区法院关于进一步规范公文处理工作的通知

院各部门：
为了适应公文工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅和国务院办公厅联合新下发了中办发〔2012〕14 号《党政机关公文处理工作条列》和《党政机关公文格式》，对公文作出了新的规定，结合本院实际，现就公文处理相关工作提出以下要求。
一、 常见的公文种类
本文所指的公文不包括司法文书类，司法文书类公文一种特殊的公文。
通常使用的公文主要有以下几类：
（一）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单
位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（二）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和
告知重要情况。包括审判管理在内的重要事项要以贾法发〔××××〕×号文件的形式下发。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复
上级机关的询问。
（五）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（六）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关
单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（七）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复
问题、请求批准和答复审批事项。
（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
本文所指的公文还包括本院的法院工作简报、贾汪法院信息、审判管理工作通报等。
二、公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标
志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）公文的常用组成部分的说明：
1.发文机关标识。由发文机关全程或者规范化建成加“文件”
二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。如我院现在使用的“徐州市贾汪区人民法院文件”、“徐州市贾汪区人民法院”二种套红发文标识。联合行文时，发文机关标识可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
2.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联
合行文时，使用主办机关的发文字号。如目前我院使用的贾法发〔××××〕×号、贾法请〔××××〕×号、贾法报〔××××〕×号等。
3.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
4.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规
范化简称或者同类机关统称。
5.正文。公文的主题，用来表述公文的内容。
6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
7.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其
他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
8.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
（二）公文的常用格式要求：
1.公文的排版形式
排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
（1）公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4 型纸。
公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口
（左侧）28mm，右侧22mm，版心的下边缘至底口33mm，版心尺寸156mm*225mm（不含页码）。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
（2）公文书写形式：
从左至右横排、横写。其标识第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。
（3）字体字号：发文机关标识使用2 号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3 号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3 号仿宋体字；签发人姓名用3 号楷体字；正文以3 号仿宋体字，一般每面排22 行，
每行排28 字，正文中如有小标题用3 号黑体字。（4）页码
用４号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。
2．公文各要素及排版形式
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
（1）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者，它是发文机
关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色反线。签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第１ 行，其他签发人姓名从第２ 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４mm 。
（2）公文主体部分
置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之
间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机
关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行10mm，用小２号华文中宋加黑，可分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，
应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
公文正文：公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主
体和结束语。在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3 号仿宋体字，一般每面排22 行，每行排28 字。文中如有小标题用3 号黑体字。
附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正
文下空一行左空２ 字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１.× × ×× × ”）；附件名称后不加标点符号。
发文机关署名（从2012 年7 月1 日起）：署发文机关全称或者规范化简称。
成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负
责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4 字。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，
并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成
文时间。加盖印章应上距正文２mm～４mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。
上传的文件PDF 电子档应当加盖本院印章的电子签章文本。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文
时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各
空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm 。
当联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，
应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文
正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号） 。
（3）公文版记部分
置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、
印发机关和印发日期。
抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行；左空１字用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发
时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置；用３号仿宋体字。印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版
心。新的公文格式规范取消了主题词部分。
三、 行文规则
行文应当确有必要，讲求实效，注意针对性和可操作性。
行为关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示
事项。本院内设机构不得对外正式行文。
四、公文拟制
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
根据党组安排确定起草部门，起草部门在院领导的指导下起
草公文。一般性公文起草后，部门负责人应当初审，确定后报分管院领导审核后，报院长统一签发。
重要公文起草后报分管院领导进行审核，提请院党组集体研
究或者经审判委员会集体讨论，审议通过后，要进一步修改完善，分管院领导审核、院长签发。
公文按照下列权限审核签发：
（一）以贾法发〔××××〕×号、贾法请〔××××〕×
号、贾法报〔××××〕×号、贾法党〔××××〕×号形式行文的，要经过拟稿人签字、分管院领导审核、院长签发。
（二）以《法院工作简报》、《贾汪法院信息》编发的，各部门统一报电子文本至研究室，研究室审核后，由分管研究室的院领导签发。
（三）以《审判管理通报》编发的，各部门统一报电子文本
至审判管理办公室，审判管理办公室审核后，由分管审判管理办公室的院领导签发。
（四）其他不以文号、以期号编发的信息、通报，由各部门
根据工作需要编发，但须所在部门负责人审核，分管院领导签发。
五、公文办理
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
收文办理包括签收、等级、初审、承办、传阅、催办、答复。
以上工作由院办公室统一办理。发文办理包括复核、登记、印制、核发。发文复核工作由承办部门复核，包括核校；需做实质性修改的，应当报原签批人复核。发文登记、印制、核发由院办公室统一负责，其他部门不再负责发文办理的核发责任。
本院统一编发的简报信息，各部门应根据部门业务特点及时
将电子文档发送上级对口部门。
六、公文管理
（一）本院公文由院办公室专人管理。
（二）本院公文的文号、期数由院办公室文印室统一管理和
发放。
（三）本院以贾法发〔××××〕×号行文的PDF 电子档由
办公室在本院公文传输《公文阅读》“本院文件”栏目上传，贾法请〔××××〕×号、贾法报〔××××〕×号行文的电子档不上传；以《法院工作简报》、《贾汪法院信息》、《审判管理通报》等以期数编发的电子档由办公室在本院公文传输《公文阅读》“本院简报”栏目上传。
（四）公文归档。次年的第一季度，院办公室要对本院上年
度形成的公文和收文集中收集，按照档案的要求整理归档。
本通知未尽事宜，请按照中共中央办公厅和国务院办公厅联合新下发的中办发〔2012〕14 号《党政机关公文处理工作条列》和《党政机关公文格式》执行。（贾汪区法院）