莱芜市人大常委会机关公文处理办法

2012年11月根据《山东省人大常委会机关公文处理办法》、《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》修订。

第一章  总则

　　　　第一条  为了使市人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，更好地为市人大及其常委会依法行使职权服务，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合机关实际，制订本办法。
　　　　第二条   市人大常委会机关的公文，是市人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
　　　　第三条  市人大常委会机关的公文处理，是包括公文拟制、审核、办理、管理、整理归档在内的一系列衔接有序的工作。
　　　　第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到规范、准确、及时、安全、保密。
　　　　第五条  市人大常委会办公室人秘科是机关公文管理的工作机构，负责机关公文的处理，协调并指导本机关各部门的公文处理工作。机关各委室应当配备专职人员负责本委室公文的处理工作，并逐步改善办公条件，努力提高工作效率和质量。
　　　　公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守、严守机密、作风严谨、廉洁正派、遵纪守法。

第二章  公文种类

　　　　第六条  市人大常委会机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，意见，函，纪要等。
　　　　公告  适用于发布有关人事任免决定及其他重要事项。
　　　　决议  适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
　　　　决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。
　　　　规则、实施办法  适用于市人大及其常委会审议通过的规范性文件等。
　　　　议案  适用于根据法律规定，依照法定程序，有关机构向市人大及其常委会提请审议的事项。
　　　　建议、批评和意见  适用于人大代表向市人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
　　　　请示  适用于请求指示、批准事项。
　　　　批复  适用于答复请示事项。
　　　　报告  适用于汇报工作、反映情况，提出建议或答复询问等。
　　　　通知  适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项等。
　　　　通报  适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流情况等。
　　　　意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法等。
　　　　函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求等。
　　　　纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。
　　　　第七条  根据工作需要，市人大常委会机关的公文分为正式文件、非正式文件和电报三类。
　　　　(一)正式文件
　　　　市人大常委会机关拟制发的正式文件，确定为《莱芜市人大常委会文件》、《莱芜市人大常委会党组文件》、《莱芜市人大常委会办公室文件》、《莱芜市人大常委会办公室》（普发）文件和《莱芜市人大常委会会议审议意见》6种。
　　　　1．《莱芜市人大常委会文件》。市人大及其常委会向省人大常委会的请示、报告和常委会作出的需要正式行文的决议、决定、规定等；补选、罢免、任免市人大及其常委会组成人员、市人大常委会机关处级工作人员、市政府组成人员、市中级人民法院审判人员、市人民检察院检察人员等，均制发《莱芜市人大常委会文件》，以“莱人发”编号行文。
　　　　2．《莱芜市人大常委会党组文件》。以常委会党组名义向市委的请示、报告等，应制发《莱芜市人大常委会党组文件》，以“莱人党发”编号行文，并加印“签发人”。
　　　　3．《莱芜市人大常委会办公室文件》。以办公室名义向省人大常委会办公厅的请示、报告，以及经常委会和主任会议授权印发决定、规定、通知、批复等，均制发《莱芜市人大常委会办公室文件》，以“莱人办发”编号行文。
　　　　4．《莱芜市人大常委会办公室》（普发）文件。以市人大常委会办公室名义正式行文办理一般政务、事务性工作，以及在办公室职权范围内需要办理的事项，如通报情况、下发通知等，以《莱芜市人大常委会办公室》版头制发文件，以“莱人办普发”编号行文。
　　　　5．《莱芜市人大常委会会议审议意见》文件。以市人大常委会名义正式行文由市人大常委会组成人员在听取和审议“一府两院”某项工作汇报后提出的评价和建设性看法，经过整理后交报告机关研究、办理。以《莱芜市人大常委会会议审议意见》版头制发文件，以“莱人审字”编号行文。
　　　　（二）非正式文件
　　　　1．函。以市人大常委会或市人大常委会办公室名义发函，使用“莱芜市人大常委会”或“莱芜市人大常委会办公室”信函形式，分别以“莱人函”或“莱人办函”编号行文。答复代表的意见、批评和建议一般以办公室名义用“函”的形式行文。
　　　　2．请阅件。向领导或领导机关汇报、反映重要情况，制发《请阅件》。《请阅件》根据所涉及内容由各委、室分头起草，以办公室名义统一编号印发。
　　　　3．纪要。常委会主任会议、常委会党组会议、秘书长办公会议、办公室主任办公会议印发《会议纪要》。
　　　　4．内部文件。凡不宜以正式文件行文而又必须行文办理的阶段性、临时性事项，可以内部文件形式（不印版头）行文，在文件首页左上角标明“内部文件注意保存”字样，不统一登记编号，但必须从严掌握，注意保管，防止遗失泄密。
　　　　（三）电报
　　　　市人大常委会机关根据工作需要可制发密码电报、内部传真电报和明传电报，以电报规定的固定格式行文。
　　　　1．密码电报。用于办理机密事项或回复、办理上级机关以密码电报形式通知、部署的事项等。
　　　　2．内部传真电报。用于办理内部掌握、不宜对外公开的事项。
　　　　3．明传电报。用于办理不涉密的事项。

第三章  公文格式

　　　　第八条  市人大常委会机关的公文，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
　　　　（一）份号  公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。
　　　　（二）密级和保密期限  涉密公文分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
　　　　（三）紧急程度  紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　　　（四）发文机关标志  由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关应当排列在前，或者按照规范顺序排列。
　　　　（五）发文字号  应当包括机关代字、年份、发文顺序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。外事公文按照外交部门的要求办理。
　　　　（六）签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
　　　　（七）标题  应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
　　　　（八）主送机关  指公文的主要受理机关，应当用全称或规范化简称。
　　　　（九）正文  公文的主体，用来表述公文的内容。
　　　　（十）附件说明  公文附件的顺序号和名称，位于正文之后，发文机关署名之前。
　　　　（十一）发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。
　　　　（十二）成文日期  应当以领导签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准（经市人大及其常委会审议通过、批准或正式公布实施的决议、决定等法规性文件，应在标题下方正中位置标注通过、批准或公布实施的时间）。电报应当以发出日期为准。
　　　　（十三）印章  公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文机关印章。印章必须与署名相符。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。联合行文，联合发文机关均应加盖印章。
　　　　（十四）附注  公文印发传达范围等需要说明的事项。
　　　　（十五）附件  公文正文的说明、补充或者参考资料。
　　　　（十六）抄送机关  指除主送机关外需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。同级机关依党、政、群、军次序排列。
　　　　（十七）印发机关和印发日期  公文的送印机关和送印日期。
　　　　（十八）页码  公文页数顺序号。
　　　　第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
　　　　第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
　　　　第十一条  公文用纸采用国际标准A4型。

第四章  行文规则

　　　　第十二条  市人大常委会机关的行文关系，应根据各部门的职权范围确定，不得超越本部门的职权范围行文。
　　　　（一）凡市人大及其常委会部署或检查工作、决定或通知有关事项、请示和答复问题、报告和交流情况等，均以常委会名义行文，或以办公室名义代常委会行文。
　　　　（二）向市“一府两院”反馈意见、通报情况或告知有关事项等，由机关有关部门根据其职责范围代拟文稿，以常委会或办公室名义行文。
　　　　（三）属机关各部门业务范围内的事情，可以部门名义向上级人大常委会机关和下一级人大常委会机关的有关业务部门行文。
　　　　（四）机关各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对上或对下行文。
　　　　（五）确因工作需要，市人大常委会及机关各部门可与同级党委、政府及其他部门联合行文。联合行文单位不宜过多。
　　　　（六）不相隶属机关之间一般用函行文。
　　　　（七）从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文，通过媒体发布的公文，不再下发纸质公文。贯彻落实上级指示精神的公文要结合实际，不得照抄照转，不得以印发文件作为检验工作是否落实的标准，从严控制以会议名义突击发文。

第五章  公文办理

　　　　第十三条  公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、初审、分发、领取、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，主要包括：公文的草拟、校核、审签、登记编号、印制、用印和分发等程序。
　　　　第十四条  收文办理
　　　　（一）签收
　　　　逐件清点来文后签收。如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。
　　　　（二）登记
　　　　将公文的发文机关、发文字号、标题、密级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。
　　　　（三）初审
　　　　对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；涉及地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
　　　　（四）分发
　　　　根据来文内容或来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。急件、电报即收即发。
　　　　（五）传阅
　　　　按规定程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。
　　　　1．需送市人大常委会领导同志、市人大常委会机关各委、室领导同志传阅的文件、电报，由秘书部门负责，呈领导阅后及时收回。
　　　　2．需送离退休干部传阅的文件、电报，由老干部科负责领取传阅，阅后及时收回。
　　　　（六）批办
　　　　对需要办理的公文，应由人秘科按规定程序分别呈送办公室主任、秘书长批示办理。
　　　　（七）承办
　　　　有领导批示的公文，应按领导批示内容及时办理。对属于有关职能部门承办的公文，秘书部门应尽快交职能部门办理。承办部门应尽快办理，不得延误、推诿。需要商请有关部门协助办理的，主办部门应主动与其协商，协办部门应积极协助配合。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。
　　　　对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要承办部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文还应提出办理时限。
　　　　（八）催办
　　　　秘书部门对公文的承办情况进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办。要做到件件有结果，并随时或定期向领导反馈办理情况。
　　　　第十五条  发文办理
　　　　（一）公文的起草
　　　　1．草拟公文应做到：
　　　　（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
　　　　（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
　　　　（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。
　　　　（4）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
　　　　（5）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明准确、规范的中文含义。
　　　　（6）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并标明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时标明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
　　　　（7）文种正确，格式规范。
　　　　（8）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
　　　　2．公文草拟完毕，主办部门应填写“文电签批单”，本部门领导负责审核并在“审签”栏内签署意见、姓名和时间。
　　　　审核的内容是：①是否需要行文，报批程序是否符合规定。②内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。③涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。④重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。⑤公文文种、标题、主送机关、密级等是否符合规定。
　　　　3．公文内容涉及几个部门工作职责的，由主办部门牵头会商并负责拟稿，文稿拟就后应组织会签，参与会签的部门负责人应签署意见、姓名和时间。
　　　　（二）审签
　　　　1．审签权限：
　　　　（1）以常委会名义发文，由主办部门提出送签意见，请常委会主任、分管副主任或秘书长审签。
　　　　（2）以常委会党组名义发文，由分管的党组成员提出送签意见，请常委会党组书记或副书记审签。
　　　　（3）以办公室名义发文，公文内容属办公室职责范围内的，由办公室主任审签；公文内容涉及代表大会、常委会或三委、三室等机关部门的，由办公室主任提出送签意见，请秘书长审签。
　　　　（4）非正式文件的审签权限，参照正式文件的规定执行。
　　　　（5）机关日常工作中一般性公函、介绍信等，凡以常委会名义或办公室名义代常委会行文的，一般由秘书长审签；凡以办公室名义行文，信函内容属办公室职责范围内的，一般由办公室主任或分管副主任审签。
　　　　2．与党委、政府部门联合行文，由办公室负责会签。
　　　　3．凡领导已签发的文稿，其内容不得随意改动。确需改动的，需报请签发领导批准并说明理由。
　　　　4．领导签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。签署公文请用钢笔或毛笔，不要使用铅笔或圆珠笔，不要在文稿左侧修改或签批，以免影响装订存档。
　　　　（三）登记编号
　　　　制发正式文件、电报，应由秘书部门统一登记编号。
　　　　（四）印制
　　　　经领导签发的公文，由主办部门凭印刷通知单送印、校对。公文印制应做到准确、及时、规范、安全、保密，纸张、格式、装订等符合规定要求，整齐美观。
　　　　（五）分发
　　　　公文印制完毕，正式文件，凡以常委会和办公室名义印发的文件由秘书部门加盖印章后分发。属主办部门职责范围内的文件或材料由主办部门分发。
　　　　（六）传递
　　　　公文传递应做到及时、准确、安全、保密。传递秘密公文，必须采取安全保密措施，不得利用无加密装置的计算机、传真机传输秘密公文，不得密电明复，或明、密电混用。凡需存档或领导批示的传真件，应当复印后再办理。

第六章  公文立卷归档

　　　　第十六条  公文办理完毕，秘书部门应根据档案法及机关档案管理工作的规定，按时将成文（3份）、文稿原件和有关材料收集齐全，进行立卷归档，并定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。
　　　　第十七条  联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷归档，相关单位如需存档，可保存复印件。
　　　　第十八条  代表大会、常委会和主任会议形成的会议文件，由秘书部门负责立卷。公文承办部门应积极予以协助。
　　　　市人大常委会领导列席省人大常委会带回的会议文件，应交由秘书部门归档保存，以备查考。
　　　　第十九条  机关各部门在工作中形成的公文和有关材料，由各部门按照机关档案管理规定，及时移送档案室立卷归档。

第七章  公文管理

　　　　第二十条  市人大常委会机关的公文，由办公室秘书部门和各委、室办公室（综合科）负责管理。
　　　　第二十一条  绝密公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。
　　　　第二十二条  电报管理
　　　　（一）密码电报一律按绝密级管理。内部传真电报按内部文件管理。
　　　　（二）密码电报应由专人管理、专册登记、专柜存放，不得与传真电报和一般文件混合登记、存放。
　　　　（三）秘书部门送阅密码电报必须坚持上班送，下班前取回，经核对无误后存入保险柜内。
　　　　（四）送领导人和各部门传阅的密码电报，一律不准复印，不准转抄，不准带离机关。
　　　　（五）严格控制阅报范围。未经主管领导批准，不得随意扩大阅报范围。
　　　　（六）领导同志阅报后，请签写姓名和阅报日期。
　　　　第二十三条  复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
　　　　第二十四条  办公室秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并定期向主管机关报告公文管理情况。
　　　　第二十五条  没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，必须严格履行登记、审批手续，并到指定的保密地点，由两人以上监销，确保不丢失、不泄密。个人不得擅自销毁秘密公文。
　　　　第二十六条  机关工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、借阅的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附则

　　　　第二十七条  本办法适用于市人大常委会机关。各区人大机关可参照本办法的规定，处理办文中的有关事宜。
　　　　第二十八条  本办法由市人大常委会办公室负责解释。
　　　　
　　　　附件：山东省党政机关公文印制版式说明
附件

山东省党政机关公文印制版式说明
　　　　
　　　　一、总体要求
　　　　1．用纸：采用60g/㎡—80g/㎡胶版印刷纸或者复印纸，纸张白度80%—90%。
　　　　2．开本：采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm。
　　　　3．版心与页边：版心尺寸为156mm×225mm，公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm。
　　　　4．字体与字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
　　　　5．行数与字数：一般每页22行，每行28个字。行间距用3号汉字高度的7/8。特定情况可以作适当调整。
　　　　6．标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范。
　　　　7．文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
　　　　8．制版：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
　　　　9．印刷：双面印刷，页码套正，两页误差不超过2mm，印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
　　　　10．装订：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°。采用骑马订或者平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
　　　　二、公文格式各要素编排规则
　　　　版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
　　　　页码位于版心外。
　　　　（一）版头部分
　　　　11．份号：如需标注份号，一般用6位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
　　　　12．密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限用“★”隔开。未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
　　　　13．紧急程度：如需标注紧急程度，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
　　　　14．发文机关标志：居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应当不大于上级机关的发文机关标志字号，以醒目、美观、庄重为原则。
　　　　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列，上下居中排布；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
　　　　15．发文字号：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
　　　　普发性公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
　　　　16．签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用仿宋体字，签发人姓名用楷体字。
　　　　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
　　　　17．版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。
　　　　（二）主体部分
　　　　18．标题：一般用2号小标宋体字，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距适当；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。四个（含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可以省略。
　　　　19．主送机关：编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分。
　　　　20．正文：公文首页必须显示正文。一般用仿宋体字，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字、年份不拆行。
　　　　批转、转发的公文另页编排，标题居中编排在版心第三行。
　　　　21．附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
　　　　22．发文机关署名、成文日期和印章
　　　　（1）加盖印章的公文
　　　　成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
　　　　单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或者附件说明）一行之内。
　　　　联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或者相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或者附件说明）一行之内。
　　　　（2）不加盖印章的公文
　　　　单一机关行文时，在正文（或者附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
　　　　联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
　　　　（3）加盖签发人签名章的公文
　　　　单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或者附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
　　　　联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
　　　　签名章一般用红色。
　　　　（4）成文日期中的数字
　　　　用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
　　　　23．特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或者签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
　　　　24．附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
　　　　25．附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
　　　　如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
　　　　（三）版记部分
　　　　26．版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
　　　　27．抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
　　　　如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
　　　　28．印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期后加“印发”二字右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
　　　　29．翻印机关和翻印日期：翻印的公文，应当标注翻印机关和翻印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上、印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字，翻印日期后加“翻印”二字右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
　　　　版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期（或者翻印机关和翻印日期）用一条细分隔线隔开。
　　　　（四）页码
　　　　30．一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
　　　　三、公文中的横排表格
　　　　A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　　　四、公文特定格式
　　　　（一）信函格式
　　　　发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体。联合行文时，使用主办机关标志。
　　　　发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。
　　　　如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为三号汉字高度的7/8。
　　　　发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为三号汉字高度的7/8。
　　　　标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
　　　　第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为三号汉字高度的7/8。
　　　　首页不显示页码。
　　　　版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
　　　　（二）命令（令）格式
　　　　发文机关标志由发文机关全称加“命令”或者“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。
　　　　发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
　　　　签发人职务、签名章和成文日期的编排同本附件22．（3）“加盖签发人签名章的公文”。
　　　　（三）纪要格式
　　　　发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
　　　　发文机关标志下空二行居中编排纪要编号。
　　　　纪要编号下一行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空一字，成文日期居右空一字。
　　　　标注出席人员名单，一般用黑体字，在正文（或者附件说明）下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
　　　　标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或者“列席”外，编排方法同出席人员名单。
　　　　纪要的特殊形式可以根据实际制定。