责人或主持工作的负责人。联合行文时，应标注所有联署机关签发人姓名。

　　（七）标题。标题由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不使用标点符号。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。公文标注发文机关署名的页面必须有正文。联合行文时，应标注所有联署机关的名称。

　　（十二）成文日期。会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。使用阿拉伯数字标全年、月、日。

　　（十三）印章。除纪要外，公文应当加盖与署名机关相符的印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围或发文机关联系人、联系方式等需要说明的事项。“请示”、请示性“意见”必须标注联系人姓名和电话，需要沟通意见、反馈情况的“函”、“通知”等应当标注联系人姓名和联系方式。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考材料。附件格式要求同正文。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于不同级别的抄送机关，排列顺序应先列上级机关，再平级机关，后下级机关；对于同级不同类的抄送机关，要按照党、政、军、群的顺序排列。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关为发文机关的办公室。印发日期后加“印发”二字。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

　　八、公文使用的汉子、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　九、公文印刷格式按照《北京市党政机关公文印刷格式说明》执行，公文版式参照《北京市党政机关公文版式样本》制作。

　　第四章　行文规则

　　十、严格控制发文数量。行文应当确有必要。凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容、可发可不发的，一律不发。能够口头商洽、开会研究、电话沟通、网络通知的，不制发文件；已公开的上级机关、同级机关文件，不照抄照转；会议、阶段性工作安排、督促、一般性检查、调查、统计等日常性、例行性工作，不正式行文。

　　十一、严格规范发文规格。机关党委和各局属单位党委，可根据隶属关系和职权范围，制发党的文件。机关党委根据局（办）党组授权行文时，应在正文中标注“经局（办）党组同意”字样。属于局属单位职权范围内的工作应由局属单位行文。能以局办公室名义行文的，不以局名义行文。

　　符合下列情形的，可以局名义行文：

　　（一）贯彻落实市委、市政府和住建部、国家林业局重大决策部署的意见和措施。

　　（二）报送市委、市政府和住建部、国家林业局等上级机关的重要请示、意见、报告等。

　　（三）发布重大规划、计划。

　　（四）印发行政规范性文件。

　　（五）向市委、市政府部门和住建部、国家林业局司局商洽工作、反馈意见、反映情况、请求批准等。

　　（六）法律法规明确由局履行的行政许可、审批事项等。

　　（七）其他需要以局名义行文的。

　　十二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当抄送被越过的机关。

　　十三、北京市园林绿化局及其办公室可以对外行文，可以与其他同级机关联合行文。机关各处室（除森林公安局涉及业务工作的行文外）不得对外正式行文，因工作需要书面联系时，可采用本处室信函形式。

　　首都绿化委员会办公室、市森林防火指挥部办公室、市防控危险性林木有害生物指挥部办公室、市平原地区造林工程建设指挥部办公室、世园会筹委会办公室、市集体林权制度改革领导小组办公室等市委、市政府准予设立的议事协调机构、专项指挥部和临时机构的具体办事机构，可以向其组成单位、下级机关和上级机关相对应的议事协调机构、专项指挥部和临时机构及其具体办事机构行文，可以向市委、市政府行文。

　　十四、公文内容涉及两个以上机关处室的，主办处室应主动协商，未经协商一致，不得擅自行文。涉及多个部门职权范围的，向下行文时应协商一致，联合行文，向上行文时应联合行文或者说明与其他部门协商情况并附其他部门正式意见。

　　十五、不得向区县党委、政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。如需行文，应报请市政府批转或市政府办公厅转发。因特殊情况确需向各区县政府行文的，应当报市政府批准，并在正文中标注“经市政府同意”字样。

　　十六、一般不得以北京市园林绿化局及其办公室名义向个人行文，上级机关负责人直接交办的事项除外。

　　十七、“请示”应当一文一事，原则上主送一个上级机关。请示事项应理由充分、条目清晰、意见明确，涉及其他部门职权范围的，应协商一致或说明协商情况。

　　十八、“报告”不得夹带请示事项。除落实市委、市政府领导同志批示办理情况的报告外，“报告”一般不得涉及建议或意见内容，确需提出，应使用“意见”文种。

　　十九、“意见”文种使用范围很广。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出意见供对方参考。

　　二十、“函”的文种在使用中要尽量掌握对等的原则。不相隶属机关间请求批准或答复审批事项应使用“函”，不应使用“请示”或“批复”等文种。以“信函格式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。根据公文具体内容，“批复”、“通知”、“函”、“意见”等文种可以使用。

　　第五章　发文办理

　　二十一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、印制、分发等程序。

　　二十二、草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家法律法规和党的理论路线方针政策、中央和本市的决策部署及相关地方性法规、规章。

　　（二）准确完整体现发文意图，摆情况实事求是，定措施切实可行，提要求恰如其分。

　　（三）与现行有关公文的内容相衔接，不自相矛盾、朝令夕改。

　　（四）观点明确，条理清楚，直述不曲，字词规范，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。使用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当先注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除部分结构层次序数和汉语中必须使用的数字用汉字表述外，都应当使用阿拉伯数字。

　　二十三、草拟公文如事关经济社会发展的重大决策、涉及群众利益的重大事项和社会广泛关注的热点问题，要充分征求各方意见，并按照《北京市园林绿化局关于印发重大决策社会稳定风险评估实施办法（试行）的通知》（京绿应发〔2012〕15号）的要求进行社会稳定风险评估。

　　二十四、认真填写北京市园林绿化局发文批办单。承办处室草拟的公文，处室负责人应认真审签。各中心站院如需以局或局办公室名义行文，应将草拟的公文送与公文内容相关的主管处室会签。凡公文需其他处室会签的，主办处室应主动会签。

　　二十五、拟制涉密公文时，应按照《北京市园林绿化局（首都绿化委员会办公室）政府信息公开暂行办法》的有关规定进行保密审查，由主办处室、单位提出密级和保密期限的意见，报局（办）保密委员会办公室审定。

　　二十六、公文主办处室、单位应按照政府信息公开的有关法规要求，对行政机关公文的信息公开属性提出意见。

　　二十七、行政规范性文件及其他对公民、法人或者其他组织的权利和义务产生直接影响、具有普遍约束力的文件，主办处室、单位必须在局办公室复审前送法制处进行合法性审核。需要提请局长（主任）办公会议审议的，按照局长（主任）办公会议规则办理。

　　二十八、凡我局主办联合行文的，应事先征求意见、协商一致，承办处室在局领导同志审阅、签发后，负责送协办单位会签。

　　二十九、草拟的公文应在各处室、中心站院负责人审签并完成会签程序后，送局办公室复审。

　　办公室复审公文的重点是：是否确需行文，是否符合精简文件的要求；是否符合国家法律法规和党的理论路线方针政策、中央和本市的决策部署及相关地方性法规、规章，是否与现行有关公文的内容相衔接；是否准确完整体现发文意图，是否充分征求意见并达成一致；所提政策措施是否切实可行，是否需要并经过社会稳定风险评估；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

　　三十、一般情况下，承办处室和中心站院不得将草拟的公文材料直送局领导审签，应交局办公室复审后，再送局领导审签。

　　三十一、党的公文，由党组（党委）书记或其委托的党组（党委）领导同志审签。行政公文，由本单位主要负责人或主管负责人审签。凡涉及重大规划、计划、法规、规章或上报的重要请示、意见、报告类公文，应由主管负责人审核后，主要负责人签发。主要负责人外出时，由主持工作的领导同志签发。属于日常工作的公文，按职责分工，由主管负责人审签；主管负责人外出，由主要负责人或主持工作的领导同志签发。由主管负责人审签的文件，涉及其他领导同志分管的工作，应与有关领导同志会商后再签发。

　　三十二、领导审签公文时，应签署姓名和日期。已经签批的公文，印发前应进行复核。复核发现或因新的情况需作实质性修改的，必须报经签发人复审同意。

　　三十三、公文印发前由主办处室负责校对。其中，上报市委、市政府、住建部、国家林业局的公文，局办公室应进行复校。一般上报市委、市政府、住建部、国家林业局的请示、意见、报告类公文应报5份。公文底稿附2份公文，由主办处室备存，另送办公室4份供局领导及相关人员传阅。

　　第六章　收文办理

　　三十四、收文一般分为阅知性公文和批办性公文。阅知性公文是指需要呈送相关领导和有关部门在特定范围内阅知的公文；批办性公文是指需要收文部门答复意见、反馈结果、予以落实等的公文。

　　三十五、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。

　　三十六、收文办理要做到准确、及时、保密、安全，不压误、无漏办。

　　三十七、所有送局的文件，均由办公室登记、分发。各单位呈报公文（一式二份）必须符合本《办法》及公文印制格式的有关规定，应送局办公室办理，不得直送局领导个人或处室。

　　三十八、凡需办理的公文，由局办公室根据公文内容、要求、领导分工和工作需要提出拟办意见，报送局领导阅知或批示后，转有关处室或局属单位办理。未传阅或办理完毕的公文不得随意在部门之间横传，应当及时退回局办公室按规定程序处理。

　　三十九、传阅或办理完毕后，阅知性公文一般由最后一个传阅部门留存原件，批办性公文一般由牵头部门留存原件，局领导传阅件由办公室留存。

　　四十、办公室负责重要公文的检查催办工作。主要包括：园林绿化有关法规、规章执行情况，对国务院、住建部、国家林业局和市委、市政府发布的重要文件贯彻情况及要求办理的文件，局领导责成办理的事项，向局请示件的办理以及局上报的重要请示、意见类公文办理情况。

　　第七章  公文管理及归档

　　四十一、机关各处室和局属各单位应建立健全公文管理制度，由专人统一管理，确保管理严格规范。

　　四十二、涉密公文应当按照保密规定严格管理，所有涉密公文办理完毕后一律退回局办公室统一留存管理。

　　四十三、凡办理完毕的、并具有查考利用价值的来文及局发公文，承办单位应暂存，并于次年年初交局档案室归档。

　　四十四、不具备归档和存查的公文，由局办公室统一组织销毁。销毁涉密公文必须严格履行审批登记手续。个人不得私自销毁、留存公文。

　　四十五、本细则由北京市园林绿化局办公室负责解释。

　　四十六、本细则自发布之日起施行。原《北京市园林绿化局关于印发公文处理办法的通知》（京绿办发〔2007〕4号）停止执行。

　　附件：1.北京市党政机关公文印刷格式说明

　　2.北京市党政机关公文版式样本

　　
 
附件

    略