云南中烟工业有限责任公司公文处理工作办法

滇烟工办综〔2012〕79号

云南中烟工业有限责任公司办公室关于

印发公文处理工作办法的通知

各卷烟集团，各直属单位，机关各部（室）：

《云南中烟工业有限责任公司公文处理工作办法》已经公司同意，现印发给你们，请遵照执行。

                           云南中烟工业有限责任公司办公室   

                                  二Ｏ一二年七月六日

云南中烟工业有限责任公司公文处理工作办法

第一章  总  则

第一条  为适应云南中烟工业有限责任公司（以下简称“公司”）工作需要，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《国家烟草专卖局、中国烟草总公司机关公文处理工作办法》（国烟办文〔2012〕292号）的规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于公司公文处理工作。

第三条  公司公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策以及行业的政策要求，印发规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公司公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公司公文处理工作要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  公司所属各卷烟集团、各直属单位、机关各部（室）（以下简称“各单位、各部门”）要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条  云南中烟各级办公室主管本单位的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第八条  公司公文种类有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送（报）机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文要标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文要根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；涉及公司敏感信息事项的，要标注“公司敏感信息”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文要分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

公司的发文，均由公司办公室按以下简称代字统一编号：

1.以公司党组名义发文，其编号中的简称代字为“滇烟工党”。

2.以公司名义发文，其编号中的简称代字为“滇烟工*”（“*”指公司各单位、各部门代字号）。

3.以公司办公室名义发文，其编号中的简称代字为“滇烟工办（综、外、档、会、培）”。

（六）签发人。上行文要标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

“云南中烟工业有限责任公司”简称为“云南中烟”；“红塔烟草（集团）有限责任公司”、“红云红河烟草（集团）有限责任公司”、“云南中烟物资（集团）有限责任公司”、“云南烟草科学研究院”、“云南烟草教育培训中心（云南烟草学校）”、“云南烟草国际有限公司”、“云南卷烟烤烟交易市场”、“云南烟草兴云投资股份有限公司”、“云南中烟工业公司特有职业（工种）职业技能鉴定站”，可统称“各卷烟集团，各直属单位”，分别简称为“红塔集团”、“红云红河集团”、“物资集团”、“研究院”、“培训中心（烟草学校）”、“国际公司”、“两烟市场”、“兴云公司”和“鉴定站”。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，要加盖发文机关印章并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

起草公司公文，拟稿人要在发文稿纸首页相应位置标明“不公开”或者“可公开”。“可公开”的公文可以通过局域网在公司范围公开；按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）规定，需要向社会公开的，可以在公司网站公开公文的主要内容。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

被批转、转发、印发、发布、上报、报送的公文，不作为附件，无需附件标注。

（十六）抄送（报）机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条  公司公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条  公司公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条  公司公文用纸幅面采用国际标准A4型。

第四章  行文规则

第十三条  行文要确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，要同时抄报被越过的机关。

主送公司各单位、各部门的公文，要以公司党组、公司的名义或者公司办公室的名义。

公司内设机构除公司办公室外不得对外正式行文；确需正式行文的，以公司办公室名义行文。

第十五条  向上级机关行文，要遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄报（送）相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）公司有发文权的单位向上级主管部门请示、报告重大事项，要经公司同意；属于单位职权范围内的事项可以直接报送上级主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需要以公司名义向上级机关请示，要提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示要一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级机关负责人报送公文，不得以公司负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时要抄报另一个上级机关。

第十六条  向下级机关行文，要遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文要同时抄报国家局、总公司。

（二）根据公司授权，公司办公室可以向各单位、各部门，行业外单位办公厅（室）和有关部门行文。

（三）公司有发文权的单位在各自职权范围内可以向各卷烟集团的相关部门行文。

（四）涉及多个部门或者单位职权范围内的事务，部门或者单位之间未协商一致的，不得向下行文。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条  公司与其他同级机关必要时可以联合行文。

第五章  公文拟制

第十八条  公司公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  公司公文起草要做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门或者单位职权范围内的事项，起草部门或者单位必须征求相关部门或者单位意见，力求达成一致。

（七）公司负责人要主持、指导重要公文起草工作。

（八）内容涉及国家秘密或者行业、公司敏感信息事项的，必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行起草。

第二十条  公司公文文稿送公司办公室审核前，要由起草部门或者单位进行初审。初审的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否符合行业和公司的有关政策要求；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门或者单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

规范性公文送公司办公室审核前，起草部门或者单位要先送公司法律与改革部会签，进行合法性审查。

公文签发前，要由公司办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合规定；语言文字是否符合语法逻辑等。

与有关机关的联合行文，机关相关部门或者单位收到主办机关需要由公司会签的公文文稿后，要先进行初审，再送公司办公室进行审核后报公司负责人签发。

第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿，公司办公室要退回起草部门或者单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门或者单位修改后重新送公司办公室审核。

第二十二条  公文要经公司负责人审批签发。重要公文和上行文由公司主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或者平行文，由公司主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。公司办公室公文应由起草部门或者单位报分管领导同意后，由公司办公室负责人签发。签发人签发公文，要签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十三条  公司公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文要逐件清点，校对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况要详细记载。

对主送公司或者公司办公室的公文，均由公司办公室统一签收、登记，特急件随到随处理。寄给公司负责人的亲启件，一律呈送给公司负责人本人或者其指定人员签收。

公司其他部门或者单位收到的主送公司或者公司办公室的公文，要及时交公司办公室办理签收、登记手续。

未经签收、登记的主送公司或者公司办公室的公文，公司各单位、各部门不得办理。

（三）初审。对收到的公文要进行初审。公司办公室初审的重点是：是否应当由本公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门或者单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，经公司办公室负责人批准后要及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文要根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文要提出拟办意见报公司负责人批示或者转有关部门、单位办理；需要两个以上部门或者单位办理的，要明确主办部门或者单位。紧急公文要明确办理时限。

承办部门或者单位对交办的公文要及时办理，有明确办理时限要求的要在规定时限内办理完毕；对因特殊情况不能在规定时限内办结的，要签报公司有关负责人同意后及时向来文单位和公司办公室说明延期理由。对不属于本部门或者单位职权范围以及不宜由本部门或者单位办理的，承办部门或者单位要及时退回公司办公室并说明情况。请示性公文一般应于一个月内答复。

收到公司办公室转来的公文，承办部门或者单位要进一步审核：

对请示性公文，重点对请示事项是否需要报公司审批；公文内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否符合行业和公司的有关政策规定，是否体现科学发展观的要求；请示事项是否符合“一文一事”的规定；公文紧急程度、密级和保密期限确定是否恰当等方面进行审核。对不符合上述要求的公文，承办部门或者单位要主动与报文单位沟通，建议其修改后重新报文或者退文；协商不一致的，要提出处理意见反馈公司办公室。

对报告性公文，承办部门或者单位要重点审核报告中是否夹带请示事项。报告中有请示事项的，承办部门或者单位要与报文单位协商，请其按请示性公文要求重新报文。

（五）传阅。根据公司负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅要随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门或者单位按期办结。紧急公文或者重要公文要由专人负责催办。

呈送公司负责人批示或者送交承办部门或者单位办理的公文，公司办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

（七）答复。公文办理结果要及时答复来文单位并根据需要告知相关单位。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经公司负责人签批的公文，印发前要由公司办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，要报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，由公司办公室确定发文字号，根据发文稿纸首页上注明的发送范围和有关规定确定印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文要在符合保密要求的场所印制。公司公文由公司办公室印制，正式印制前由起草部门或者单位拟稿人负责校对，拟稿人外出时要委托熟悉业务和公文处理工作的人员负责并告知公司办公室。起草部门或者单位需要增加印制份数的，须事先提出意见并由本部门或者单位负责人签字、经公司办公室负责人同意后，方可增加印制份数。

（四）核发。公司公文印制后由公司办公室对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

发往行业外单位需由公司机要人员交换的公文，由起草部门或者单位装封后送公司办公室，由公司办公室机要人员发出。

发往国家局、总公司及公司各单位、各部门的非涉密公文，由公司办公室通过公司协同办公系统的公文远程传输系统传输。发往国家局、总公司的电子文件，附件大小超过3兆的，起草部门或者单位要直接将纸质文件报国家局办公室。

第二十六条  涉密公文要通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条  需要归档的公文及有关材料，要根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十八条  对联合发文，属于公司主办的公文，公文文稿原件由公司办公室归档；属于其他机关主办的公文，公司承办人应将公文正本连同公文文稿复制件交公司办公室归档。公司负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

公司工作人员不得保存应由公司归档的公文及有关材料。

第七章  公文管理

第二十九条  公司各单位、各部门要建立健全本单位、本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十条  公司各单位、各部门公文由文秘部门或者专人统一管理。处级以上单位应建立机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。阅读涉密文件应在机要阅文室内。

第三十一条  公司公文确定密级前，要按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，要按照所定密级严格管理。绝密级公文要由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十二条  公文的印发传达范围要按照发文机关的要求执行；需要变更的，要经发文机关批准。

涉密公文公开发布前要履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十三条  汇编机密级、秘密级公文，要符合有关规定并经公司负责人或者公司办公室负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，要经发文机关或者其上级机关批准。汇编的公文视同原件管理。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十四条  公文的撤销和废止，由发文机关或者上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条  涉密公文要按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条  公司不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并报公司办公室负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条  公司相关部门或者单位合并时，全部公文要随之合并管理；部门或者单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司办公室档案室。

工作人员离岗离职时，所在部门或者单位要督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十八条  公司新设立的单位要向公司办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，报公司负责人批准后，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附  则

第三十九条  公司公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第四十条  外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十一条  本办法由公司办公室负责解释。

第四十二条  本办法自下发之日起施行。2011年3月23日印发的《云南中烟工业有限责任公司公文处理办法》（滇烟工办综〔2011〕145号）同时废止。

抄报：公司领导。

云南中烟工业有限责任公司办公室     2012年7月6日印发