海港经济开发区公文格式规范要义

海办字〔2014〕2号

中共唐山市委海港经济开发区工作委员会办公室河北唐山海港经济开发区管理委员会办公室关于规范公文报送工作的通知 
 

王滩镇党委、政府，街道党委、办事处，区直各部门，驻区各单位，大清河盐场各单位：
      为进一步规范公文处理工作，提高公文办理的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）、《河北省党政机关公文处理工作实施细则》（冀发〔2013〕13号）和市政府办公厅《关于规范机关公文报送工作的通知》（唐政办函〔2013〕251号）等有关规定和要求，现将公文报送工作有关事项通知如下：
      一、公文格式规范
      按照《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）执行（可参照附件）。
      二、发文字号的规范
      （一）党工委、管委会各部门上行文字号为“海×（单位简称）呈〔2014〕  号”；如，党群工作部可编“海党群呈〔2014〕
  号”、住房和城乡建设局可编“海建呈〔2014〕  号”。
      （二）管委会直属企事业单位上行文字号为“×（单位简称）呈〔2014〕  号”。如，港兴公司可编“港兴呈〔2014〕  号”。
      （三）驻区各单位上行文字号为“×（单位简称）呈〔2014〕
  号”。如，公安分局可编“唐公港呈〔2014〕  号”。
      （四）发文机关代字不得超过四个字，应避免与其他单位重名。
      （五）各部门、各单位下行文、平行文字号，发文机关代字由各部门、各单位自行规范。
      三、行文规则规范
      （一）按照党工委、管委会有关文件要求执行。
      （二）自2014年起，党政综合办公室将严格按照规定审核上报的请示、报告、意见类公文，对不符合公文格式，行文规则要求，不是红头印制，不加盖单位公章的文件将做退件处理，并视情况对公文报送情况进行通报。公文处理方面如遇问题可联系党政综合办公室秘书科，联系电话2913301、2911788。
 

      附件：公文格式规范要义
 

                         唐山海港开发区党工委办公室
                         唐山海港开发区管委会办公室
                                     2014年1月7日
 

附件

公文格式规范要义
 

一、用纸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
二、版面
（一）页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸156mm×225mm。版心不斜。
（二）行数与字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
（三）印刷：双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（四）装订：公文应当左侧装订，不掉页，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。
三、公文各要素标识规则
（一）版头：公文首页红色分隔线（含）以上的部分。
1.份号。如需标注，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限。如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级与保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，用于上行文或本单位下发的全局性、内容重要的公文；也可以使用发文机关全称或者规范化简称，用于一般性公文。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级机关标志。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布，用3号仿宋字体。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1为编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人。如需标注，编排在发文机关标志下空二行位置，居右空一字，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字体。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头分隔线。发文写号下4mm处，居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
（二）主体：公文首页红色分隔线以下、版记以上的部分
1.公文标题。2号小标宋体，编排于红色分隔线下空二行的位置，分一行或多行居中排布，由发文机关名称、事由和文种组成。回行应当词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，排列成梯形或菱形。
2.主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，同类主送机关之间使用顿号，不同类主送机关之间使用逗号，最后一个主送机关后使用全角冒号。如主送机关名称过多导致首页无法显示正文时，应将主送机关名称移至版记。
3.公文正文。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每自然段首行左空二字，回行顶格，使用3号仿宋体。文中结构层次序数依次使用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；第一层用黑体，第二层用楷体，第三、第四层用仿宋体标注。
4.附件说明。如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.附件名称”），依序标注附件名称。附件名称需回行时，与上一行附件名称首字对齐，附件名称后不加标点符号。
5.发文机关署名。加盖印章的公文，单一机关行文时，在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。
不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行，右空二字编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余机关署名依次向下编排。
6.成文日期。署会议通过日期或者发文机关负责人签发日期。使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
加盖印章的公文，成文日期右空四字，编排于发文机关署名之下；不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数。
7.印章。如需加盖印章，单一机关行文时，印章端正、居中、下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时，印章要与发文机关署名一一对应，端正、居中加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；印章之间要排列整齐、互不相交或相切，每排不超过三个印章，印章两端不超过版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内，印章用红色，不得出现空白印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可采取调整行距、字距的方法加以解决。
8.附注：如有附注，居左空二字假圆括号编排在成文日期下一行，回行顶格，用3号仿宋体。
9.附件。如有附件，应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如果附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格编排并标注公文的发问字号，在其后标注“附件”二字及其顺序号。被印发、批转、转发公文的内容直接另面编排，不按附件处理。
（三）版记：公文最后一面偶数页收条分割线及以下的部分。
1.版记分隔线。版记中分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关。如有抄送机关，用仿宋4号字体在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时同冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后标句号。
如把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不标虚位，后加“印发”二字。版记中如有其它要素，应与印发机关和印发日期用一条细分隔线分隔开。
4.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
特定公文格式（信函、命令、纪要）请参照国标执行。
●     行文规则。
（1）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权好主送机关的行文关系确定。
（2）上行文一般使用“请示”、“意见”和“报告”三个文种，“请示”、“意见”和“报告”一般主送一个上级机关，请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
●合理确定发文形式，严格控制发文规格，全局性的、内容重要的公文用“发”或“呈”的形式规格，某一方面工作的一般性公文用“字”的规格；按照精简、高校的原则，严格控制发文数量。
●文字、标点符号、结构层次序数、人名、地名、时间、数字、计量单位和引文等用法准确规范。公文数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
●公文中所依据的领导批示、会议纪要及有关文件资料等，应当附在公文之后作为附件一并报送。
●发文代拟稿应符合行文规则，公文格式等公文法规规定，经本部门审核并报机关主要负责人审签。
（本要义据《党政机关公文格式》和《河北省党政机关公文处理工作实施细则》制定）
  

唐山海港开发区党工委办公室                2014年1月7日印发