玉树州政府办公室内部公文流转及处理程序

玉树藏族自治州人民政府办公室

关于印发《玉树州人民政府办公室内部公文流转

及处理程序》的通知

各县人民政府，州政府各部门：

现将《玉树州政府办公室内部公文流转及处理程序》印发给你们，请认真遵照执行。

二〇一二年五月七日

玉树州人民政府办公室内部公文流转及处理程序

（2012年5月）

为进一步做好州政府办公室政务服务工作，提高公文流转效率，使其逐步规范化、制度化、科学化，确保公文处理及时、准确、安全。现就州政府办公室文件流程序作如下规范：

一、收文处理流程

收文处理主要有审查、签收、分理、登记、注批等环节。收文处理由机要室负责。

收到上级来文时无需审查，直接进入签收、分理、登记、注批环节。收到各县人民政府、州直各部门、省驻玉各单位来文时要进行审查，对不符合行文规范的公文当即退回，并注批退文理由。审查内容包括：公文内容是否完整，主要包括：会议（活动）的时间、地点、规模、内容、参加人员、议程等；涉及其他部门的事项是否经过协商或征求意见；请示是否一文一事；向上级的报文时间是否提前5个工作日以上；文件附件是否齐全，需要领导讲话的是否附有讲话稿；对照《国家行政机关公文规范》是否有其他不规范行文的情况。

对主送和抄送州政府或州政府办公室的公文，按“阅件”和“办件”两种类别分理。

阅件：系指党中央、国务院和省委、省政府及各部（委、厅、局）、州委、州人大、州政协发（送）州政府，各单位抄送州政府或州政府办公室的公文和主送州政府或州政府办公室参阅、知照、备案性质的公文，以及其他不需要经过拟办环节即可处理的公文。

办件：系指党中央、国务院和省委、省政府及各部（委、厅、局）、州委要求贯彻执行的公文，其他不相隶属的机关要求办理的公文，以及本州各单位报州政府审批的公文。收发登记人员应按收文登记分类在收文后2小时内完成登记。在进行公文登记前需要对本州范围内需要审批的公文规进行范性查验，查验不合格的各类公文一律退回原单位重新拟办；经查验合格后进行登记，进入办理流程。

（一）阅件处理

阅件办理人（机要收发人员）应根据来文内容、领导分工和有关部门、科室的职责提出传阅范围，并直送州政府领导或办公室领导同志阅。上级文件按规定传阅范围传阅，文件内容与州政府其他职能部门有关的，按州政府领导要求印发有关部门；上级文件一般只传阅到州政府和州政府办公室领导，以及与文件内容直接相关的部门和州政府领导指定传阅部门。

对有关突发事件和重大事故的紧急情况报告（包括电话记录和传真），应立即在第一时间送州长阅示，同时复印分送分管副州长、秘书长、各副秘书长及相关科室阅知。

对不属登记范围的阅件，经相关副秘书长或有关科室阅核后，即交档案室处理（如档案室认定不属归档范围的，可作为科内资料或存放半年以上销毁）。

阅件由机要室全程负责传递并收回保存备查。

（二）办件处理

办件由机要室负责在进行登记并提出注批后，转相应科室具体承办。

各县人民政府和州直各单位的请示性公文应遵循以下报批程序和行文规则：

1、凡属于州政府职能部门职权范围内的事项，应报州政府有关职能部门审批；按规定必须由州政府审批的事项，应先报主管部门提出审核意见后再向州政府行文报批。

2、凡涉及其他地区和部门的事项，应先与有关地区和部门充分协商。如协商一致不需上报审批的，可经会签后自行发文或联合发文；如协商未取得一致意见，需要州政府出面协调或裁决的，应在请示中如实写明各自的不同意见。

3、在正常情况下，不得越级或越过主管部门直接向州政府行文请示。各县人民政府、州直各部门以下行政机关或有上级主管部门的企事业单位直接向州政府报送，应视为越级。

4、无特殊原因，审批公文不得直接报州政府领导个人审批。

5、涉及党务工作内容的请示公文，不应报州政府审批；属州政府审批范围，但其内容与州委组织、宣传、统战等部门的工作范围有关的事项，应先报州委有关部门审核后，再按程序报州政府主管部门或州政府审批。

6、请示不应多头主报和并报；除总体规划、总体方案等整体性很强的内容外，有关人、财、物等方面的请示事项，应一事一报。

属下列特殊原因的一般可直接上报州政府审批：

1、情况特别紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的事项和突发性事件；

2、虽属本部门职权范围，但因问题复杂，本部门审批时感到没有把握，需请州政府审批的事项；

3、应报主管部门审核、审批，但主管部门无故拖延不办，或对主管部门的否定意见不服的重要事项；

4、应由主管部门组织实施，但属改革起步阶段，需要州政府进一步推动的事项；

5、虽不符合行文规则，但州政府领导已在其他相同内容的来文上作了批示，如作退文处理反会造成有关部门无所适从的公文。

6、州政府领导要求直接报批的事项。

（以上共12条先注批后由秘书人员负责审查）

办件的拟办按照以下原则和要求进行：

一是坚持“实事求是”的原则，全面掌握情况。办文人员接到文件后，应仔细阅读来文，了解掌握以下三个方面的情况：

1、了解历史背景，弄清来文事由；来文所提事项如已先期办过文，应找出前文备查；涉及对现行有关规定的修改、补充、废止或机构名称的变更等，应了解历史沿革，找出有关文件；如过去曾处理过类似问题，应找出先例，以供参考。

2、了解横向情况，掌握本州政策性措施的出台对邻近州（地）的影响；来文所提事项如涉及党的工作或人大、政协方面的工作，应与州委、州人大、州政协等有关部门取得联系；如涉及本州其他部门，应当核实来文单位是否已与有关部门协商及协商的结果。

3、了解政策依据，以法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及本州的有关规定为依据，对来文所提事项进行逐项对照；如来文所提事项无政策依据，应从是否有利于扩大改革开放及促进经济、社会发展出发，进行认真分析。

二是按照“特事特办、急事急办”的原则，减少不必要的流转环节。

1、对下列事项一般应作为“特事”办理：

（1）向上级请求批准本州重大改革方案；

（2）向上级及其有关部门请求批准本州重大工程项目，申请急需的物资和资金；

（3）州级领导的重要出国事项和其他重要经贸活动事项；

（4）列入州政府议事日程的有关改革开放的政策性措施；

（5）州委、州人大、州政府领导批示限期办理的事项；

（6）需要州政府果断处理的突发性事件，以及其他需要州政府同意后才能实施的重要事项。

2、各部门的请示事项，如不涉及所属系统其他部门或关系所属系统整体工作的，一般以该局的意见为准，不再征求意见。如没有把握，可通过电话或当面向有关部门的领导征求意见，尽量避免不必要的“文来文去”；确实需要书面征求意见的，一般要求在一周内提出意见。

3、对转有关部门办理的公文，一般经由相关科室送至分管副秘书长阅示后即可转出；对转有关部门研处并提出意见报州政府的公文，一般经由相关科室送至分管副秘书长阅示后即可转出，待有关部门提出意见后再报副州长、州长阅示。对其中内容比较重要、涉及重大事项，必须及时分送州长、副州长阅示。省委、省政府领导和州委、州政府领导的重要批示，可先报州政府分管领导阅示后再转请分管副秘书长阅示或予以协调。属于事务性、经常性工作的问题，如不需发文的，一般送至分管副秘书长阅示即可。

4、办文人员认为有必要发文的，应将文稿与拟办意见一并送审。或者可将拟办意见先行送审。

5、办理紧急公文时，需征求有关部门意见的，应及时约请有关部门当面听取意见或送有关部门负责人会签，并及时送审州政府领导。

6、除问题复杂、难度较大，需办文人员深入了解、先行协调的公文，一般应在3天内提出拟办意见；如无特殊情况办结时限一般不超过10个工作日。

7、对下列公文应附有“紧急”标志：必须在3天内办结的或必须在一周内办结但审批环节较多的公文，应作为特急件处理，必须在一周内办结。需转请有关部门提出意见的公文，应作为急件处理。特急件和急件的办理，办文人员应直接跟踪、催批，直至办结。

三是根据“规范、优质”的原则，认真写好拟办意见。

拟办意见应力求简明扼要，一般不超过100字，要求做到：报告情况准确，提供依据可靠，所提意见明确，观点鲜明，送审程序恰当，书写格式规范。如需详细说明情况、分析问题、提供依据的，可在公文处理单后附“办文说明”。办文说明应做到叙述简练、分析恰当、条理清楚。科室负责人对提出的拟办意见、分管的副秘书长及其以上领导对公文的审核意见，必须签署明确意见。杜绝圈阅方式。

公文的拟办意见一般分为：

（1）转请有关部门办理。

（2）直接报请领导审核、审批。

（3）征求有关部门意见或了解情况后再报领导审批。

（4）对涉及以下事项内容提请有关会议审议：

①对重大改革方案、与人民群众切身利益相关的重大问题、提请州人大常委会审议的地方性法规草案、州政府规章草案、州政府规范性文件，以及涉及国民经济和社会发展计划、城市总体规划、重大工程项目等需要在领导之间通气或集体讨论决定的事项，可提请州政府常务会议审议。

②对长期未能解决的复杂问题和涉及面广、各方面意见难以统一的事项，可提请分管副州长或秘书长召开专题会议进行协调。

二、发文处理流程

（一）总体要求

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、规章和上级的有关规定，从政府机关工作的高度，完整、准确地体现发文机关的决策意图，并同现行有关公文及政策、规定相衔接。

2、全面、准确地反映本地、本机关、本单位的客观实际情况，提出的政策、措施切实可行，具有现实针对性和可操作性。

3、观点明确，内容充实，重点突出，层次分明，结构严谨，条理清楚，文字精炼，表述准确，用语规范，标点正确，篇幅简短，文风端正。

4、文种、格式使用正确，人名、地名、时间、数字、引文准确，结构层次序数、计量单位应用恰当。

（二）发文办理

发文办理的程序：州政府办公室相关秘书起草（或州政府部门代拟），科室负责人初审，相关副秘书长修改，秘书长、分管或有关副州长审稿，常务副州长审签或审阅后，州长签发。文件签发权限具体依照2008年新修订的《州人民政府工作规划》。

文件起草、初审、修改、审稿、签发的全程由相关秘书人员跟踪负责，签发后（需要修改完善的再行修改）由负责秘书人员送至应急管理办公室（州政府总值班室）。

文件的编号、复核、印刷、用印、分发、归档均由应急管理办公室（州政府总值班室）负总责。

文件的复核原则上不对文件内容进行修改，只对如下事项进行复核：①行文方式是否妥当，文种使用是否准确；②是否按照规定审批程序逐项完成审批；③文件的体例、格式及要素是否统一、规范，符合有关要求；④主题词标注是否正确，主送机关、抄送机关等版记内容是否符合规定；⑤附件是否规范、齐全；⑥是否载明公开程度（是否上网）。

分发文件，送州政府领导，本办各科室以及州政府法制局、州信访局，需要电传的纸制文件交由机要室负责；外发纸制文件（州委、州人大、州政协及其办公室，州法院、州检察院，玉树军分区、武警玉树州支队，州委各部门、州政府各部门、省驻玉各单位，邮寄省政府及部门，本州六县以及其他地区）按分工交由相关通信员办理。办理的每一环节均实行签字制度。

州政府内网上报、分发以及需要在外网上公开的文件，由应急管理办公室（州政府总值班室）及时将电子版公文送至信息技术办公室负责办理。

三、公文传递流程

阅件传阅范围经办公室负责人核定后，即由阅件办理人按以下要求组织传递，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

送领导和有关科室传阅的公文，按“科室负责人—分管副秘书长（副主任）—分管副州长—州长”顺序传递。有必要时可以复印同时送阅，内容重要需及时传阅的单份文件，复印若干份及时传阅，但均应在原件首页底端或送阅单上注明已分送范围。重要传阅公文迅速报州长和秘书长阅知。同时复印分送分管副秘书长。

在送阅过程中如领导修改传阅范围或顺序，或有重要批示，科室经办人员应及时了解并予以执行。

向办公室外单位传送重要文件，一般使用机密信封，注明编号（信封上的编号应与信封内文件的收、发文一致），紧急公文可通过电传或派人专送、专取等方式传递。

对领导同志作了重要批示的阅件，一般转为批示件登记处理，领导批示当日录入《领导批示》、《值班快讯》。

对政府领导已经传阅和处理结束的阅件，科室应及时整理退回总值班室，以加快公文的流转。

四、公文送审程序

公文送审按照下列要求进行：

（一）科室负责人审核（应在4小时内完成）

科长主要审核拟文所述事实是否清楚，有关部门的意见有无遗漏，拟办意见是否可行，报批程序是否正确，书写格式是否规范。发现问题，应及时向办文人员提出，或直接对拟办意见进行修改，必要时应与办文人员重新商定拟办意见。

（二）分管副主任审核（一般应在1天内完成）

主要负责公文的行文体例和公文流转程序，提出公文拟办和审签程序的意见。

（三）分管副秘书长审核（一般应在1天内完成）

分管副秘书长主要从政策、操作性、局部与全局的关系等方面进一步审核拟办意见的准确性，主要根据公文的内容和自己掌握的情况，从全局高度对公文所涉事项和拟办意见提出审核意见。若发现问题，应予以纠正或要求重新拟办。

（四）分管副州长审签（一般应在2天内完成）

分管副州长对于分管工作范围内的请示事项，应提出明示性意见；对涉及其他副州长分管工作范围的请示事项，应在提出本人意见的同时，提请有关副州长核批，或者同有关副州长协商一致后，再提出明示性意见。

（五）州长审签（一般应在4天内完成）

属于州长主管的工作和有关全局性的重大问题以及按照规定必须报送州长审批的事项，经有关副州长核批后，报州长审批。

州政府印发的文件，按照《玉树州人民政府工作规则》有关规定办理，由州长签发；州政府办公室印发的文件，由常务副州长或秘书长签发；会议纪要由主持召开会议的州政府领导签发。

公文办理实行层层责任制和检查把关制度。分拟稿、审稿、签发、编号、校对、复检、印制、用印、分发、送达等环节。凡经州政府领导审校签发的公文，由州政府总值班室负责校对清样稿，按照相关规定送办公室领导和政府领导审阅签字后，方可给号印制。没有政府领导和办公室领导签发的文稿一律不得印制成政府公文。

凡加盖“玉树藏族自治州人民政府”印章（含钢印）的各类公文、协议、合同、责任书等，必须经州长、副州长、秘书长签字后方可用印；凡加盖“玉树藏族自治州人民政府办公室”印章，必须经秘书长或办公室主任签字批准后方可用印。

州政府、州政府办公室正式印发的公文，由承办人负责将办文过程中的“文件审批单”以及完整、清楚的底稿和公文原件，收集齐全后统一交保密室立卷归档，并按要求，每年1月15日前将上年度的公文立卷归档完毕，确保公文的完整性并接受和通过州档案局的年度检查。

凡涉及党和国家秘密的公文必须按《保密法》规定定密，转发密级文电不得降低密级，绝密文件和密码电报的发出应该使用机要通道，密电要确定专人保管，严格传阅手续，严禁复制，及时收回和清退；涉密文件应按照保密规定，上级来文由机要室负责、自产文件由总值班室进行登记、传递、回收、清退，再统一销毁。