清镇市教育局公文处理工作规程

清教字〔2012〕242号

 关于印发《清镇市教育局公文处理工作规程》的通知

局机关各科（室、办），各乡（镇、社区）中心校，市直属学校：

      现将《清镇市教育局公文处理工作规程》印发给你们，请认真贯彻执行。

                                  二○一二年十一月一日

清镇市教育局公文处理工作规程

为进一步规范机关公文管理，明确公文处理程序，提高公文制发质量和办事效率，使之制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，特制订本规程。

一、公文的制发

公文的制发程序为：拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。

（一）拟稿。

凡以市教育局或市教育局党委名义制发的公文，由某一科室主办或承办的，应由该科室负责公文的草拟工作。综合性的公文，由市教育局办公室负责拟稿。

（二）审核。

1、各科室拟制的文稿先由科室负责人初审，然后送分管领导审核，最后送办公室审核公文格式。

2、对经审核同意签发的公文，核稿人应在公文拟稿纸上签署姓名及时间。

（三）签发。

1、拟稿科室应及时将办公室审核后的文稿送交相关领导签发。

2、公文的签批一般应按下列程序送签：

（1）涉及全局性的重要公文由局长签发。

（2）局党委、行政下行文属全局性、综合性、长效性文件，由局长签发，其余专项文件由分管领导签发。

（3）向市委市政府及省市主管部门的请示、报告由局长签署。

 3、公文一般按上述程序进行签发。如遇特殊情况，可按下列程序送签：

（1）若局长不在，可由临时主持工作的其他局领导代签，待局长回来后补签。

（2）若分管领导不在，行文科室可先电话请示分管领导经同意后，回来再补签。

4、公文的签发注意事项：

（1）签发人应在“签发”栏内签署意见、姓名及时间，字迹工整。切忌有姓无名，缺年少月，难以查考。所用笔墨必须符合存档要求。

（2）除紧急情况外，未经核稿人审核签字的公文，一般不送局领导签发。

（四）登记。

文稿经领导签发定稿后，各科室要及时将公文送办公室进行发文登记，并填写《公文发文登记表》。登记应注意：

1、首先检查签发手续是否完备，是否合乎规定，确认有效后方可进行登记。

2、登记时应按照“登记表”上的栏目（文号、标题、签发时间）逐项填写，不得空缺，公文标题应逐字填写，不得省略，字迹清楚。

3、依据发文顺序，在文件稿纸上填写文号。

（五）缮印。

1、经过局领导签发的定稿公文，送交油印室缮印；特殊情况确需到外缮印的，须经分管领导同意。

2、缮印公文必须忠实于原稿，不得随意改动。

3、公文印制的格式、标准：

（1）公文用纸。采用GB/148中规定的A4型；

（2）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份用全称，用六角括号〔〕扩入；序号不编虚位，不加“第”字。位于红色反线上4mm处。

（3）签发人。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（4）公文的标题。公文的标题一般由发文机关名称或规范化简称、事由、文种三部分组成。在公文标题中，除法规、规章加书名号外，一般不加标点符号，位于红色反线下两行，排列要求美观等。公文标题应避免冗长。

（5）主送机关。主送机关位于标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。

（6）正文。正文文字应力求简明扼要，层次分明，多层结构的正文分条标识方法为：

第一层用：“一、”、“二、”、“三、”……；

第二层用：“（一）”、“（二）”、“（三）”……；

第三层用：“1、”、“2、”、“3、”……；

第四层用：“（1）”、“（2）”、“（3）”……”。

公文应避免采用过多的层次结构。

（7）附件。公文如有附件，应在正文下空1行首行缩进2字符标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，装订在公文生效标识印章之后，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

（8）成文日期。成文日期，以局领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日为准。

（9）主题词。为便于公文管理，公文使用主题词，主题词应刊于正文末页下端抄送机关之上，与抄送机关用一黑线隔开。主题词内容须由局办公室发文秘书确定。

（10）抄送机关。公文应抄送与公文内容有关的机关。抄送机关位于文件末页下端，主题词之下，印发机关之上。 

（11）印发机关、时间。印发机关列抄送机关之下，使用“清镇市教育局办公室，并标明印发时间（列印发机关之后）。

（12）文字的排向。公文文字一律从左向右横排。

（13）字体字号。文号一般采用3号仿宋体；标题采用2号华文中宋；主送机关采用3号仿宋体字；正文用3号仿宋体字；发文机关及发文日期用3号仿宋体字；“附件”用3号黑体字；“附件”内容用3号仿宋体字；“主题词”用3号黑体字；主题词内容用3号华文中宋；“抄送”、抄送单位用3号仿宋体字；印发机关及时间用3号仿宋体字。一般每页排22行，每行排28个字。

（14）标点符号。公文标题中除可用书名号外，一般不加标点；正文中的章题和节题如单独成行，之后不加标点；主送机关之后加“：”；正文的标点符号按国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署修订发布的《标点符号用法》正确使用；正文多层次结构的分条标识的“第一层”之后用“、”，“第二层”之后不加标点，“第三层”之后用“、”，“第四层”之后不加标点；“附件”之后加“：”，“主题词”之后加“：”，主题词之间不加标点，空两格；“抄送”之后加“：”，抄送机关之间加“，”，最后加“。”；印发机关与印发时间之间不加标点。

（15）公文页码。公文的页码用阿拉伯数字，奇数页码标在正文右下角，偶数页码标在正文左下角，数字左右加“—”（如—3 —）；正文与附件页码的排列应连续起来。

4、公文的印数。印刷公文应严格按照规定的份数，不得多印或少印。

5、装订。公文一律左侧装订，装订要求不缺页，不错页，页张整齐，不要订、粘文件的内容。

6、公文的缮印应做到：

（1）保证质量。公文的各个组成部分都要符合规定要求，安排得当，排列匀称，字迹清晰，内容无误，端正、整洁、美观。

（2）及时缮印。公文的缮印务求迅速、及时。同时，要区别主次缓急，重要公文、急件先印。

（3）注意保密。在印制公文时，要注意保密。

（六）校对。

1、根据公文的印制要求将公文打出清样后，应与公文定稿校对。

2、校对一般应按照下列程序：

（1）清样校对。科室打出公文清样后，对照原稿粗校一次，改正明显的打印错误；

（2）公文草拟部门校对。科室将公文清样粗校后，应在公文稿头纸上签注姓名，然后将公文原稿及清样及时送局办公室发文秘书；

公文草拟部门在校对时，不准擅自改动经签发人签发的公文，如发现有不妥或错误的地方，可告知局办公室发文秘书进行处理，属于文字方面的由科室自行改正；涉及内容方面的，须报请签发人批准后方可改动。

凡未经局办公室同意或签发人批准，拟稿部门私自改动经签发人签发的公文，而造成工作失误，责任由改动者负责。

拟稿部门要注意保护公文定稿，不准乱画、撕裂、丢失。

（3）拟稿部门校对完毕后，由局办公室发文秘书进行第三次校对；

局办公室发文秘书进行校对，一般分下列校次：

初校。按照原稿在清样上逐字逐句地校对，基本上校正文字、标点符号方面的错误。

二校。着重进行版面、规格和字体用法检查。

三校。注意数字、序码的统一。做好对整个印件各个组成部分的全面检查。

（4）科室按照上述要求完成校对工作后，认真进行改正；

（5）在改正文稿打印错误时，应仔细认真，不要漏改或错改；

（6）校对人须将最后一次校样与印出的清样作最后一次核对，核对时重点核对改动的部分；

（7）未经校对人进行最后核对的公文，不得印制；

（8）校对应使用正确的校对符号。

（七）用印。

1、公文除会议纪要外，应当加盖印章。

2、加盖印章应注意：

（1）加盖印章的公文份数应与规定的份数相同；

（2）用印位置正确。印章一律加盖在正文后右下角，成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，不在落款；

（3）印章应端正、清晰，使用优质的印泥。

（八）分发。

1、公文加盖印章后，方可进行分发，并填写《公文分发登记簿》，填写好公文名称（不能简写）、文号、分发时间、分发单位及份数。

2、公文的分发一般按下列原则：

（1）凡涉及全局性的公文，局领导、各职能部门都应分发；

（2）代拟公文的某职能部门可另加一份；

（3）公文内容涉及的某职能部门或要求某一职能部门具体承办的，可另加一份；

（4）上行文或平行文涉及到的职能部门，可分发一份；

（5）干部任免通知，分送局领导各一份、科室及有关部门各一份。

3、分发公文应注意：

（1）及时、迅速，不得积压，同时填写《公文分发登记簿》；

（2）分发公文，科室通常投送到各学校的交换柜内。重要公文需分送到各科室（学校），分送时应有收文人的签字；

（3）公文应严格按照规定的份数分发，不得随意增减。

4、凡需向外寄发的公文，要填写《发送文件登记簿》，一律用挂号或通过机要方式寄发。寄发公文的凭证应张贴在发文簿相应的地方，以备查考。

（九）立卷。

1、公文分发完毕后，应及时对公文进行整理、立卷。

2、把公文草稿、定稿及正本（2份）及有关资料，按照公文的种类进行整理。保证齐全，便于保管、查找和利用。

3、各职能部门代拟的公文草稿，若改动较大经重新誊抄的，草稿仍须附在公文定稿的后边，一并立卷。

（十）归档。

1、科室应按照归档范围、要求及有关规定，将发文底稿和2份正式文稿交局办公室存档。

2、个人不得保存应归挡的公文、文稿等材料。

（十一）销毁。

1、对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别并经科室负责人审核、分管领导批准的，可以定期销毁。

2、销毁秘密公文，应进行登记，有两人监销，保证不丢失，不漏销。

二、来文来电处理

完善公文登记制度和落实责任制度，局办公室明确专人负责公文传输。

（一 ）上级和同级部门来文来电。

上级党委、政府、教育主管部门和同级部门来文来电及电子政务，依照下列程序进行处理：

1、登记。收到来文来电后，局办公室在《收文登记薄》或《来电登记薄》上登记备案，以备查询。上级职能部门直接传输到局各职能科室的文件，各科室收文后速送办公室按程序登记处理。需及时办理的事宜，职能科室同步做好相关工作或向分管领导请示处理，重大问题及时向主要领导报告

2、分文。文秘人员视来文来电内容，送办公室主任拟办。

3、拟办。办公室主任认真研读来文来电，根据内容和要求，提出拟办意见，呈送局长按程序签批。拟办意见应包括下列内容：

（1）需办理件，提出主办部门、会办部门；是否需要提请局领导阅批或提交一定的会议研究；根据需办事项的急缓、难易程度，酌定办理期限。（2）需阅知件，提出应阅知的范围。（3）需传达贯彻的文件，提出应传达范围。（4）简要的背景情况。

拟办意见应准确、具体。必要时，应事先征求有关部门或分管领导人的意见。以上环节，应于收文当日或次日完成。

4、签转。呈局长阅转分管领导，再由分管领导明确具体办理部门、提出办理措施、明确办理时限。办理部门在规定的办理时限内完成相应的工作。局长外出期间由分管办公室的领导签转。急需办理的事项，可由局各职能科室先行落实，同步报送公文登记签转程序。

5、分办。按照科室工作职责分工提交科室落实。属事故、灾情等方面的重要情况报告，按特急件处理，经办公室主任提出拟办意见后，呈送相关局领导阅批。机密、绝密级文件，安排专人专夹送达相关领导阅读，阅后带回，专人保管。

6、传阅。文件传阅时，要严格登记手续，随时掌握文件去向，经常催阅收回核查，不横传文件。

7、催办。领导有批示意见的文件，要及时催办落实，并将办理结果及时向批文领导汇报，做到事事有交代，件件有着落。

8、办结。文件办理完毕后，应在《收文登记簿》上注结，注明办结日期，并简要写明办理结果。

9、归档。文件办理完成后，由办公室进行分类保管，年底移交档案室签收并进行档案归档。
    对上级来文来电，有关人员应认真负责地进行处理，力求做到准确、及时、安全，不误事，不泄密，努力为局领导和局机关提供优质服务。

（二）下级部门来文。

各中心校、直属学校请示、报告先交办公室登记后转交业务科室提出意见，报分管领导处理，再至局长阅批或提交党委会研究。

三、电子公文办理

电子公文（收文、发文）的办理，除按纸质公文程序和要求办理外，还应遵循以下原则：

（一）涉及国家秘密的公文和信息不得通过电子公文交换系统和OA系统传输、处理。

（二）市教育局的电子公文，由局办公室指定专人负责，每个工作日上午8:00～12:00和下午1:00～5:30按时启动市党政电子公文交换系统和贵阳市教育局电子公文交换系统收文。局各科室也应指定专人负责，在每个工作日时间段按时登录OA系统接收贵阳市教育局办公室下发（转发）的电子公文。各乡（镇）、社区中心校、直属学校通过电子邮箱接收市教育局办公室下发（转发）的电子公文。

（三）文件保管和借阅。

1、保管。文件传阅、传达完毕后，及时收回保管，以免遗失。参加会议人员带回的文件，要及时交科室有关人员登记、流转，不准个人留存。翻印、复印、汇编党的文件，要请示制发机关批准。经批准翻印、复印、汇编的文件，要严格控制分数，按正式文件使用和管理。

2、借阅。建立文件借阅登记簿，严格履行签字手续，明确归还期限。归还时当面清点。其中借阅秘密级以上文件，需经分管领导同意，办公室主任签字。绝密文件不外借，不携带外出，只能按阅读范围在阅文室内阅读。未经批准，不准借阅人员摘录和复印文件内容。

3、归档。处理完毕的文件资料，及时分类放入文件柜，以备查考、清退和归档。

（四）文件清退和销毁。

1、中央、省委、地市委文件全部清退，密级文件重点清退（含领导讲话、内部参考、国际参考、决策参考等机密刊物）。

2、各类文件，按照上级部门要求一般每年一次性清退。限期清退的个别机密以上文件，随时清退。

3、清退文件，需要填写《清退文件登记表》，交接双方清点无误并签字后留存。

4、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经分管局领导批准后，由两人以上送到指定地点进行销毁。

四、其他事项

（一）以市教育局名义拟发公文，除应遵守一般的公文办理规则外，还应遵循以下原则：

可用口头、电话、抄告单等形式答复和协商解决的事项，不予发文。

（二）市教育局所发公文的样例格式按《中共清镇市委办公室关于做好市委文件改版工作的通知》办理。

五、本《规程》自2012年10月15日起执行，由市教育局办公室负责解释。

附件:

1、清镇市教育局文件签发笺

2、清镇市教育局收文处理笺

3、清镇市教育局党政办公室文件处理笺

4、清镇市教育局党政办公室电话通知记录笺

5、清镇市教育局公文发文登记簿

6、清镇市教育局收文登记簿

7、清镇市教育局公文分发登记簿

8、清镇市教育局发送公文登记簿

9、清镇市教育局文件清退登记簿

附件7:

清镇市教育局公文分发登记簿

附件8:

清镇市教育局发送公文登记簿

附件9:

清镇市教育局文件清退登记簿

序号

年份

发文机关

文号

份数

文件标题

处理意见

上交

留存