自治区农机局公文处理办法

（新农机办发〔2014〕3号）

第一章  总则

第一条  为进一步提高农机局公文处理质量和效率，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和其他有关规定，结合我局实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于农机局机关各处室、局属各单位公文处理工作。

第三条  本办法所指公文，是自治区农机局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级指示精神，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  局办公室主管局机关的公文处理工作，并对局属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条  各处室（单位）应高度重视公文处理工作，认真遵守公文处理的有关规定，严格按照法律法规、有关政策及职权把好公文起草关、审核关，并对本处室（单位）起草的公文质量负责。

第二章  公文的种类和文号

第八条  我局公文的种类主要有决定、意见、通知、通报、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要、局办通报等11种。

第九条  我局公文的文号分为十一类，分别由局办公室按照公文的性质和先后顺序统一编号。各文种的适用范围按下列要求进行规范。

（一）新农机党发。局党组发号文件。文种有决定、通知、通报、意见。

1.决定。适用于局党组作出重大决策、部署和奖惩。

2.通知。适用于局党组向下布置工作、发布工作制度、转发上级的重要文件、干部人事任免等。

3.通报。适用于局党组表彰先进、批评错误，向下通报有关工作情况。

4.意见。适用于对主要工作或亟待解决的重大问题提出规划性、指导性要求或具体处理办法。

（二）新农机党字。局党组字号文件。文种有意见、请示、报告、批复、函。

1.意见。适用于向上级就有关重要工作、事项提出建议、意见。

2.请示。适用于局党组向上级请求指示、批准。

3.报告。适用于局党组向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。

4.批复。适用于答复下级机关和组织的请示事项。

5.函。适用于局党组与不相隶属机关或组织商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（三）新农机发。局发号文件。文种有意见、决定、报告、请示、批复、通知、通报。

1.意见。适用于向上级机关就有关重要工作、事项提出意见。

2.决定。适用于发布全区农机化重大战略决策、政策措施、改革发展重大举措、要求各地（州）市农机部门长期贯彻执行的文件。

3.报告。适用于向自治区党委、自治区人民政府、农业部等上级部门汇报工作，反映情况，答复问题。

4.请示。适用于向自治区党委、自治区人民政府、农业部等上级部门请求指示和批准解决有关事项。

5.批复。适用于答复下级机关向局请示的有关事项。

6.通知。适用于转发自治区人民政府和农业部的重要公文，发布准则、条例、规定、办法、技术指标、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等，批转下级机关的重要报告、请示、意见、纪要等。

7.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者有关工作情况。

（四）新农机字。局字号文件，适用于以局名义发布的通告及向本系统、本局单位（部门）告知有关事项的通知等。

（五）新农机办发。适用于经局党组会议、局长办公会议研究通过或经局领导批准同意的有关工作事项需要发布的通知、通报，转发自治区人民政府和农业部有关部门的文件、局属单位的工作意见或建议，安排各类会议，以及其他需要以局办公室名义发文的有关事项。

（六）新农机办字，适用于以局办公室名义发布的通告及向本系统、本局单位（部门）告知有关事项的通知等。

（七）新农机×字，有新农机计财字、新农机党干字、新农机组人字，适用于根据上级或有关部门特殊事项要求，以特定发文字号制发的文件。

（八）新农机函。适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽、询问工作，上下级机关之间询问情况或征求意见，向上级报送的一般性材料，向有关主管部门请示日常事务的工作事项，答复一般工作事项等，

（九）新农机办函。适用于处理机关内部或本行业日常事务或常规性工作等。

（十）会议纪要。适用于记载局党组会议、局长办公会等相关会议的主要精神和议定事项，只按时间先后分类编流水号，不设字号。

（十一）新农机办通报。适用于印发领导讲话、典型经验交流材料等，不编正式文号，只标期数。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。信函式公文、便函只标志发文机关；会议纪要由会议名称加“纪要”组成；领导讲话标志“新农机办通报”。发文机关标志全部套红印刷。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。用联署机关名称时，主办机关排列在前，且必须保证公文首页显示正文。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文只标主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人原则上为发文机关的主要负责人。联合行文的机关均应标注签发人，签发人姓名应当按发文机关顺序自左到右、自上而下均匀排列。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。多个发文机关名称直接用空格分开，不加顿号，换行时省略。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称置于版记中抄送机关之上一行。向上级机关行文，应当主送一个上级机关。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应位于正文和发文机关署名之间注明附件名称。印发、转发、批转的对象不能作为附件。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。公文除“会议纪要”、“新农机办通报”外，应加盖发文机关印章。

（十四）附注。公文印发传达范围及请示、报告中的联系人及联系方式等需要说明的事项。

发号文、字号文、办公室发文应标注“此件主动公开”、“此件依申请公开”和“此件不予公开”三种信息公开类别。“主动公开”件须在印发7个工作日内送自治区档案局1份。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起编排页码装订。

（十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关（局办公室）和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704 -2012）和《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》（新党厅字〔2012〕64号）执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文应当双面印刷，页码套正，左侧装订。

第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第四章  行文规则

第十三条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（二）以自治区农机局名义向上级请示、报告重大事项时，应当经自治区人民政府同意或授权；属于职权范围内的事项直接报送。

（三）下级农机部门报送的请示事项，如需以自治区农机局名义向自治区人民政府或农业部请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除自治区党委、自治区人民政府领导或农业部领导直接交办的事项外，不得以自治区农机局名义向自治区党委、自治区人民政府领导或农业部领导报送公文，也不得以个人名义向自治区党委、自治区人民政府或农业部报送公文。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当抄送自治区人民政府和农业部。

（二）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向下一级党委、政府正式行文，更不得向下一级党委、政府发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需经自治区人民政府审批的具体事项，经自治区人民政府同意后可以由农机局行文，文中须注明已经自治区人民政府同意。

（三）自治区农机局可以在职权范围内向下级农机部门行文。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。

（五）自治区农机局向下级农机部门行文，必要时应当抄送该下级农机部门的所在地人民政府。

第十七条  自治区农机局依据部门职权可以与其他相关区直部门相互行文。因工作需要，可与自治区党委、自治区人民政府所属部门和设区市政府联合行文，也可与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文应确有必要，单位不宜过多。

第十八条  局机关各处室（单位）同样性质和内容的批复，有关处室（单位）应事先布置集中报批。批复内容不宜相互见面的，统一办文，分别印发。

第十九条  内设机构除办公室外不得对外正式行文。自治区农机局下属各单位非以局名义对外行文不得使用局文头纸，应当使用具有本单位标志的文头纸。

第五章  公文拟制

第二十条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十一条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及局内多个处室（单位）的，主办部门应事先与相关处室（单位）协商会签，并取得一致意见后送局办公室审核。经协商仍不能达成一致意见，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，提交局办公室，由办公室送呈局领导协调或裁定。

（七）起草重要公文，应当由承办处室（单位）负责人亲自主持、指导，并在起草前进行调查研究和充分论证，征求有关部门的意见，努力提高拟制公文的质量。

（八）起草公文必须附上“自治区农机局发文稿纸”，并准确填写相关内容。

第二十二条  公文文稿签发前，应当由局办公室进行审核。按照职权分工由相关处室（单位）负责起草公文，起草单位主要负责人审核，送交分管局领导审阅签字，并根据公文内容需要请相关处室（单位）会签，由局办公室进行审核后呈送主要领导签发,不得直接送领导签发。

公文审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施、办法和要求是否切实可行。

（三）涉及多部门的业务是否经过协商会签，并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范，文字表述是否准确恰当；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，局办公室应及时退回起草处室（单位）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新按程序报送。

第二十三条  局党组文件，由局党组书记签发，其余文件由主要领导签发或者由主要领导授权的其他副职领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期，联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理指负责收进发给本机关的各种公文并组织运作的全过程，主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

（一）签收、登记。凡主送、抄送本局的公文，由局办公室统一签收、登记。各处室（单位）直接收到的公文，需要以局名义办理的，应先送局办公室收文。党内机要文件由机要秘书统一收文。

（二）初审。对收到的公文需经局办公室进行初审。初审的重点是：是否应当由本局办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）承办。阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文经局办公室提出拟办意见后报局领导批示或转各有关处室（单位）承办。如遇局领导外出而公文办理时间又特别紧急时，可先交有关处室（单位）办理，由承办部门及时向局领导报告。对需要两个及以上处室（单位）共同办理的公文，应明确主办处室（单位）。

承办处室（单位）应根据领导签批的意见，认真处理所承办的公文，一般应在7个工作日内办理完毕；有时间要求的，按规定时间办理；急件应即收即办。对拟办意见有异议时，应在收到文件的当日退回局办公室并说明理由，不得延误、积压或者自行转送其他处室（单位）。

凡涉及其他处室（单位）业务范围的事项，主办处室（单位）应主动与有关处室（单位）协商，有关处室（单位）应当积极配合。主办处室（单位）与有关处室（单位）意见不一致的，应如实向局办公室反映，以便协调或报请局领导决定。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（五）催办。送领导批示或交有关处室（单位）办理的公文，局办公室要负责催办，并办理相应的催办手续，紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，一般公文应定期催办。对逾期未办的公文，要查明情况，贻误工作造成影响或损失的，要追究承办处室（单位）负责人和承办人员的责任。对下发的重要公文，应及时了解和掌握执行情况。

（六）答复。公文如有需要办理的事项，承办处室（单位）应当将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条  发文办理指制发公文的过程。主要程序包括：复核、登记、印制和核发等。

（一）复核、登记。经领导签批的公文印发前，由局办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式、发送范围等进行复核，并统一登记、确定发文字号。经复核需要作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）印制、核发。为了做到公文印制及时、规范、安全、保密，本局制发的公文一律在局办公室文印室统一印制，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文的校对和封发由起草单位负责。公文用印前，需经局办公室文秘人员审核印刷质量，格式错误或与原稿不符的应重印。

（三）公文除发送主送、抄送机关外，送交局档案室存档2份，另送局分管领导1份、会签单位1份。发号文、重要公文及涉及全局性的公文，应分送各位局领导1份和局机关各处室。

（四）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或者机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机系统进行传输。

（五）按照《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定，需向社会公开的文件，由主办处室（单位）负责审核，谁发布谁负责，对把握不准的送交局办公室负责人或局主要领导审核，在局政务网站和其他公众媒体上公布。

第二十七条  特殊情况下公文的办理：

（一）领导临时在外，遇紧急公文无法及时审签的，承办处室（单位）应及时与办公室沟通，电话请示领导，并在公文批办纸上注明领导意见后办理，事后送领导补签。涉密文件须按照有关保密规定请示后办理。

（二）领导外出时间较长时，通过电话请示，按领导意见办理或报受领导委托的其他领导审批。

（三）为及时、有效应对突发事件，涉及应急方面的紧急公文可简化程序直接办理。

第二十八条  各处室（单位）公文办结后，将需要归档的公文及有关材料根据有关档案法律法规以及自治区档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。各类业务报表由业务处室归口存档。各类工作简报、信息等不需办理的收文，相关处室阅处。

（一）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本局的主要工作情况，便于保管和利用。

（二）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

（三）各处室（单位）应及时将办理完毕的公文件归还局办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。

第七章  公文管理

第二十九条  各处室（单位）建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条  公文由局办公室统一管理。各处室（单位）也要由专人统一管理。

第三十一条  涉密文件管理严格按照《国家保密法》及有关规定执行。

第三十二条  经批准在新疆农机网公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

第三十三条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条  没有归档和存查价值的公文，经局办公室组织鉴别和局领导批准，可以定期销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条  建立公文借阅制度，有关人员借阅公文，应当经局办公室批准，并办理借阅登记手续，使用完毕后及时归还。

工作人员离岗离职时，必须将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。

第八章  附  则

第三十六条  本办法由局办公室负责解释。

第三十七条  本办法自发布之日起施行，此前相关规定自行废止。

（新疆农机局）