丽水学院公文处理工作实施办法

中共丽水学院委员会             文件

丽水学院

丽学院党〔2013〕3号

中共丽水学院委员会  丽水学院

关于印发《丽水学院公文处理工作实施办法》的通知

各党总支部、直属党支部，各部门、二级学院、直属单位：

《丽水学院公文处理工作实施办法》已经第二十四次院长办公会议审议通过，并经党委会审定，现印发给你们，请遵照执行。

中共丽水学院委员会   丽水学院

2013年1月14日

丽水学院公文处理工作实施办法

第一章  总则

第一条  为使学校公文处理工作科学化、制度化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）、《中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于认真贯彻〈党政机关公文处理工作条例〉的意见》（浙委办〔2012〕110号），结合学校公文处理实际情况，特制定本实施办法。

第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  党委办公室、院长办公室是学校公文处理的管理机构，各部门综合科与二级学院（含成人教育学院，下同）、直属单位办公室承担相应的公文处理职责，应有专人负责公文处理工作。

第五条  学校公文处理原则上实行无纸化办公，非保密等特殊需要，所有流程一般应在OA协同办公系统等网络平台上进行。

第二章  公文种类

第七条 学校公文常用文种包括决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等10种。

（一）决议  适用于会议讨论通过的重大决策事项。如用于公布党代会、教代会等重要全校性会议的决定事项，以及会议审议通过的政策、制度等。

（二）决定  适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如用于学校对先进单位或个人的表彰，对个人违纪的处理，学生转专业，辞退员工等。

（三）意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。如用于学校根据上级单位的政策精神指导下级机关予以实施，下级单位关于重要问题提出见解和处理办法请求给予办理等。

（四）通知  适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如用于学校传达要求二级单位办理及需要有关单位和个人周知或者执行的事项，任免人员等。

（五）通报  适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如用于学校表彰先进二级单位或个人的事迹，批评其错误，向全校或社会公众公开办学情况等。

（六）报告  适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如用于向上级单位汇报工作的基本情况、取得的成绩或经验、存在的问题或应吸取的教训、今后的工作安排和打算等。

（七）请示  适用于向上级机关请求指示、批准。如用于二级单位请求学校的指示、审批，学校向上级党委、政府部门请求指示，要求帮助等。

（八） 批复  适用于答复下级机关请示事项。如用于答复二级单位关于变更学籍、专业，调整机构，召开会议以及其它重要事项的请示。

（九）函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如用于与不相隶属的校外单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求不相隶属校外单位批准事项等。

（十）纪要  适用于记载会议主要情况和议定事项。如用于记录学校党委会、院长办公会议、重要的专题会议等的研究内容和议定事项。

第三章  公文主要形式

第八条  党委、学校公文，根据内容和发送范围，使用以下两种形式：

（一）《中共丽水学院委员会文件》。编“丽学院党”字号，主要用于党委部署学校全局性工作，印发全局性重要文件，答复或批转党总支、直属党支部和党委部门呈报的重要报告、请示、意见，向上级或不相隶属党委机关报告、请示或商洽工作等。为提高党委文件的权威性，能用其他形式下达的，一般不发此类文件。

（二）《丽水学院文件》。编“丽学院”字号，主要用于部署全局性行政工作，印发全局性重要行政文件，答复和批转二级学院呈报的重要报告、请示、意见，向上级单位报告、请示等。

（三）《丽水学院函》。编“丽学院函”字号，主要用于与不相隶属的单位商洽工作。

第九条  党委办公室、院长办公室公文，根据内容和发送范围，使用以下六种形式：

（一）《中共丽水学院委员会办公室文件》。编“丽学院党办”字号，主要用于经授权，传达或代表党委部署具体工作，印发党委制定的一般性政策制度，指导二级单位办公室（综合科）开展党建工作等。

（二）《中共丽水学院委员会办公室抄告单》。主要用于转达不宜用正式文件答复有关党总支部的请示，不宜用正式文件传达的党委会议议定事项，或不宜复印的党委领导批示事项等。

（三）《丽水学院党办通报》。主要用于印发党委领导在学校重要会议上的讲话，以及需要各党总支、直属党支部、群团组织，各部门、二级学院周知的事项等。

（四）《丽水学院院长办公室文件》。编“丽学院办”字号，主要用于部署学校具体行政工作，告知需要各二级单位周知或办理的事项，印发学校制定的一般政策制度等。

（五）《丽水学院院长办公室抄告单》。主要用于转达不宜用正式文件答复有关二级单位的请示事项，不宜用正式文件传达的行政会议议定事项，或不宜复印的学校行政领导批示事项。

（六）《丽水学院院办通报》。主要用于印发学校行政领导在重要会议上的讲话，以及其他需要各二级单位周知的文稿。

    第十条  会议纪要主要使用以下两种形式：

（一）《丽水学院党委会议纪要》。主要用于记载和传达党委会议或党委扩大会议讨论的情况和决定事项。由党委办公室记录和整理，送会议主持人签批。发送范围根据会议内容确定。

（二）《丽水学院院长办公会议纪要》。主要用于记载和传达院长办公会议讨论的情况和决定事项。由院长办公室记录和整理，送会议主持人签批。

（三）《丽水学院专题会议纪要》。主要用于记载和传达学校专题会议讨论的情况和决定事项。由具体承办会议的二级单位负责记录和整理，经院长办公室审核，送会议主持人签批。

第十一条  其它公文形式包括：

（一）《中共丽水学院纪律检查委员会文件》。编“丽学院纪委”字号，主要用于贯彻落实中央、省、市纪委和省教育纪工委的重要意见、决定，安排部署学校纪检监察全局性工作，发布重要决定、制度，向学校党委或上级纪委报告、请示或商洽工作等。

（二）《中共丽水学院纪律检查委员会办公室文件》。编“丽学院纪办”字号，主要用于经纪委授权，传达或代纪委部署具体工作，经纪委同意转发上级纪委的工作文件。

（三）《中共丽水学院委员会组织部文件》。编“丽学院组”字号，主要用于公布科级干部任免情况。

（四）《丽水学院工会委员会文件》。编“丽学院工会”字号，主要用于公布各分工会人员调整、协会成立、先进集体评选或推荐结果等事项，部署教职工代表大会等工会重要活动事宜、表彰先进，向上级工会汇报工作等。

（五）《共青团丽水学院委员会文件》。编“丽学院团”字号，主要用于向上级团委请示和汇报工作，具体布置上级团委部署的工作，告知需要各分团委周知或办理的事项，发布团学组织制定的一般政策制度等。

（六）《丽水学院学生会文件》。编“丽学院学”字号，主要用于公布校学生会重要事项，向二级学院学生会部署重要活动，向上级学联报告和请示工作等。

（七）二级学院公文形式由二级学院参照学校公文形式确定。

第四章  公文格式

第十二条  公文一般由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，具体按照《党政机关公文处理条例》第三章执行。

第十三条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）、《浙江省行政机关公文格式及式样》执行。

第十四条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第五章  公文行文规则

第十五条  行文应当确有必要，可发可不发的公文一律不发。凡属下列情况的，不以正式公文行文：

（一）上级已发文，学校无新的、重要的规定和安排部署，不再就贯彻执行问题发文。

（二）领导讲话除对全校工作有重要指导意义外，不再发文通告。

（三）属于学校行政职权范围内的工作，党委不发文，也不联合发文。

（四）凡可在校内通过简单沟通协调解决的事宜，不通过公文进行处理。

（五）需告知校内单位或师生的简单事宜，可以事务通知或会议通知形式在OA协同办公系统中发布信息，不以公文形式通知。

第十六条  学校公文处理实行二级管理，各单位应明确各自发文权限。

（一）除纪委、工会和团委单独行文，党委组织部单独发布科级干部任免文件外，学校其它各部门、直属单位均不得以本单位名义单独行文，需发文的事宜应由相关部门拟稿后以党委、学校或党委办公室、院长办公室名义发文。

（二）二级学院可以本学院名义在校内行文，二级学院下属和附属机构不得以本机构名义单独行文。

（三）党委、学校，以及纪委、工会、团委可对校外单位行文，其它校内单位均不得对校外行文。纪委、工会、团委可在职权范围内向相应上级组织行文，一般不得以本单位名义向其它校外单位行文。

（四）丽水学院党委、丽水学院，或党委办公室、院长办公室必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不应联合行文。其它二级单位一般不与党委办公室、院长办公室联合行文。

（五）校学生会可在团委指导下向校内学生组织或上级学联行文，或与校内单位联合行文。

第十七条  学校日常管理中最常见几种公文流程规范如下：

（一）公布学校制度由起草单位提请党委会或院长办公会议研究审定后，在OA协同办公系统中以适当名义拟成通知，提交党委办公室或院长办公室发文。

（二）学籍变更事宜由学生所在二级学院办理、教务处审核后，二级学院向学校请示，教务处以学校名义批复二级学院。

（三）学生转专业事宜由学生提出申请，相关二级学院审批，招生就业处或教务处组织审核后，由招生就业处或教务处以学校名义起草同意转专业的决定，提交院长办公室发文。

（四）学生处分事宜由学生所在二级学院与学生处办理、审核后，处分决定由学生处以学校名义起草，提交院长办公室发文。

第六章  公文拟制

第十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  公文起草单位及其职责如下：

（一）党委、学校或党委办公室、院长办公室文件由相关主管部门起草，涉及多个部门的，由牵头部门起草。

（二）二级学院公文由二级学院下设相关机构起草。

（三）纪委、党委组织部、工会、团委公文由其综合科起草。

（四）公文起草前，起草单位应充分调查研究，广泛征求相关单位和师生意见并加以吸纳。单位负责人应主持、指导重要公文的起草工作。

（五）公文起草中应当注意：文种正确，格式规范，内容简洁，依据准确，措施和要求切实可行。

第二十条  公文签发前，应由公文起草单位将拟定文稿提交审核单位审核。二级学院公文由二级学院办公室审核；纪委、党委组织部、工会、团委公文由其部门负责人审核；其它公文由党委办公室、院长办公室审核，其流程和要求如下：

（一）初审。办公室专职人员对文件初步审核，主要审核：文种是否适当，格式是否正确，文字内容是否得当等。

（二）复审。办公室副主任对经初审的文件进一步审核，除复查初审内容外，主要审核：行文理由是否充分，行文依据是否准确，文件内容是否简洁，措辞是否得当，条理是否清晰，措施是否可行等。

（三）核准。办公室主任对经复审的文件进一步核准，除复查初审、复审的内容外，主要审核：内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否符合学校发展的思路和要求，是否能在学校工作中起到实际作用，是否与上级文件和学校现行制度相衔接等。

第二十一条  审核过程中发现少量简单问题的，可径行修改；发现较多或较大问题，审核单位难以单独解决的，应发回起草单位修改；发现严重问题或认为不宜发文的，可发回起草单位重新起草，或直接撤销文件。

第二十二条  党委、学校文件由学校主要领导签发；文件内容仅涉及某一方面工作的，经学校主要领导授权，可由相关分管领导签发；学校主要领导认为文件内容业务性较强，应由分管领导会签的，分管领导先行审批，再由主要领导签发；联合行文的，由书记、校长会签。

第二十三条  党委办公室、院长办公室文件内容主要限于办公室业务范围内的，由办公室主任签发；涉及学校其它方面具体工作的，由相关分管领导签发；涉及学校综合性工作的，由主要领导签发。联合行文的，根据上述规则签发或会签。

第二十四条  二级学院文件由二级学院主要负责人签发，或由二级学院主要负责人授权其他负责人签发。二级学院联合行文的，由相关二级学院主要负责人会签。

第二十五条  纪委、工会、团委文件，由相应分管领导签发；与党委办公室、院长办公室联合行文的，由相关分管领导会签。校学生会文件由学生会主席签发，与学校部门联合发文的，由学生会主席与相应部门分管领导会签。

第二十六条  审批签发过程中发现简单问题的，可径行修改，或退回审核单位修改；发现严重问题的，可退回起草单位重新起草。

第七章  公文办理

第二十七条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十八条  收文办理的主要程序是：

（一）签收。学校收到的日常性公文（包括电子公文）、传真、资料、信件等，由办公室专职文书统一处理，核对无误后签收并分类。如发现问题，及时向发文机关反馈。涉密公文由专职机要秘书签收，若机要秘书不能签收的，可由办公室主任或副主任签收。

（二）初审。专职文书对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，是否符合文种、格式要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）登记。专职文书对通过初审的公文的主要信息做详细记载并编号。紧急公文应标注紧急程度，明确办理时限。涉密公文应另行登记，与一般文件分开处理。除涉密或有特殊要求的公文外，纸质公文应转化为电子文件后上传OA协同办公系统，电子公文则直接上传，以下收文办理流程一般均在OA协同办公系统中完成。

（四）承办。办公室主任协调公文承办事宜，阅知性公文根据公文的内容、要求和工作需要确定范围后分送，批办性公文应提出拟办意见，报相关领导批示。需要两个以上单位办理的公文，应明确主办单位；紧急公文应明确办理时限。承办单位对交办公文应按要求及时办理。

（五）传阅。根据相关领导的批示和工作需要，将公文送传阅对象阅知。专职文书应当随时掌握公文去向，及时获取反馈信息，避免延误。

（六）催办。党委办公室、院长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当重点催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。办理完毕的文件应整理归档。

第二十九条  发文办理的主要程序是：

（一）复核。已签批的公文，印发前应由办公室专职人员对文种、格式、文字内容、签批程序等进行复核；如公文内容需作实质性修改的，应报原签批人复审。

（二）登记。经过复核的公文，应当编写发文字号、确定分送范围，需制成纸质文件的还需确定印制份数。

（三）制作。根据公文的格式要求将经复核的文稿制作成文件，不以电子文件分发的应根据确定的印制份数打印。

（四）分发。将制成的公文分发给主送单位和抄送单位。需分送给教职工或学生本人的，可将电子文件通过电子邮件发送，或打印成纸质文件送交本人。

第三十条  涉密公文的办理应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定进行。如需签发的涉密公文应由单位主要负责人签发。

第三十一条  公文处理完毕后，发文单位负责按照学校档案管理的相关规定对电子公文、背景信息及其他元数据进行实时归档。纸质公文按相关规定另行归档。

第八章  公文管理

第三十二条  公文应由专人统一管理，普通的收文、发文（包括电子公文）由专职文秘人员负责收发、保管，机要保密文件则由机要秘书或负责保密的工作人员负责。

第三十三条  涉密公文的拟制、收文、发文、解密公开、复印、汇编、销毁等均严格按照国家的相关法规执行。涉密公文应由专车专人领取，专人专柜保管。涉密文件管理人员必须由党委任命。查阅涉密文件应自觉遵守保密制度，在机要阅文室内查阅。

第三十四条  公文的公开按《中华人民共和国信息公开条例》和《中共浙江省委教育工作委员会  浙江省教育厅关于进一步推进高等学校信息公开工作的实施意见》，以及《丽水学院信息公开实施细则》的相关规定执行。党委、学校和党委办公室、院长办公室公文的公开范围由办公室副主任拟定，办公室主任核准；二级学院和纪委、工会、团委公文的公开范围由其办公室（综合科）拟定，单位负责人核准。除涉密公文外，限制公开的公文处理仍在OA协同办公系统中完成，但限制其接收和查阅范围。

第三十五条  党委、学校和党委办公室、院长办公室公文的撤销和废止由党委办公室、院长办公室提出，纪委、工会、团委公文的撤销和废止由本部门提出，党委会或院长办公会议决定；二级学院公文的撤销和废止由二级学院办公室提出，二级学院党政联席会议决定。

第三十六条  学校二级单位合并或撤销时，公文处理和管理职责和权限作相应调整，尚未归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。

第九章  附则

第三十七条  二级学院可根据本办法精神，结合本单位实际情况，制定具体公文处理细则。

第三十八条  校学生会的公文处理具体事宜，由校学生会根据本办法精神，在团委指导下自主决定。

第三十九条  本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。

第四十条  本办法自2013年1月1日起施行，原《丽水学院党委、丽水学院党委办公室公文的常用种类、形式和格式》、《丽水学院、丽水学院院长办公室公文的常用种类、形式和格式》、《中共丽水学院委员会办公室  丽水学院院长办公室关于二级学院公文格式处理的意见》、《丽水学院党委办公室公文处理实施细则》、《丽水学院院长办公室公文处理实施细则》、《丽水学院公文阅办制度》停止执行。

中共丽水学院委员会办公室 丽水学院院长办公室      2013年1月17日印发