安徽省农村信用社联合社公文处理办法

第一章  总则

第一条  为进一步提升安徽省农村信用社联合社（以下简称：省联社）公文处理工作的制度化、规范化、科学化水平，提高工作效率和质量，根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）和《安徽省人民政府办公厅关于印发公文办理规则的通知》（皖政办秘〔2013〕83号）精神，结合农村合作金融机构工作实际，制定本办法。

第二条  公文包括发文和来文。省联社的发文，是省联社在行使对全省农村合作金融机构（包括农村商业银行、农村合作银行、农村信用合作联社，以下简称：法人行社）行业管理和服务职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理工作是指发文拟制、来文办理、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  省联社办公室是公文处理的管理机构，主管省联社的公文处理工作并指导全省农村合作金融机构系统的公文处理工作。

第五条  省联社各职能机构应指定专人负责公文处理工作。

第二章  发文种类和字号

第六条  省联社印发的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销省联社各职能机构和法人行社不适当的决定事项。

（二）决议

适用于党委会、社员大会、理事会、监事会等会议讨论通过的重大决策事项。

（三）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知

适用于发布、传达要求省联社各职能机构、法人行社执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报

适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

（六）报告

适用于向上级机关、监管机构汇报工作，反映情况，回复询问。

（七）请示

适用于向上级机关、监管机构请求指示、批准事项。

（八）批复

适用于答复法人行社的请示事项。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十一）签报

适用于省联社内部重要请示事项。

（十二）简报

适用于向上级机关、监管机构及时汇报、或向相关单位反映、或向全系统发布省联社当前的重点工作情况及各地的动态信息等。

第七条  省联社印发的公文主要字号有：

（一）“皖农信联党”用于党委发文。

（二）“皖农信联党办”用于党委办公室发文。

（三）“皖农信联发”主要适用于传达贯彻省委、省政府政策精神；向省委、省政府以及人民银行、银监局等相关监管部门请示、报告工作；部署系统内全局性工作和重要工作；发布重要决定、规章制度；向不相隶属部门通报情况；以及其他必须以省联社名义办理的重要事项。

（四）“皖农信联秘”用于有关工资福利、用工、保险等工作的行文。

（五）“皖农信联任”用于省联社管理人员、行社领导班子和有关高级管理人员行政职务任免。

（六）“皖农信联审”用于省联社审计管理工作的行文。

（七）“皖农信联函”用于省联社与地方政府或地方政府职能部门、各金融机构和其他不相隶属的部门、单位之间商洽工作、通报情况、回复意见等；对人大代表建议、政协委员案办理情况的通告；对来信来访处理情况的答复等。也可以用于请法人行社协助工作的行文。

（八）“皖农信联办”用于办公室发文。是省联社发文的补充形式，主要用于以下几种情况：印发省联社内部管理办法、规定；开展专项检查、上报资料等事务性工作的通知；各类会议及培训的通知；省联社内部确需以公文形式处理的事项等。

（九）“皖农信联机党”用于省联社机关党委相关工作的行文。

（十）“皖农信联纪”用于省联社纪检监察工作的行文。

（十一）“皖农信联青”用于省联社共青团相关工作的行文。

第三章  发文格式

第八条  印发公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。具体定密操作按照《安徽省农村信用社联合社保密工作规定》（皖农信联办〔2008〕100号）中的“定密工作制度”执行。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文紧急程度的确定由起草单位提出意见，办公室确认。起草单位应合理标注公文的紧急程度，以免人为造成受文单位公文处理的压力。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第九条  公文用字一律从左至右横写、横排。标题用2号宋体加粗，正文用3号仿宋体，词目用3号小标宋体字。公文使用的数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十条  公文用纸幅面规格，采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；一般每面排22行，每行排28个字。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十一条  公文中页码标注用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第十二条  公文如需附表，对于横排A4纸型表格，应将页码放在横标的左侧。单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

第十三条  公文中各组成部分的标志规则和版式要求，除本办法已作规定外，其余可参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。

第四章  印发公文行文规则

第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十六条  向上级机关、监管机构行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个单位，根据需要同时抄送其他相关单位，不抄送下级机关和法人行社。

（二）法人行社的请示事项，如需以省联社名义向上级机关、监管机构请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

（三）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关、监管机构负责人直接交办的事项外，不得以省联社名义向上级机关、监管机构负责人报送公文（包括“请示”、“意见”、“报告”等），不得以省联社负责人名义向上级机关、监管机构报送公文。

第十七条  向省联社职能部门、法人行社行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关、监管机构。

（二）省联社对涉及其他有关单位职权范围内的事务，未与有关单位协商或协商意见不一致的，不得向下行文。

第十八条  省联社根据省委、省政府的授权和其工作职责范围及有关规定，可以与省政府其他各职能部门相互行文和向下一级政府的相关职能部门行文。可以与相应的党组织、省辖市级政府联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十九条  属于省联社职权范围内的事务，应由省联社自行行文或与有关单位联合行文。须经省政府审批的有关事项，经省政府同意也可以由省联社行文，文中应当注明“经省政府同意”。

第二十条  省联社各职能部门，除办公室外，不得以部门名义对外正式行文。

第二十一条  需要向有关单位紧急回复的公文，应抓紧做好前期准备工作，及时报送，并给有关单位留出研究、决策和公文运转的时间。

第二十二条  省联社领导和各职能部门负责人在各类会议上的讲话，一般不以省联社文件形式制发。因工作需要确需制发的，须经省联社领导同意，以“通知”制发。各职能部门内部资料未经省联社领导批准，不得向外发送。

第五章  发文办理

第二十三条  发文办理指以省联社名义制发公文的过程，包括公文的起草、审核、签发等程序。省联社发文（含党委、纪委发文，下同）的办理程序一般是：主办部门拟稿人拟稿→主办部门核稿人核稿→主办部门负责人审核→合规审核（可选项）→办公室秘书核稿→办公室负责人核签→分管领导审签或签发→主要领导签发（可选项）→办公室编号、打印、校对（由主办部门负责）、盖章、分发（存档）。

第二十四条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现省联社意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（七）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（八）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（九）应当使用国家法定计量单位。

（十）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十一）公文中的姓名与职务须用全称。领导同志姓名与职务并用，只使用一个职务时，省联社党委班子成员姓名在前职务在后，其他同志则是职务在前姓名在后；使用两个以上职务时，一律为职务在前姓名在后。领导同志姓名、职务并用时，姓名和职务后面不再加“同志”字样。

（十二）制发公文一般不得使用字母词，确需使用的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国家语委等部门审定的汉语译名，可直接使用其汉语译名。

（十三）各职能部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十五条  以省联社名义制发的公文，在省联社领导签发之前，制文部门负责人审核、办公室秘书核稿、办公室主任复核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现省联社意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求和本办法有关规定等。

在办公室核稿过程中，如发现严重不符合本办法以上各项规定的公文，办公室应退回主办部门改正，然后再按程序重新发起。

第二十六条  以省联社名义制发的重要公文和上行文，经省联社领导审核后，由理事长或主任签发；下行文或平行文，由理事长或主任授权的其他省联社领导签发。

省联社简报由办公室主任签发。办公室主任认为需要领导审签的，按简报所涉内容，送有关领导审签。

办公室发文，涉及业务和经营管理事项的由省联社领导签发；属办公室职权范围内的一般事项由办公室主任签发。

凡经领导签发的文件不得随意改动，如需变更，要经原签发人同意。

第二十七条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第二十八条  省联社主办的公文，如涉及其他单位职权范围内的事项，应主动与有关单位协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见，报省政府协调或裁定。

第二十九条  省联社各职能部门在办文中要加强协调，凡涉及其他部门业务的，主办部门应主动与有关部门协商，协办部门应积极配合，如取得一致意见，可进行下一步发文程序；如经有关部门主要负责人协商仍不能取得一致，应由主办部门列明各方理据并提出建设性意见，报省联社领导协调或裁定。

第三十条  对于省联社重大政策、办法、意见、规范、方案等文件的出台，应由省联社合规与风险管理部按照符合“合法性、合理性、统一性、完整性”的原则进行合规审核，视情况看是否需要提交分管领导审定或办公会、社务会审议，审议通过后再交由办公室审核，按常规公文办理程序进行流转。

第三十一条  以省联社名义制发的公文，由办公室负责统一登记、编号、印制、分发。

第三十二条  送办公室印发的文件、资料，必须有主办部门的分管领导签字，附件要齐全。公文正式印制前，办公室文印室应当进行复核，重点复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。对不符合要求的，文印室有权不予办理。经校对需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十三条  省联社对外发送公文，经分装信封后，原则上统一由办公室负责交换或邮寄。向在肥有关部门发送文件，一般通过省政府机关文件交换站或直接送达；向外埠发送的文，一般件通过邮局寄送。发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。一般情况下，主送省政府的公文须报送10份，主送省委的公文须报送20份。

第三十四条  省联社密级文件的起草及制作须先在办公室机要科进行登记，然后在指定的涉密计算机上完成公文制作，严禁使用其他非涉密计算机制作密级文件。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十五条  拟制、修改和签批纸质公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。

第六章  收文办理

第三十六条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

第三十七条  办公室对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间；对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

第三十八条  办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本联社办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

第三十九条  需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见，报有关领导批示或直接交有关职能部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。具体要求是：

（一）重要公文，应呈送省联社领导阅批后分请有关部门处理。

（二）一般业务性公文、资料等均按业务归属由办公室直接分请各有关部门阅处，其中需呈送省联社领导阅批的，由办公室及时呈送。

（三）对于各职能部门之间职责交叉或内容复杂不能归口的公文，由办公室负责协调，确定主办部门；如办公室确定的主办部门仍有办理困难，应由部门负责人及时签注意见，说明理由，由办公室报请省联社领导确定主办单位。

（四）办公室根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（五）凡来文中限定办理时限的，应在其规定的时限内办复。上级机关、监管机构领导的批示办理件和办理事项，应尽快办结。法人行社上报的请示，主办部门要在5个工作日之内做出答复。紧急公文，应随到随办。

第四十条  对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办部门应报请主管领导同意后及时向来文单位和办公室说明延期原因。

第四十一条  公文传阅时，对有具体请求事项的，阅办部门应当明确签署意见、姓名和日期，其他传阅人员圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十二条  对上级机关和监管机构交办的公文、上级机关和监管机构领导批示办理件和交办事项、有办理时限要求的公文和会签的公文、省联社领导交办的事项，办公室负责催办，做到重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。办公室对上级机关、监管机构和本联社下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第七章  公文管理

第四十三条  公文由办公室和各职能部门专兼职人员统一收发、审核、用印、传递和销毁。

第四十四条  省联社设立机要保密室、机要阅文室和文印室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。无关人员不得随意进入上述办公地点，未经许可不得到文印室翻阅、复印文件。

第四十五条  上级机关、监管机构的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经省联社领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十六条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十七条  公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十八条  公文办理完毕，应当根据《安徽省农村信用社档案管理暂行办法》（皖农信联发〔2006〕267号）规定，及时整理（立卷），并确定保管期限后，向省联社档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。

第四十九条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。省联社公文的整理（立卷）、归档，由办公室档案室负责。

第五十条  联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十一条  不具备归档和存查价值的公文，各部门经过鉴别并由部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责，到指定场所由二人以上监销，要保证不泄密，不丢失，不漏销，个人不得私自销毁、留存涉密公文。禁止将公文和内部资料出售。

第五十二条  省联社内设机构合并时，所有公文应当相应合并管理；内设机构撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交机关档案室。工作人员离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条  涉密公文和密码电报的传递、使用以及管理，应严格按照《安徽省农村信用社联合社保密工作规定》（皖农信联办〔2008〕100号）中“公文处理保密管理制度”的要求执行。

第五十四条  省联社印章由办公室专人保管和使用。联合发文时，由省联社相关部门人员陪同方可用印。公章印模必须是省联社正式工作人员方可登记领用，用后应立即归还、销号。省联社各职能部门不得在合肥地区以外使用省联社印章。

第八章  附则

第五十五条  各法人行社可参照本办法，结合本单位实际，制定各自公文处理办法。

第五十六条  省联社内部职能机构不以部门名义印发格式公文，需要印发内部执行文件的，可以采用内部纪要。

第五十七条  公文处理中涉及电子公文的有关规定按照《安徽省农村信用社联合社电子公文管理暂行办法》（皖农信联办〔2006〕35号）执行。

第五十八条  本办法由省联社办公室负责解释和修订。

第五十九条  本办法自印发之日起执行。原《安徽省农村信用社联合社机关公文处理办法》（皖农信联发〔2005〕162号印发）同时废止。