益阳市政协机关公文处理暂行规定

益阳市政协机关公文处理暂行规定、保密、档案管理、印鉴管理、打字室、机关值班工作制度

益阳市政协机关公文处理暂行规定

为了适应政协机关办理公文的需要，使机关公文处理更加规范化、制度化、程序化，参照《党政机关公文处理工作条例》，结合政协机关公文处理实际，制定本规定。

一、规范政协公文的种类

（一）政协益阳市委员会党组文件：

益协党：用于以党组名义行文的重大事项。

（二）政协益阳市委员会文件：

1、益协发：用于以市政协委员会名义行文的，具有全局性、长期性、政策性的事项。包括党和国家方针、政策的传达、市政协重要决定、决议的发布等。

2、益协干：用于市政协常务委员会或主席会议通过的机关人事任免事项。

3、益协函：用于以市政协委员会名义向不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向省政协请求的批准事项。

4、建议案：就全市经济社会发展中一些重大问题开展政治协商、调研视察、民主评议后，经过常委会议或主席全议协商讨论，审议立案的，以政协组织的名义和正式文件的形式，向本级中共党委、人大或政府提出的重要意见和建议。

5、参阅件：用于以市政协委员会名义就某些重要问题向市级领导报告工作、反映情况的文件。

（三）政协益阳市委员会办公室文件：

1、益协办：用于以办公室名义起草的向政协湖南省委员会办公厅、中共益阳市委、益阳市人民政府等上一级单位的一种规范性行文。比如请示、报告等。

2、益协办发：用于以办公室名义起草的对各专委会、各县(市)区政协组织、市直部门部署工作、开展政协活动、传达会议精神的一种规范性行文，比如通知、通报等。

3、益协办函：用于以办公室名义同不相隶属的部门、单位接洽工作，处理某些事务性、临时性、零碎性事项等的一种行文。

4、益协办干：用于市政协机关内部人事任免事项的一种行文。

5、益协办通：用于市政协机关内部开展活动、召开会议等的一种行文，比如会议通知、情况通报等。

6、政协信息：用于以办公室名义起草的就经济社会发展中的某一热点问题，特别是民生民计问题，及时向党委、政府提出改进和促进发展的意见建议。

7、社情民意。是政协各参加单位、各专门委员会、政协委员、各民主党派和工商联成员及无党派人士、特邀信息员，围绕国家大政方针，政治、经济、文化和社会生活中的重要问题，以及人民群众普遍关心的问题，通过社情民意专刊，报送省政协、市委、市政府领导及有关部门负责同志。

8、政协会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项，主要有市政协常务委员会议、主席会议、主席办公会议、秘书长联席会议、秘书长办公会议等形成的会议决议、意见或事项。

（四）政协益阳市委员会机关党委文件：

益协机党：用于市政协机关党委对所属支部布置工作任务以及向市直机关工委的请示和报告等的一种行文。

二、严格按照行文规则办理公文

（一）政协机关各部门草拟或代拟的向中共益阳市委、市政府的请示或报告，须经办公室分管领导或专委会主任审核，报秘书长签发，然后以政协办公室名义发出。各部门对外联系工作，凡能通过协商或其它方式解决的问题，不行文。

（二）以政协常委会议、主席会议或以各专委会名义提出的建议、意见以及建议案、会议纪要或办公室文件送达有关部门。

（三）以市政协名义召开的会议或组织活动，不论办公室还是专委会承办，均以办公室名义发出通知。

（四）以各专委会的名义召开会议、组织活动或联系工作，以专委会名义进行。

（五）“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应以抄送形式，但不得抄送下级机关。

（六）“报告”中不得夹带“请示”事项。

（七）政协机关各部门以办公室名义对上级和外单位的行文，在呈请秘书长审批后，由办公室秘书科统一格式和编号后发出。

 三、严格执行公文的起草、审批、签发和制发的有关规定

(一)公文起草。办公室公文的撰拟根据工作需要，由办公室和各专委会负责。草拟公文应注意的事项有：

1、必须遵守中国人民政治协商章程，符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；

2、必须符合市政协及其委、室的职责、职能范围；

3、必须符合公文统一的格式和规范，语言朴实，文字简洁，标点符号正确，言简意赅。

（1）文内数字除作为词的组成部分等特殊情况外，一般用阿拉伯数字表示；

（2）计量单位一律用公制单位名称；

（3）需作引用，一般用全称表示。确需使用简称，则在全称后用括号注明，如：(以下简标：)；

（4）文件的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

4、草拟修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔或毛笔；不得使用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久的工具和材料书写，不得在文稿装订线之外书写。

(二)公文审批。办公室起草的各种公文，由分管领导负责审核。各专委会代拟的公文，由专委会主任负责审核。审批要求：公文内容是否符合中国人民政治协商章程及国家的法律、法规和方针政策，是否与有关部门沟通协调；公文格式、使用文种是否规范；内容结构、语言文字、标点符号是否恰当、准确。

(三)公文签发。经审核完毕的文稿须送秘书长审阅签发或呈主席、副主席签发。

1、以市政协委员会发出的公文和市政协《常委会议纪要》《主席会议纪要》经秘书长审阅后，由主席或主席委托的副主席签发。

2、市政协党组文件由书记委托的党组成员审阅后，由党组书记签发。

3、以办公室名义发出的公文，经办公室分管领导审核后，由秘书长签发。

4、以各专委会名义发出的公文，由该专委会主任签发。

（四）公文制发。

1、施印。办公室秘书科负责打印签发编号的公文。公文打印前，由秘书科送办公室分管秘书科工作的副秘书长审核把关，检查是否符合公文格式和行文规则，否则不予签字。

2、校对。坚持“草拟者总把关”的原则，公文要经文稿起草人和核稿人作最后校对。

3、印装。装订格式要严格遵循规范，装订线在左侧1．5厘米左右，上下距离要匀称，两页以上的文件应订两个订书钉，保持文件四边整齐和文面清洁，杜绝多页或漏页现象。

4、分发。秘书科发文人员根据《益阳市政协及其办公室公文发送范围》及标明的抄送单位进行分发。

5、送达。秘书科要将文件及时送至各有关单位，并做好登记工作，以备查考，认真做好文件发送中的保管工作，严防文件遗失。根据政协的特殊情况，市政协常务委员会建议案、主席会议建议案均由提案委员会送达、登记、督办、追踪和反馈有关情况。

四、切实加强外来文电的办理和归档

1、凡中央、省下发的有关文件，市委、人大、政府有关文件，各县区、各部门上呈文件及兄弟省、州、市平行函件均由秘书科指定人员统一签收、登记、加贴文件处理单后，由分管副秘书长提出拟办意见，送秘书长阅示。根据秘书长或分管副秘书长批办意见，需呈送有关领导批示的，由承办科室直接传送，并负责按领导批示意见转办、催办、落实、查办。需几个科室承办的综合性文件，由主办科室负责拟办。需领导共同传阅的文件，由秘书科负责办理。

2、文件按规定范围分发传阅。规定传达到全体干部、职工的，由办公室及时组织传达。传阅重要文件采取“轮辐式”方式，即由秘书科工作人员将文件送给阅文者，阅文者阅后又送回给秘书科工作人员，再由秘书科工作人员另转给其他阅文者，不直接转阅。阅读机要文件和重要文件应随到随传，领导同志阅后不得横传，阅文中如遇急事无法继续阅文，应将文件先退回秘书科工作人员。

3、主席、副主席、秘书长批办的文件和交办的事情，秘书科应及时传递，承办单位要抓紧办理，不得延误，需要向有关部门答复的问题，交承办单位答复，并把办理情况和结果及时向交办领导报告。

4、借阅、查阅文件(档案)，要按保密有关规定进行。查阅文件均应在档案室内进行，借阅文件要在两周内归还。查(阅）文件(档案)过程中，要爱护文件（档案），不得涂写、勾圈、拆散、破损、撕毁等。阅(办)、查(借)文件(档案)，不得自行复印，拍照和摘抄。如因工作确实需要，须经秘书长、副秘书长或办公室领导批准，“三密”文件（对国家绝密级、机密级、秘密级三种密级文件的简称）按规定不得翻印。复印件、照片、摘抄件使用完毕，按保密规定不能自行保管、处理的，须统一交档案室集中保管或处理。

5、离退休干部阅读文件按有关规定执行，阅读文件的地点在值班室阅文。

6、在阅(办)、查(借)文件(档案)过程中，要遵守保密纪律，严禁发生失、泄密事故，对违纪者要追究责任，并按有关纪律处理。

保密工作制度

为确保党和国家的秘密安全，根据《保密法》和有关保密规章，特制定本制度。

一、保守党和国家秘密，是国家机关工作人员应尽的职责，全体工作人员必须做到：

（一）不泄露党和国家秘密。

（二）不在无保密保障的通信设备（包括有线、无线电话）和办公自动化设备传输、存储党和国家的秘密公文、资料和信息等（以下统称秘密公文）。

（三）不在非保密笔记本上记录党和国家秘密事项，不准携带秘密公文出入公共场所。特殊情况确需携带的，应指定专人严格保管。

（四）不在家属、亲友、熟人和其他无关人员面前谈论党和国家秘密，不在私人通信及公开发表的文章、著述中涉及党和国家秘密。

（五）出国访问、考察需要携带秘密公文时，应严格执行国家保密局和海关总署制定的秘密公文出境规定。

（六）不擅自复制和摘抄秘密公文。

二、秘密公文收发、印制、传递、阅办、清退、归档、利用必须严格执行有关保密规定。

（一）不在办公室以外或无保密保障场所阅办秘密公文和办理其它国家秘密事项。阅办完毕的秘密公文应及时清退归档，离开办公室时，应将未阅办完的秘密公文放入文件柜内。

（二）不准擅自扩大秘密公文的阅读和使用范围。

（三）复印（制）秘密公文必须经办公室分管领导同志批准，并严格履行登记制度。“绝密”公文、密码电报一律不得复印。

（四）严格执行密电密传，严禁密电明传和原文转发密码电报。

（五）传输、投递机要公文，必须由专人办理，需要使用车辆时，需指派专车。

（六）所有秘密公文包括誉印件的废业、废版和过版纸，都要妥善保管。需销毁时，必须坚持登记签名，并到指定地点监销。

三、办公室的计算机信息系统不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联，涉及国家秘密的计算机信息系统必须实行物理隔离。连接国际互联网的单台计算机系统，必须严格保密纪律，不得利用该系统存储、处理和专递国家秘密信息。

四、市政协召开的各类会议、凡涉及国家机密的，有关人员要严格保密，不得向外传播。会议形成的秘密公文要严格登记分发。会议结束后，需要收回的公文，在传达办理完毕后，要及时交秘书科保管。

五、领导同志生病住院或在家休养期间，确需阅办的秘密公文，由秘书科派专人送阅。阅办完毕要及时退回秘书科。

六、调离本机关的领导同志和其他工作人员，必须履行公文清退手续。

七、发生失泄密事件后，应及时报告并采取补救措施，对隐瞒不报和造成后果的，要追究有关人员的责任，并视情况给予必要的党纪政纪处分。

八、对保密工作成绩突出或为维护党和国家秘密安全作出贡献的人员，给予表彰和奖励。

档案管理制度

为了加强档案管理，确保档案的绝对安全和保密，能够有效地保护和长远利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，特制定本制度。

一、档案管理人员要增强保密观念，树立高度的责任心，严格按照法规和制度办事。

二、档案室由专门管理人员负责，其他人员不得随便进入，更不得自行索取档案；查阅档案要严格履行登记审批制度。档案一律不准外借。

三、科学管理档案，定期检查，采取措施，做到“九防”，即防烟火、防潮湿、防霉沤、防日照、防灰尘、防鼠害、防虫害、防水灾、防盗窃；管理人员要做到人离门锁，确保档案的绝对安全。

四、档案存放要科学化、合理化，不同保管期限的档案要分别存放，有明显的标记，并要分别编制卷宗目录，以便查阅和利用。

五、接收档案要有移交清单，履行签字手续，进行严格的审查、核对，凡不合格的卷宗一律不予接收。

六、管理人员变动交接手续时，对档案资料进行核对和登记，并严格履行手续，归档备查。

七、发现档案出现意外情况，应立即采取有效措施，并及时向主管领导汇报，防止事故的蔓延。

八、档案的移送和销毁按档案管理部门有关规定执行。

印鉴管理制度

一、印鉴必须保管在铁质保险柜中，不得擅自带出，确因工作需要外出携带印鉴，必须经分管副主席或秘书长批准，并要履行手续。

二、印鉴由专人保管，不得私自委托他人代管，特殊情况下由分管领导指定临时代管人员，并要建立印鉴保管登记册，履行登记和接交手续。

三、印鉴管理人员要讲政治，坚持原则，遵守组织纪律，恪尽职守。

四、印鉴启用要履行严格的审批程序：

１、委员会印章（包括钢印）的启用，要经主席、副主席或秘书长审批；

２、政协办公室印章的启用，属一般性公务信函、证明等性质的，由办公室主任或分管副秘书长审批；属人事、财务和代表办公室承诺或确认某项较重大事件的，由秘书长审批；属应由会议研究后办理的事项，按会议决议办理；

３、行文启用印章按文书处理规定办理；

４、除二联信函外，所有信函要进行登记，分清保管人员的责任；

五、印鉴使用必须规范，加盖印章要端正、清晰。确因公务外出需携带盖有印章的空白信，必须经秘书长审批，并严格履行登记手续。用后要详细报告用途，剩余空白信要及时交回、销号。

六、停用或作废、启用印鉴要按规定行文通知。

七、废旧印鉴存档和销毁，要严格按照规定，或者上缴颁发单位切角封存，或移交市档案馆，或自行销毁。移交、销毁废旧印鉴，必须经主管领导批准，登记造册、履行手续或现场监销。

打字室工作制度

市政协打字室，是在秘书科领导下为机关工作服务的部门，为了使打字工作有章可循并达到优化服务的目的，特制定本制度：

１、打印、复印本会的文件（含通知），要根据文件内容，按照《机关公文处理办法》的规定，分别由秘书长或分管副秘书长审核、签字、批准后交由秘书科统一安排打印、复印。

２、凡需打印的文件材料要填写文件打印单，必须由秘书科科长签核，并根据轻重缓急程度，提出时限要求，交打印工作人员打印。未经秘书科审核安排的打印件，打印室工作人员有权拒绝打印或复印。

３、文件承办单位和承办人负责文件打印的校对工作，并负责帮助打印件的装订工作。

４、打印和复印人员要有高度的保密观念，要按照《保密法》和有关保密规定办事。

５、对发来的“秘密”级文件（包括定有密级的刊物、资料等），如需要打印或复印，一定要报请发文单位或有关领导同志批准签字后方可打印或复印。

６、属于“绝密”级文件和有关发文部门明文规定不准翻印的文件，一律不予打印或复印。

７、内容反动、淫秽和封建迷信的读物及其它违禁品，严禁打印或复印。

８、个人私件，一般不予打印或复印。如因工作需要，需经主管领导同意。

９、打印、复印人员要对打印和复印文件的质量负责，要做到字迹清晰、干净、墨色均匀，装订整齐，准确无误。

１０、打印或复印要建立登记接转制度，原则上每半年检查汇总一次。

１１、打印、复印人员要爱护机械设备，注意节约油墨、纸张等，对所使用的设备必须经常擦洗、维护并及时修配，以保证机械正常使用，不误工作。

机关值班制度

为了加强机关夜间和节假日值班工作，实行干部值班，秘书长和办公室领导班子成员带班制度。

一、值班人员的主要职责

１、接听电话；

２、接待来访人员；

３、负责机关内部的安全；

４、处理上级机关和领导交办的事宜；

５、处理在值班期间发生的紧急事务。如遇重大问题，应及时向带班领导请示汇报；

６、认真填写值班记录。

二、值班人员必须坚守岗位，认真履行职责，按时交接班。

三、机关值班平时由秘书科负责安排。节假日值班另行排班。秘书长带班平时每人一周，节假日期间每人一天。

四、值班不补休，给予一定数额误餐补贴。补贴金额由秘书科造册，主管领导审批，行政科按照有关规定发给。法定节假日值班（春节、元旦、国庆、五一）按有关规定执行。

五、值班人员不到岗，除扣除值班人的值班补贴外，在脱岗期间发生的问题，视情节轻重按有关规定处理。

六、值班班次起止时间：平时值班按照作息时间，保证机关下班后值班室不离人。节假日值班时间为当日上午八时至翌日上午八时。