句容市统计局公文处理办法

 
第一章 总  则

　　第一条  根据国家、省市有关行政机关公文处理的文件规定，结合我局实际情况，制定本办法。

　　第二条  机关公文（包括电报，下同）是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第三条  局全体工作人员，特别是各科室负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并努力提高公文处理工作水平。

　　第四条  公文处理必须坚持实事求是、精简、高效、安全的原则,并严格执行国家法律、法规和其他有关规定。必须严格执行国家保密法律、法规和规定，确保国家秘密安全。

　　第五条  局办公室是公文处理的管理机构，主管局内部日常公文处理工作。公文由办公室的公文处理人员统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

　　第六条  局统一试行办公自动化系统（即OA系统）处理公文，逐步替代纸介质文件，加快运转速度，提高工作效率，努力实现统计系统的办公自动化。

第二章  公文种类

　　第六条  局常用公文种类有：

　　（一）通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

　　（二）通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，用“通报”。

　　（三）请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

　　（四）报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问，用“报告”。

　　（五）函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批等事项，用“函”。

　　（六）批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。

　　（七）会议纪要。记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。

第三章  公文格式

　　第七条  公文一般可分为眉首、正文、版记三部分。

　　（一）公文眉首：包括文件名称、发文字号、秘密等级、保密期限、签发人、紧急程度等内容。

　　（二）正文部分：按先后顺序一般包括标题、主送机关、内容、附件标题、成文日期、印章、附注、附件等。

　　（三）版记部分：在文件下方，按先后顺序一般包括主题词栏、抄送栏、印发机关和印发日期栏、份数栏等，除“句容市统计局”（便函）和“会议纪要”外，每部分应由横线隔开。“会议纪要”统一用“分送”。

　　公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

第四章 发文类型

　　第八条  局公文类型：

　　（一）句容市统计局文件

　　适用于传达国家统计局和省统计局的指示；全局性的重大行政和业务工作；向市委、市人大、市政府、省统计局发出的请示、报告、意见等；需采取行政措施的规范性文件和规定；对下级政府和统计部门部署重要工作，通报和处理重大问题；与同级机关或有关单位联合部署工作，向下级统计部门发出专业性通知、通报等

　　发文字号：句统 [XXXX]XX号

　　（二）句容市统计局函

　　适用于与有关部门就具体工作、具体事项进行协商，答复有关主管部门的重要询问及对有关重要问题的征询意见，通知在系统内、外召开的重要会议等。

　　发文字号：句统函[XXXX]XX号

　　（三）句容市统计局会议纪要

　　适用于记载、传达全市性会议；本局与市有关部门之间重要会议；局党组会议、局长办公会议等主要精神和决定的事项。

　　发文字号：第XXX号

　　（四）句容市统计局法律文书

　　适用于依法审批部门统计调查项目；依法向行政管理相对人作出处理决定，通报有关有关执法检查情况、责令改正统计违法行为、提出统计工作的整改意见等。

　　发文字号：句统[XXXX]XX号

第五章 行文规则

　　第九条  行文应确有必要,注重实效，严格控制公文数量。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。

　　第十条  本局与同级部门间依据职权可以相互行文，也可向下级的政府统计部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向镇一级政府正式行文。与同级部门、镇级政府、相应的党组织和人民团体以及具有行政职能的事业单位可以联合行文。

　　第十一条  属于本局职权范围内的事务，由本局自行行文，一般联合行文需经市政府办公室同意方可行文，但文中应注明经市政府办公室同意。须经市政府审批的事项，经市政府同意后也可以由我局行文。

　　第十二条  除办公室外，局内设机构不得对外正式行文，但可以信函的形式与市有关部门的相关业务部门和镇级统计部门的对口部门商洽工作、询问和答复问题。信函编号、归档由科室自行管理。

　　第十三条  本局对上行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先会签。本局对下行文，如涉及其他主管部门职权范围的事务，应先与有关部门就有关问题协商一致，否则不得行文。本局对下的重要行文，必要时应抄送市政府和镇江市统计局。

　　第十四条  “请示”应一文一事；一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应用抄送形式,但不得抄送其下级机关。请求上级机关批转的请示，应同时附上级机关批转代拟稿。“报告”不得夹带请示事项。

　　第十五条　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第十六条  本局向镇统计单位行文,必要时可抄送同级地方党委或政府。

第六章 发文办理

　　第十七条  发文办理指以本局名义制发公文的过程,包括草拟、部门审核、办公室核稿、领导签发、编号、缮印、用印、分发等程序。

　　第十八条  草拟公文应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规及有关规定。情况确实，观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范, 直述不曲,标点正确,篇幅简短。

　　(二)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文,应当具有紧急的事由,并根据实际需要确定紧急程度。

　　(三)人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文应准确。使用简称，应先用全称，再在括号内注明“以下简称ＸＸ”，日期须写明具体的年、月、日。引用公文应先引标题，后引发文字号。

　　(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

　　公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他使用阿拉伯数字。

　　第十九条  拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，拟文科室应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧,可由局领导出面协调,仍不能取得一致意见,可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

　　第二十条  拟制公文，如涉及局内其他科室的业务权限, 拟文科室应事先主动与有关科室协商并会签。如协商仍不能达成一致意见时，应列明各方理据，报请局领导协调或裁定。

　　第二十一条  核稿

　　公文草拟科室主要负责人须对文稿认真审核后，在发文的部门核稿栏中签署姓名和日期。

　　如由几部门联合发文的，由主办方起草、审核后交分管局长签署意见，再由主办部门交会签单位的办公室流转。

　　公文送局领导签发前，应由办公室审核把关，规范性文件必须同时由局法制科从法律上进行审核把关。审核人要明确签署审核意见、姓名和时间。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

　　第二十二条  签发

　　以局名义制发的上行文、下行文和平行文,以局名义制发的，经分管局长审核，最终局长签发。

　　第二十三条  登记、注发

　　公文签发后，应统一由办公室档案人员登记、编号、注发。

　　第二十四条  缮印、装订

　　（一）经局领导签发的公文，由各科室修改、校核后打印清样交办公室安排印刷。各部门不得擅自缮印。

　　（二）上级机关的文件，除绝密或注明不准翻印的外，确需的按有关规定翻印、转发，翻印时应当注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

　　第二十五条  用印、发送

　　公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压盖成文日期，并尽量使年月日露出。除正式公文盖印外，原稿也应在公文拟稿纸的签发人姓名之上盖印，以示办结。

　　发送公文，由承办科室按注发范围发送，交办公室送邮。传递秘密公文，应采取相应的保密措施。

　　凡以局名义发出的文件，均应将正本呈全体局领导阅知；一般业务函件，也应将正本呈分管局局长阅知。

第七章 收文办理

　　第二十六条  收文办理指对收到本局以外各单位来文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第二十七条  签收、登记

　　（一）凡主送机关为“句容市统计局”的各类正式公文，无论寄发给本局哪个科室，均应及时交办公室登记呈办，不得自行处理，也不得直接交局领导同志个人处理。

　　（二）本局干部代表市局外出参加会议带回的文件，应及时转交办公室登记存档。

　　第二十八条  分办、批办

　　（一）主送和抄送本局的公文，由办公室协助局领导处理。阅件，分送局领导和有关人员阅读；办件，由局领导提出处理意见和要求后，转有关科室处理。

　　（二）需几个科室协商处理的，应在批办时明确一个科室主办；需紧急处理的，也应在批办时明确办理时限。

　　（三）下级机关上报的“请示”、“意见”类公文，只需批示而不用发文的，经局领导签批后，由局办公室负责将批示复印件转原发文机关。

　　第二十九条  承办、催办

　　（一）承办科室收到交办公文后，应及时办理，不得延误、积压、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，对没有时限要求的公文，承办科室（含主办、协办科室）一般要在5个工作日内办毕。确有困难的，应当及时向办公室说明。对不属于本科室职权范围或不适宜由本科室办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

　　收文办理中如遇涉及其他科室职权的事项，主办方应当主动与有关科室协商；如有分歧，主办方负责人要出面协调，经协商仍不能取得一致，可报请局领导协调或裁定。

　　（二）属承办科室职权范围内的事项，如不需要行文的，可直接答复发文机关，同时告知交办的局领导，并将原件、批办单及办理意见退回办公室存档；需以局名义行文的，由承办科室按办文程序进行。

　　（三）转有关科室办理的公文，由办公室负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第三十条  办结

　　（一）阅件，凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅时间的，视为办结。

　　（二）办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的，视为办结：

　　1.已按批办要求认真承办，履行了处理程序并有结果的。

　　2.对上级机关公文，已通过行文或其它方式贯彻执行的。

　　3.函件已经明确答复的。

　　4.请示已作批复的。

　　（三）对上级机关重要文件的贯彻执行情况应及时向上级机关报告，发文贯彻的应同时抄送上级机关。

第八章 公文归档与管理

　　第三十一条  公文办理完毕后，依照《中华人民共和国档案法》及其它有关档案管理的规定，及时送交局办公室整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第三十二条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的完整和正确反映局主要工作情况，便于保管和利用。

　　鉴定档案保存价值、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按本局档案管理的规定办理。

　　第三十三条  两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，相关单位保存复制件或其它形式的公文副本。

　　第三十四条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第三十五条  不具备存档和存查价值的公文，经鉴别和办公室主任批准，可定期销毁。销毁涉密公文，按照本局秘密载体保密管理的规定执行。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第三十六条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的, 视为自始无效;公文被废止的,自废止之日起失效。

第九章 附  则

　　第三十七条  行政规章和法律文书等公文,依照有关规定处理。外事公文,按照外事部门的有关规定处理。

　　第三十八条  公文处理中涉及电子文件的有关办法另行制定。

　　第三十九条  本办法由办公室负责解释,自发布之日起施行。