沧州市人力资源和社会保障局公文处理办法

    为促进局机关公文处理工作规范化、制度化和科学化，提高公文处理工作的效率和质量，确保公文安全，结合我局实际，制定本办法。

    本办法所指公文，是局机关在工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    一、收文处理

    收文处理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档和销毁等程序。

   （一）通过邮政系统送达的各类公文信函，由收发室根据收件人分送各科室、单位。凡收件人是沧州市人社局或局办公室的公文、信件等均送办公室签收、拆封、登记。机要通信局送达的各类公文信函，一律由办公室按机要文件管理有关规定负责分发、传阅。政府信息网络邮发的公文，由办公室专人负责接收。密码电报由局派机要专用车，机要员负责取、送、管理。签收公文应当将标题、密级、发文字号、紧急程序、来文单位、件数、收发时间及处理情况登记清楚，以利查询。急件应注明签收的具体时间。

   （二）需要办理的公文，办公室要及时送办公室主任提出拟办意见，报局领导批示，或者交有关科室办理。需我局会签的文件，由办公室负责协调，提出会签意见，报送分管副局长或局长阅批。一般件在 24 小时内交有关科室办理，紧急公文随收随办，并提出反馈时限。文件不得横传，不得丢失。各科室应当定期检查承办公文的处理情况，防止漏办和压误。处理结果必须及时反馈，逾期未办完的，要说明原因。

   （三）需要传阅的文件要及时分送局领导和有关科室负责人阅读。传阅公文，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

    二、发文处理

    发文处理包括公文拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记和分发等程序。

   （一）草拟公文。属于各科室主管范围内的工作需要发文时，一般由科室草拟文稿；涉及两个以上科室时，一般由一个主办科室牵头起草，相关科室配合，送办公室核稿前，主办科室应征求相关科室意见。我局主管范围内的工作，需要市委、市政府发文时，先由我局代拟文稿。草拟公文应做到：

    1、符合国家法律、法规的规定，符合党和政府的方针、政策及有关规定；与我局已发公文涉及同类问题的规定相衔接，注意各项政策的稳定性、连续性。需要改变过去的政策规定或者提出新的政策规定时，送请审批时应当特别加以说明。

    2、用词准确、规范。使用简称应当先用全称，并注明简称。引用公文时，应先引标题，后引发文字号。

    3、起草公文所依据的主要参考资料，应当附在文稿之后，一并送审。

4、公文中的数字，除成文的时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5、结构次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（二）发文审核。公文草拟好后，要进行审核。局发文件，由拟稿科室填写局发文稿纸，局办公室核稿后，报分管副局长、局长审签。需送有关部门会签的文件，按局发文程序报局领导审签后，由拟稿科室分别送有关单位进行会签，达成一致意见后，再次报分管副局长、局长审签。局领导签署同意发文意见后，办公室编发文号、确定体式和密级等，交文印室印制。我局代拟以市委、市政府名义印发的，以及局发的规范性文件，应先经办公室进行合法性审核，再按规定程序报批印发。

    （三）发文文号。局发文版头设三种：一是“沧人社党”文号，用于制发涉及党组会研究的重大事项和工作部署，转发中央以及省、市和省人社厅有关文件。经分管副局长审阅后，报请局长签发。二是“沧人社字”文号，用于制发涉及全市人社系统和全局性工作的重要决策部署、规范性文件，以及转发省厅文件、与其他部门联合发文。一般由分管副局长签发，涉及重要事项，经分管副局长审阅后，报请局长签发。三是“沧人社办”文号，用于制发一般性工作安排或某一具体事项的通知、批复等。一般由分管副局长或办公室主任签发。

除局领导同意直接交办事项和必须直接报送的秘密事项外，一般不直接向市领导同志个人报送公文。

（四）公文印制的时限根据文件内容确定，内容紧急的文件要按要求在规定的时间内印出，一般文件 3 个工作日内印出。

    （五）公文发出，必须编号和登记，并履行严密的递、交接手续。传递标有密级的公文时，应采取相应的保密措施。以局名义下发的涉及全局工作或重要的文件，同时向全厅各科室分发。

三、公文格式

    公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

    （一）涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限。

    （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。紧急程度由各科室提出，办公室确认。其中电报应当分别标明“特提”“特急”、“加急”、“平急”。

    （三）发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。与同级或相应的党的机关、政府机关、军队机关、群众团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

    （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

    （五）上行文应由局主要负责人签发，并应注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    （六）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

    （八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前，注明附件顺序和名称。

    （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

    （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

    （十一）印发日期以开印时的时间为准。

    （十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应在印章、成文日期下面加括号标注。

    （十三）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送（抄报）栏设在公文末页下端，印制版记之上。

    （十四）印制版记包括公文制发（翻印）机关名称、印发（翻印）日期和份数。

    （十五）公文印装格式要规范。文字从左至右横写、横排。公文大标题用二号宋体加粗，正文用三号仿宋字体，每页文字 22 行，每行 28 个字。公文要统一在左侧装订，首页与内文的用线大小要尽量一致。

    四、行文规则

    （一）行文应当确有必要，注重效用。

    （二）根据职能范围，我局可以与市政府各部门、各直属机构、市级各群众团体互相行文，可以与各县（市、区）市人力资源和社会保障部门相互行文，也可以与市委有关部门相互行文。

    （三）我局可以与市政府各部门联合行文，可以与相应的党组织和军队机关联合行文，可以同市级群众团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

    （四）除以局办公室名义外，局机关各科室不得以科室名义对外正式行文。局属事业单位对外行文不得使用局或局办文头纸，应使用署有本单位名称的文头纸。

    （五）属于我局职权范围内的事务，由我局自行行文或与有关部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。须市政府审批或授权的事项，经市政府同意也可以由我局行文，文中应当注明经市政府同意。

    （六）向人力资源和社会保障系统的重要行文，应当同时抄送市政府办公室。

    （七）请示类公文一般应一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

    （八）请示、报告不得混用、并用，报告中不得夹带请示事项。

    （九）发文要坚持精简、实效的原则，控制数量，提高质量。一般性具体工作不发文件。提倡使用电话、传真和深入基层指导工作。

    五、公文保密

   （一）局机关公文处理工作应严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、市委、市政府保密规定和我局《保密管理规定》。

   （二）需要保密的公文，视机密程度，在公文首页右上角标明“秘密”、“机密”、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”公文应标明份数序号，份数序号标在眉首左上角。

   （三）传递秘密公文，必须采取保密措施。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

   （四）上级机关的来文，除绝密和注明不准翻印的以外，按规定程序，经分管副局长或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当标明翻印的科室、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。

   （五）经常进行保密教育，增强机要文秘人员保密观念和组织纪律性。

    六、公文归档

    （一）具有查考和保存价值发文（定稿、正本）、收文和有关材料，办理完毕后及时整理立卷。电报随同文件一起立卷。公文立卷，应当按照发文机关、内容、文种、时间、文件的利用价值以及公文之间的内在联系，进行分类组卷。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

    （二）局机关各类文书档案由局办公室专人负责、统一管理。以局名义和各科室名义召开会议形成的材料，要在会后一周内报局办公室；各科室在工作中形成的文书档案先由科室专人负责整理、立卷、归档，并于次年初交由局办公室负责保管和提供利用。个人不得保存应存档的公文。工作人员调离工作岗位时，应当将本人借阅的公文按照有关规定移交、清退。

    （三）案卷要确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

    七、公文管理

    （一）公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    （二）公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关的证明章，视同正式文件妥善保管。

    （三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    （四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。销毁公文由办公室统一监销，并到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应进行登记。

    （五）我局文书档案一律不外借，因工作需要经办公室分管副主任同意后可查阅有关内容。外单位人员因工作需要使用我局文书档案，须出具证明信、介绍信，并经分管局领导或办公室主任批准。

    本办法从公布之日起施行。