山西省粮食局机关公文管理办法

晋粮办字〔2013〕182号

山西省粮食局关于印发《山西省粮食局机关公文管理办法》的通知

局机关各处室、山西粮油集团有限责任公司、局直各单位：
    《山西省粮食局机关公文管理办法》已经2013年9月30日局党组会议讨论通过，现印发给你们，请认真组织学习，严格遵照执行。

                                                                     山西省粮食局
　　　　　　　　　　　　                               2013年10月12日

山西省粮食局机关公文管理办法

　第一章 总 则
　　

    第一条 为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合局机关实际，制定本办法。
　　第二条 局机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、安全、保密。
　　第三条 局办公室主管局机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：
　　（一）负责局机关的收、发文办理及公文的管理、归档等工作；
　　（二）起草、校核以局和局办公室名义制发的公文；
　　（三）负责公文处理中的督促检查工作；
　　（四）负责公文处理中的安全保密工作；
　　（五）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；
　　（六）负责与公文处理有关的其他工作。
　　第四条 局办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。
　　第五条 局机关公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

第二章 公文种类

    第六条 公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
    （三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。　　
    （六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    （八）通知。适用于发布、传达、要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
    （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
    （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
    （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。
    （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
    （十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
　　　

第三章 公文格式

    第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
    （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
    （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
    （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    （四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
    （五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
    （六）发文代字。山西省粮食局党组代字：晋粮党组字；山西省粮食局代字：分为文件、信函、山西省发电三种格式，按业务性质归口代字，晋粮(办、人、调、储、财、市、产、党、离)字（函、电）；山西省粮食局办公室代字：按业务性质归口代字，晋粮办(人、调、储、财、市、产、党、离)发。
　　（七）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
　　（八）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
    （九）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
　　（十）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
　　（十一）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
　　（十二）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
    （十三）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。　　
    （十四）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
　　（十五）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
    （十六）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
    （十七）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
　　（十八）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
    第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
　　第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
　　第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

    第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
　　第十二条 上行文，应当遵循以下规则：
    （一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级单位。
    （二）向上级主管部门请示、报告重大事项，属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
    （三）下级单位的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
    （四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
    （五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
    第十三条 下行文，应当遵循以下规则：
    （一）主送受理单位，根据需要抄送相关领导和单位。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
    （二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
    （三）向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级机关。

第五章 公文拟制

    第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
    第十五条 公文起草应当做到：
　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
    （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
    （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
　　（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。
    （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
    （六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文结构层次不宜过多。
    （七）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。必须使用国家法定计量单位。
　　（八）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
    第十六条 公文文稿签发前，应当由局办公室进行审核。审核的重点是：
    （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
    （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
　　（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
    （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
　　第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室修改后重新报送。
　　第十八条 公文应当经领导审批签发。重要公文和上行文应由局主要领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。经授权，有的公文可以由办公室主任签发。
　　

 第六章 公文办理
　　

    第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
　　第二十条 收文办理主要程序是：
　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
    （三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
    （四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要由局办公室主任确定范围后分送。批办性公文由局办公室主任根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送局领导批示，或者发送有关处室、单位办理。紧急公文应当明确办理时限。除特殊情况外，局领导不受理未经办公室登记、注批的公文。需要两个以上处室办理的，应当明确主办处室。经局领导批示的公文，或办公室注请各处室、单位阅处的公文，由办公室送达，各承办处室、单位要签收、登记。承办处室、单位对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不属于本处室、单位职权范围或者不适宜本本处室、单位办理的，应当迅速退回局办公室并说明理由。
　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。对需送几位局领导传阅或传批的公文，由局办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。　　
    （六）催办。送局领导批示或者有关处室、单位办理的公文，局办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
    （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
    第二十一条 发文应做到确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和局领导在会上的报告、讲话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。
    第二十二条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管局领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。
    第二十三条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我局会签。会签时，先由相关处室提出意见，再由办公室核稿，然后送分管局领导审定。文件内容以我局业务为主的，编我局文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。
    第二十四条 转发文件和一般会议通知、事项通知由局办公室主任签发，以局办公室文号发文。
    第二十五条 发文办理主要程序是：
　　（一）复核。已经局领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
　　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
　　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
　　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
    第二十六条 凡本局产生的公文，印制后由办文处室到文印室取回装订盖章后，负责分发主、抄送单位和领导，需要邮寄的公文交收发室办理。驻并局直单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般每周不少于两次，急件随时送寄。
    第二十七条 涉密公文应当通过机要交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
　　第二十八条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。公文印发后，一般应将原稿和正稿一式二份送机要室，由机要室交档案室存档。局机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后5个工作日内交档案室归档。
    第二十九条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。
　　第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
　　第三十一条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。汇编的公文视同原件管理。
    第三十二条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
　　第三十三条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
　　第三十四条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
　　

第七章 文印事务
　　

    第三十五条 局文印室负责局机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。局机关各处室的业务性材料、简报等，应由各处室自行打印好后，交文印室印制。特殊情况下私人和外单位需印制文件、材料，须经局办公室主任同意。
　　第三十六条 文印室一般不直接承接各处室、单位送印任务，需印件应先由局办公室核定印制数量，统筹安排后，交文印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室亦应告知办公室处理，一般不直接同文印室联系。
　　第三十七条 文印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。
    第三十八条 厉行节约。局机关各处室应尽量减少文件、材料，文印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。

第八章 附 则
　

    第三十九条 本办法从发布之日起实施。