关于印发《成都市体育局公文处理工作实施办法》的通知

成体办〔2014〕5号

第一条  目的依据

为提高成都市体育局公文质量和公文处理工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和市委、市政府有关公文处理工作的规定，制定本办法。

第二条  工作原则

按照《中共成都市委办公厅、成都市人民政府办公厅关于进一步精简文件、简报和会议的实施意见》（成委办〔2012〕31号）精神，坚持实事求是、精简高效的原则，切实提高公文质量和公文处理工作效率。在办文过程中应严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，防止失泄密事件的发生。

第三条  公文种类

党政机关公文种类包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15类，具体适用范围按照《党政机关公文处理工作条例》的相关规定执行，其中，凡内容涉及国家秘密事项的文件即为密级公文。

第四条  行文规则

（一）行文要坚持少而精，注重效用的原则。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发。对普发性公文，要严格控制发文数量。可采用电话、传真或其他便捷方式布置的，已开会部署并明确工作任务的，一般不再发文。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第五条  公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）执行。

（十九）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

（二十）公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第六条  公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草应当做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，文种正确，格式规范。

公文起草坚持“谁主办、谁拟稿”的原则，具体要求应做到：

1．拟稿一般由局主要负责同志或分管负责同志确定，根据工作职责，由相关处（室）负责人或工作人员具体承办，重要文稿的拟稿由局主要负责同志直接指导、主持进行。

2．公文涉及区（市）县或其他部门职权范围内的事项，应当征求其意见，充分协商并达成一致意见后再行文。

3．密级公文必须在涉密计算机上处理。

（二）公文起草后应当交由承办处（室）主要负责人审核。审核内容包括：

1．内容符合国家法律法规和党的路线方针政策。

2．文种正确，格式规范。公文中引用其他公文应当先引标题，后引发文字号，且将发文字号置于“（）”内。

3．除特殊情况外，文件正文内容一般不超过3000字（控制在8页以内），参考资料和研究报告一般不超过5000字，超过5000字的应有内容摘要。

4．报请市委、市政府（或办公厅）发文的，须在请示中附文件代拟稿和起草说明，同时提交代拟稿电子文档。

5．机构简称规范。按照《关于印发〈成都市市级机构、垂直管理机构简称〉的通知》（成委办发电〔2011〕17号）的要求，成都市范围内的内部公文应当使用规范化简称，对外使用全称或具有明确指向性的规范化简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文名称。

6．信息公开类别规范。按照《成都市政府信息公开规定》（成都市人民政府令第146号）的要求，应在公文版记横隔线上方标注公文信息公开类别，包括主动公开、依申请公开和不予公开三种。属主动公开范围的，应当自信息产生之日起20日内向社会公开。法律法规对政府信息公开有规定的，从其规定。

（三）公文应当经市体育局负责人审批签发。

1．文稿首页须附“成都市体育局发文稿纸”，并按规定填写各项内容。

2．签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

3．联合发文由所有联署机关的负责人会签，凡需会签的文稿，应由承办处（室）与有关部门（单位）联系，送请会签。

第七条  发文字号与签发要求

结合工作实际，市体育局公文按照发文字号与格式分为正式公文、特定格式公文和派驻纪检监察机构公文3大类，共计15小类。

（一）正式公文。

1．“成体报〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头，用于报告、请示等上行文，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，特殊情况由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

2．“成体发〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头，用于平级部门单位间行文或布置全面重要工作的普发性下行公文，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

3．“成体办〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头，用于布置单方面业务工作、印发转发重要文件、下发重要会议通知等的下行文，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

4．“成体督报〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头回复市领导批交办事项，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，特殊情况由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

5．“成体专报〔××××〕×号”使用“成都市体育局专报”文头，按照《中共成都市委办公厅关于规范各类专报报送的通知》（成委办发电〔2012〕74号）要求，原则上仅用于市领导单独交办、只需向个别领导同志报告的工作且所涉事项较敏感或有严格的保密要求，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，特殊情况由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

6．“成体秘字〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头，用于回复人大建议和政协提案，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，由办公室统一编号。

7．“成体党组〔××××〕×号”使用“中共成都市体育局党组文件”文头（上行文文头不加“文件”二字），按照党内文件要求拟制、审核，须由党组书记签发，由党组秘书编号。

8．“成体党委〔××××〕×号”使用“中共成都市体育局机关党委文件”文头。按照党内文件要求拟制、审核，由党组书记或机关党委书记签发，由机关党委编号。

9．“成体人〔××××〕×号”使用“成都市体育局文件”文头，用于发布人事任免通知，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，由人事处编号。

（二）特定格式公文。

1．“成体函〔××××〕×号”使用“成都市体育局”文头的信函格式，用于平级部门单位间协商工作类行文、印发转发一般性文件、对直属单位请示事项的批复、下发一般性通知等，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

各处（室）不得以处（室）名义发函。

2．“工作简报”使用“成都市体育局简报”文头的特殊格式，用于向市委、市政府报送月度工作安排、特色亮点工作信息等，须经局分管负责同志同意后报主要负责同志签发，或由主要负责同志委托分管负责同志签发，在办公室统一编号。

3．“党组会纪要”使用“中共成都市体育局党组会议纪要”文头的特殊格式，用于党组会议定事项的纪要，须由局党组书记签发，由党组秘书编号。

4．“局务会纪要”使用“成都市体育局局务会议纪要”文头的特殊格式，用于有议定事项的局务会议纪要，须由局主要负责同志签发，由办公室统一编号。

（三）派驻纪检监察机构公文。

1．“成体纪〔××××〕×号”使用“中共成都市纪委派驻市体育局纪检组文件”文头，用于市纪委派驻市体育局纪检组的各类正式公文，由党组书记或纪检组长签发，由纪检组编号。

2．“成体监〔××××〕×号”使用“成都市监察局派驻市体育局监察室文件”文头，用于市监察局派驻市体育局监察室的各类正式公文，由市体育局主要负责同志或纪检组长签发，由监察室编号。

派驻纪检监察机构的信函格式公文，使用“中共成都市纪委派驻市体育局纪检组”和“成都市监察局派驻市体育局监察室”文头，对应使用上述正式公文的发文字号（可不编文号）。

第八条  发文办理

（一）公文在局负责同志审签后应及时（一般在当日内）按要求进行登记编号，再交由办公室复核，待符合要求后再进行排版印刷。按照市委、市政府要求，以上15小类公文除“党组会纪要”和“局务会纪要”外，其余均应在办公室编制公文条码。公文条码排版印制在公文版记右下方。

（二）公文按轻重缓急程度和先后顺序排版印刷，平件一般在1工作日内完成。在未遇到急件的情况下，原则上当日文件当日完成。需要加班印制的急件，由办公室及时安排并按时限要求完成。

（三）文印分工和分发要求。

1．公文由局文印室负责缮印，由承办处室负责校对、装订。

2．公文制版、印刷、装订应符合《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。会议材料等非公文类材料也应做到规范、清晰、美观。

3．公文应及时分发。平件一般应在2个工作日内发出，急件应随到随发或在要求的时限内发出。发送急件的信封应按照紧急程度分别标出“加急”、“特急”字样。

4．报送市委的公文，请示报送6份，报告报送15份，送达时间距印制时间不超过2个工作日；报送市政府的公文，通过“成都市体育局公文交换系统”报送。“成都市体育局简报”分别报送5份至市委办公厅、市政府办公厅相关处室。

5．送往其他市级部门或有关单位的公文，能通过“成都市政府公文综合管理系统”分发的尽量使用该系统。收文单位列入市级机关机要文件交换站目录的，其公文可通过交换站发送。未列入交换站目录的有关单位的公文通过邮寄或其他方式送达。发往各区（市）县体育部门、各直属单位的公文应尽量使用“成都市体育局公文交换系统”分发。分发份数根据实际需要确定。

6．密级公文不得采用计算机网络、传真机传输，不得使用非涉密存储介质（移动硬盘、U盘等）拷贝。

第九条  收文办理

收文办理主要由机要室执行，主要工作程序包括：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。按照市委、市政府要求，目前公文签收工作主要通过网上公文交换系统签收和机要文件站签收。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由办公室提出拟办意见报局分管负责同志，根据需要由分管负责同志签批办理意见或报主要负责同志批示。紧急公文应当明确办理时限。承办处（室）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。会议通知类公文由机要室直接呈送主要负责同志批示。

（五）传阅。根据批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办处（室）按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十条  公文归档

（一）公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和《成都市人民政府办公厅档案管理工作制度》等有关规定，及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。涉密公文应按照有关规定进行清退。

（二）第七条所述15小类公文应在印制完毕后留存1份正式文件于编写发文字号处，填制完毕的发文稿纸自行留存。我局为主办单位的联合办理公文，使用我局文号，按此要求存档；我局为协办单位的联合办理公文，使用其他单位文号，应留存1份正式文件。

（三）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别可以销毁，销毁公文由办公室负责。涉密公文按照有关规定进行销毁。

第十条  附则

（一）未列入的其它发文字号不再保留。

（二）本办法自印发之日起执行。