国家统计局安徽调查总队公文处理规定

皖调字〔2012〕163号

一、总则

为规范总队公文处理工作，进一步提高公文处理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《国家统计局公文处理办法》（国统字〔2012〕70号）以及《国家统计局关于各调查总队公文处理有关事项的通知》（国统字〔2005〕169号）精神，特制定本规定。

（一）公文是指机关在实施领导、履行职能和公务活动过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。

（二）公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（三）公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

（四）总队办公室是总队公文处理的管理部门，并对全省调查队系统的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

（五）总队公文由办公室统一收发、批办、传递、用印、归档和销毁。

二、公文种类

公文种类及其适用范围，按《党政机关公文处理工作条例》的规定，根据不同的行文关系和内容而定。如对上级机关的行文，即上行文，应选用“请示”、“报告”、“意见”等文种；向下级机关的行文，即下行文，应选用“决定”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等文种；公开向社会公布事项，应使用“通告”等；向平行或不相隶属机关行文，应使用“函”。总队常用公文种类是：

（一）请示。向上级机关请求指示和批准的事项，用“请示”。

（二）报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问等，用“报告”。

（三）通告。在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，用“通告”。

（四）通知。传达领导机关或领导同志的指示，部署工作，发布规章，批转下级机关或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求市、县调查队办理和有关单位周知或执行的事项，任免和聘用人员等，用“通知”。

（五）决定。在本单位职权范围内，对重要事项或重大行动做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。

（六）通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

（七）批复。答复下级单位的请示事项，用“批复”。

（八）意见。对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。作为上行文，是下级机关就工作中的问题提出看法和建议，有“请示”特征但又区别于“请示”；作为下行文，对下级机关有规范作用和行政约束力，其功能以指导为主。

（九）函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等，用“函”。

（十）纪要。记载会议主要情况和议定事项，要求有关单位共同遵守、执行的，用“纪要”。

三、公文形式

根据国家统计局公文规定，结合安徽调查工作实际，总队的文件发布主要形式和适用范围为：

（一）发文机关标志为“中共国家统计局安徽调查总队党组文件”、文号为“皖调党组字〔××××〕×号”的公文，用于总队党组向国家统计局党组和安徽省委及其所属部门请示、报告工作；决定总队重大组织人事事项。

（二）发文机关标志为“中共国家统计局安徽调查总队机关委员会文件”、文号为“皖调党委字〔××××〕×号”的公文，用于总队机关党委向省直机关工委、总队党组请示或报告工作；布置机关党建工作和思想政治工作。

（三）发文机关标志为“国家统计局安徽调查总队文件”、文号为“皖调字〔××××〕×号”的公文，主要用于传达贯彻国家统计局的重大工作部署和安徽省委、省政府的重要决策和指示；向国家统计局和安徽省委、省政府请示或报告工作；发布重要规章和决定；批转下级机关的重要请示、报告，以及其他需以总队名义办理的事项。

（四）发文机关标志为“国家统计局安徽调查总队办公室文件”、文号为“皖调办字〔××××〕×号”的公文，主要用于传达、贯彻上级机关的指示；向下级单位布置具体工作、通报有关事项；与有关部门联系协商具体工作；印发重要会议通知、领导讲话和会议文件等。

（五）发文机关标志为“国家统计局安徽调查总队”、文号为“皖调函〔××××〕×号”的公文，主要用于与各市、县人民政府及有关部门商洽重要工作、询问和答复有关问题、请求批准和答复审批事项；向市、县调查队通知或答复某方面的具体事项等。

（六）发文机关标志为“国家统计局安徽调查总队办公室”、文号为“皖调办函〔××××〕×号”的公文，主要用于办理总队机关内部事务；处室之间就某个具体事项进行相互协商；印发总队内部通知以及其他需以总队办公室名义印发的函件等。

（七）发文机关标志为“内部明电”、文号为“皖调明电〔××××〕×号”的公文，主要用于办理总队工作中的紧急事项。

（八）发文机关标志为“国家统计局安徽调查总队党组会议纪要”和“国家统计局安徽调查总队常务会议纪要”，分别用于记载、传达总队党组会议、常务会议议定事项和主要精神。

四、公文格式

公文格式包括版式和公文体式，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文必须标注份号。一般用6位3号半角黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。若有保密期限，则密级和保密期限之间加★，比如“机密★1年”；若无保密期限，则只标密级，密级中间空1字，比如“秘密”。具体密级的界定，按有关保密规定执行。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文分别标明“特急”和“加急”，电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度用3号黑体字在版心左上角第一行顶格编排，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则按上述顺序自上而下分行排列。

（四）发文机关标志。一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成；也可以只用发文机关全称或规范化简称作标志。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

与有关单位联合行文，用“国家统计局安徽调查总队”及有关单位名称上下对齐排列作为发文机关标志，并将主办机关排列在前，其他按党、政、军、人民团体顺序排列。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。联合行文时的发文机关标志，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由机关代字、年份和序号组成。代字使用3号仿宋体字，年份和序号一律使用3号白体阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办机关发文字号。

以总队党组、总队机关党委、总队和总队办公室名义发文，发文字号一般标注在发文机关标志下空2行、横线上方4mm居中位置；以总队和总队办公室函件或处室名义发文，发文字号居右顶格标注在横线的右下角、文件标题之上位置。上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名同处一行。除以处室名义发函由处室登记、编号外，其余总队发文均由办公室统一登记、编号。会议纪要的发文字号常以序号或期数表示。

（六）签发人。上行文应注明签发人姓名，联合行文时应同时注明联合发文机关的签发人姓名。由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人”3字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。编排在发文机关标志之下2行、横线之上居右空1字的位置，同时，发文字号移至居左空1字的位置。

如有多个签发人，签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，后一个姓名居右空1字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（七）标题。标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。一般大标题使用2号小标宋体加粗，小标题使用3号黑体字，副标题使用3号楷体字。标题编排于红色分割线下空2行位置，分1行或多行居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距适当，使用梯形或者菱形排列。标题中除法规、规章名称可以加书名号，以及为避免产生歧义而使用标点符号的情况之外，一般尽量不使用标点符号。

（八）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。主送机关使用3号仿宋体字编排。上行文只应主送一个机关。平行文的主送机关应根据要求写具体。下行文的主送机关应视公文内容和发送范围而定。主送机关很多时，一般使用统称，如“各市、县（市、区）调查队”，但相互之间的隶属关系和层次必须清楚。

主送机关居左顶格标注在标题下空1行位置，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。“纪要”正文中无主送机关，在版记中列明分送单位和部门。

（九）正文。正文是公文的主体，其内容应符合党和国家的方针、政策和法律、法规，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。

公文首页必须显示正文，一般使用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，若层次较少，可省去“（一）”。一般第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层和第四层用3号仿宋体字加粗标注。正文数据使用3号半角白体阿拉伯数字。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

在正文下空1行左空2字，使用3号仿宋体字注明附件名称和顺序。“附件”后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）。名称后不加标点符号，包括方案等文件的书名号。附件名称要与文后附件的标题完全一致。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称，使用3号仿宋体字标注。

单一行文且需加盖公章时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中排列。联合行文且需加盖公章时，将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，每行不超过3个发文机关。发文机关署名的排布，须使所压盖的印章互不相交、相切，不超过版心外缘，且首排印章上缘距离正文（或附件说明）1行之内。最后一个发文机关署名需位于成文日期之上一行且以成文日期为准居中排列。

单一行文不需加盖公章时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排；联合行文不需加盖公章时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字，按发文机关顺序自上而下编排发文机关，主办机关在前。

（十二）成文日期。公文的成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议讨论通过的文件，以通过的日期为准，并在标题之下、正文之上，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。

成文日期使用3号白体阿拉伯数字，将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

需加盖公章的公文，成文日期标在正文之下3行（若有附件说明，则在附件说明之下3行）、右空4字的位置；联合行文时，成文日期要在最后一排成文机关署名的下一行，且右空4字。

不需加盖公章的公文，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字；若长于发文机关署名，则右空2字编排，并相应增加发文机关署名的右空字数。

加盖签发人签名章的公文，需在签名章下空1行右空4字编排成文日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的要加盖印章，印章要与署名机关相符。

用印居中下压发文机关署名和成文日期，上距正文（或附件说明）1行之内，下要骑年盖月。联合行文时，印章与发文机关署名一一对应，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，印章之间不相交相切，端正、居中下压署名，首排印章顶端上距正文（或附件说明）1行之内。

有特定发文机关标志的普发性公文、“纪要”和电报可以不加盖印章，但电报应当落款并标明签发人。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整版面行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

加盖签发人签名章的公文，总队单一制发时，在正文（或附件说明）下空2行右空4字的位置加盖签发人签名章，签名章左空2字，以3号仿宋体字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。联合行文时，先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

（十四）附注。公文印发传达的范围等需要说明的事项。公文如有附注，应居左空2字，以3号仿宋体字，前后加圆括号编排在成文日期下一行。如属请示件，须在该处注明联系人的姓名和电话，如“联系人：×××，联系电话：××××××”。联系人一般为主办机关经办处室负责人。

（十五）附件。附件一般应另面编排，在版记之前，与正文一起装订。附件左上角第一行顶格以3号黑体字标注“附件”2字及附件顺序号，附件顺序号和附件名称应与附件说明相一致。附件标题居中排在版心第三行。附件格式要求同正文。

若附件不与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”2字及附件顺序号。

（十六）抄送机关。抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上1行，左右各空1字标注。“抄送”后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。机关较多时，抄送机关应按上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。

如主送机关因过多使公文首页无正文时，需移至版记，标注在抄送机关之上1行，之间不加分隔线。其编排方式同抄送机关。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期，版记要素之一。一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，居左空1字编排印发机关全称或规范化的简称，居右空1字注明印发日期。印发日期使用阿拉伯数字，年份全标，月、日不编虚位，后加“印发”2字。版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。附件与公文一起装订时，页码连续编排。

（十九）表格。公文如需附表，横排的A4型表格，应将页码放在横表的左侧，页码位置与公文其他页码保持一致。单页码置于表的左下角，表头在订口一边；双页码置于表的左上角，表头在切口一边。公文如需附A3型表格，且最后一页为A3型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3型表格贴在封三前，不应贴在公文最后一页（封四）上。

（二十）公文用纸采用国标GB／T148中规定的A4型（210mm×297mm）纸，公文用纸天头（上白边）为37±1mm，订口（左白边）为28±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。一般每页排22行，每行28个字，特定情况可以适当调整，左侧装订。

（二十一）总队常用的两种特定格式公文：

1. 信函。函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等，是机关公务往来中比较简便灵活、经常使用的文种之一。和一般文件相比，信函的区别有四点。一是版头格式不同，发文机关标志上边缘距上页边为30mm，联合行文时使用主办机关标志；发文机关标志下4mm处印170mm长的红色文武线（上粗下细），距下页边20mm处印等长红色文武线（上细下粗），均居中排布；二是发文字号位置不同，函的发文字号顶格居版心右边缘第一条红色双线下编排，与该线距离为3号汉字的7/8；三是页码编排不同，首页不显示页码；四是版记不同，版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心最下方。除以上四点区别，其他要素格式要求形同一般公文。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依然顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照以上顺序自上而下分行排列，最上面的要素与发文字号同行。

2. 纪要。纪要标志由“××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘35mm。标注出席人员名单，在正文或附件说明下空1行左空2字位置，使用3号黑体字编排“出席”2字，后标全角冒号，再用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后首字对齐。标注请假人员和列席人员的名单，须另起一行，形同出席人员名单。纪要内容的编排格式则可根据实际制定。

（二十二）本规定中未明确的公文标识规则，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

五、行文规则

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。国家法律法规和党内法规已做出明确规定的，一律不再制发文件。现行文件规定仍然适用的，不再重复发文。

（二）遵照党政分开的行文原则，根据总队的隶属关系和职权范围确定行文关系，凡向党的机关行文，原则上应以党组或机关党委名义；凡向行政部门行文，一律以行政名义，必要时，可抄送党的机关。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级的，应当同时抄送被越过机关。

（三）在总队职权范围内，可对安徽省直单位和各市、县调查队行文；根据国家统计局授权或经省统计局同意，也可对各市、县政府统计机构直接行文，但应同时抄送省统计局。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府行文。

（四）根据工作需要，总队可与安徽省直各部门联合行文，也可与同级党委部门、人民团体和行使行政职能的事业单位联合行文，但联合单位不宜过多。

（五）除办公室外，总队机关处室原则上不单独对外行文，但确需与安徽省直单位的对口处室和地方的有关单位联系工作、商洽问题的，可用“国家统计局安徽调查总队”发文机关标志，加盖处室印章行便函。

（六）凡属总队职权范围内的事项，应以总队名义直接行文，或与几个部门联合行文；需要商请同级其他部门解决的问题，应以函的形式直接行文；需要有关部门和下级政府协同执行，或须经省政府审批的事项，经省政府同意，可由总队发文，但文中应注明“经省政府同意”。

（七）向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.对要求国家统计局或安徽省委、省政府批转的“请示”，应同时附送请批转的代拟稿。市、县队的请示事项如需以总队名义上报上级机关，应当提出倾向性意见后上报，不得原文直接转报。

3.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以总队名义向上级机关负责人个人报送公文，不得以总队负责人名义向上级机关报送公文。如属上级领导直接交办事项，应在正文开端予以说明。特殊情况需要报送领导个人的“请示”、“报告”、“意见”，可以总队函件形式（编总队函号、盖总队印章）发出，也可以“国家统计局安徽调查总队”信函形式发出，加盖总队印章。

4.总队向国家统计局报送文件，主送单位应为“国家统计局”。除国家统计局办公室外，总队不得向国家统计局各司级单位直接行文。市、县调查队报总队的“请示”或“报告”，主送单位应为“安徽调查总队”。除总队办公室外，市、县调查队不得直接向总队处室行文。

5.受双重领导的机关向上级机关请示，应当根据内容确定主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。

6.上行公文必须按规定的份数报送。主送国家统计局的“请示”、“报告”件应报送3份；其他文种及抄报国家统计局的文件应报送1—2份。主送安徽省委、省政府的文件，应一式10份。主送总队的“请示”或“报告”，应一式3份报送总队办公室。

7.“请示”与“报告”应当分开，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不得使用“请示报告”混合体。

8.“请示”应一文一事，只写一个主送机关，“请示”一般不得越级，因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。

9.属下列情况之一的，必须用“请示”，不得用“报告”：

（1）属于上级明确规定必须请求批准才能办理的事项；

（2）对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，有待上级明确答复才能办理的事项；

（3）工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的事项；

（4）因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；

（5）有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；

（6）超出本级权限，需要上级机关明确指示的事项。

（八）向下级机关行文，应当遵循以下规则：

1.公文主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送上级机关。总队向各市、县队行文，必要时也可抄送各市、县党委或政府。

2.涉及多个部门职权范围内的事务，应与有关部门协商一致，否则不得向下行文。

（九）公文内容如涉及到总队内部有关处室的业务权限或需要有关处室了解的，主办单位应事先与有关处室主动协商会签；如有不同意见，应报请总队领导裁定。未协商一致、又未经总队领导协调解决的问题，一律不得行文。

（十）为减少重复行文，凡上级文件中已明确规定而无需再提具体要求的，可将原文翻印下发，不再另行文。凡能通过电话、传真、电子邮件、内部办公网络办理的事项，一律不再书面行文。

六、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1.起草

公文草拟应根据公文内容而确定起草处室。全队性的重要文稿，一般由办公室草拟；专业性文稿，由有关处室草拟；会签文稿，由主办单位草拟；给省政府的代拟稿，由有关处室会同办公室草拟。

起草公文应当做到：

（1）符合党和国家方针、政策和法律、法规及其有关规定，完整准确体现发文机关意图，并与现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）情况确实，观点明确，内容简洁，主题突出，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼。

（4）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定，文种正确，格式规范。

（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（6）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草前必须征求意见，力求达成一致。

（7）草拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（8）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（9）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（10）应当使用国家法定计量单位。

（11）用词、用字和标点符号准确规范。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。标点符号使用符合国家语言文字委员会和新闻出版署修订发布的《标点符号用法》。

（12）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。

（13）草拟公文要用总队统一印制的拟稿封签，不得用圆珠笔、铅笔或纯蓝、红色墨水书写。

2.审核

（1）所有发文，先由承办处室负责人审核，再送办公室审核。由总队主办的联合发文，承办处室也应送办公室审核；只需总队会签的联合发文，由业务对口处室审核。

（2）办公室审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关规定，公文格式是否符合《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》和本规定的有关要求等。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室修改后重新报送。

3.签发

公文由总队领导签发。以党组名义制发的公文，由党组书记签发；以纪检组名义制发的公文，由党组书记或者纪检组长签发；以机关党委名义制发的公文，由机关党委书记或分管总队领导签发；以总队名义制发的上行文，由总队长或者主持工作的总队领导签发；以总队名义制发的下行文或平行文，由分管总队领导签发；以办公室名义制发的公文，由总队领导或办公室主任签发；以处室名义制发的公文，由处室负责人签发；联合发文由所有联署机关的负责人会签。

签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，总队领导不签发未经办公室审核的文稿。

七、公文办理

公文办理分收文办理、发文办理和整理归档。收文办理一般包括签收、登记、初审、分文、承办、传阅、催办、答复等程序；发文办理一般包括复核、登记、缮印、用印、装订、分发等程序；整理归档一般包括立卷、归档、销毁等程序。

（一）收文办理

1.签收

（1）凡送总队的文件、资料、函电等，一律由办公室文秘人员签收。

（2）处室或个人收到的公文，一律送总队办公室按程序办理；未经总队办公室签收的公文，总队领导可不予受理。

（3）处室收到国家统计局和省直有关部门通报情况、商洽工作的公文，由各处室指定专人签收处理。

（4）绝密件和密码电报由专职机要员签收。

（5）急件签收时应注明收到的时间。

2.登记

（1）公文签收后，文秘人员将逐件拆封核查，分类登记。

（2）登记中要将办件和阅件分开，以避免该办的文件漏办。

（3）绝密件和密码电报由专职机要员登记；市、县调查队（统计局）和省直有关单位的便函、抄件，可不登记；人民来信由纪检监察室登记办理。

3.初审

总队收到各类需要办理的公文后，办公室应及时进行初审。初审的重点是：是否应由总队办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文单位并说明理由。

4.分文

（1）办公室阅分文件的范围：上级机关普发的重要文件、上级有关部门的重要抄件和主送总队的文件。一般抄件可直接分送有关处室。属于越级行文的，除特急件外，原则上应予以退回。

（2）文件阅分的原则和程序：总队收文分阅件和办件两类。阅分文件时，应根据来文内容、领导分工和处室职责确定阅、办范围。凡办件必须明确承办处室，如需几个处室承办的公文，须明确主办处室、协办处室；如协办处室较多，可注明由“主办处室会办”字样；如涉及两个以上处室，且主办处室较难确定的重要文件，应呈总队长或分管总队领导阅批。紧急公文应提出办理时限。

（3）中共中央、国务院、国家统计局和省委、省政府文件及有关重要简报、信息资料等，应呈总队长或分管总队领导阅示，份数多的可同时分送有关处室阅知。

（4）省委、省政府办公厅和国家统计局办公室主送总队的文件，应呈总队长或分管总队领导阅示，再送有关处室阅办。

（5）市、县调查队和省直有关部门主送总队的文件，一般性的分送有关处室直接阅办；重要的则呈分管总队领导阅示。

（6）密码电报由总队机要员直接送总队长阅示，不得横传。

（7）文电送阅要严格按照阅分范围进行，做到当日阅分当日送阅，最迟不超过第二天；急件必须做到随分随送，避免压误。

5.承办和传阅

（1）凡属传阅的文电、资料，应速传速阅，不得随意扩大或缩小阅知范围、压留或横传，不得漏传、误传和延误。总队领导阅文一般当天阅批完毕（各种内参及信息资料除外），处室阅文一般不超过2天，并注明传出日期。急件、特急件应随到随阅，必要时可组织集体传达学习。密级文件要严格按照有关规定阅读，控制知密范围。

（2）文件借阅必须按有关规定办理借阅手续，并按时归还。

（3）承办处室收到应办件后，要及时进行登记，并交有关人员办理，做到急件随到随办；有时限要求的在规定时限内办结。一般公文在3日内提出办理意见；要求办复的，要在7日内办复。因故不能如期办毕的，应及时将情况告知办公室和来文单位。

（4）对交办公文有不同意见，应在2日内退回交办单位并说明理由。在办理过程中遇到困难时，应向分管总队领导请示。

会办公文时，主办处室应主动征求会办处室意见，不得推诿、扯皮。

（5）对交办公文提出拟办意见后，要及时将原件附上呈分管总队领导审批，重大问题可先呈总队领导批示而后办理。

6.催办

（1）公文办理必须进行催办，及时了解办理情况，督促检查办理结果。

（2）凡由办公室呈总队领导批示后交有关处室办理或者由办公室直接交办的公文，办公室应负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文及领导批示的公文重点催办，一般公文定期催办，并及时通报办理情况。

（3）总队上报省政府和国家统计局待批的公文及与省直有关部门会办的公文，由承办处室负责联系、催办。省政府交给总队承办的公文，由承办处室及时办理，并将办理结果报省政府。

（4）对省委、省政府和国家统计局下发的重要公文，有关处室要及时了解和反馈执行情况。

（5）对办文拖拉、落实领导批示不力、屡催不办的处室，办公室应及时将督查情况报告总队领导，必要时将在一定范围内进行通报。

7.答复

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（二）发文办理

1.复核

经总队领导签发的文稿，在正式印制前，办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；文种是否正确；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范；签发、会签中如有批示，应及时准确办理；签发、会签后，如果文字前后不协调，应加以处理。复核时发现需要对文稿进行实质性修改的，主办处室修改后再按程序进行复审。

2.登记

经复核后的文稿，办公室应及时登记、编号，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理后再印。

3.缮印

（1）经办公室登记编号后的文稿，承办处室应及时送文印室或总队招标定点印刷厂缮印，带密级的公文必须在文印室或送有保密资质的印刷厂缮印。

（2）缮印应按送印先后顺序和缓急程度安排，一般公文2日内印出，急件、特急件应按时间要求承印。

（3）缮印应履行登记、签批手续，对未经办公室同意的文稿，文印室一律拒印；对字迹不清、难以辨认的文稿，承办处室应抄清或提供电子文本后再排印。

（4）公文由承办处室负责校对、装订，一般公文应做到二校付印，重要公文要三校付印。校对应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不得在缮印中擅自改动公文。

4.用印

公文缮印、校对完毕，由办公室负责鉴印。用印时，要检查原稿上签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标志与印章名称是否一致。

有下列情况之一的，鉴印人员应提出质疑并拒绝用印：

（1）公文底稿未经办公室核稿或没有签发人的；

（2）属于批复或转报的公文，其附件未经办公室阅分的；

（3）根据公文内容及办文程序，应会签的处室没有会签的；

（4）公文中出现差错或缮印、装订不规范的；

（5）会签总队的文件或总队办理的文件由外单位人员送来用印的；

（6）未经办公室同意，在外自行印制的公文；

（7）对无底稿可存的函件，应填写“用印单”，履行审批手续后方可用印。

5.装订

装订由承办处室负责。左侧装订，不掉页。骑马订或平订的公文应当在版面上下边缘各70mm左右处订钉，骑马订订在折缝线处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm左右。

6.分发

（1）需要发送的公文，由收发员负责送邮局寄发；急件、特急件也可由承办处室直接发送。发送密件应在信封上注明密级，绝密件应在信封上加贴封条。无论以何种形式发送，凡标有密级的公文，都必须由办公室收发员登记、编号；直接送达的公文，收文人员必须签名登记。

（2）数量多、发送单位复杂的公文，承办处室须协助收发员发送。

（3）发往省直有关部门的机密级及以下的公文，原则上通过公文交换站交换；特急件或绝密件应派专人送达。

（4）发往外埠的普通信件（平信）、挂号信，均通过邮局递送；密件一律通过机要局递送。

（5）发文前要认真检查，防止错发、漏发和泄密。

（6）急件、特急件应由主办处室与办公室共同认定。凡以快件或特快专递发送公文，均须经办公室同意。

（三）整理归档

根据《中华人民共和国档案法》、《国家统计局安徽调查总队档案归档制度》和其他有关规定，总队在工作中形成、办理完毕并具有查考价值的公文、材料、领导批示等，应及时立卷、整理归档。

1.凡阅办或发出的公文，各处室都应有专人妥善保管，按照办公室的要求，做到按时清退，认真核对；如有差错，及时追究。发现丢失或泄密，应及时报告。

2.办理完毕的中共中央、国务院、省委、省政府和国家统计局的重要文件，每月清退一次；其他各类文件每季清退一次。

3.总队发出的公文，要连同总队领导签发的底稿、有关材料及公文正本一式3份，由承办处室存档。电报按其内容同文件一起立卷。

4.联合办理的公文，由总队主办的，则将底稿和正本一式3份在总队整理、归档；由其他单位主办的，总队则保存复制件或其他形式的公文副本。

5.实行部门（处室）立卷。其责任分工是：办公室负责收集中共中央、国务院、省委、省政府、国家统计局和总队综合性文件，总队党组会议和常务会议记录、纪要及安徽调查工作会议、市县队长会议形成的文件。各处室负责收集上级业务性文件、统计调查报表、资料、专业会议材料和本处室形成的文件资料。出席各种会议带回的文件材料，由出席会议的同志负责收集。

6.归档范围内的公文，各处室应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和总队的主要工作情况，并于次年第二季度将上年的公文案卷集中移交到总队档案室归档，个人不得保存应当归档的公文。

7.总队档案应按照有关规定定期向档案主管部门移交。

8.办公室应于每年的第一季度督促各处室对上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理，经各处室负责人鉴别后，报办公室主任批准，由办公室组织到指定的场所予以集中销毁。涉密文件应严格按照发文单位的要求、总队保密工作制度和有关规定进行清退或销毁。销毁公文应由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。销毁绝密公文（含密码电报），应当进行登记造册。

9.草拟、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，如用计算机草拟公文，须用激光打印机打印底稿；不得使用铅笔或圆珠笔及红色墨水、纯蓝墨水；文稿左侧装订线外，不得签批和修改。

八、公文管理

（一）公文由办公室有关专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）建立健全总队公文处理工作的有关规定。加强对公文特别是上报公文的审核把关，严格执行办文规则和程序，对不符合规定的公文，办公室可以不予办理，并及时退回承办单位重新办理。

（三）上级机关下发的公文，除绝密件和注明不准翻印以外，经总队领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

（四）如遇紧急、特殊事项，经总队领导批准，可以采用传真方式发送公文，传真件经收文机关复印后，按正式公文办理和保存。利用传真机传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密级公文不得利用传真机传输。

（五）总队公文的撤销和废止，由总队、国家统计局或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日失效。

（六）处室合并时，全部公文应随之合并管理。处室撤销时，应将需办理的公文登记造册移交给承担相应职能的处室。工作人员调离原岗位时，应将本人暂存、借用的公文，按照有关规定移交、清退。

（七）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。将密码电报汇编内部文件时，须按保密有关规定报批。

（八）其他单位需要查阅总队公文案卷，必须持有单位介绍信。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，须经总队保密委办公室主任批准。成卷公文不得外借。

九、附则

（一）公文处理中涉及电子文件的有关规定，将另行制定。

（二）本规定由总队办公室负责解释。

（三）本规定自印发之日起施行。原《国家统计局安徽调查总队公文处理规定》（皖调字〔2009〕23号）停止执行。