内蒙古自治区林业厅公文处理办法

（2013年12月30日厅务会议通过）

第一章总  则

第一条 为使林业厅公文处理工作制度化、规范化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《内蒙古自治区人民政府公文格式细则》（内政办字〔2012〕187号）等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于林业厅各处室、单位公文处理工作。

第三条 林业厅公文是林业厅在行政管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条 林业厅办公室主管厅机关公文处理工作，并指导厅系统公文处理工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 各处室、单位要高度重视公文处理工作，主要负责人要加强对本处室、单位公文处理工作的领导和检查，确保公文质量。

第二章 公文形式

第七条 林业厅的公文形式主要有：

（一）《内蒙古自治区林业厅文件》（简称厅文件），发文字号为“内林×发〔20××〕×号”。主要用于向上级机关上报公文，转发上级机关的重要文件；颁布行业政策、规范性文件；下达全局性的中长期规划、年度计划、重要工作部署、通知和通报；与同级机关联合发文；批转下级机关的重要报告等。

（二）《内蒙古自治区林业厅》函件（简称厅函件），发文字号为“内林×函〔20××〕×号”。主要用于向自治区党委政府办公厅、国家林业局有关司局报送一般性文件；向有关部门、单位了解情况、商洽工作、征询意见、答复问题或请求批准审批事项；转发上级机关的一般性公文以及有关部门的政策性公文；传达要求下级单位办理、有关单位周知或共同执行事项的通知。

（三）《内蒙古自治区林业厅××会议纪要》，发文字号为“〔20××〕×号”。主要用于印发厅务会议、厅长办公会议、专题会议等议定的重要事项。

第三章  公文格式

第八条 公文格式即公文的外观形式，是指公文的各个组成部分在公文中所占的位置及其相互关系，是公文规范化的重要标志。公文格式分为版头、主体和版记三部分。厅文件版头是置于公文首页红色分隔线（长度等于版心宽度，即156㎜）以上的部分，包括份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体是置于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注；版记是置于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分，包括抄送机关、印发机关和印发日期。

第九条 涉及国家秘密的公文要标注份号，一般用6位阿拉伯数字份号，前3位为本年度印发密级公文的顺序号，后3位为该密级公文份数的顺序号。如需标注份号，厅文件份号顶格编排在版心左上角第一行。

第十条 公文的密级分为绝密、机密、秘密三级。厅文件如需标注密级，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空一字；如需同时标注密级和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行，密级在左，保密期限在右，中间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，汉字之间不空字，如“秘密★1年”。

第十一条 需要受文单位紧急办理的公文，应当标注紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

第十二条 厅文件发文机关标志由内蒙古自治区林业厅后加“文件”二字组成。发文机关标志用蒙汉两种文字，蒙文在上、汉文在下。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35㎜，使用红色小标宋体字。联合行文时，如需同时标注联合发文机关名称，主办机关名称应当排列在前；“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布。如联合行文机关过多，应将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页必须显示正文。

厅函件发文机关标志为内蒙古自治区林业厅全称，居中排布，上边缘至上页边30mm，使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关的发文机关标志。发文机关标志之下4mm处印一条红色分隔线(上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色分隔线(上细下粗)，线长均为170mm，居中排布。

第十三条 发文字号包括机关代字、年份、发文顺序号，年份和发文顺序号均用阿拉伯数字，年份应标全称，并用六角括号“〔    〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。自治区林业厅公文统一由厅办公室编号。厅文件发文字号编排于发文机关标志之下空二行位置，之下4㎜处为红色分隔线，一般情况居中排列。上报的公文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，后边加全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。如是联合上报公文有多个签发人，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。下行文不标注签发人姓名。

  联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

第十四条 公文标题包括发文机关名称、事由、公文种类。厅文件标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，词、词组和专业术语不能分开；标题排列应当使用梯形或菱形。标题文字应力求准确简短扼要，标题中可用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。转发文件的标题不能省去文件内容只援引发文字号。

第十五条 厅函件发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色分隔线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8;份号、密级和保密期限、紧急程度顶格居版心左边缘编排在第一条红色分隔线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。同时标注密级和保密期限时，密级在前，保密期限在后，中间用“★”隔开。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行，编写要求参照厅文件。  　

第十六条 主送机关即公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化简称、统称，置于公文标题下空一行，顶格书写，回行时仍需顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。有多个主送机关时，其名称按党、政、军、群顺序排列。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送机关之上，以确保公文首页显示正文。没有抬头的文件，如有的决定、通告、公告等，主送机关名称移至版记中的抄送机关之上，标识方法同抄送。

第十七条 正文编排于主送机关名称下一行，每个自然段首句左空二字，回行顶格。正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明，正文中的数字、年份不能回行。正文结构层次序数分级应当为：第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”。规范性文件的结构层次序号可视需要分为章、条、款、项、目。
?   第十八条 公文如有附件，应在正文之下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称;附件有顺序号时，使用阿拉伯数字标注(如“附件：1.×××××”);附件名称不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐。
　　附件应当另面编排在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序顶格编排在版心左上角第一行，其后不加全角冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
　　第十九条 公文落款指正文或附件说明之下的发文机关署名、发文机关印章和成文日期。公文除会议纪要外，应当加盖发文机关印章。
　　单一机关行文时，一般不标注发文机关署名，印章端正、居中下压成文日期，成文日期居于印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，应标注发文机关署名。一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。印章用红色，不得出现空白印章。
　　标注成文日期要年、月、日三者俱全，用阿拉伯数字书写，一般右空四字编排。成文日期一般以签发人最后批准日期为准;联合行文，以最后签发机关签发人的签发日期为准;电报，以发出日期为准。如签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办单位请示签发人重新确定。
　　第二十条 附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。上行文，应将联系人、联系电话置于附注的位置上。
　　第二十一条 版记设在公文末页下端。厅文件抄送机关栏在上，印发机关和印发日期栏在下。厅函件版记不加印发机关、印发日期和分隔线，位于公文最后一页版心内最下方。
　　（一）抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列。标注抄送机关时，要分门别类，由大到小，一一写出，类间用逗号，类内用顿号。向下级机关的重要行文，应当抄送直接上级机关;上行文不得抄送下级机关。“抄送”和抄送机关名称，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称;抄送机关多需要回行时，与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
　　（二）如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（三）印发机关和印发日期同处一栏，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
　　（四）版记中如有其他要素，应当将其置于印发机关和印发日期栏之上，与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
　　自治区林业厅翻印的上级机关文件，在原文件印发机关、印发日期栏之下，依次新设印发范围栏、翻印机关和翻印日期栏。
　　第二十二条 页码编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
　　A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致;单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　第二十三条 会议纪要的发文机关标志由内蒙古自治区林业厅加“会议纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，使用红色小标宋体字。发文字号使用3号仿宋体字，在发文机关标志之下空二行标注，居中排布。印发机关名称为“内蒙古自治区林业厅”，用3号仿宋体字左空一格标注在分隔线之上左侧，成文日期用3号阿拉伯数字右空一格将年、月、日标全，置于红色分隔线之上右侧，二者同处一行，上距发文字号二行。
　　厅务会议和厅长办公会议纪要标题拟为“内蒙古自治区林业厅20××年第×次厅务会议（或厅长办公会议）纪要”，专题会议纪要标题根据会议内容自行确定。纪要正文之下空一行左空二字使用3号黑体字编排“参加会议人员”六字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注参加人员单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
　　第二十四条 公文用纸一律采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，左侧装订。公告、通告等张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。汉文从左向右横排，蒙文从左至右竖排。
　　第二十五条 公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
　　第二十六条 正文每页排印22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
　　第二十七条 厅文件版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(0.35mm)，中间的分隔线用细线(0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
　　第二十八条 公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体或楷体字(批转或转发通知的正文、其他文件中的按语用楷体)。正文中如有小标题，第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字。份号、密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字，抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字，页码用4号半角宋体阿拉 伯数字。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第四章  行文规则

第二十九条 各处室、单位以林业厅名义草拟的公文必须符合《党政机关公文处理工作条例》的规定。除以厅办公室名义和森林公安局、防火办涉及业务工作的行文外，厅内设机构不得对外正式行文，可用便函方式对外联系具体事务。设在林业厅的议事协调机构、临时机构一般不以厅名义对外正式行文。?  

第三十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

严格控制发文数量和规格，可发可不发的公文一律不发，能以厅函件印发不以厅文件印发。已公开发布的上级文件，不再翻印、转发；上级机关的公文已有明确规定，本级无需再作具体要求的，不另外行文，直接将原文翻印下发；同一事项，不得重复发文。厅直属单位能以本单位名义发文的，不以厅名义发文，确需以厅名义发文的，编排厅办公室发文字号。

厅领导讲话、会议材料一般不以公文形式印发，具有全局指导意义的领导讲话可通过信息简报或林业厅网站发布。

第三十一条 一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第三十二条 林业厅向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）下级机关的请示事项，如需以林业厅名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第三十三条 林业厅可以与有关部门、单位联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第五章 公文办理

第三十四条 各单位发送林业厅的公文，统一由厅办公室签收、登记、初审。厅办公室负责人提出拟办意见呈厅领导批示，重大事项必须报厅主要领导批示。紧急公文和涉密公文按有关规定处理。

第三十五条 各处室、单位接到承办公文后，应当认真登记，抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于职权范围或不适宜本处室、单位办理的，应当由处室、单位负责人签署意见后，立即退回厅办公室。

厅领导直接交办的公文，如不属于本处室、单位职责范围的，应当向交办领导说明理由，征得领导同意后，转交相关处室、单位按程序办理。

涉及重要事项的公文，承办处室、单位负责人和具体承办人员要结合实际进行深入研究，向分管厅领导提出明确的办理意见；需要请示厅主要领导的，由分管厅领导或处室、单位主要负责人出面请示；情况复杂，需要召开会议研究的，由分管厅领导或分管厅领导委托的其他厅级领导召集和主持。
?   第三十六条 各处室、单位办文要严格按照业务职责范围办理，不得超越处室、单位职责。
    厅领导批办公文或厅办公室负责人拟办公文，涉及两个以上处室、单位的，应明确主管领导或主办处室、单位。如无明确说明，书面意见中排列在前的领导和处室、单位负牵头责任。两个以上处室、单位共同办理的公文，主办处室、单位应当与有关处室、单位协商会签。如经协商不能取得一致意见，主办处室、单位应明各方意见，并与相关处室、单位会签后，报有关厅领导协商决定；确有必要的，报厅主要领导决定。

第三十七条 各处室、单位主要负责人要认真审核本处室、单位草拟的公文，审核的重点是：是否符合国家的法律、法规和方针、政策，涉及其他单位职能的事项是否已协商、会签，内容是否正确，文字表述和数据是否准确等。
      公文送厅领导签发前，由厅办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，是否会签相关处室、单位，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，是否涉密，公文格式是否符合规定等。

各处室、单位以林业厅名义草拟的公文，如不符合规定，厅办公室应退回承办处室、单位重新办理。
   ? 第三十八条 以林业厅名义制发的上行文、规范性文件及其他重要公文，由分管厅领导审核后，报厅主要领导签发；属于日常工作的公文，按照职责分工，由分管厅领导审签。

第三十九条 审签公文应当明确签署意见，并写上姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。公文一经签发，原则上不得改动。如确需改动，必须经签发人同意。
      与其他单位的联合行文，由林业厅主办的，一般由分管厅领导审签，重大事项由厅主要领导审签；由其他单位主办的，一般由分管厅领导审签，重大事项向厅主要领导报告，确有必要的由厅主要领导审签。

第四十条 以林业厅名义制发规范性文件，要严格按照有关要求，认真履行起草、审查、决定、登记、公布、备案等规定程序。各处室、单位起草的规范性文件文稿，在呈送厅领导签发前必须经厅法制部门审查。经同意制发的规范性文件，由厅法制部门按要求及时报自治区人民政府法制机构备案审查。

厅法制部门要对制定的规范性文件定期清理，不符合现行法律、法规、规章或者相互抵触以及不适应经济社会发展要求的规范性文件，要及时予以废止和失效，并向社会公布。

第四十一条 草拟、修改、审核、批阅、签发公文，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔，不得在文稿装订线外书写。纸张和字迹材料必须符合存档要求。
      公文所附说明性材料应与公文规范用纸尺寸一致。
      第四十二条 林业厅的公文由承办处室、单位登记装封，统一交收发室寄发。交收发室寄发的信件，要写清收文单位的全称、地址和邮政编码等信息。
      第四十三条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四十四条 公文办理时限：

（一）厅办公室收到公文后，应当立即登记、审核，并提出拟办意见送厅领导批示。厅领导批阅后的各类公文，应当在1个工作日内通知有关处室、单位领取。急件应当立即办理。厅领导外出时，急件直接交由有关处室、单位办理。

（二）各处室、单位接到交办的文件后，应当及时办理，一般公文要在7个工作日内办结、急件要在3个工作日内办结、特急件随时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；难以按时办完的，应当向分管厅领导报告，并说明原因。呈厅领导签批的公文，有时限要求的，应当向厅领导说明。

（三）厅办公室收到各处室、单位草拟的发文文稿，应当在2个工作日内审核完毕；急件应当立即办理。

（四）全区性工作会议、厅务会议、厅长办公会议和专题会议，需整理领导讲话和会议纪要的，经办人应当在5个工作日内整理好呈批。

第四十五条 严格执行《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定，深化政务公开。只要不涉及国家秘密、工作秘密、依法受到保护的商业秘密及个人隐私的各类行政管理和服务事项，都要采取适当的途径和方式，及时向社会或者在单位内部公开。

按照“谁制作、谁公开”的原则，处室、单位制作的政府信息，由制作该政府信息的处室、单位按照有关规定进行公开。以林业厅名义产生的政府信息由厅政务公开领导小组办公室审核，分管领导审定后公开；以处室、单位名义产生的政府信息由本处室、单位负责人审定后公开。

第六章  公文管理

第四十六条 林业厅公文由厅办公室统一编号、用印、存档和销毁。

第四十七条 公文签发后由厅办公室编排发文字号。印制好的公文由厅办公室用印，用印前要严格审查公文与原稿是否相符、是否符合文件格式要素要求、印制是否规范等。

开具介绍信、证明信及其他事宜需要用印，需经厅办公室负责人审核同意。

第四十八条 凡办理完毕、具有查考利用价值的公文，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，应当及时将公文的定稿、正本和有关材料以及各类会议文件、领导讲话和批示等统一整理（立卷）、归档。归档文件按照有关规定确定保管期限交厅档案室存档。任何个人不得保存应当归档的公文。

  　 第四十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合规定并经厅领导批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期、份数。汇编本的密级，按照编入公文的最高密级标注并进行管理。                     
?   密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。      

第五十条  林业厅公文的撤销和废止，由承办处室、单位提出意见，报分管厅领导决定，并告知厅办公室备案。公文被撤销，视作自始无效；公文被废止，自废止之日起失效。     

第五十一条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。            ?
      第五十二条 处室、单位合并时，全部公文应当随之合并管理。处室、单位撤销时，需要归档的公文应整理立卷后按规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。所在单位的负责人应当安排专人进行查验后，统一保管。
?   第五十三条 厅系统工作人员查阅公文案卷，应当与其所办业务有关；非厅系统工作人员需要查阅公文案卷，必须持有介绍信或经厅办公室负责人批准。
     查阅密级公文案卷、重要公文底稿，摘抄部分内容的，需经厅领导或厅办公室负责人批准。
      立卷公文不得外借。
?   第五十四条 林业厅公文含电子公文。公文处理中涉及电子文件的处理办法另行制定。

第七章　附  则

　　 第五十五条 《中共内蒙古自治区林业厅党组文件》《中共内蒙古林业厅机关委员会文件》《内蒙古自治区防火指挥部文件》《内蒙古自治区防火指挥部办公室文件》《内蒙古自治区绿化委员会文件》《内蒙古自治区绿化委员会办公室文件》《内蒙古自治区森林公安局文件》等的行文规则、公文格式、发文程序及要求参照本办法执行。

?   第五十六条 本办法由自治区林业厅办公室负责解释。
?   第五十七条 本办法自2014年1月1日起施行，原《内蒙古自治区林业厅公文处理实施办法（试行）》（内林办字[1996]12号）同时废止。