九江市商业管理办公室公文处理细则

 
    根据《九江市商业管理办公室机关公文处理办法》，结合实际工作情况，制定本细则。
    一、公文签收
   （一）凡送市商管办的公文，均由办秘书科分门别类统一签收、分办。
   （二）径送有关科室办理的公文，应先送办秘书科签收、分办后再办理。未经签收、分办的公文，有关科室一律不得办理。
   （三）办秘书科分发公文每日不少于2次，急件急送，各科室要指定专人负责公文签收。
    二、公文分发
   （一）签收性公文分发
    1、需提出拟办意见的公文，由办秘书科拟办。
    2、传阅性公文，应在公文上贴上传阅单后，秘书科负责人签批，直接呈送办领导和有关科室传阅。
    3、普发性公文，原则上在商管办网站发布，确需纸质传递的由承办科室自行送达。
    4、对直送领导同志个人的公文，除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的机密事项外，原则上由秘书科提出拟办意见，按程序呈送领导同志，领导有批示的，按批示办理。
    5、邀请办领导参加活动的请柬或公文，送办秘书科，按程序呈批。
   （二）制发性公文分发
    1、我办公文分发立户范围和顺序：普发性公文主送单位­­——各县（市、区、山）商贸主管部门、办机关各科室、办直属各单位；业务性公文主送单位­——各县（市、区、山）商贸主管部门。
    文件主送单位涉及两个以上类别单位的排序原则是：各县（市、区、山）商贸主管部门在前，办机关其次，直属单位在后。
    2、公文抄报、抄送的分发：以商管办名义制发的公文，如需抄报抄送有关上级机关和领导阅批，按以下原则掌握：（1）报送机关应当使用全称或规范简称。（2）报送单位和领导的排序原则：先单位、后个人；从上至下；市领导个人的排序，按市领导见报排序；市直单位排序，按市委、市政府发文排序掌握。（3）以办党组或商管办名义下发的公文和重要的业务性公文，原则上应抄送本办领导，以便掌握重要工作情况，抄送件由承办科室统一送办秘书科，由秘书科分送有关领导。
    三、公文办理
   （一）公文拟办
    1、市委、市政府、市人大、市政协、市纪委、市军分区和我市相对应的党政军等机构及其办公厅的来文，文书档案室收文登记后，由秘书科按阅文范围和有关规定及时提出拟办意见，呈请有关办领导阅批，有关科室阅办。
    此类文件原则上送呈各位办领导阅，领导有批示的按批示要求办理；需提出贯彻意见的，由办秘书科或有关职能科室代拟贯彻意见后，按程序呈批；需翻印下发的，由相关科室呈请报批后办理，原件存文书档案室；需转发的，必须提出符合我办实际的贯彻意见。
    2、仅县团级以上人员阅知的来文，由秘书科提出拟办意见，呈送有关办领导阅批。
    3、省商务厅等单位来文由办文书档案室受理登记后，由秘书科提出拟办意见，呈送办领导阅批，有关科室阅办。
    此类文件中，涉及政策性或具有普遍针对性的来文，原则上先呈各位办领导阅批；有需办理事项的来文，明确一个主办科室，相关科室也应送其阅知；来文如涉及某一方面的工作，原则上呈分管领导阅批，分管领导有批示的，按批示要求办理，如涉及重要事项，应送主任或各位办领导阅批；需提出具体处理意见的，由主办科室提出并按程序呈批。
    4、对市直其它部门、驻市单位、各县（市、区、山）党委政府等平行单位的来文，文书档案室登记后，由秘书科提出拟办意见，按程序呈批，并送有关科室阅办。
    此类文件原则上先呈送分管办领导阅批，如涉及重要事项应呈送主任或各位办领导阅批；需提出处理意见的，由主办科室提出并按程序呈批；需答复来文单位的，由主办科室提出答复意见，报批后予以答复。
    5、对各县（市、区、山）商贸主管部门、办直各单位、全市相关企业向我办请求指示、批准事项、反映情况、提出意见、建议等内容的来文，文书档案室登记后，由秘书科提出拟办意见，按程序呈批后送有关科室阅办。
    此类文件如系请求指示或批复事项的，原则上应先拟请有关科室提出答复、批复意见，再按程序送办秘书科核稿，再送分管领导审签或按分管领导批示送主任审签。来文如只限于反映情况、提出意见或建议的，原则上拟请分管领导阅批，如涉及重要事项的应呈送主任或各位办领导阅批。办领导有批示的按批示办理。
    6、对市人大代表议案和市政协委员提案的来文，文书档案室收文后由办秘书科提出拟办意见，呈送有关科室提出答复意见或呈请分管领导阅批后再呈送有关科室提出答复意见。
    此类来文，原则上应先拟请有关科室提出答复意见，再按程序送秘书科审核，报分管领导审签或按分管领导批示送主任审签后发出。
    7、对发给我办的上级机关或领导批示，文书档案收文登记后，由秘书科提出拟办意见，呈请主任或各位办领导阅批；需提出落实意见的，应送有关科室阅办，并将落实情况及时反馈，按程序呈批后向上级机关或领导本人报告落实情况。
   （二）公文会签
    公文内容涉及两个以上科室的，主办科室要主动与相关科室协商会签，再由主办科室送秘书科审核、分管领导审签；分管领导认为需要相关办领导协商会签的，由承办科室呈送相关办领导审签；分管领导认为需请政府其它部门或单位会签的，由主办科室呈送会签。办外单位送我办会签的公文，由我办相关科室提出会签意见，送办领导审签。
   （三）公文审核
    审核公文要层层把关。以商管办名义行文，原则上必须经秘书科审核后，呈送办领导审签。
    审核的重点是：①是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；②是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及其他有关规定；③涉及有关部门的问题是否已协商、会签，意见是否一致，意见如有分歧的，主办部门是否列明各方面理据或提出建设性意见；④公文格式是否规范、文字表述是否准确、简炼，标点是否正确，文种是否恰当等。
   （四）公文签发
    1、签发权限
   （1）市商管办发布的行政重要事项，向市委组织部、市人保局报请人事任免的公文，由办党组书记、主任签发或授权其他办领导签发。
   （2）以市商管办党组或市商管办名义向市委或市政府报告重要事项的公文，由办党组书记、主任签发或授权其他办领导签发。
   （3）以市商管办名义发文，分工内的一般事项由分管领导签发；需其他办领导协商会签的，协商会签后由该文主办科室的分管领导签发；事关全局的文件和主送市委、市政府各部门的重要文件，由办党组书记、主任签发或授权其他办领导签发。
  
    2、签批程序
   （1）市商管办文件（包括办党组文件）发文签批程序：
有关科室拟稿      科室负责人核稿     （办内有关科室会签）      办秘书科审核      呈分管领导签发或审核后送主任签发     （办外有关单位会签）     编写文号     印制       秘书科用印        承办科室分发     归档。
   （2）办科室文件发文程序
    有关科室拟稿      科室负责人核稿     （办内有关科室会签）      审核后送分管领导签发       编写文号     印制      秘书科用印       承办科室分发      归档。
   （五）校核印制
    公文校核实行双校制。即：文件在正式印发前承办科室和办秘书科分别进行核稿和审稿。承办科室负责人对发文清样作全面核稿；审批、签发手续、体例格式由办秘书科负责审稿、规范；文件发送范围、紧急程度、密级、保密期限和主题词由承办科室提出，办秘书科规范；发送部分单位的公文，承办科室要列出具体收文单位。办秘书科审稿时，如发现不符合办文程序、内容有不妥之处的公文，应及时向承办科室提出修改或处理意见。编号公文均由文书档案室统一编号。
   （六）办文要求
    1、各承办科室在办理公文时，要认真履行职责，提高办文质量，充分发挥参谋助手的作用，拟办意见要明确具体、切实可行。
2、公文办理实行谁承办、谁负责，谁分管、谁把关，
 一级对一级负责的责任制。
    3、公文办理实行分工合作制，杜绝人走文停的现象发生。科室的公文，由科室负责人负责，科室负责人负责出差由指定的副科长负责；分管办领导出差，由主任负责；主任出差，由在家主持工作的办领导负责。
    4、公文办理应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。转有关部门提出意见的时间一般不得超过7个工作日。
    5、公文从签收之日起，不需征求意见的一般在2个工作日内办结；需征求意见的一般在7个工作日内办结。公文校核印制原则上在1个工作日完成。急件急办。
    6、对有具体请示事项的公文，签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他签批人圈阅视为同意；没有具体请示事项的，圈阅表示已阅知。
    7、审核修改、审签公文必须用毛笔、钢笔或专用签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
    8、需要通过媒体或其它形式对外宣传的公文或材料，须经分管领导审签，重要公文或材料须经主任审签。
    四、不规范来文的处理
    属下列情况之一的不规范来文，由秘书科或承办科室说明原因，提出退文意见。一般的由秘书科科长或承办科室负责人批准后退文；重要的须经分管办领导批准后退文。对不规范来文的处理均应采取填写“九江市商业管理办公室退文情况说明”，并加盖办秘书科公章，退回来文单位。
    1、公文内容有不符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定的。
    2、按照有关规定，属于来文所在地、来文企业、来文部门职权范围内的事项，而要求市商管办批复的。
    3、未经本单位领导同意，以单位名义向我办报送“报告”、“请示”和“意见”的；或“报告”和“意见”中夹带请示事项的；“请示”中一文数事的，主送多个机关的；或越级向我办请示一般事项的；或请示性文件未注明联系人姓名或联系电话的。
    4、公文中有关附件及其材料不全的；或反映问题模糊，提出的要求含混不清的。
5、办领导有批示须退回原单位的公文。
五、公文类型及其适用范围
我办编文号的公文类型包括：九商党发、九商党字、九商干字、九商字、九商××字、九商函字。每种形式适用范围如下：
（一）九商党发
1、适用于办党组向市委及有关部门请求指示、批准解决有关事项、汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用请示、报告。
2、适用于办党组就市委及有关部门下发的事关重大或涉及全局性重要工作意见等重要公文的转发或贯彻。文种用通知。
3、适用于办党组对重大事项或重要工作作出安排。文种用决定、通知或意见。
4、适用于以办党组名义奖惩有关单位及人员、变更或撤销办直单位不适当的决定事项的公文。文种用决定。
（二）九商党字
适用于经办党组会研究决定且需向办直有关单位告知或办理的具体事项。
（三）九商干字
适用于办党组权限范围内有关的人事任命和调整。
    （四）九商字
   1、适用于以办名义向省商务厅、市政府及有关部门请求指示、批准解决有关事项、汇报工作、反映情况等内容的公文。文种用请示、报告。
2、适用于就省商务厅、市政府及有关部门下发的事关重大或涉及全局性重要工作意见等重要公文的转发或贯彻。文种用通知。
3、适用于以市商管办名义对重大事项或重要工作作出安排。文种用决定、通知或意见。
4、适用于以市商管办名义奖惩有关单位及人员、变更或撤销办直企事业单位不适当的决定事项的公文。文种用决定。
5、适用于经主任办公会研究决定且需向办直有关单位告知或办理的具体事项。
（五）九商××字
1、本办机关8个内设科室均设公文字号。包括九商秘字、九商人教字、九商财字、九商秩字、九商建字、九商商贸字、九商运字、九商安稳字。
2、适用范围：除办直属机关党委、驻办监察室按垂直管理原则发文外，机关其他科室均可以办名义向全市服务对象发文，部署涉及本科室职能的工作。文种用通知、通报、批复、请示、公告。
3、此文种签发权为分管领导或主任，加盖商管办章。
4、各科室不得以科室名义对外发文。
（六）九商函字
1、适用于会议纪要（重要的以通知形式印发）。
2、适用于向有关部门征求意见或答复有关部门征求意见的公文。
3、适用于经贸洽谈、展销会等活动方案。
4、适用于贺电、贺信等。
5、适用于一般的联系、商洽工作的便函。
   6、此文种签发权为分管办领导或主任，加盖商管办章。
    六、公文、材料的归档
    1、我办与上级党政军机关所有往来公文，均应按公文处理办法进行存档。
    2、市直各单位颁发的与我办业务有关的文件或非我办主管业务，但需我办执行的法规性、政策性文件应按公文处理办法进行存档。
    3、各县（市、区、山）商贸主管部门、办直各单位、有关企业向我办反映情况、提出意见、建议等内容的重要来文应按公文处理办法进行存档。
    4、下列材料应列入归档范围：
   （1）办领导或科室负责人参加上级机关召开的各种会议的文件材料。
   （2）办党组会、主任办公会、行政会形成的文件材料（包括会议纪录）。
   （3）办机关制订的工作条例、章程、制度、规定等材料。
   （4）办机关有关区域变化、征用土地以及基本建设、工程施工、竣工、购置大中型设备的文件、图纸等资料。
   （5）办机关编印的工作类刊物。
   （6）办机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
   （7）突发性事件处理或重要专题性教育活动所形成的文件材料。
（8）使用办印章发出的证明、材料等。
    5、文件材料的归档办法另行制定
    七、本实施细则自印发之日起执行。