淮南市群众路线教育实践活动公文处理及归档管理制度

淮群办发〔2014〕14号
关于印发《公文处理及归档管理制度》的通知

市委教育实践活动领导小组办公室各组：
       现将《公文处理及归档管理制度》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
 
 
                  中共淮南市委教育实践活动领导小组办公室
                                       2014年2月11日

公文处理及归档管理制度

为规范党的群众路线教育实践活动公文处理及归档管理工作，提高办文质量和效率，推动党的群众路线教育实践活动扎实有效开展，结合工作实际，制定本制度。
一、公文的范围和管理职责
1、本制度涉及的公文是指全市党的群众路线教育实践活动有关文件、领导讲话、汇报材料、会议纪要、专报、简报、照片、图表、录音、录像等有保存价值的资料，中央和省下达的各类相关公文，全市各地各部门各单位上报的各类文件资料以及其他地市往来的各类相关文件。
2、市委教育实践活动领导小组办公室是管理公文处理工作的职能机构，配备专职人员负责公文处理工作，公文处理要做到仔细、认真、及时、完整。
3、市委教育实践活动领导小组办公室领导及各组负责人应当高度重视公文处理工作，带头执行公文处理有关规定，加强对公文处理工作的领导和指导。
二、发文制度
（一）行文程序
1、文件。主要包括市委教育实践活动领导小组及办公室有关文件、领导讲话、汇报材料等各类文稿。
拟稿。根据中央、省委文件精神、市领导要求及工作需要，结合淮南实际，由综合组拟稿。
审核。文件初稿形成后，根据领导安排，及时呈相关领导审核；汇报材料和领导讲话稿交由综合组副组长审核。审核中根据领导意见及时修改。
文件签发。以领导小组名义上报、下发的重要文件，由领导小组组长审批、签发，或由组长委托的副组长审批、签发；以领导小组办公室名义上报、下发的有关文件，每个环节重点工作安排等，由领导小组办公室主任或常务副主任审批、签发。
文件印发。领导签发后，交由秘书组登记、编号，根据发文内容确定范围，及时文印、报送、分发。
2、专报、简报。主要上报、编发我市贯彻落实中央和省委关于教育实践活动的重要工作部署、重点工作进展情况，活动中的有效做法和成功经验；我市自选动作和特色工作有关情况；市领导深入基层开展调研，指导工作，解决实际问题等情况；全市各级各部门各单位在教育实践活动中的重要活动、特色工作、创新举措和取得成效；全市教育实践活动中广大党员干部作风形象出现的新气象、新变化及涌现出的典型事迹和先进人物；对开展教育实践活动的意见、建议等。
拟稿。由综合组相对固定专人负责。根据全市活动工作情况及各单位上报材料进行提炼，形成初稿并校对。
审核。初稿形成后，专报由领导小组办公室常务副主任审核；简报由综合组组长审核。审核中根据领导意见及时修改。
签发。专报一般信息请领导小组办公室常务副主任审批、签发，重要信息、问题建议类信息请办公室主任审批、签发；简报请办公室常务副主任审批、签发。
报送。签发后，由综合组指定专人登记、编号，交由秘书组，以市委教育实践活动领导小组办公室的名义，及时文印、报送。
（二）发文范围
市委教育实践活动领导小组及办公室文件由秘书组相对固定专人，编制文号，并在《收（发）文件登记本》上登记；专报、简报由秘书组按分发范围及时印发有关单位和领导。印发范围一般为：
1、文件：省委教育实践活动领导小组及办公室，省委督导组（9份），市委教育实践活动领导小组成员（26份）；全市教育实践活动各单位领导小组（协同办公网发电子版），市委督导组，市委办公室，市委教育实践活动领导小组办公室各组。印制100份。
2、专报：省委教育实践活动领导小组及办公室，省委督导组（9份），市委教育实践活动领导小组组长、副组长（6份），市领导（专报内容涉及单位的联系点领导）；市委办公室，专报内容涉及单位的市委督导组、联络组。印制30份。
3、简报：省委教育实践活动领导小组及办公室，省委督导组（9份），市委教育实践活动领导小组成员（26份）；全市教育实践活动各单位领导小组（协同办公网发电子版），市委督导组，市委办公室，市委教育实践活动领导小组办公室各组（7份）。同时在市教育实践活动专题网页发布。印制100份。
三、收文制度
由秘书组相对固定专人负责。
1、收到来文在收文登记簿（或电子版本）上登记文件的基本信息，包括收文日期、来文机关、来文编号、来文名称等。收文簿须保持清洁、保存完整以备归档之用。
2、收到来文在来文上注明收文日期及收文编号，再贴上文件处理单，传送至领导小组办公室领导批阅。
3、领导小组办公室主任、副主任对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件，2天内批复。对领导批示件的办理，要明确专人负责，并及时报告办理情况。领导批示有明确办理时间要求的，按要求办理。
4、根据领导小组办公室主任、副主任批阅意见及文件内容的缓急，及时将文件送达各部门轮阅。
5、领导小组办公室主任、副主任批复给办公室各部门承办的文件，要及时送到承办部门，承办部门要迅速办理。
6、对于传阅的文件，一般性文件2日内阅完，急件当日阅完，不得滞留。要及时催办，按期办理，尽量缩短文件周转期。 
7、阅、批公文要仔细认真，阅完后要在文件处理单上签名并注明日期。需要签署具体意见的，要明确、具体。承办部门办理完毕后要注明处理结果。
四、归档管理制度
1、由秘书组专人负责文件、资料归档，及时、完整地按收、发文编号保存公文，并于每月底将收文按编号整理成册归档。
2、归档公文统一按“件”进行装订，装订时须用统一的文档装订夹，有序留存归档。同时，对归档公文进行分类，打印归档目录。
3、分类后公文由专人管理，非管理人员不得随意翻阅、移动。需要借阅公文时，经公文管理人员登记，借阅人签字后方可借阅。文件借阅完毕后，须及时归还存档。
4、归档材料主要包括：（1）文件：包括中央和省委文件，中央、省委教育实践活动领导小组及办公室文件、通知等；市委文件，市委教育实践活动领导小组及办公室文件、通知等。其中，领导小组及办公室文件包括签发底稿和3份正式文件，并按编号顺序存档。（2）简报、专报：包括省委教育实践活动简报，市委教育实践活动简报、专报等。其中，市委教育实践活动简报、专报包括签发底稿和3份正式文稿，并按编号顺序存档。（3）领导讲话：包括中央、省、市委领导重要讲话、重要言论，市领导深入联系点开展活动的重要讲话、指示等。（4）工作总结：包括各环节工作总结、迎检汇报材料、特色做法总结、活动总结等。（5）上报材料：包括向省委教育实践活动办公室报送的各类材料、表格等。（6）宣传报道材料：包括市级以上主流媒体（如人民日报、安徽日报、淮南日报等）对我市教育实践活动情况的报道，相关报纸完整留存。（7）会务材料：包括各类会议方案、会议通知、参会人员名单、签到簿、会议议程、领导讲话、会议印发材料等。（8）县（区）、市直单位上报材料：主要包括县（区）、市直单位实施方案、成立领导小组文件、成立办公室文件、活动进展情况统计表等。（9）反映活动开展情况的照片、图表、录音、录像等其他应当留存的资料。（10）电子文档：活动相关材料电子文档应与以上纸质材料相对应，分类进行归档，并按时间顺序进行备份，记录活动大事记。
五、相关要求
1、坚持精简高效。严格控制发文件数和发文范围。简报一般每周编发2期，每期字数一般控制在2000字左右。专报每周至少上报1期，除重大活动、重点工作外，字数一般控制在1500字以内。充分运用网络办文平台，尽量减少纸质文件印发数量。
2、提高工作质量。严格按照行文程序和归档管理相关规定开展工作。文件起草要及时高效，严谨细致，注重质量。专报要紧扣工作环节，注重特色，反映及时。简报要特色鲜明，情况清楚，语言精炼，编发及时。归档材料要准确、全面、系统、详细，凡是反映教育实践活动、具有查考利用价值的文件、文稿、各类资料都要归档。
3、加强统筹协调。要主动做好上下协调、横向协调和内部协调，认真做好公文处理和归档管理工作。工作中要坚持做到严谨细致、一丝不苟，保证活动有效运转。要增强保密意识，严格保密制度。