澄迈县人民政府办公室公文处理工作规程

澄迈县人民政府办公室关于印发澄迈县人民政府办公室公文处理工作规程的通知

澄府办〔2013〕1号

各镇人民政府，县政府直属各单位：

《澄迈县人民政府办公室公文处理工作规程》已经十四届县政府第16次常务会议审议通过，现予印发，自发文之日起施行。

                         澄迈县人民政府办公室

                           2013年1月4日

澄迈县人民政府办公室公文处理工作规程

为实现县政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》、《澄迈县人民政府工作规则》和《海南省人民政府公文处理工作细则》，制定本规程。

一、收文登记

（一）报送县政府和县政府办公室的非涉密公文由县政府办公室秘书组统一接收、登记、编号，涉密公文由保密组统一接收、登记、编号。接收公文时，应认真检查核对来文单位、件数和密封等情况，确认无误后方可签收；发现来文属误寄或有缺损的，应及时与有关单位联系处理。领导联络秘书收文后要在《签（发）文登记薄》填写好收文发文时间、来文单位、文件号、内容、承办人等，使文件可追溯。

（二）秘书组应从公文的体例、格式、行文规则等方面对接收的公文进行审核。明显不符合规范的公文，应作退文处理，退文须经分管文秘工作的办公室副主任同意。涉及紧急、重要事项的不规范公文，秘书组应及时指导来文单位规范办理。

（三）除县政府领导直接交办的事项外，未经秘书组登记、编号，各组室不得擅自受理。

（四）直接报送县政府领导的公文，领导联络秘书应将其退回来文单位，或转秘书组登记、编号，按程序办理。

二、公文分办

（一）公文登记后，应立即分办。非涉密公文由秘书组分办；涉密公文由保密组分办。

（二）公文分办原则。公文原则上按来文单位呈协调分管的县领导办公室主任或副主任处理；没有分管县领导的，按来文内容呈协调分管的县领导办公室主任或副主任。有前案的来文，一般转原审批县领导办理。

（三）公文分办须于当日完成，急件及时办理。

（四）各单位应指定专人负责收文工作。接收公文必须办理签收手续。

三、公文办理

秘书组接收来文后，应认真进行审核，内容不符合要求的，经分管文秘工作的副主任同意后及时退回来文单位或指导其重报；符合要求的公文，进入办理程序。

公文办理包括办件办理和阅件办理。

（一）办件处理。

1.办件系指主送县政府或县政府办公室的需要办理的公文。

2.办公室主任和副主任处理办件时，应根据来文内容，认真研究并提出拟办意见。

3.对请求以县政府或县政府办公室名义行文（包括印发、批转、转发）的来文，应按照行文规则和精简公文的有关规定，从严审核把关。凡属于部门职权范围内的事务，应由部门自行或联合行文，不以县政府或县政府办公室名义行文；可以县政府办公室名义行文的，不以县政府名义行文。

4.拟办意见一般应在1个工作日内提出。撰写拟办意见要求：报告情况准确，提供依据可靠，所提意见可行，文字表述简练，送审程序恰当。拟办意见一般不超过100字，需详细说明情况、分析问题、提供依据的，可另附办文说明。

5.由前案的公文，须附上有关领导的批示件。呈批公文及有关材料排列顺序为：公文呈批单、办文说明、呈批的公文、呈批公文附件目录表、有关部门的意见、需供领导参考的有关文件、材料。

6.公文办理中需要征求有关单位意见的，应在1个工作日内填好公文征求意见单，经分管副主任或主任审核同意后转有关单位。一般要求被征求意见的单位在5个工作日内反馈意见；因特殊情况不能按时回复的，应及时说明原因，酌情延长时限，但延期不能超过7个工作日。

7.呈批“特急件”、“急件”，应在公文呈批单右上角加盖“特急件”或“急件”标签。情况紧急需领导立即审批的“特急件”，应作说明。

8.公文呈批的一般顺序为：分管副主任或主任、分管副县长、县长。

9.县长、副县长、主任、副主任应及时审核、审批公文。分管县领导和办公室主任、副主任审核、审批公文要提出具体意见或建议，重要事项或以县政府名义报送省政府的公文必须报县政府主要领导审批，县政府主要领导休假或外出期间，则报送负责县政府日常工作的副县长审批。

10.秘书组收到县政府领导阅批的公文后，应及时将批示呈送县政府其他有关领导、分管副主任或主任阅知。

11.县政府领导联络秘书向县政府办公室转交公文审批件时，如领导同志在办理时间或其他方面有特殊要求的，应注明。

12.经县政府领导签署审批意见的公文呈批单需转有关单位阅处的，以复印件转办，并在转办单上明确提出保密管理要求。承办单位不得擅自扩大公文呈批单内容传阅范围和降低密级，不得通过复印、传真、扫描、拍照、外借、上网等方式层层下传或横传。密件和敏感事项要严格按照保密管理规定进行管理。

（二）阅件办理。

1.阅件系指只需领导阅知、不需审批的公文。

2.阅件呈送按领导同志职务从高到低、排名从先到后的顺序进行。传阅过程中，领导同志增加传阅对象的，应将新增对象列入传阅范围并按上述顺序传阅；新增对象是外单位的，如阅件有重分则应以原件送阅，如阅件是单份则以复印件送阅。县领导联络秘书接收阅件后应及时送阅；如遇领导出差，应调整送阅顺序继续送阅，以缩短公文周转时间。

3.领导在阅件上有批示需要办理的，应按领导批示件程序处理。

四、批示件处理

（一）批示件类别。

1.省领导批示件。指载有省委、省人大、省政府、省政协领导批示的文件、报刊、简报、信函等其他纸质载体。

2.县领导批示件。指载有县委、县人大常委会、县政府、县政协领导直接批示的文件、报刊、简报、信函等其他纸质载体。

（二）批示件登记分办。

1.批示件经检查签收后，应及时进行登记。登记项目包括：收文日期、来文单位、办文编号、来文标题或内容摘要（注明某领导有批示）、密级、发往单位等。

2.领导联络秘书应及时将县政府领导批示件移交秘书组登记、分办。领导同志对办理时间或其他方面有特殊要求的，领导联络秘书应在转交批示件时注明。

3.批示件分办原则：

（1）省领导，县委、县人大常委会、县政协领导批给县政府或县政府领导的批示件，县长批给县政府其他领导同志的批示件，由秘书组呈送。

（2）县政府领导批给县直部门、各镇、企事业单位或其负责人的批示件，由秘书组按批示转办。

（3）县领导在信访件上的批示，转县信访局办理，同时复印呈县政府办公室主任。

（三）批示件办理。

1.省政府批给县政府的批示件，秘书组一般应先呈送主任阅批，然后按主任的批示办理。省政府直接批给县长的批示件，由秘书组呈送县长。

2.省政府同时批给县委、县政府或县委书记、县长的批示件，在送请领导同志阅示时，要注明分送情况。

3.县政府领导的批示件，秘书组应及时呈送批示涉及的县政府领导及分管副主任或主任阅处；需转县直机关或各镇及其负责人的，以复印件传送。

4.同时批给2个以上县政府领导或县政府办公室领导的批示件，原则上应呈送领导传阅；急件或无法进行传阅的，可复印分送。

5.批示件中同时批请有关县领导和有关单位负责人阅处阅知的，一般应在县政府阅批完毕后，方可转有关单位负责人阅处；时间要求紧迫的，可先复印分送有关单位，有关县领导做出批示后，应即传送有关单位。

6.领导批示需呈送有关领导阅批的，以原件呈送；需转有关单位办理的，以复印件传送，原件由秘书组暂存，待办理完毕后，连同办理结果移交档案室存档。

7.办理领导批示件须严格执行保密管理规定。领导批示件原则上只下传一级，不得擅自扩大传阅范围和降低密级，不得通过复印、传真、扫描、拍照、外借、上网等方式层层下传或横传。

8.秘书组收到领导批示后应在1个工作日内呈送有关领导阅批或转交有关单位办理。紧急或重要的领导批示件应及时处理。

9.领导批示件由领导联络秘书负责跟踪催办。县委书记批示件，县委办公室有要求的，按要求办理；没有要求的，在县政府领导阅批后，应及时反馈县委办公室。

五、公文草拟

（一）公文文稿由分管工作的县领导联络秘书负责草拟，也可交由县政府有关职能部门草拟。草拟公文应做到：

1．符合国家法律、法规及其他有关规定。提出新的政策、规定，要切实可行，并附专项说明材料。

2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清清楚楚直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、拟制涉及国家秘密事项的公文，应严格按照国家秘密及其密级具体范围的规定，标明涉密级别及保密期限。

6、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

7、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”、第三层为“1.”第四层为“（1）。

8、使用国家法定计量单位。

9、文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明的中文译名。

10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

11．拟制公文。应规范填写发文呈批单，正确定发送范围和印制份数，并明确提出是否同意该公文上前政府门户网站的意见。

12，草拟公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料应附在文稿之后，并填写公文附属材料登记表。

13．一般文稿应在2个工作日内拟出，急件应及时拟出，会议纪要一般应在会议结束后的2个工作日内拟出。

（二）县政府各部门要求以县政府或县政府办公室名义发文的代拟稿，应由部门主要负责人签批并以正式文件报送县政府。文稿涉及其他部门取权范围内事项的，主办部门应在报送之前与相关部门协商会签，会签意见和对会签意见的采纳情况应一并报送。未按规定办理的文稿，县政府办公室秘书组应退回来文单位重新办理。

六、文稿审核

（一）县政府办公室各联络秘书草拟的文稿，应由秘书组审核，再送分管副主任或主任审核。

（二）审核重点：是否确需以县政府或县政府办公室名义行文；文稿内容是否符合国家的法律法规、方针政策及本省有关规定，涉及的法律、政策问题有无确切依据；措施和办法是否具有可操作性；观点和提法是否正确，是否确切反映了领导意图；陈述情况是否确实；是否与有关单位协商、会签；涉密级别的保密期限、紧急程度的确定是合理；文种使用、文字表述、标点符号使用是否准确规范等。

（三）秘书组审核文稿一般应在2个工作日内完成；主任或副主任一般在2个工作日内完成。

七、文稿会签

（一）草拟和审核修改的文稿，需会签的，应请相关部门会签后方呈县政府领导签批。经会议通过的公文，一般不再会签。

（二）县委和县政府或县委办公室和县政府办公室联合行文的文稿，由县委办公室起草的，审核和会签程序一般为：县政府办公室分管副主任或主任审核→分管县领导或主要领导签发；

八、文稿报批

（一）文稿报批须在计算机上填写统一格式的呈批单，打印呈批。

（二）以县政府或县政府办公室名义发文，按如下程序报批：

1．以县政府名义（澄府）发布命令（令）、决定、通告，向省政府报送请示、报告、意见，审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长→县长。

3．以县政府名义(澄府)下发通知、通报、意见，审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长。其中，重大事项须报县长审批。

4．以县政府函件（澄府函）提请县人大常委会审议的议案或向县人大常委会报送的报告，审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长→县长（其中人事任免议案的呈批程序为：秘书组→主任→县长）。

5．以县政府函件（澄府函）就一般具体事项作出安排，或就一般请示事项作出批复，或致函省直机关和其他不相隶属的机关等，审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长。其中，重大事项须报请县长签发。

6．以县政府名义发人事任免通知（澄府），审核呈批程序一般为：秘书组→主任→县长。

7．以县政府名义发电（澄府明电、澄府密电），审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长；重大事项须报请县长签发。

8．以县政府办公室名义发文（澄府办、澄府办函），审核呈批程序一般为：秘书组→分管副主任或主任→分管副县长，重大事项须报请县长签发。

9．印发《澄迈县人民政府全体会议纪要》、《澄迈县人民政府常务会议纪要》，审核呈批程序一般为：常务会议记录人员→分管副主任或主任→县长。

10．印发《县长办公会议纪要》，县政府领导主持会议的，审核呈批程序一般为：主持会议的县领导联络秘书→协助县领导工作的副主任→主持会议的县政府领导。

（三）发文呈批应按领导排序由后向前依次报送。报送过程中，领导有批示意见的，秘书组应按批示意见办理；领导不同意发文的，应中止报送。

（四）领导同志签发公文时，应明确签署意见、姓名和日期。修改和签发公文须使用钢笔或毛笔、蓝黑墨水笔或黑墨水笔。审定签发的文稿，应及时退回秘书组。

九、文稿校核

（一）县领导联络秘书负责文稿草拟，秘书组负责文稿校核。

（二）校核公文应围绕本规程等五条的有关规定进行。校核重点：是否需要行文，发文单位是否恰当；拟制公文体例、格式是否规范；公文内容是否正确；文字表述、标点符号使用是否规范；公文内容是否正确；文字表述、标点符号使用是否准确、恰当；拟稿、会签、签发等手续是否完备；拟制公文的参考说明材料是否齐全等。复核质量要求：公文符合行文规则；发文呈批程序规范；文种使用、公文格式正确；文字表述、标点符号使用准确、规范；关键字词不出差错，咨询中心差错率控制在万分之一以下；发现文稿有实质性内容需作修改的，应建议拟稿人修改并按程序报请复审。

（三）秘书组校核文稿应讲求效率，及时完成急件随到随核，杜绝压件。

（四）公文清样经草拟公文的联络秘书、秘书组校核人员和负责人签名后改正、定稿，交付印发。

（五）草拟公文的联络秘书对秘书组复核文稿的修改有异议的，应当与秘书组协商。协商未果时，由联络秘书报请办公室分管负责人裁定。

（六）县政府、县政府办公室发布的涉及或影响公民、法人和其他组织权利义务的具有普遍约束力的规范性文件（包括办法、决定、通告等），须经县政府法制办公室法核。

十、发文审核

以县政府名义发文和以县政府办公室名义制发的重要文件，秘书处核稿后须报办公室分管文秘工作的负责人作发文审核，必要时报主任呈县政府主要领导决定。

十一、公文印制

（一）秘书组收到领导签发的文稿后，应及时将签发文稿及其电子文本送打印室排版、打印清样。

（二）打印室对送来的文稿，应按特急件、急件、平件的顺序安排排版、打印清样。

（三）公文清样定稿后，原则上不再印发纸质公文（密件除外），通过党政办公系统印发公文。确需印制纸质公文的，一般应在1个工作日内印好；紧急公文须按要求的时限印好。

十二、公文发送

（一）秘书组应对印好的纸质公文或定稿的电子公文文本进行审阅、检验，确认无差错由保密组负责发送。纸质公文一般应在1个工作日内发出；电子公文一般应在3小时内发出。

（二）公文形成印发后，因出现差错确需修改重新发送的，须按原审批程序重新报批。

（三）保密组发送公文，应登记发送文号、发送时间、发送对象及发送份数等；从交换渠道发送公文，还应登记收件人姓名，以备查询。

十三、紧急公文办理

各组室对“特急件”（包括特提电报）应随到随办；对“急件”（包括特急和加急电报）应优先办理。有时限要求的公文须按规定时限办理，并跟踪催办，确保不误事。

十四、涉密公文办理

涉密公文拟制、办理须严格执行国家保密法律法规，确保国家秘密和工作秘密安全。

十五、公文催办

（一）县政府办公室报送领导阅批的公文、审核的文稿或转交有关部门办理的公文，由分管县领导的联络秘书负责催办。联络秘书应做到紧急公文跟踪催办查办、重要公文重点催办查办、一般公文定期催办查办。超过规定办文时限的，县政府督查室应向承办单位发出公文催办单或电话催办，查明原因，催促及时办理。

（二）秘书组应定期检查办理来文的情况，督促联络秘书及时办理来文。对不按时办理来文的，应及时催办，防止压件误事。

十六、公文归档

（一）经秘书组登记编号的公文和县政府领导批示件，领导联络秘书须在办结后一个月内将原件和有关附件、材料移交秘书组归档。上述公文和领导批示件作为县政府或县政府办公室制发公文的附属材料并附在发文呈批单后的，应与正式公文一道移交保密组存档。

（二）保密组应按照有关管理规定，认真做好公文的归档管理和利用服务工作。

十七、监督管理

各组室应认真总结公文处理工作中的经验教训，不断提高公文处理工作的效率和质量。组室负责人应对本组室执行公文处理规定的情况进行监督检查，发现问题及时解决。对违反本规定出现工作失误的人员，应进行批评教育。