呼伦贝尔市政协公文归档程序及管理办法

（2012年6月5日  市政协二届二十三次秘书长会议通过）

为加强政协机关公文管理，完善办理程序，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

一、总体要求

l.文件及公文处理做到及时、准确、安全，提高文件和公文处理的效率和质量。

2.实行严格的保密制度，严守国家秘密。

3.公文的起草签发做到格式、文风、行文关系的规范化、标准化。

二、政协机关公文归档范围

1.《呼伦贝尔市政协委员会文件》适用的主要文种有：决议、决定、规定、意见、通知、调研报告、工作规则、工作要点等。主要用于市政协处理政务性工作；发布经全委会议、常委会议讨论通过的重要决策事项；任免政协主席、副主席，秘书长、副秘书长，各委室主任、副主任；向市委、市政府报送的调研（视察）报告、建议案等。

2.《呼伦贝尔市政协党组文件》适用的主要文种有:决定、意见、报告、请示、通知、工作规则等。主要用于需要市委研究决定的重要事项，市政协党组贯彻落实党的方针政策，作出重要工作部署，处理日常工作等。

3.《呼伦贝尔市政协办公厅文件》适用的主要文种有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、办法、函、工作规则、工作计划等。主要用于市政协办公室处理日常工作，以及办公室职权范围内办理的事项；公布市政协机关的规章、制度、办法和意见；下发通知；请求批准等。

4.有关自治区政协、呼伦贝尔市委、市政府、各市直单位等需归档的文件。

三、公文归档管理

1.公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》、呼伦贝尔市档案史志局管理的有关规定和市政协机关档案管理的有关规定，由公文承办人及时将公文正本、定稿、软盘及有关资料收集齐全，交秘书处整理归档。

2.市政协召开的全委会议、常委会议、主席会议形成的会议材料，由秘书处负责整理，交办归档。

3.联合办理的公文，原件由主办单位负责整理，交秘书处归档，相关单位可保留复制件和正本。

4.自治区政协、呼伦贝尔市委、市政府、各市直单位等需归档的文件。

四、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条：机关文件材料归档范围

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第二条：机关文件材料不归档范围

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第三条：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

第四条：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第五条：永久保管的文书档案主要包括

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文 件材料；

（七）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请不与本机关的复函、批复等文件材料。

第六条：定期保管的文书档案主要包括

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第七条：机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

第八条：机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

附件：《文书档案保管期限表》

附：

文书档案保管期限表

1.本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料  永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报  永久

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料  30年

1.4讨论未通过的文件  10年

2.本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册  永久

2.2讨论未通过的文件  10年

3.本机关组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录  永久

4.本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要  永久

4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年

5.机关联合召开会议的文件材料

5.1本机关为主办的

5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要  永久

5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报  30年

5.2本机关为协办的

5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本  30年

5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本  10年

7.上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

7.1重要的  水久

7.2一般的  30年

7.3本地区、本机关工作汇报材料  30年

8.本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料  永久

8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1重要业务问题的  永久

8.2.2一般业务问题的  30年

8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1重要业务问题的  永久

8.3.2一般业务问题的  30年

8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿  30年

8.5机关联合行文的文件材料

8.5.1本机关为主办的

8.5.1.1重要业务问题的  永久

8.5.1.2一般业务问题的  30年

8.5.2本机关为协办的

8.5.2.1重要业务问题的  30年

8.5.2.2一般业务问题的  10年

8.6本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1大事记、组织沿革等  永久

8.6.2简报、情况反映、工作信息等  10年

8.7行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料  永久

8.7.2执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久

8.7.3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料  永久

8.7.3.2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料  永久

8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久

8.7.3.4  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料  30年

8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料 10年

8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1重要的  永久

8.7.5.2一般的  30年

8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料  永久

8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料  10年

8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久

8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料   10年

8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等  水久

8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录  30年

9.本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料  永久

9.2人事工作制度、规定、办法等文件  30年

9.3人事任免文件  永久

9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1受县级(含)以上表彰、奖励的  永久

9.4.2受县级以下表彰、奖励的  30年

9.5对本机关有关人员的处分材料

9.5.1受到警告(不含)以上处分的  永久

9.5.2受到警告处分的  30年

9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料  永久

9.7人事考核、职称评审工作文件材料  永久

9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根  永久

9.9职工名册  永久

9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1工作报告、总结，换届选举结果  永久

9.10.2重要专项活动的报告、总结等  永久

9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料  永久

9.10.4情况反映、工作简报  lO年

9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1重要的  永久

9.11.2一般的  30年

9.12保卫部门的安全检查、调查记录  10年

9.13本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1有领导重要批示和处理结果的  永久

9.13.2其他有处理结果的  30年

10.本机关事务管理文件材料

10.1房产、土地所有权和使用权的文件材料   永久

10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1重要的  永久

10.2.2一般的  10年

10.3接待工作的计划、方案

10.3.1重要的  30年

lO.3.2一般韵  lO年

10.4机关财务预算  30年

10.5机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料   30年

10.6国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1重要的  永久

10.6.2一般的  10年

10.7职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续   永久

10.8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请  30年

11.上级机关制发的文件材料

11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1重要的  永久

11,1.2一般的  lO年

11.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料  永久

11.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料  永久

12.同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料   10年

13.下级机关报送的文件材料

13.1重大问题的专题报告  30年

13.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年