湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则

关于印发《湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则》的通知

各市州交通局（委）、厅直各单位、各重点工程指挥部、厅机关各处室：

现将《湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则》印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○八年六月三十日

湖北省交通厅电子公文流转及OA系统运行规则

第一章   总　则

第一条  为加强我厅办公自动化系统（简称OA系统）管理，确保电子公文流转规范、精简高效、安全可靠，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《中华人民共和国电子签名法》及部省关于精简公文等相关法规要求，结合我厅实际，特制定本规则。

第二条 　电子公文是指按照国家、省有关公文处理办法，以OA系统公文管理模块为平台，借助计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输，具有规范格式的公文电子数据。

电子公文的种类、格式及行文规则与纸质公文相同，加盖电子印章后视为正式公文，与纸质公文具有同等法律效力。

第三条　本规则所指的电子公文流转程序，包括电子公文的传输（收文、发文）、办理、用印和归档等。

第四条 本规则适用于厅机关及经批准使用我厅OA系统的厅直单位、重点工程、市州交通部门及其使用人员。

第五条　涉密文件(含资料)不得在OA系统中进行交换和处理。

第二章     管理机构、人员及职责

第六条  厅办公室是电子公文处理及OA系统的管理机构，负责组织和协调厅机关电子公文管理、培训等工作，指导全省交通系统电子公文管理工作。

厅科教处负责相关技术协调工作。

厅信息中心负责OA系统软件开发、调试安装、运行维护和日常管理工作。

第七条  凡需要使用OA系统的单位，应向厅办公室提出书面申请，经审核批准后由厅信息中心负责办理注册手续并取得帐号和密码。因使用单位名称、公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的，均应向厅办公室提出书面申请。

第八条  各使用单位必须明确一位领导负责电子公文处理及OA系统管理工作，并确定一名专职或兼职管理人员负责本单位OA系统的日常管理和使用，并做好与省厅OA系统的衔接。

第九条  使用人员取得帐号和初始密码后应立即修改密码，妥善保管好帐号和密码，并定期（建议每60天）更改密码。如忘记密码应由本单位系统管理员报厅信息中心进行处理。

如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。

第十条　因工作需要进行远程办公的，应向厅办公室提出申请，审核通过后，由厅信息中心负责办理并发放VPN软件、密钥文件。使用人员应妥善保管VPN软件、密钥文件，不得外泄他人使用。

第十一条　为正常使用OA系统短信通知功能，各单位应指定专人负责接受短信，并向厅办公室提供使用人员手机号码，如手机换号应及时向厅办公室提出更换。

第十二条  厅机关全体工作人员必须在工作日上班第一时间登录办公自动化系统，及时办理和阅毕电子公文。

如因出差等原因不能及时处理公文的，应设置委托代办，指定授权的代办人代为处理工作。

第十三条　各使用单位必须在工作日内不少于四次登录OA系统接收公文，时间分别为每日8时、11时、14时、16时，确保文件得到及时处理。

对有时限的急件，在接到短信或电话通知后要立即查阅、办理。

第三章　　电子公文形式及精简要求

第十四条  根据我厅实际，电子公文形式主要包括：湖北省交通厅（党组）文件、湖北省交通厅函、湖北省交通厅办公室文件、湖北省交通厅明传电报、湖北省交通厅专用文件、湖北省交通厅会议通知、湖北省交通厅签报等。

第十五条　电子公文应厉行“少发文、发短文”的原则，严格控制文件规格、减少文件数量、压缩文件篇幅、提高文件质量，确保公文的权威性、针对性和实效性。

第十六条　凡能通过电话、传真、电子邮件、便函等方式解决问题的不印发文件。能以厅办公室名义印发的不以厅名义印发。能以函或内部传真的形式印发的，不以文件形式印发。

能以电话、当面汇报等方式解决问题的，不向厅领导呈送签报。

第十七条　凡已及时公开发布的文件，各地、各部门不再层层转发。厅领导的讲话，不宜公开发布的，以交通内部情况通报形式印发；可公开公布的，应在交通厅政府网站及时发布。厅领导讲话的主要内容已在交通厅政府网站发布，或巳印发会议材料，或会后已由部门印发的，一般不再印发情况通报。

第十八条　省厅印发的文件一般不超过3000字，厅办公室印发的文件一般不超过1000字。厅领导讲话印发情况通报时，应视情作必要的精简，原则上不超过5000字。简报一般不超过1000字。调研报告一般不超过4000字。对超过字数要求的，由承办处室负责精简、压缩。

第十九条　起草文件要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，尽量减少一般性论述。倡导清新简练的文风，做到言简意赅、条理清楚、文字精炼。

第四章　　收文管理

第二十条　电子公文收文管理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、催办和立卷归档等环节。

（一）签收和登记。对主送我厅的公文，由厅办公室文书在1个工作日内进行签收、扫描、登记；对主送或抄送各处室的公文，由各处室在1个工作日内进行签收、扫描、登记；对越级上报、主旨不明、多头请示等类来文，经厅办公室主任同意后退回原单位；对与我厅无关的抄送类来文，不在OA系统中流转。

厅直单位、重点工程和市州交通部门来文，一律通过OA系统上报。

对省厅发文，机关各处室、厅直各单位、各重点工程和各市州交通局应明确专人，每日定时签收、登记和办理。

（二）分办和拟办。电子公文经文书登记后，由厅办公室主任（或副主任）根据内容和性质，在当日提出明确拟办意见，分送厅领导批示或送有关处室办理。其中，部、省来文一般直接送厅领导批示，时间紧迫可同时送相关处室同步办理；下级单位来文，一般分送有关处室办理，由相关处室提出处理意见后报厅领导批示。

（三）批办。厅领导对送签的公文，应在2个工作日内签批完毕，并送回厅办公室处理。

涉及几个部门共同办理的文件，应明确主办处（室），由主办处（室）商有关部门会办。

（四）分办。厅办公室应在厅领导签批意见后在1个工作日内将审签后的公文发送给相关领导阅示或相关部门办理；对厅领导有具体执行指示的文件，必须经厅办公室主任阅知后再分发转办。

（五）承办。承办单位应根据领导签批意见及时处理公文，遵守办文时限，禁止积压、延误公文。

公文办理时限一般为平件15个工作日，急件5个工作日，特急件3个工作日。

对各地、各部门请示事项，承办人员要快办快结，并及时回复办理情况，急件即办即复，一般件不得超过10个工作日；情况比较复杂、一时难以办结的事项，也要按上述时限要求及时反馈工作进展情况，做到事事有着落、件件有回音。

对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的，应当在1个工作日内退回厅办并说明理由。

公文办理中凡涉及其它部门的事项，主办部门要主动会同有关部门协商处理；协办部门要积极予以配合。

（六）催办。根据省交通厅政务督办办法有关规定，厅办公室应当建立公文检查催办制度，做到紧急公文跟踪催，重要公文重点催，一般公文定期催，并依托手机短信提示系统、催办通知单等方式及时提醒催办，对超过办理时限要求的，按月在网上进行公布。

系统自动催办期一般为平件第10个工作日，急件第3个工作日、特急件第2个工作日。

（七）备查。电子公文处理完毕，应当及时办结，并将文件办理情况准确记录于办理意见中，如内容较多，可上传于附件中，以备查询和归档。

第二十一条　接收单位应对电子公文的发送单位、公文的完整性和文体格式等审核无误后方可进行打印或进入本单位流程公文流转，对不符合要求或不能正常接收的电子公文，应及时要求重发或与厅办公室联系。

第二十二条 电子公文接收失败时，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发；如果是因OA系统故障造成的，应及时向厅信息中心反馈。

第五章　　发文管理

第二十三条　电子公文发文管理一般包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、编号、制版、校对、用印、分发、立卷、归档等环节。

第二十四条 发文程序：

（一）厅（党组）发文程序：主办处室承办人拟稿——处室领导核稿——相关部门会签——厅办公室审核（上报部、省的文件，经厅办公室主任核稿）——厅领导审阅签发——厅办公室编号、制版——拟稿人校对——厅办公室印刷、用印、分发。

（二）厅办公室发文程序：与厅发文程序基本相同，由厅办公室主任签发。

（三）厅专用文件发文程序：主办处室承办人拟稿——处室领导核稿——厅领导签发——主办处室编号——厅办公室制版——拟稿人校对——厅办公室印刷——主办处室用印、分发。

（四）厅明传电报发文程序：主办处室承办人拟稿——处室领导核稿——厅办公室审核——厅领导签发——厅办公室编号、制版、用印——主办处室分发。

（五）厅部门发函程序：主办处室承办人拟稿——处室领导核稿、签发——处室承办人编号、制版、用印、分发。

（六）建议提案发文程序： 主办处室承办人拟稿——处室领导核稿——厅办公室送签——厅领导签发——厅办公室制版——拟稿人校对——厅办公室用印、分发。

第二十五条 厅发公文送厅领导签发之前，应当由厅办公室审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及部省有关规定；是否与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定；公文的依据文及附件是否齐全。对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

第二十六条 厅发公文一般按厅领导分工，由分管厅领导签发；上报部、省或重要的下发文，先送分管厅领导审核，再送厅长或其授权的副厅长签发；

第二十七条 厅领导签批公文应有明确意见，公文签发人对所签发的公文内容全面负责。

对厅领导批示不同意、有需修改或具体执行指示的文件，必须经厅办公室主任阅知后再转办。

第二十八条 厅发文均由厅办公室文印室负责制版，由主办处室拟稿人负责校对。校对过程中，如需对文稿进行重大修改，应请示原签发人同意。

第二十九条  发文管理人员要严格按照公文要求的范围发送，认真核对受文单位，并定时检查公文接收情况，实施有效监控，必要时电话或短信通知受文单位及时阅文。

特急公文、会议通知应同时以短信或电话形式通知。

第六章　　电子印章的制作和管理

第三十条  电子印章是对电子公文进行数字签名的印章，与实物印章具有同等法律效力，应严格管理，妥善保管。

电子印章的制作式样和标准，参照国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。

第三十一条  电子印章的制作、变更或销毁工作统一由厅办公室负责。

各使用单位需要制作、补发、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人签字同意后，报厅办公室审批，由厅信息中心具体办理。

第三十二条  对电子印章（含加密设备）的管理等同于实物印章，印章密码必须由各使用单位指定专人保管和使用。

保管使用人不能正常负责保管和使用电子印章期间，应另行指定专门代理人代为妥善负责保管和使用电子印章。

人员变动时，应严格做好印章交接和密码更换工作。

电子印章管理人员不得向无关人员透露操作程序或提供个人密码等相关设备和软件。

第三十三条  若需要在纸质文件上使用交通厅公章，各处室必须填写用印申请，选择需公章类型及份数，经本处室领导审核，送厅领导签批后使用。

第三十四条　电子印章（含加密设备）如有遗失，应立即向厅信息中心挂失，并向厅办公室申请补发，同时将旧电子印章交回厅办公室。如因遗失造成严重后果的，将追究相关人员责任。

电子印章（含加密设备）补发所需费用由使用单位承担。

第三十五条 各使用单位应按照国务院国发〔1999〕25号文件规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。

第七章　　电子公文的立卷、归档

第三十六条  电子公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《交通文件材料立卷归档办法》及有关规定，及时立卷归档，以维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，保证电子公文长期有效利用。

第三十七条  厅办公室负责厅收发公文的立卷归档，各部门负责本部门公文的立卷归档。

第三十八条  公文的原件应当保存完好，具有保存价值的电子文件，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

第三十九条  整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。

第八章  安全保障

第四十条　各单位要加强计算机及网络安全保密知识教育，严格遵守“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的原则和国家有关信息安全管理的有关规定。不得利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动。不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。不得将非法信息、带电子病毒的文档录入系统。不得向无关人员透露操作程序或密码等。

第四十一条　各使用单位应按照OA系统配置要求，提供一台经厅信息中心检查认可的电脑，由厅信息中心负责安装、调试并接入网络。各单位要采取可靠的技术安全保障措施保障网络安全。具体要求是：

（一）使用OA系统的电脑应指定专人管理和维护，必须设置开机密码，并且密码由六位以上复杂字符(字母+数字)组成；

（二）联入OA系统的计算机必须安装杀毒软件，使用外来磁盘必须进行检测，加强病毒防范工作，严防病毒破坏OA系统；禁止在联入OA系统的计算机上玩电脑游戏，禁止浏览不安全网站等；

（三）使用OA系统的电脑原则上专机专用，如有需要，也可使用或接入经厅信息中心认可的其他系统或业务网络。未经厅信息中心同意，使用单位不得擅自将无关设备或网络接入OA系统。如因违反上述规定，造成不良后果的，将追究相关领导及人员的责任。

第四十二条　厅信息中心应采取可靠的安全防护技术保障厅机关计算机网络安全。系统管理员要定期检查、维护接入OA系统的计算机网络，及时检查清除计算机病毒，发现问题要及时排除，确保系统正常运行。各使用单位对无法排除的问题，要立即与厅办公室和厅信息中心联系协助处理。

第四十三条　按照谁使用、谁保管、谁负责的原则，严格管理使用单位和人员的用户标识、密码，并按照机密级保管。不得乱设、私设系统的使用人员，严格控制无关人员对公文收发系统的访问。

第四十四条　开通移动办公系统的电脑笔记本中，直接载有省厅办公自动化的安全信息，使用人员必须妥善管理，严防信息泄露。

第四十五条　为确保电子公文数据安全，电子公文应当存放在指定服务器上，厅信息中心应切实加强数据库管理，建立完善相关备份系统，每日定时备份电子公文数据。未经厅办公室主任同意，不得随意修改、删除和打印。

第四十六条  OA系统主机应保持24小时开机，确保网络正常，确保电子公文通畅运行。如需进行网络维护，必须报经厅办公室批准，并及时发布通知公告。

第四十七条  OA系统维护、培训经费，由厅办公室会同厅信息中心提出预算，列入部门预算管理。

第九章  　附　则

第四十八条  对违反本规则造成电子公文处理工作延误或失泄密的单位和人员，予以通报批评；造成事故的，按照有关规定从严追究其责任。

第四十九条  本规则由厅办公室负责解释。

第五十条  本规则自印发之日起施行。各单位可参照本规则制定具体细则。厅其他有关公文处理的规定，凡与本规则不一致的，以本规则为准。