湘潭技师学院公文处理规定、印章管理规定

关于印发《湘潭技师学院公文处理规定》、《湘潭技师学院印章管理规定》的通知

潭技院字〔2014〕第 16号                签发人：邓德艾

各处、室、系，院工会，院团委：

《湘潭技师学院公文处理规定》和《湘潭技师学院印章管理规定》已经2014年3月26日学院党委会议通过。现予印发，请认真遵照执行。

湘潭技师学院

                              二O一四年三月二十八日

主题词：学院  公文　印章　规定　通知            

主　送：各处 室系 院工会 院团委　　            

湘潭技师学院公文处理规定

为了及时贯彻上级有关指示精神及学院公文办理，保证政令畅通，提高公文处理工作的科学化、制度化、规范化水平，做到准确、及时、安全、保密，特制定本规定。

一、公文处理包括收文以及学院发文两部分，常用公文的种类有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

二、学院上级机关来文以及署名收件人是学院或院办的外来文件（含传真、电报、电子邮件等），均由院办统一签收、拆封、登记、分类处理。署名院领导亲收件，交本人拆封，如收件人认为需按程序办理的，可交院办登记、办理。对收件人不详的来文，由院办拆封后酌情处理。学院各职能部门直接收到或参加会议带回的上级机关文件，均应先送院办登记，办理有关手续后再行办理，不要直接签批或横传。

三、收发员收到上级有关文件，应当即转交档案保密员，不能和报刊杂志混在一起传递，以免漏传，误传或延传。档案保密员签发后，应及时根据发文机关和机密等级，分门别类进行登记，交党政办主任处理。党政办主任根据文件内容和指示精神，在文件处理单上签署批办意见后交有关领导批阅或传阅。一般不准将公文在领导人之间自行传递。

四、收文处理的签收、登记、分类、拟办、批办、承办等各环节，都要加快节奏，提高办文效率。党政办根据学院领导的批示，组织有关处室和人员，落实和执行上级有关指示精神，并负责催办和查办。前4项应在当日或者1个工作日以内完成；领导批示或圈阅也应尽快完成（需要讨论研究的重要事项或者特殊情况除外）；经办文秘人员或待批文单位应适时提醒领导。

对于院领导批办的或者院办交办的公文，有关部门和单位必须及时办理，不得延误、推诿。主办单位要认真负责，协办单位要积极配合。紧急公文和有办理期限要求的公文，必须在规定期限前办理完毕；无规定办理期限的，一般在10个工作日内办完。在办文过程中，如确有困难不能按时完成，应及时向院办申明理由，并将文件退回院办送原阅批的院领导再批示。对于一般参阅文件，有关部门、单位自收到文件之日起，应在2个工作日内阅毕，送还院办。

承办单位到院办签收经院领导批办的或者院办交办的公文原件。如公文涉密、承办时间较长、有协办单位或者承办单位认为有保存价值的，经院办同意，可以复制公文原件和办文单，加盖院办公章后视同正式公文办理。

五、凡以学院名义发出的公文，按以下程序办理：（一）承办处室拟稿，处室负责人审稿；（二）党政办核稿；（三）院领导签发；（四）党政办复稿、编号、登记、打印；（五）承办处室校对；（六）党政办盖章、存档；（七）主办处室装订分发。

六、我院常用发文字号的含义是：

院党字——用于学院党委综合性、全局性的重要公文；

院字——用于全院性、综合性、重要性的公文，向上级机关和外单位行文；

院长任字——专门用于院长聘任和解聘学院工作人员；

院教字——用于学院关于教学、科研、招生、就业工作方面的行文；

院学字——用于学院关于学生工作方面的行文；

院人字——用于学院关于人事管理方面的行文；

院财字——用于学院关于财务管理方面的行文；

院办字——用于贯彻执行院领导的指示，处理院办职权范围内的事项，按照院领导的指示对学院外行文。

院行政职能部门可以在其职权范围内向学院内发文，发文字号用：教字、学字、人字、财字、宣字、招字等。院行政职能部门内部发文应同时抄报院领导和院办备案。

以学院和院行政职能部门名义，在学院内印发的未编字号文号的简易公文，与有字号文号的正式公文具有同等效力。

各系、成教学院也可以在职权范围内行文，字号文号自拟，但不得与学院相冲突或相混淆。

七、学院的综合性公文，由党政办公室会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。有关部门和单位与我院联合发文，文稿必须先送党政办审核，必要时由党政办送有关处室提出意见后，再送院领导审批。向上级的重要请示、报告；对上级交办的重大事项的答复；下发综合性、规范性文件，分管院领导应签署明确意见。

八、拟制公文应填写“湘潭技师学院发文单”，详细记载发文过程。拟稿人要签上姓名和日期；主办部门或单位负责人要核稿签字；涉及其他部门或单位职权的，要送有关部门或单位会签；带“党”字、“院”字头的公文，要送院办审核签字，最后送院领导签发。院党字、院字、院长任字公文由院党委书记、院长分别签发；其他“院”字头公文由院长或委托分管副院长签发；院办字公文也可由院办主任签发。院行政职能部门负责人可以签发非“院”字头内部发文。凡在发文单上签字的各次修改稿都必须存档，以便分清责任。

九、公文正式印制前，主办部门或单位经办文秘人员应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，最后的修改稿电子版是否与纸质文本相符。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。凡带“院”字头的公文，均由院办编号、登记、组织或指导印制。以院行政职能部门名义发文的，由有关部门自行编号、登记、印制。

十、 公文印制后，主办部门或单位经办文秘人员凭领导签发的发文单、公文清样及各次修改稿，到印章保管单位登记盖章，然后按公文的目的和要求投送到主送、抄报、抄送单位和院领导，同时在发文签收单上做好登记。对与公文内容无关的单位和个人，不应滥发滥送。凡“技师学院党字”、“技师学院院字”文件，均应发送到院领导和各处室，并报送上级主管机关和有关部门，一般业务性文件只发有关处室。加盖印章后的正式公文一式四份和发文单、公文清样、各次修改稿及电子文档一起交院办留存、归档。

十一、草拟的文稿一律使用A4纸打印，要求内容明确、行文规范，书写工整，加订填写“发文审批单”。重要文件应将上级有关文件规定附后。

十二、以学院名义印发的公文由学院负责人签发，以部门名义印发的公文由部门负责人签发。签发后的公文即成为定稿，并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。凡需要经会议通过的，必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。

十三、充分利用学院电子信息网络，加快公文传输速度，逐步实行无纸化公文处理。

（一）不涉密、宜公开、时效性强尤其是需周知的公文，应优先选择在学校网站上发布；

（二）须签收以明确责任的，除在网上发布外，可同时发到各系秘书和各部门、单位内勤特定的电子邮箱内，并在公文右下方括号内注明不另发文；

（三）不宜公开发布的公文，只发电子邮件，并在公文右下方括号内注明不另发文；

（四）在执行时经常需要对照的公文，既发电子邮件，又发传统的纸质公文；

（五）有密级、发文范围局限的公文，只发纸质公文。

以上公文发布的形式，须在发文单上注明，由主办部门或单位经办文秘人员负责办理，并跟踪催办；各类文档除按规定报院办存档、备案外，主办部门或单位应自留底稿与电子文档。

十四、要精简文件。凡上级已经发文的不重复发文，领导讲话不作文件印发，已经会议布置的工作不再发文。除党政办外，各处室不得对外行文。

十五、严格规范打印、复印。原则上所有材料均须经党政办签字后，在学院文印室打印、复印，没有党政办签字，任何材料不得在院外打印、复印，否则学院不予报帐。

湘潭技师学院印章管理规定

第一章   总    则

第一条 为规范学院和学院所属各单位的印章管理工作，明确管理责任，防范使用风险，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》和《国务院国有资产监督管理委员会监管企业印章制发管理办法》，结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于湘潭技师学院启用和湘潭技师学院批准启用的各单位法定名称章和冠以法定名称的业务专用章（含电子印章）的管理。

第三条  学院办公室为学院印章的归口管理部门，对下属各单位印章管理进行监督和指导。

第四条  学院公章(含钢印)、院长个人印鉴；党委印章、党委书记个人印鉴分别由院办、党办办公室主任或机要人员负责使用管理。冠以湘潭技师学院法定名称的业务专用章由相关业务部门负责使用管理，其中，财务专用章由湘潭技师学院财务室负责使用管理。各下属单位印章由下属单位负责使用管理。

第二章    印章的制发

第五条 各单位刻制法定名称章应以学院制发的编制文件为依据，所刊名称应与编制文件严格一致。

第六条  印章应按照规定的规格刻制。

第七条  各类印章均为圆形，中央刊五角星，五角星外刊文字，并应当符合以下规定：

（一）法人单位法定名称文字自左而右环行排刊。

（二）非法人单位法定名称文字分段排刊，前段自左而右环行排列，后段自左而右横向排列。

（三）专用印章文字分段排刊，前段自左而右环行刊单位名称，后段自左而右横排刊专用印章名称。同一用途的专用印章如有两个以上时，应在横排文字下方居中括号内标注阿拉伯数字序号。

（四）印章所刊文字为国务院公布的简化字，字体为宋体。

第八条  各单位印章刻制后须报学院备案，经审核无误后，行文启用。未经学院行文启用的印章，不得使用。

印章启用后，印章使用管理单位应派专人凭本单位介绍信领取印章，并办理交接手续。

第九条  印章行文启用前，核对印模、试印等严禁使用红色印油。

第三章    印章的使用

第十条  用印的审批

(一)使用学院、党委印章。使用学院公章经院长、主管院长，使用党委印章经院党委书记、副书记批准；院长、党委书记因事外出，可授权院办、党办主任批准。其中：

1.学院工作计划、教学科研计划、工作总结、教学科研总结、年度人事报表、学院年度基层统计表、财务预决算等重要计划、规划、报表须经院长审阅签字后，方可盖公章。

2.凡以学院或学院党委名义拟写的请示、报告、通知、函件等文件材料，须凭院长或党委书记有效签发的公文“发文稿纸”方可盖公章（党委印章），一般性便函可以由主管院领导批准盖公章，盖章后，应留下附“发文稿纸”的原文稿及正本文件于办公室存档。

3. 学生证、毕业证、结业证必须由主办部门按规定列出名单，造册登记，报主管院领导审批后方可盖公章，盖章后留名册一份于办公室备查。

4. 以学院名义颁发的奖状、锦旗、聘书，签订的合同、协议等，须有相关文件依据或经主管院领导批准，方可用印。

5．下列情况下，可由院办主任批准加盖学院公章：⑴师生领取汇款、包裹单等邮件确需加盖学校公章的；⑵师生开具证明自己是本校教工、学生身份的“证明”的；⑶一般性介绍信。

(二)使用院长、党委书记个人印鉴必须经院长、党委书记批准。

(三)使用院工会、院团委印章，分别由院工会主席、院团委书记批准。

(四)使用科室、部门印章，由科室、部门负责人批准。

第十一条  印章管理部门应对用印请示批件和用印文件资料进行核对，核对无误后方可用印。用印应详细登记，用印请示批件要妥善保管、按时归档。

第十二条  用印原则上在印章管理部门办公地点。

各单位因工作特殊需要，需携带“湘潭技师学院”印章外出用印的，应至少提前3个工作日书面报请学院批准后，由学院印章管理部门派印章管理人员携带印章协同办理，申请单位应派专人陪同。印章使用完毕后应及时带回办公室。

第十三条  用印须盖住文字，用印文件资料注明日期，合同协议须加盖骑缝章。复印件需加盖印章的，经办人须在复印件上注明使用范围和日期。

第十四条  禁止在空白件上用印。

第四章    印章的保管

第十五条  为确保印章安全，印章应由专人保管并存放于保险柜中。除第十二条第二款规定的情形外，印章及保险柜钥匙不得携带外出，不得交他人代管。保险柜密码不得外泄。

第十六条  印章保管人必须是我院在职在编在岗员工，政治素质好、保密观念强，敢于坚持原则，具有高度的事业心和责任心，能恪尽职守，照章办事。

第十七条  印章保管人因出差等原因不能履行职责的，应将印章交直接主管领导或其指定的符合条件的人员管理。

印章保管人工作岗位变动的，须将印章移交后方可办理调动手续。

第五章    印章的回收

第十八条  因机构撤销、名称变更或其他原因印章停用的，印章使用管理单位应在导致印章停用的事实发生后10个工作日内，将印章上交。印章归口管理部门应及时核对回收并行文停用。

 印章因磨损等原因需要重新刻制的，印章使用管理单位在领取新印章时，需将旧印章上交归口管理部门。印章归口管理部门应在新印章启用中规定旧印章同时作废。

上述回收的印章应与备案的印模一致。

第十九条  回收的印章应详细登记造册后封存。印章销毁应报请学院批准，并登记造册、保存印模、以备查考。

第六章    责任处罚

第二十条  学院及各单位负责人对本单位的印章管理工作承担领导责任，印章管理部门负责人为本单位的印章管理工作第一责任人，印章管理人员为印章管理工作的直接责任人。

第二十一条  对违反本办法规定的，视情节轻重对相关责任人给予处罚。涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。