小河区人民政府系统公文处理工作细则

小府办发〔2011〕4号 
  
关于印发小河区人民政府系统公文处理工作细则的通知

各街道办事处、各社区服务中心、区政府各工作部门：

　　《小河区人民政府系统公文处理工作细则》已经区政府研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　                                   贵阳市小河区人民政府

                                      二0一一年一月二十八日

小河区人民政府系统公文处理工作细则

　　为进一步规范我区政府系统公文处理工作，推进依法行政和服务型政府建设，提高行政执行力，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和省、市有关公文处理规定，结合我区实际，特制定本细则如下：

　　一、收文处理

　　（一）签收

　　区政府（含区政府办，下同）的收文，由区政府办机要室统一登记签收（即到即签）。

　　签收的范围包括：中央、省、市以及区委、区人大、区政协、区法院、区检察院、区级各部门（含区委各部门、区政府各部门、驻区部队、各民主党派、区级各人民团体，各街道办事处、各社区服务中心、区国资公司、国资中心及贵合公司，下同）以及辖区部分重点企业（含011、061基地及其下属企业和“四帮四促”、“三个建设年”活动涉及的企业）发送或报送给区政府的文件；以区政府或开发区管委会签订的各类协议、合同等文件；省内各地（州、市）、市内各区（市、县）以及省外各政府机构等其它需要纳入收文办理的文件。

　　各街道办事处，各社区服务中心、区级各部门及其他单位或个人的抄送件、越级请示件和各类简报、资料、情况反映、报告等，原则上均不纳入收文登记处理范畴。

　　（二）拆封

　　凡送区政府的各类信件、请柬和署名送区政府领导的信件，除注明亲启件、密级件和领导有特别交待的外，均由区政府办秘书科拆封；注明送区政府办相关科室的转由相关科室拆封。其中，对需要纳入收文办理的，移交区政府办机要室按规定程序处理。

　　(三)办理

　　1、办件处理

　　由区政府办机要室登记编号，并转交区政府办秘书科提出初步意见后送区政府办分管副主任或主任阅批（原则上在1—2个工作日完成），并根据副主任或主任阅批意见，将文件呈送相关领导阅示。领导批阅（原则上在1—2个工作日完成）后，由政府办机要室根据领导批示，将文件以电子文档或纸质文档方式转相关单位办理（即时）。同时，做好签收、登记、归档工作（即时）。

　　承办单位自收文之日起（原则上电子公文即时签收，纸质公文1小时内签收），原则上在1—5个工作日内办理完毕并反馈办理情况至区政府办机要室（拟办意见或领导批示有具体时限要求除外）。

　　2、阅件处理

　　由区政府办机要室登记编号，并转交区政府办秘书科提出初步意见后呈区政府办分管副主任（特指分管秘书科业务工作）审定后（原则上在1个工作日完成），将文件呈送区政府相关领导或政府办公室主任阅示。文件涉及领导全部批阅后（原则上在1—5个工作日完成），由政府办机要室根据领导批示，将文件以电子文档或纸质文档方式转相关单位办理（即时）。同时，做好签收、登记、归档工作（即时）。

　　承办单位自收文之日起（原则上电子公文即时签收，纸质公文1小时内签收），原则上在1—5个工作日内办理完毕并反馈办理情况至区政府办机要室（拟办意见或领导批示有具体时限要求除外）。

　　3、急件处理

　　处理流程原则上参照办件或阅件执行，处理方式为即到即办。其中，急件24小时内，特急件、加急件12小时内，特提件8小时内办结。如因特殊情况未在规定时限内予以有效处理，需及时告知办公室有关领导或区领导以及机要室办理人员并进行情况登记。

　　承办单位按拟办意见和领导指示时限立即办理并及时反馈办理情况至区政府办机要室。如因特殊情况无法在规定时限内予以有效处理的，需及时告知政府办有关领导或区领导以及政府办机要室人员并进行情况登记。

　　4、密件处理

　　处理流程参照办件或阅件执行，处理方式为专人专责。

　　承办单位自收文之日起，原则上在1—5个工作日内办理完毕并反馈办理情况及返回密级原件（事项办理完毕后的24小时以内）至区政府办机要室（拟办意见或领导批示有具体时限要求除外）。另外，根据国家、省、市有关密级文件要求，我办原则上不再将有关秘密、机密、绝密文件复印分送至各协办部门。

　　5、区领导批示件处理

　　由区政府办机要室统一登记编号，并转交区政府办秘书科根据区领导批示提出拟办意见后送区政府办分管副主任或主任阅批（原则上在1—2个工作日完成），并根据副主任或主任阅批意见，将文件以电子文档或纸质文档方式转相关单位办理（即时）。同时，做好签收、登记、归档工作（即时）。

　　承办单位自收文之日起（原则上电子公文即时签收，纸质公文1小时内签收），原则上在1—5个工作日内办理完毕并反馈办理情况至区政府办机要室（拟办意见或领导批示有具体时限要求除外）。

　　6、经费文件处理

　　处理流程参照办件执行。处理方式按以下原则执行：

　　一是已纳入区政府财政预算类文件，承办单位自收文之日起，原则上在3天内办结；

　　二是追加经费（未纳入区政府财政预算）类文件，承办单位自收文之日起，原则上在5天内办结；

　　三是遇有紧急或特殊情况以及区领导交办的涉及经费类文件，承办单位即收即办。

　　四是各街道办事处、各社区服务中心、区政府各部门（包括市直驻区单位）报送区政府的经费请示类文件，原则上必须先期与财政部门进行协商后再另行报送区政府，并附国家、省、市相关文件、会议纪要或领导批示意见等。

　　五是各街道办事处、各社区服务中心、区政府各部门（包括市直驻区单位）报送区政府的经费请示类文件涉及多个部门的，主办部门要主动与其他部门沟通、协商并汇总意见后报送区政府，相关部门要积极配合。

　　7、各街道办事处、各社区服务中心、区政府各部门（包括市直驻区单位）报送区政府的请示类文件须符合《关于进一步规范向区政府报送公文和承办工作的若干规定（修订）》（小府办发〔2011〕3号）文件规定。同时，要严格报文程序，严把报文质量，凡不符合规定的，将作退文处理。区政府办将对退文情况适时进行通报。

　　（四）催办

　　1、自承办单位签收公文后，由政府办机要室、联系领导的工作人员或区政府督查室根据以下规定，采取口头、电话、网络、书面等方式进行催办或督办。

　　2、根据公文事项急缓程度，按照紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办的要求，特提件跟踪催办（原则上由政府办机要室负责在规定时限内进行催办），特急件、加急件、平急件在转办当日重点催办（原则上由政府办机要室负责在规定时限内进行催办），平件按时限要求提前2-3天开始催办（原则上由政府办机要室提前告知联系区政府领导的各工作人员或政府办承办科室负责在规定时限内进行催办），并认真做好催办记录（包括催办时间、文件类别、答复人姓名、公文事项办理进展情况等）。

　　3、除一般性公文由政府办机要室或联系领导工作人员负责催办之外，政府重大决策、会议决定、重要公文、领导批办和交办的重要事项，由区政府督查室对承办部门的办理、执行情况进行专项监督、检查和督办，并及时反馈督办情况，定期通报督办结果。

　　（五）督办

　　经政府办机要室、联系领导工作人员按以上规定进行催办后，承办部门仍未在规定时限内回复办理结果的（造成后果的由承办部门自负责任），将转交区政府督查室对承办部门进行跟踪督办，定期通报督办情况并纳入年度目标考核范畴。

　　二、发文处理

　　（一）发文范围

　　1、区政府翻印发出的国务院、省、市政府（含国务院、省、市政府办公厅）文件；

　　2、以区政府（含区政府办）名义制发的各类正式文件；

　　3、其他文件（区长办公会议纪要、区政府常务会议纪要、情况通报、会议通知等）；

　　4、套区政府（含区政府办）红头的各类书面材料。

　　（二）发文类别

　　1、小府报：适用于区政府上报或区政府与平级机关联合上报市政府的请示、报告；

　　2、小府发、小府通：适用于区政府下发或区政府与平级机关联合下发有关重大决策和全局性工作部署的通知、通报、决定、批复等；下达全区国民经济计划、批转有关部门带有普遍指导意义的重要工作意见；

　　3、小府函：适用于区政府向市级部门或兄弟区（市、县）政府等平级机关以及无隶属关系的机关商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准有关事项等；

　　4、小府专议：适用于区政府领导或委托政府办领导组织召开的专题会议。

　　5、小府党组报：适用于区政府党组上报区委的请示、报告；

　　6、小府办报：适用于区政府办上报市政府办公厅、区政府以及区委办公室的请示、报告；

　　7、小府办发、小府办通：适用于区政府办根据区政府授权，传达区政府领导的指示，下达需要各街道办事处、各社区服务中心以及区政府各部门办理的事项；就区政府各部门的某项业务工作下达有关规定、办法、实施意见等；

　　8、小府办函：适用于区政府办向平级和不相隶属机关商洽工作、询问和答复有关问题。

　　（三）办理

　　发文办理坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。一般文件在1—5个工作日内办理完毕。有办结时限要求的文件，在要求时限内办结；涉及重大、紧急事项以及领导批示交办的文件，按规定时限办理。区政府、区政府办发文按照拟稿、审核、复核、签发的程序办理。

　　1、拟稿

　　一般性公文拟稿，按照区政府领导分管业务范畴，由各联系领导工作人员进行拟办（原则上在1个工作日完成）；涉及办公室相关责任科室承办的公文拟稿，由各科室拟办（原则上在1个工作日完成）；重要及紧急文稿的拟稿工作在区政府领导直接指导、主持下进行（原则上即办或时限要求内完成）；涉及需由区级相关部门代拟的公文，相关部门要将代拟稿（含电子文档，原则上在1个工作日完成）报送区政府办有关科室或联系领导工作人员，并确保稿件质量和文稿原件、附件的完整性，经本部门主要领导签字并加盖单位印章后报送。

　　2、审核

　　由区政府办承办科室负责人初审后送分管副主任审核，主要负责对文稿内容、文字表述等进行全面核查，尤其对政策依据、内容、数据等的真实性、准确性进行重点把关。如有异议，应向拟稿人提出修改意见（原则上在1个工作日完成）。

　　3.复核

　　由区政府区长签发的各类文件，需由区政府办主任或区政府分管副区长负责对文件的发文背景进行把握，并对文件内容是否合乎办文需要、语言表述是否处理恰当、是否与其他面上工作进行衔接等提出审核把关意见。如有异议，应向拟稿人提出修改意见（即办）。

　　4.签发

　　（1）区政府文件:由区政府发布的决定、公告及向区人大及其常委会作工作报告，有关人事任免事项等文件，由区长签发；属于全局性、综合性的文件以及以区政府名义报送省、市政府的公文，由区长签发；属于具体业务工作范畴并以区政府名义印发的下行文或平行文，由区长或区长委托的区政府分管副区长签发（即办）。

　　（2）区政府办文件：属于区政府授权以区政府办名义印发的上行文、平行文、下行文，由区政府办主任签发；属于区政府办职权范围内的文件，由主任或主任委托的区政府办其他领导签发（即办）。

　　（3）各种会议纪要：区长办公会议纪要和区政府常务会纪要由区长或区长委托的常务副区长签发；其他专题会议的纪要由召集会议的区政府分管副区长签发，或由受区政府领导委托召集会议的区政府办领导签发（即办）。

　　（四）编号

　　以区政府、区政府办名义制发的正式文件（小府报、小府发、小府通、小府函、小府专议、小府党组报、小府办报、小府办发、小府办通、小府办函）按文件签发流程经相关领导签发后，在缮印前由政府办机要室统一分类编号（即办）。

　　（五）缮印

　　文件缮印由各承办拟稿的科室或联系区政府领导的工作人员承办。缮印文件时，必须以签发意见为依据，无发文字号、无签发意见的公文一律不予缮印。缮印文件要按照公文格式规范中的具体标识规则和技术要求，以《国家行政机关公文格式》（GBT9704-1999）国家标准为依据执行（即办）。

　　（六）发文形式

　　区政府及区政府办文件发送形式分为纸质件和电子件 2 种。除紧急重大事项、突发事件和必须直接发送的（涉密）事项，或文件接收单位为区外机构且未上党政（OA）网的以外，一律按有关程序通过党政网网上公文交换系统发送文件，网上发文的范围由文件拟稿人员提供（即办）。

　　四、归档和销毁

　　（一）区政府、区政府办发出的所有文件（包括电子文档），原件由区政府办机要室统一登记归档（包括电子文档，储存介质为移动硬盘）。联合办理的公文，原件应由主办单位归档，其他单位保存复印件或者其他形式的公文副本。

　　（二）没有归档和存查价值的文件，经过鉴定和主管领导批准，可以销毁。需销毁的文件由政府办机要室集中送往区保密局指定的文件监销点，由2人以上监销，保证不丢失、漏销。销毁秘密公文，须经政府办机要室登记、监销。

　　（三）工作人员调离工作岗位，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退并办理移交手续。

　　五、文件查阅

　　（一）电子渠道查阅。区政府、区政府办发文可在党政网查询。

　　（二）纸质渠道查阅。查阅已归档文件，查阅人需提供本单位介绍信到区政府办机要室登记后进行查阅（仅限当年和前一年范围内以区政府或政府办名义下发的各类文件，其它年限文件需向区档案局按相关程序进行查询）

　　六、本工作细则自下发之日起施行。

　　附件1：区政府（办公室）公文办理流程图（略）

　　附件2：区政府（办公室）公文阅处流程图（略）

　　附件3：区政府（办公室）公文制发流程图（略）