市司法局关于公文处理工作的若干规定

市司法局关于印发公文处理工作若干规定的通知

沪司发〔2013〕44号

市监狱管理局、上海政法学院、市劳教局（戒毒局），市社区矫正办及局属各单位，局机关各处室：

《市司法局关于公文处理工作的若干规定》已经2013年6月17日市司法局第六次局长办公会议审议通过，现予印发。市司法局以往有关公文处理工作的规定，与本规定不一致的，以本规定为准。请各单位认真学习、遵照执行，切实推进公文处理工作科学化、制度化、规范化。

特此通知。

上海市司法局

2013年6月19日

市司法局关于公文处理工作的若干规定

第一章  总  则

第一条  为推进市司法局公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《司法部机关公文处理办法》（司发通〔2012〕253号）等有关规定，结合工作实际，制定本规定。

第二条  市司法局公文是市司法局实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布市司法局系统各类规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  市司法局办公室是管理公文处理工作的职能部门。市司法局系统各单位和部门应指定专门机构或专职人员承担本单位和部门的公文处理工作。

第二章  公文种类

第六条  市司法局公文种类主要有：

（一）决定。适用于对司法行政重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级司法行政机关不适当的决定事项。

（二）令。适用于批准授予、晋升、降低、取消警衔，嘉奖有关单位和个人。? 

（三）公告。适用于宣布依法行使管理职能的重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用对重要问题提出见解和处理办法，传达贯彻落实上级机关的重要指示、批示及重要工作部署。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于司法行政系统表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级司法行政机关请示事项。

（十一）函。适用于与有关部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。涉密公文应当标注印制份数的顺序号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度，分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由、文种组成。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不加标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关名称之前标明附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合行文应当按照联合行文机关顺序加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文需要加附注的，应当注在成文时间的左下、抄送机关上方并加括号。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）和《市司法局公文格式》执行。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十三条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（三）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十四条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）市司法局党委办公室、市司法局办公室根据市司法局党委、市司法局授权，可以向下级机关及其党委行文，其他部门不得向下级机关及其党委发布指令性公文或在公文中向下级机关及其党委提出指令性要求。?

（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

第十五条  除以下可以对外行文的本局系统单位和部门，其他单位和部门不得对外正式行文：

（一）市司法局党委、市司法局。

（二）市司法局党委办公室、市司法局办公室（外事办公室）。

（三）市司法局纪委、政治部、机关党委、团工委可以在其职权范围内向有关对口单位、部门行文。

（四）市监狱管理局、市劳教局（戒毒局）、市社区矫正办可以在其职权范围内向有关对口单位、部门行文，同时应报市司法局办公室备案。重要公文或上行文应以市司法局名义对外行文。

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  市司法局公文起草按照下列规定办理：

（一）局办公室组织起草有关司法行政工作发展中、长期规划，市司法局年度和半年工作总结、计划，向上级机关、主管部门报送的综合性文件，局党委会议（扩大会议）纪要、局务会议和局长办公会议纪要等文件。

（二）局政治部、纪检监察部门和各业务部门分别起草有关政治工作、纪检监察工作和司法行政业务工作的文件。

（三）文件内容涉及多个部门的，由局领导指定其中一个部门为主起草，或由局办公室根据局领导授权确定主办部门起草。

（四）各类会议结束后需制发公文的，由会议主办部门负责起草；局领导参加的各类专题会议，会议纪要由主办部门负责起草。

第十八条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策及本市的有关规定，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文内容涉及其他部门职权范围内事项的，起草单位、部门必须征求相关单位、部门意见，力求达成一致。

（七）公文起草部门负责人对公文起草质量负责，重要公文起草工作应当提请局领导主持、指导。

第十九条  公文文稿起草完毕，由起草部门负责人签署意见、姓名和日期，送局办公室审核。涉及执行法律、法规、规章和规范性文件或者可能产生法律后果等方面的公文文稿，应先送局法制处进行法律政策核查后，再送局办公室审核。局办公室审核的重点是：

（一）内容审核

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策及本市的有关规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和方法是否切实可行。

3.涉及有关单位、部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（二）形式审核

1.密级和保密期限是否经起草部门定密责任人审核。

2.信息公开属性是否经起草部门负责人审核。

3.涉及执行法律、法规、规章和规范性文件或者可能产生法律后果等方面的公文文稿是否经局法制处核查同意。

（三）其他内容和形式是否符合公文起草有关要求

第二十条  经局办公室审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十一条  公文文稿经局办公室负责人审核签字，连同送审稿、修订稿及附件一并送局领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

（一）以市司法局党委名义制发的公文、党委会议纪要，由局党委书记签发；党委书记因事离沪时，可以由主持工作的副书记签发。

（二）以市司法局名义制发的重要公文、上行文经局分管领导审核后由局长签发；局长办公会议纪要由局长签发；局长因事离沪时，可以由主持工作的局领导签发，或者经主持工作的局领导同意由局分管领导签发。以市司法局名义制发的下行文、平行文及专题会议纪要，由局长签发，也可以由局分管领导签发。

（三）以市司法局为主办单位，与其他单位联合发文时，由主办部门送请有关单位会签。联合行文应当由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

（四）局办公室根据局党委、局领导授权制发的公文，由办公室主要负责人签发；以市司法局党委办公室、市司法局办公室名义制发的上行文，经局分管领导同意后由局办公室主任签发；以市司法局党委办公室、市司法局办公室名义制发的下行文、平行文，经局办公室主任授权，也可以由局办公室副主任签发，重要文件必须经局分管领导同意。

（五）以局纪委、政治部、机关党委名义制发的公文，由局纪委、政治部、机关党委主要负责人签发。局团工委名义制发的公文，由局政治部主要负责人签发。

（六）以市监狱管理局名义制发的公文，由市监狱管理局主要负责人签发。以市劳教局（戒毒局）名义制发的公文，由市劳教局（戒毒局）主要负责人签发。以市社区矫正办名义制发的公文由市社区矫正办主要负责人签发。

第二十二条  已经签发的公文文稿，未经签发人同意，不得改动。

第六章  公文办理

第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。局办公室负责公文签收，对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。

（二）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是包括是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当退回来文单位并说明理由。

（三）登记。局办公室对来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、来文日期、收文编号等公文的主要信息进行详细登记。

（四）拟办。阅知性公文，由局办公室根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送有关局领导和部门。批办性公文，由局办公室摘录内容提要，提出拟办意见后，报局领导批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门和协办部门。一般应于收文当日提出拟办意见，最长不得超过两个工作日，紧急文件应当立即处理。文件内容涉及刑罚执行、行政执法、行政审批等事项或紧急公文应当明确办理时限或列入督办。

（五）阅批。局办公室负责公文送阅，并对公文流转过程进行跟踪、检查，不得漏传、误传、延误。

1.对上级机关来文，应先送局主要领导、后送局分管领导阅批，并同时送有关部门阅知。局领导批示后送有关部门办理。

2.对平级机关来文，应根据来文情况处理。对内容一般的来文，由对口部门在三个工作日内提出意见报局分管领导阅批；对内容比较重要的来文，先送局分管领导阅批；对内容特别重要的来文，先送局主要领导，再送局分管领导阅批，同时送有关部门阅知。局领导批示后送有关部门办理。

3.对下级机关来文，由对口部门在三个工作日内提出意见报局分管领导；对内容特别重要或紧急来文，可以先送或同时送局领导。

4.对上级机关指导性、阅知性文件，同级机关通报性文件，下级机关报告或抄送市司法局的阅知性文件，先送局领导后送主阅部门；需及时传阅的文件，可以分送传阅。阅件经局领导批示要求办理的，作为办件处理。

（六）办理。各部门应指定专人每个工作日到局机要室收取文件。主办部门收到办件后，应根据来文要求、局领导批示及局办公室拟办意见，抓紧办理。需会同其他部门办理的文件，应主动与有关部门协商办理。

1.来文、局领导批示或督办管理有明确办理时限要求的应当严格在时限内办结；没有明确时限的，一般应在一个月内办理完毕。

2.因特殊情况需延长办理时限的，应向局分管领导报告原因和进展，并向来文单位说明情况，同时告知局办公室；已列入督办的文件不能按时办结的，应提交延期申请，经局分管领导同意后，重新确定办理时限。

3.对不属于本部门职权范围办理的公文，应当迅速退回交办部门，并说明理由。

（七）督办。局办公室及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期办理，定期以督办专报的形式向局领导反馈进展情况。

（八）办结。公文办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位；对市委、市政府、司法部和市委政法委领导批办事项的办理结果，应当书面报告局领导；对局领导批示或局办公室拟办意见要求报办理结果的，应当将办理结果报告局领导或告知局办公室。列入督办的文件办结后，应及时申请督办终结，并详细注明办理情况；办理情况不符合要求的，应退回重新办理或补充说明。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）登记。公文经签发后，由局办公室统一确定发文字号，检查、规范文件格式，打印文稿清样。

（二）校对。公文校对实行三校制，一校、二校由公文起草部门负责，应当按照原稿逐字逐句进行。三校由文印室负责，应当对整个公文版式进行全面检查。公文校对时间一般不超过两个工作日，紧急公文应当立即校对。校对文稿应当按规定的校对符号进行修改，校对完成后应当签署校对人姓名、时间及具体意见。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，做到清晰、整洁。涉密公文的印制应当符合保密要求，有密级的公文不得多印，不得擅自留存。

（四）核发。公文印制完毕，公文起草部门应当对公文的文字、格式和印刷质量进行再次检查，送局办公室分发或发送。非涉密公文应当以电子公文传输系统、机要或邮递方式发送。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十六条  对外发文、办理或传阅完毕的文件，及在办理过程中形成的文件材料由公文起草部门、主办或主阅部门负责保管、归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。公文归档应当根据有关档案管理法律法规以及市司法局档案管理规定办理。公文预归档后于第二年第一季度统一移交至局档案管理部门，局档案管理部门应当于每年六月底前完成上一年度的文件材料归档工作。

第七章  公文管理

第二十七条  公文确定密级前，办文单位、部门应当按照拟定的密级先行采取保密措施；确定密级后，应当按照所定密级严格管理；绝密级公文应当由专人管理。公文密级需要变更或解除的，由起草部门主要负责人及分管局领导决定。?

第二十八条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第二十九条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经局办公室负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或局领导批准。复制、汇编的公文视同原件管理；复制件应当加盖专门戳记，翻印件应当注明翻印的部门名称、日期；汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十条  涉密公文应当由局办公室组织集中销毁，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。中央、市委文件应当按照规定统一清退至局办公室。不具备归档和保存价值的公文，经处室负责人批准后可以销毁。

第三十一条  机关工作人员离岗离职时，所在单位、部门应当督促其将暂存、借用的公文按照规定移交、清退。

第八章  附  则

第三十二条  市司法局公文含电子公文。电子公文处理参照本规定执行。

第三十三条  市依法治市领导小组办公室、市法制宣传教育联席会议办公室、市综治委特殊人群专项组及其办公室、市综治委刑释解教人员安置帮教工作领导小组及其办公室、市医患纠纷人民调解工作办公室、市司法鉴定工作委员会办公室等设在市司法局的专项工作机构公文处理工作应当参照本规定执行。

第三十四条  市监狱管理局、市劳教局（戒毒局）、市社区矫正办可以在职权范围内组织收文办理、发文办理、整理归档及公文管理，但必须符合市司法局公文处理相关规定。

第三十五条  本规定由市司法局负责解释。

第三十六条  本规定自印发之日起施行。本规定未及事项，按照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）执行。市司法局以往有关公文处理的规定，与本规定不一致的，以本规定为准。

附件：1．市司法局公文发文字号

2．市司法局公文格式

上海市司法局办公室                         2013年6月20日印发

附件1

市司法局公文发文字号

一、市司法局党委发文字号

沪司委〔20××〕××号

沪司委发〔20××〕××号

沪司委函〔20××〕××号

中共上海市司法局委员会会议纪要

二、市司法局发文字号

沪司〔20××〕××号

沪司发〔20××〕××号

沪司函〔20××〕××号

沪司规〔20××〕××号

沪司衔令〔20××〕××号

上海市司法局公告

市司法局局长办公会议纪要

市司法局专题会议纪要

三、市司法局党委办公室、办公室发文字号

沪司委办〔20××〕××号

沪司委办发〔20××〕××号

沪司委办函〔20××〕××号

沪司办〔20××〕××号

沪司办发〔20××〕××号

沪司办函〔20××〕××号

四、其他发文字号

沪司狱委〔20××〕××号

沪司狱〔20××〕××号

沪司劳（戒）委〔20××〕××号

沪司劳（戒）〔20××〕××号

沪司矫〔20××〕××号

沪司纪〔20××〕××号

沪司委密〔20××〕××号

沪司政〔20××〕××号

沪司机党〔20××〕××号

沪司团〔20××〕××号

沪依法治市办〔20××〕××号

沪法宣办〔20××〕××号

沪综治特殊组〔20××〕××号

沪安帮领〔20××〕××号

沪安帮办〔20××〕××号

沪医调办〔20××〕××号

沪司鉴办〔20××〕××号

沪司外办〔20××〕××号

附件2

市司法局公文格式

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）要求，结合市司法局公文格式的应用实际，制定《市司法局公文格式》。

一、公文用纸

采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在90度以上。采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

二、印制装订

双面印刷，页码套正。左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。骑马订订锯均订在折缝线上，平订订锯与书脊间的距离为3mm—5mm。

三、公文格式

版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），每页纸排印22行，每行28字（一个字指一个汉字所占空间），撑满版心。

（一）份号

如需标注，用6位3号阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。

（二）秘密等级和保密期限

如需标注，用3号黑体，顶格标注在版心左上角第2行，两字之间空1字；如需同时标注秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如：“机密★1年”。

（三）发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

（四）发文字号

发文字号应标注在发文机关下空2行位置，3号仿宋体居中排布。年份、发文顺序号用半角阿位伯数字，年份外加中文六角括号“〔  〕”；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，在阿位伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空1字标注，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（五）签发人

上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，右空一字。签发人用3号仿宋字，全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。

联合行文，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人从第二行依次顺排。

（六）标题

由发文机关名称、事由和文种组成。

用2号小标宋体字，标注在红色反线下空2行位置，分一行或多行居中排列；多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整、长度适宜、字距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关

用3号仿宋体标注于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后用全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

请示件应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

（八）正文

用3号仿宋体字编排于主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。段尾单字不成行。

（1）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（2）结构层次序数，第一层为“一、”用3号黑体字，第二层为“（二）”用3号楷体字，第三层为“1．”、第四层为“（1）”均用3号仿宋体字。

（3）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（4）段落之间一般不空行。

（九）附件说明

公文附件的顺序号和名称。用3号仿宋体标注在正文下空一行，左空2字，字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿位伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十）发文机关署名、成文日期

署发文机关全称或者规范化简称。用3号仿宋体字标注于成文日期之上、以成文日期为准居中排，成文日期右空4字用3号阿位伯数字将年、月、日标全。

（十一）印章

公文中的印章应与发文机关署名相符。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。

当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期、印章或签发人签名章时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十二）附注

如需标注，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标注在成文时间下1行。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套圆括号。请示件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十三）附件

如需标注，用3号黑体字顶格标注于版心左上角第1行，附件标题居中编排在版心第3行，有序号时应加序号，不用冒号。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致。

（十四）抄送机关

如需标注，用4号仿宋体于印发机关、印发日期上空一行，左右各空一字标注，“抄送”两字后加全角冒号和抄送机关名称，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”两字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上1行，之间不加分隔线。

（十五）印发机关和印发日期

公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体字标注于末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关一般为×××办公室。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”两字。

（十六）条码

位于文件末页右下角，与版记的最后一条横线空开约5mm。

（十七）页码

公文页数顺序号。用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

四、常用公文式样

000001

密级★保密期限

紧急程度

××××××

沪司××〔××〕××号

××××××关于××××××的通知

主送单位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

1．××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（图1：公文首页版式）

000001

密级★保密期限

紧急程度

××××××

沪司××〔××〕××号           签发人：×××

××××××关于××××的报告

主送单位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

1．××××××

××××××××××××××××××××××××××××××。

（图2：上报公文首页版式）

000001

密级★保密期限

紧急程度

×××××

×××××

×××××

       签发人：×××  ×××

沪司××〔××〕××号                 ×××

关于××××××的通知

主送单位：

一、××××××

××××××××××××××××××××××××。

（一）××××××

（图3：联合行文公文首页版式）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此××。

附件：1．×××××××××××××××××××

2．×××××××××××××××××××

×××××××××

                            ××××××

                             2013年×月××日

(××××××××)

××××××办公室                    2013年×月××日印发

（图4：公文末页版式）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。

特此××。

附件：1．×××××××××××××××××××

2．×××××××××××××××××××

×××××××××

××××××               ××××××

                             2013年×月××日

(××××××××)

××××××办公室                    2013年×月××日印发

（图5：联合行文公文末页版式）