茂名市茂南区机构编制委员会办公室公文处理办法

为规范公文处理，提高行政效率和公文质量，确保公文运转顺畅，根据国家、省和市有关规定，结合本办实际，制定本办法。
一、公文种类
茂名市茂南区机构编制委员会和茂名市茂南区机构编制委员会办公室公文种类主要有:
（一）决定。对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通告。公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知。转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
（四）通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告。向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
（六）请示。向上级机关请求指示、批准。
（七）批复。答复下级机关的请示事项。
（八）意见。对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要。记载传达会议情况和决定事项。
二、办文程序
办文程序一般包括：收文、办文、催办、发文和归档。
（一）收文。收文包括签收登记、审核、批办、分办。
1、签收登记。公文统一由综合股收发室签收、登记。各业务机构收到其他单位直接送来的属于本业务机构办理的公文，应当送综合股登记编号。
2、审核。文秘人员对收到的公文进行审核，主要审核是否应由本办办理及行文是否规范。对不予受理的公文，应当立即退回来文单位，并说明理由。对不规范但确属重要紧急事项、需要及时办理的公文，或上级机关领导有批示的公文，以及办领导直接交办的事项，由综合股请示办领导后作相应处理。
3、批办。对上级机关领导批办及涉及紧急或重要事项的公文，应当先送办领导批示；需由两个以上业务机构办理的公文，应当明确主办业务机构；紧急公文，应当明确办理时限。
4、分办。综合股根据批办意见分送业务机构，各业务机构设专人签收批办的文件；承办业务机构如对公文批办有异议，应当及时退回综合股进行调整；若无法确定承办业务机构，由综合股报办领导裁定。
（二）办文。办文包括草拟、审核、复核、呈批、签发。
1、草拟。承办人对征求意见的复函、人大代表建议和政协提案答复、可明确答复的简单事项、一般公文函件等，可直接草拟文稿；对行政管理体制和机构改革、机构编制审批事项等，应当先提出拟办意见，按规定程序批准后草拟文稿。需两个以上业务机构办理的，主办业务机构应当综合会办业务机构意见草拟文稿或拟办意见。除涉密事项外，拟办意见和文稿由业务机构或拟稿人自行完成。
2、审核。草拟的文稿（或拟办意见）呈批前应当由承办业务机构负责人审核。审核的重点是：有关的政策、规定是否可行，内容和文字是否符合拟制公文的有关要求。审核人应当签署姓名和审核日期。
3、复核。文稿程送办领导签发前，应当由综合股进行复核。复核的重点是：行文方式、办文格式、文字表述是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。经复核发现承办业务机构负责人没有审核或需要对文稿进行实质性修改的，应当退回承办业务机构，按程序复审。复核人应当签署姓名和复核日期。
4、呈批。各业务机构草拟的文稿或拟办意见，由各业务机构专人呈批。呈批时，有关附件应当按规范顺序排列，一般为：原文、领导批示、有关部门意见、有关政策规定、相关资料。
5、签发。公文根据文种及性质分级签发，具体按区编委工作规则和区编办工作规则的规定办理。签发应当在公文稿纸相应栏目内签署明确的批示意见和姓名、日期。
（三）催办。办文送各业务机构办理后，由综合股负责催办，做到紧急公文或重要公文及时催办，一般公文定期催办。
（四）发文。发文包括登记、打印、校对、复校、用印、发文、记帐。
1、登记。公文经领导签发后即送综合股文件收发人员登记，填写发文字号和印数，并审核签发手续是否完备。
2、打印。文稿签发后，文印室根据承办业务机构提供的文稿拷贝印刷公文。
3、校对。文印室及时将清样稿送拟稿人校对。拟稿人校对后应签署姓名，并承担责任。
4、复校。拟稿人校对后应及时退综合股进行复校。重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
5、用印。正式对外行文应当加盖公章，以区编委名义发文的，盖“茂名市茂南区机构编制委员会”印章，以区编办名义发文的，盖“茂名市茂南区机构编制委员会办公室”印章。向区编委领导、编办领导请示、报告工作的文件，对本办各业务机构的行文（主任会议决定事项通知除外），不盖印章。
6、发文。盖章后，由综合股文件收发人员封口、送发。文件交接过程应当履行登记手续。
7、记帐。涉及机构编制调整事项的文件正式发出后，由综合股和承办业务机构分别记帐。
（五）归档。
1、范围。区编委、区编办已办理完毕具有保存价值的各种文件、函件、会议纪要、工作信息、资料等。
抄送件、阅件分送相关业务机构阅存，不办理，不归档。
2、整理。办理完毕的文件由承办业务机构收齐补全后交综合股，综合股根据公文的相互联系、特征和保存价值等整理。
   3、归档。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
三、公文管理
（一）公文由综合股统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（二）通过机要渠道发送机要文件和密件，须写明详细地址和邮编，并加盖密封章。
（三）交换、邮寄文件资料，须每天下午16点前送到综合股。
（四）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
（五）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合股负责人批准，可以销毁。
（六）销毁涉密公文应当到制定场所由二人以上监销，并进行登记，保证不丢失，不漏销。
四、其他事项
本办法未尽事项，按国家、省、市和区的有关规定办理。