芜湖团市委机关公文处理规范

共青团芜湖市委员会文件

芜青发办〔2014〕6号

关于印发团市委机关公文处理规范的通知

各团县、区委，各直属团组织，机关各部、室

为深入贯彻实践党的群众路线，进一步提升团市委机关公文处理工作规范化、制度化、科学化水平，充分发挥以文辅政职能，现将《团市委机关公文处理规范》印发给你们，请认真贯彻执行。

共青团芜湖市委员会办公室

2014年4月2日

团市委机关公文处理规范

第一章 总  则

第一条 为促进团市委机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和处理效率，依据《党政机关公文处理工作条例》和我市有关规定，结合机关实际，特制定本规范。

第二条 本规范适用于团市委及办公室、团属各外围组织、办公室设在团市委的市综合协调机构制发公文。

第三条 团市委机关公文处理工作由办公室和各部门具体承担。有关人员应忠于职守，具备履行职责所必须的公文处理方面的业务知识。

第四条 公文处理基本原则是准确、及时、高效、保密。

第五条 公文要注重效用，没有实质内容、可发可不发的一律不发，可长可短的尽量简短，切实改进文风，力戒官僚主义、形式主义、文牍主义。

第二章 公文种类

第六条 共青团芜湖市委员会发文

（一）共青团芜湖市委员会文件

1．发布上级党委、政府及领导有关共青团和青年工作的重要指示和讲话的通知；

2．重要决定、决议及意见、情况通报；

3．重要会议和活动的通知；

4．以团市委名义向上级请求指示、批准的请示；

5．以团市委名义邀请市领导出席有关活动的请示；

6．以团市委名义向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议的报告；

7．其他以团市委名义发布重要事项的公文。

（二）共青团芜湖市委员会党组文件

1．团市委机关干部任免的通知；

2．其他以团市委党组名义发布重要事项的公文。

（三）共青团芜湖市委员会函

1．向同级有关综合职能部门报送材料的函；

2．与有关部门商洽工作、询问和答复问题的函；

3．外事活动中以团市委名义发至有关部门的活动安排计划及其他联系函；

4．其他以团市委名义发布的函件。

（四）会议纪要

1．团市委常委会议纪要；

2．团市委党组会议纪要；

3．团市委书记办公会议纪要；

4．团市委工作例会会议纪要；

5．其他重要会议纪要。

第七条 共青团芜湖市委办公室发文

1．根据授权，传达团市委常委会议的有关决定、决议；

2．代团市委发布工作安排和所作决定；

3．以团市委名义召开的全市性会议和举办的重要活动的通知；

4．其他以团市委办公室名义发布的文件。

第八条 共青团芜湖市委员会机关党支部发文

1．向市直机关工委报送的重要请示、报告；

2．机关党支部人事任免通知；

3．机关党支部重要活动通知；

4．其他以机关党支部名义发布的发文。

第九条 共青团芜湖市委联合发文

团市委与其他单位联合发布的公文。

第三章 公文格式

第十条 一份完整的公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和日期、页码等部分组成。

根据实际情况，份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附注可予省略。

第十一条 发文机关应当写全称或规范化简称。如“共青团芜湖市委员会文件”。联合行文时，一般情况下主办机关排列在前。但与党政领导机关联合行文，领导机关排列在前。如“市委组织部市委宣传部 共青团芜湖市委员会文件”。

第十二条 公文需划分密级的，应分别在公文的左上角标明份号及密级。

第十三条 发文字号包括机关代字、年号、序号。联合发文只标明主办机关发文字号。发文字号位于文件名称正下方或者左下方。团市委机关公文发文字号确定如下：

芜青发〔2014〕×号（团市委发文）

芜青办发〔2014〕×号（团市委发文）

芜青组发〔2014〕×号（团市委党组发文）

芜青函〔2014〕×号（团市委函）

芜青联发〔2014〕×号（团市委联合发文）

芜青联〔2014〕×号（芜湖市青年联合会发文）

芜青企协〔2014〕×号（芜湖市青年企业家协会发文）

芜学联〔2014〕×号（芜湖市学生联合会发文）

芜少发（芜少办发）〔2014〕×号（少先队芜湖市工作委员会（办公室）发文）

芜青志协〔2014〕×号（芜湖市青年志愿者协会发文）

芜青党支〔2014〕×号（团市委机关党支部对内发文）

芜改厕组（芜改厕办）〔2014〕×号（芜湖市农村改水改厕工作领导小组（办公室）发文）

芜未保委（芜未保办）〔2014〕×号（市未成年人保护委员会（办公室）发文）

芜预青组（芜预青组办）〔2014〕×号（市综治委预防青少年违法犯罪专项组（办公室）发文）

芜自护组（芜自护办）〔2014〕×号（市青少年自护教育工作领导小组（办公室）发文）

芜青组纪〔2014〕×号（团市委党组会议纪要）

芜青纪〔2014〕×号（团市委工作例会纪要）

芜青办公纪〔2014〕×号（团市委书记办公会纪要）

第十四条 上行公文应标注“签发人”，签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第十五条 标题一般由发文机关名称、公文简要而准确的内容和文种组成。如“共青团芜湖市委关于授予×××等同志芜湖市优秀团干部的决定”。公文版头已有发文机关名称，标题可省去发文机关名称。标题中除转发的文件、引用的讲话、书目、文件、授予的荣誉称号等需加书名号或引号外，一般不用标点符号。

第十六条 主送机关是指收受、办理文件的单位。主送机关一般在标题下空一行、正文上一行顶格标明，后面用冒号。凡“决定”“决议”“意见”“纪要”等，均不用标明主送机关，而在版记标明。

第十七条 正文在主送机关名称下，另起一行空两格。没有主送机关的，从正文标题下一行。

第十八条 公文如有附件，应在正文之后，另起一行，空两格注明附件顺序和标题。如“附件：‘三下乡’活动任务分配表”或“附件：1．”等。附件具体内容一般列于成文日期之后、版记之前，另起一页，并在附件标题的左上方标明“附件”或“附件1”等。

第十九条 发文机关落款位置一般在正文结尾的右下方。有附件说明的，在附件说明的右下方。联合发文标题中都不标明发文机关，而是按发文机关顺序将名称置于正文之后。

第二十条 凡正式公文都应在正文之后加盖印章。联合行文应按联合发文顺序加盖印章。用印位置在成立日期之上，上不能压正文，下要骑年盖月。

第二十一条 公文成文时间以领导签发日期为准。联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。会议通过的文件以通过日期为准。“决议”“决定”“意见”等的成文时间应置于正文标题之下，并用3号楷体阿拉伯数字加括号居中标明。

日期一般在正文结尾下第四行，居右空4字排列，发文机关落款在其上一行，即在正文结尾下第三行，相对日期居中排列。

多个发文机关署名时，一般并列排列，日期位于最后一个机关署名之下。

第二十二条 公文需加附注的，应当在成文时间的下一行空2格，用括号标明。不署成文时间的，则在正文之后，版记上方标明。如“（此件发至镇级团委）”。

第二十三条 版记位于公文的最后一页下方，意味着公文的正式完结，由抄送单位、印发单位、印发时间组成，以横线隔开，分两行，左、右均空1字。第一行标明确需抄送的单位，第二行标明印发单位和实际印发时间。

第二十四条 公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。

第二十五条 公文的发文机关一般用小标宋，标题用2号方正小标宋，小标题用3号楷体，发文字号、主送机关、正文、附件说明、附注、落款单位和成文时间用3号仿宋体。附件具体内容中“附件1”用3号黑体，附件标题及内容字体字号与公文正文相同。版记内容用4号仿宋体。

第二十六条 页码用4号半角阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，居于公文外侧。除会议纪要外，一般公文首页不显示页码。空白页和空白以后的页不标识页码。

第四章 行文规则

第二十七条 团市委向上级机关的行文，一般只应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“抄送”形式。

第二十八条 团市委一般直接向县、区、市直单位团组织行文。团市委下行文的主送机关一般是：各团县、区委，各直属团组织，机关各部、室。

第二十九条 团市委向县、区、市直单位团组织的重要行文，必要时可抄送其上级党组织。

第三十条 除办公室外，机关其他部门不得对外正式行文。

第三十一条 “请示”一般只有一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不可同时向下级机关发送。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导本人。请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。

第五章 公文起草

第三十二条 公文起草由相关部门负责。

公文签发的一般程序为：拟稿人拟稿→拟稿部门负责人意见→办公室核稿→分管副书记审核→书记签发。

第三十三条 起草公文必须符合党的路线、方针、政策，遵守国家的法律、法规和中国共产主义青年团章程。

第三十四条 起草公文应当准确、全面反映工作意图，符合共青团和青年工作实际，体现工作的连续性，不得与已发有关文件相矛盾或抵触。

第三十五条 起草公文要征求有关部门的意见。联合行文，要征求各联名机关的意见或与联名机关共同起草。在未取得一致意见时，不得擅自行文，并要尽量避免同一文种同一内容的文件重复下发。

第三十六条 起草公文要观点鲜明，结构严谨，条理清楚。人名、地名、数字、时间要准确，标点符号使用要恰当。文内需使用简称的，应当先用全称，并注明简称。引用党和国家的有关政策、法律、法规及领导人的重要讲话时，必须仔细核对，做到准确无误。

第三十七条 起草公文语言要规范，文字要简明通畅。一般不用修饰性语言，不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字，不能生造词句。

第三十八条 起草公文时，要根据实际情况和有关要求正确选择文种、发文字号、确定文件发布形式。

第三十九条 起草公文要符合公文的基本格式，严格按照标准公文格式要求，将所拟公文所有必要部件标明，不得遗漏、缺失。

第四十条 公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字和计量单位的使用应当前后一致。引用公文应当注意发文时间、机关、标题和文号，发文字号应当加括号。

第四十一条 在公文中结构层次序数分别表述为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。若内容只有两层时，第一层为“一、”，第二层则为“1．”（“．”在全角状态下输入）。凡标明层次的句子独立成行时，句尾均不用标点符号。一般用3号黑体标明第一层，用3号楷体标明第二层，3号仿宋体加粗标明第三层。

第四十二条 下发的公文在起草完成报送领导审签时，应当使用统一的拟稿封面。要按照发文单中规定的项目，如部门审稿意见、拟稿人、公文标题、印数等，用钢笔或签字笔逐项填写。凡未附拟稿封面的公文，办公室不予核稿。

第六章 公文核稿

第四十三条 凡团市委正式公文，在送领导审批和签发之前，均须由办公室核稿。

第四十四条 公文审核的主要内容为：

（一）是否确需发文；

（二）文种、字号的选择是否适当；

（三）内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规、团的章程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

（四）提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

（五）内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；

（六）文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；

（七）公文的格式是否符合要求，秘密等级、缓急时限、发送范围等是否合理；

（八）标点符号是否规范；

（九）是否符合规定的审批、会签手续。

第四十五条 办公室负责对文稿进行全面审核把关，提出修改意见或直接对文字作少量修改。文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商并由其修改。如文稿已经领导审批过，作重大修改后需经原审批领导人复审。凡已核的文稿，拟文单位不得擅自修改。如认为有不妥之处，需与办公室协商。

第四十六条 公文核稿时间一般为1个工作日。急件经办公室确认后，核稿时间为8小时或限定的时间。

第四十七条 公文在核稿部门提出核稿意见后退起草部门，并由起草部门修改后送交有关领导审核、签发。

第七章 公文签发

第四十八条 共青团芜湖市委员会文件（不含联合发文）由团市委主要负责同志签发。

第四十九条 有关外事工作的请示、报告，一般由分管副书记签发，重要的由团市委主要负责同志加签。

第五十条 团市委办公室文件，一般由分管办公室工作的副书记签发。团市委机关党支部文件，由支部书记签发。团市委各项会议纪要，由会议主持人签发。

第五十一条 联合发文需经会签后才能印发。会签工作一般由拟文部门负责。联合行文的，经书记同意后，由分管副书记会签。外单位来人会签文件，相关部门要热情接待，并及时将文稿呈报主管书记审签。

第五十二条 经领导签发过的文稿，未经签发领导同意，拟文部门不得任意修改。

第八章 公文印制

第五十三条 印制公文要遵守时限要求，保证质量，做到用纸规范、字体适当、文字清晰。

第五十四条 公文签发后，必须先由团市委办公室编发文序号再行送印。公文印制份数由拟文部门与办公室协商确定。

第五十五条 公文送印前由拟文部门负责终校。校对人员应对整个公文进行检查，并对照已经领导签发的文稿逐字逐句进行校对，以求内容精确，无所缺漏。对于原稿中出现的明显差错可请核稿、拟稿人员进行修改。较大更改应当向签发公文的有关领导报告。校对文稿必须用规定的校对符号进行校改，不得使用铅笔。

第五十六条 印制公文应当清晰、整洁。公文印完后应当按要求装订，防止出现白页、错页。公文需加盖或套印公章的，要保证所用公章的准确、清晰，防止漏用、错用公章。

第五十七条 印制公文应当严格遵守保密规定。印刷废页要及时销毁。

第五十八条 公文印制完成后，拟文部门对正式文件再次进行全面检查，确认无误后将拟文封面、正式文件2份及文件电子版交办公室存档，其余文件交办公室送发。

第九章 公文送发

第五十九条 团市委机关公文的送发工作由办公室负责。公文送发前，应按拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对，防止错发和漏发。

第六十条 公文送发应尽可能使用电子渠道，通过市政府统一办公平台、OA等媒介发送，减少纸质文件数。

第十章 收文办理及归档

第六十一条　收文办理的一般程序是：

登记→拟办→领导批示→承办→催办→存档。

（一）登记。办公室对收文进行登记，并在办理过程中跟踪记载，随时掌握公文去向和办理进展，不得漏传、误传、延误。

（二）拟办。办公室负责人对已登记的公文提出拟办意见。凡属一般性工作布置类的通知且有明确承办部门，或原发文机关补充发文、勘误发文且已有领导批示的，办公室负责人可直接将收文交由相关部门承办。

（三）领导批示。办公室将收文分别提交相关领导批示。

（四）承办。办公室根据领导批示，将收文交具体部门办理。如无批示，则按拟办意见办理。

（五）催办。办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。承办部门应将办理结果及时答复来文单位。

（六）存档。公文办结后及时将公文交还办公室存档。

会议通知、参加市综合协调机构等文件，除按上述流程办理外，办公室应做好登记，并及时告知、提醒相关人员。

第六十二条 提高收文办理效率。各部门要及时办理承办收文。除文件有明确时限要求外，一般从登记到交还存档，时间不得超过1周。多部门传阅件，从登记到存档，不得超过2周（期间办公室负责提醒承办部门1次）。凡收文时间达到2周、承办部门未及时办理的，办公室将对收文直接整理归档，文件要求未及时落实或未落实而产生的责任，由承办部门承担。

第六十三条 严格落实相关保密规定。涉密文件资料实行专人管理，不得随意扩大涉密人员范围。涉密文件资料严禁带离办公场所，不得拍照、复制等。因工作需要确需带离的，需经主要领导审批。严格保守涉密文件资料内容，不得将文件内容、办理情况等外传至无关人员。涉密文件资料办结后，及时交办公室放保密文件柜。办公室做好文件整理清退工作。

第六十四条 需要归档的公文及有关材料，根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。符合档案移交条件的，及时移交市档案馆。

第十一章 附  则

第六十五条 团市委机关各部门文、函处理办法可参照本条例，由各部门自行确定。

第六十六条 本规范自制订之日起施行。团市委机关以往的有关公文处理的规定，凡与本规范不一致的，以本规范为准。

共青团芜湖市委员会                 2014年4月2日印发