盐城工学院公文处理办法

第一章  总    则

第一条  为使我校学校层面的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅和国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），并结合我校实际，制定本办法。

第二条  公文是指学校在党政管理等过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法处理党务、行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条  党委办公室、校长办公室是我校党政系统公文处理主要责任部门，负责学校层面的党政公文处理。

公文种类

第六条  我校常用公文种类有：

一、通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员，发布规章制度。

二、决定：用于对学校重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位及人员。

三、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

四、请示：用于向上级机关请求指示、批准。

五、报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

六、批复：用于答复下级部门、单位的请示事项。

七、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范。

八、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

九、函：用于部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准、联系协调工作等。

十、决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

十一、会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二章　公文格式

第七条  学校层面的党政公文行文格式：

公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等部分组成，其中字体加粗部分为必备要素。

一、涉及国家秘密的公文必须标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数、序号。

二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“急”、“特急” 。

三、发文单位标识应当使用发文单位全称、规范化简称、规范化简称加“文件”或者加括号标明文种；联合行文，主办单位排列在前。

四、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文只标主办单位发文字号。

五、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。完整的标题由发文单位名称、公文事由和文种3部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

六、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。

七、正文是公文的主体，用来表述公文内容。

八、公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

九、发文单位署名，适用于党委公文、行政上行文和联合发文，应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。

十、成文日期以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

十一、公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

十二、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

十三、抄送机关指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称。抄送机关名称标注于印制版记上方。

十四、印制版记由公文印发单位名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

十五、公文中各组成部分的标识规则参照国家标准执行。

第八条　公文用纸统一采用A4型纸，左侧装订。

第九条  学校层面的党政公文形式主要包括：

一、中共盐城工学院委员会文件

1．学校党委重大决策方案、实施方案；

2．党政工作计划及总结；

3．党委、纪委委员的换届；

4．学校机构调整；

5．党群人事任免；

6．基层党组织、党员、党务工作者表彰与党员违纪处分；

7．党务重要工作以及大型活动部署。

二、中共盐城工学院委员会

适用于向上级机关报告、请示工作等。

三、中共盐城工学院委员会办公室

1．转发上级党委部门的重要文件；

2．发布学校领导的重要讲话；

3．转发校党建工作有关规章制度(需经党委常委会议或书记办公会讨论通过)；

4．涉及全校性工作的通知。

四、盐城工学院文件

1．学校行政重大决策方案、实施方案；

2．行政人事任免；

3．学校财务预决算、人员编制方案；

4．学校先进集体、先进个人、优秀教师表彰；

5．教职工违纪处分，学生开除、退学处分；

6．学校“三好学生”、优秀学生干部、先进班级、学生奖学金、高考优秀学生、优秀毕业生表彰；

7．行政重要工作以及大型活动部署。

五、盐城工学院

适用于向上级机关报告、请示工作等。

六、盐城工学院校长办公室

1．转发上级行政部门的重要文件；

2．发布学校领导的重要讲话（行政工作方面）；

3．转发校行政工作有关规章制度(需经行政办公会或校长办公会讨论通过)；

4．涉及全校性工作的通知；

5．一般性对外联络、协调工作的文件；

6．学生一般违纪处分决定。

七、中共盐城工学院委员会常委会议纪要

适用于记载和传达党委常委会议情况及议定事项。

八、中共盐城工学院委员会书记办公会议纪要

适用于记载和传达书记办公会议情况及议定事项。

九、盐城工学院行政办公会议纪要

适用于记载和传达行政办公会议情况及议定事项。

十、盐城工学院书记、校长办公会议纪要

适用于记载和传达书记、校长办公会议情况及议定事项。

十一、盐城工学院专门工作委员会、专门工作领导小组会议纪要

适用于记载和传达专门工作委员会、专门工作领导小组办公会议情况及议定事项。

第三章　行文规则

第十条  行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十一条　要按照职权范围和隶属关系确定行文关系，一般不得越级请示和报告。如确需越级行文，应当抄送被越过的上级部门。

第十二条  学校行文按党政系统分别以学校党委、行政名义行文或联合行文。

第十三条  学校内设机构除党委办公室、校长办公室外，不得对外正式行文。因工作需要，纪委、工会、团委、盐城市广播电视大学可向上级主管部门行文，盐城市广播电视大学可向各县（市、区）电大行文。

第十四条  报送“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

发文办理

第十五条  发文办理应通过网上办公系统，按照部门拟稿、部门负责人审稿、分管校领导审签、党办校办核稿、主要校领导签发、党办校办编号、登记、排版、拟稿人校对、党办校办用印、分发、相关部门办理的程序进行。

一、草拟文稿

以学校名义在校内行文或向上级机关请示、报告工作，根据校领导意见，由相关职能部门或党办校办拟稿。重要公文，领导干部要亲自草拟或主持起草。

拟稿应注意以下事项：

1. 文稿内容要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和学校有关规定。

2. 文稿要做到观点明确、情况属实、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅简洁。

3. 人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。时间要写具体的年月日。

4. 公文结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

5. 文内用字规范，应符合中华人民共和国国家通用语言文字法规定，不得出现繁体字、异体字、二简字或错别字；文内使用非规范化简称，首次应当用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

6. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

二、核稿

校级党政公文，由党办、校办负责核稿。由部门代为起草的文稿，经部门负责人审核、分管校领导审签后，应送党办校办进行复核。对于不符合拟稿要求的文稿，要由拟稿单位补充修正。审核的主要内容包括：

1. 是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定。

2. 是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同上级和有关部门及学校历来的规定是否有矛盾。

3. 涉及其他部门的事项是否已协商一致并经过会签。

4. 重要规章制度或其他重要事项是否经过党委常委会议、书记办公会议、行政办公会议、校长办公会议或专门工作委员会、专门工作领导小组会办通过。

5. 对文稿的内容、文字、格式等进行必要的修正补充。

三、签发

1. 以学校名义的发文，先由拟稿部门负责人审签，如涉及其他部门，需请相关部门会签后送分管校领导审签，党办校办核稿后，送主要校领导签发。会议通过的文件，由分管校领导审阅并签发。

以党办校办名义的发文，由党办校办主任签发。

2. 文件签发后，由党办校办统一编号、登记、排版，再由拟稿人最终校对后发文。

四、用印、发送

公文如发文手续完备，即予用印。公文用印要端正、清晰，印章盖在文件末尾发文日期处，上部边缘不能压盖到正文，下部边缘要压盖发文日期，并应注意尽量使年月日露出。公文应按注明范围发送。

网上办公系统中的领导签发稿纸、原稿和正本由党办校办打印归档。

五、办理

各相关部门负责人及相关人员及时登录网上办公系统，根据文件要求办理相关工作。

第四章　收文办理

第十六条 上级来文的办理除篇幅较长的会议材料和涉密文件外，一般应通过网上办公系统，按照党办校办登记、文本数字化、党办校办主任阅签、校领导批示、党办校办根据校领导批示传其他校领导阅示或转主办部门承办、相关部门协办的程序办理。

一、凡注明送本校的上级来文、兄弟单位来函、公文，由党办校办签收并编号登记。

二、学校领导在外开会带回的文件及各部门收到的涉及学校或几个部门的公文，要交党办校办登记办理。凡亲收件一律交亲收人启封，但其中有公事文函的，仍应交党办校办登记办理。

三、对重要的电话指示、通知、答复，应使用“盐城工学院党办校办电话记录处理单”记录来电部门或人员、来电时间、来电号码、来电内容，登记编号并签署接电人姓名，视作收文处理。重要的电报、传真亦作收文处理。

四、根据党办校办负责人阅签意见和校领导批示，进行文件传阅。学校收文办理由秘书科具体负责，公文一律通过秘书人员传递，不得横传。

五、承办公文的单位和个人，要按公文要求与领导批示意见，认真负责地迅速办理，紧急公文应按时限要求办理。

六、公文处理应当件件有着落。秘书对经手公文要及时催办。对于重要、紧急的公文，部门领导要亲自督促、检查。

第十七条  校内各部门请示、报告应通过网上办公系统办理，按照部门拟稿、部门负责人核稿、部门转发给职能部门会签或转发给党办校办、党办校办主任阅签、校领导批示、党办校办根据校领导批示传阅的程序办理。

一、由部门负责人审核提出意见后，送党办校办。

二、秘书编号、登记后，由党办校办主任阅签，根据签批意见呈校领导批示。

三、请示问题应当一文一事，必要时可附上相关材料，以供领导审批时参考。

四、审批时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，其他审批人可视具体情况签署意见。

五、分管校领导对收到的请示要及时研究处理，如涉及几个方面的问题，则商请其他校领导会办、会签，或提交学校的有关会议研究决定。校领导签署批办意见后，由党办校办转交有关部门执行。

第五章　公文归档

第十八条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部27号令《高等学校档案管理办法》和学校有关规定，及时整理、立卷、归档（包括纸质文档和电子文档）。个人不得保存应当归档的公文。

第十九条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、内外特征和保存价值等要素整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。

第二十条  联合办理的公文，原件由主办部门整理、立卷、归档，其他机关保存副本或复制件。

第二十一条  本校领导、职工在校外单位兼任职务时形成的公文，不在本校归档。

第二十二条  归档范围内的公文应当在规定的时间内向校档案馆移交。

第六章  公文管理

第二十三条  校级层面的公文由党办校办统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十四条  上级部门的公文，除涉密公文和注明不准翻印的以外，经有关校领导批准，可以翻印。

第二十五条  公开发布上级部门公文，必须经发文部门批准。

第二十六条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第二十七条  公文被撤销或废止，视作自撤销、废止之日起，不产生效力。

第二十八条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴定并经部门负责人批准，可以销毁。

第二十九条  销毁涉密公文应当经校保密委员会主任批准，到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中绝密公文（含密码电报）的销毁情况应当进行登记。

第三十条  部门、单位合并时，合并前的应归档公文须分别整理立卷归档，合并后的公文合并管理。部门、单位撤销时，应将需要归档的公文整理立卷归档。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章  附   则

第三十一条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。校内其他中层部门、单位的公文处理办法，由党办、校办另行制定。

第三十二条  本办法自发布之日起施行，原《盐城工学院公文处理办法》（盐工发〔2005〕84号）同时废止。