兰州市粮食局公文处理办法

关于印发《兰州市粮食局公文处理办法》的通知

兰粮办〔2013〕17号

各处室、市属各单位：

　　现将《兰州市粮食局公文处理办法》印发给你们，请严格遵守、认真执行。

　　                              兰州市粮食局

　　                             2013年8月20日

　　兰州市粮食局公文处理办法

　　第一章　总　则

　　第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅制定的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准，以及省市有关公文处理工作的规定，为进一步推进兰州市粮食局（以下简称本局）公文处理工作科学化、制度化、规范化，结合实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于本局党政公文处理工作。

　　第三条 本局公文是本局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级党委、政府方针政策，公布规范性文件和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　第四条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条 公文处理工作要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第六条 本局局领导、各处室和各单位负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对公文处理工作的领导和检查。

　　第七条 本局办公室主管局机关公文处理工作，领导局直属单位公文处理工作，对县级粮食行政管理机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

　　第二章　公文种类

　　第八条 《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有:　　

　　（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

　　（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

　　（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章　公文格式

　　第九条 本局公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文要标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　本局党组公文发文机关标志均为“中共兰州市粮食局党组文件”。

　　本局行政公文发文机关标志均为“兰州市粮食局文件”。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

　　本局党组公文，发文字号为“兰粮党〔〕×号”。

　　本局行政公文，主送市委、市政府的发文字号为“兰粮〔〕×号”；主送其他单位的为“兰粮×〔〕×号”和“兰粮×函〔〕×号（信函格式）”，其中第一个×为主办处室代字，如办公室主办的为“兰粮办〔〕×号”和“兰粮办函〔〕×号”。

　　（六）签发人。上行文要注明签发人姓名。

　　（七）公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。三个（含）以下机关联合行文时，列出所有发文机关的名称。四个（含）以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。本局党组公文署“中共兰州市粮食局党组”，行政公文署“兰州市粮食局”。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者本局领导签发的日期。本局主办的联合行文，署本局领导签发的日期。

　　（十三）印章。本局的公文，均加盖印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　“请示”公文要在附注处注明联系人及联系电话。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不作为附件处理。

　　（十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或者规范化简称、统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。本局公文的印发机关署“兰州市粮食局办公室”，印发日期署印刷公文的日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

　　第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，一般使用定量为60 g/㎡～80 g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，白度为80%～90%。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第四章 公文版式

　　第十二条 版头。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

　　（一）版头中的分隔线。与版心等宽，红色，高度为0.5 mm，位于发文字号之下4 mm处。

　　（二）份号。如需标注份号，用4位3号阿拉伯数字，第一份公文份号编为“0001”，顶格编排在版心左上角第一行。

　　（三）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间用“★”隔开，如“秘密★1年”，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空一字。

　　（四）紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格。如果只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间空一字。

　　（五）发文机关标志。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。

　　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，将主办机关名称排列在前。如有“文件”二字，置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

　　（六）发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置。平行文、下行文的发文字号居中编排。上行文的发文字号居左空一字编排，始终与最后一个签发人姓名处在同一行。

　　（七）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

　　如有两个及两个以上签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空一字。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空一字。

　　第十三条 主体。公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

　　（一）标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中编排。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列使用梯形或菱形。

　　公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

　　（二）主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。

　　（三）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文结构层次第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　（四）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。

　　（五）发文机关署名、成文日期和印章。

　　1. 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份用四位年代号，月、日不编虚位（即1不编为01）。

　　2. 单一机关行文时，发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端距离正文（或附件说明）不能超过一行。

　　3. 联合行文时，发文机关署名按照发文机关顺序排列，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，每排最多排三个印章，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心。首排印章顶端距离正文（或附件说明）不能超过一行。最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

　　4. 当公文排版后所剩空白处不能容下署名、成文日期、印章时，可以采取调整行距、字距的措施解决。如调整行距、字距仍无法解决，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。

　　（六）附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。

　　（七）附件。附件必须另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　　第十四条 版记。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

　　（一）版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35㎜），中间的分隔线用细线（高度为0.25㎜）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　　（二）抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

　　（三）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标4位年代号，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

　　版记中如有其他要素，要将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

　　第十五条 页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

　　第十六条 公文的特定格式

　　（一）信函格式。本局信函标志为“兰州市粮食局”，居中编排，上边缘至上页边为30mm，使用红色小标宋体字。

　　联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中编排。

　　如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素在该线下一行。

　　发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

　　（二）纪要格式。本局纪要标志为“兰州市粮食局会议纪要”，居中编排，上边缘至版心上边缘为35 mm，使用红色小标宋体字。

　　标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

　　标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

　　纪要格式可以根据实际制定。

　　第五章 公文拟制

　　第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十八条 公文起草：

　　（一）符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，符合国家和省委、省政府粮食政策，完整准确体现本局工作意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，或者本局其他处室职权范围内的事项，主办处室必须事先主动征求意见，力求达成一致。

　　（七）人名、地名、数字、引文、标点准确，使用国家法定计量单位。

　　（八）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（九）本局重要公文起草，由局领导主持、指导。各处室、有关单位起草的公文，处室、单位负责人要严格把关，保证质量。

　　第十九条 公文审核。公文文稿签发前，由局办公室进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确，内容是否符合公文起草的各项要求。

　　经审核不宜发文的公文文稿，退回起草处室或单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室或单位修改后重新送审。经审核送局领导签发的公文文稿，如改动较大，起草处室要清稿并附原修改稿，以便核对。

　　第二十条 公文签发。本局公文必须经局领导审批签发，其中报市委、市政府的公文和其他重要公文由党政主要领导签发。局领导签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文，本局主办的，应由所有联署机关会签；非本局主办的，会签时，应由本局有关处室审核提出意见，送局领导审签。

　　第六章 行文规则

　　第二十一条 行文确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第二十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需越级行文的，要同时抄送被越过的机关。

　　第二十三条 本局向上级机关行文，遵循以下规则：

　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　（二）请示只能一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　（三）以本局名义向上级机关报送下级机关的请示事项，要提出倾向性意见，不得原文转报。

　　（四）本局一般不向上级机关领导个人报送公文，领导人直接交办的事项除外。

　　（五）一般情况下，不以本局领导个人名义向上级机关报送公文。

　　第二十四条 本局向平级、下级机关行文，遵循以下规则：

　　（一）本局依据职权，可以向县级粮食行政管理部门、本局各直属单位行文。

　　（二）本局经请示市政府授权，可以向县级政府行文。

　　（三）本局可以与市委、市政府其他部门、农发行兰州营业部等同级部门、单位相互行文、联合行文。

　　（四）本局向下级机关的重要行文，同时可视情况抄报市委、市政府。

　　第七章 公文办理

　　第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第二十六条 收文办理主要程序是:

　　（一）签收。对收到的公文，由局办公室逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。各处室以各种途径接收的属于本局的公文，要主动送交办公室统一登记办理。

　　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况要详细记载。

　　（三）初审。对收到的公文，局办公室要进行审核。审核的重点是：是否应当由本局办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。经初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由。

　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文由办公室提出拟办意见报局领导批示，或者转有关处室办理。紧急公文要明确办理时限。承办处室对交办的公文要及时办理，有明确办理时限要求的必须在规定时限内办理完毕。

　　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅要随时掌握公文去向，不得漏传、误传和延误。

　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办处室、单位按期办结。紧急公文或者重要公文由局办公室专人负责催办。

　　第二十七条 发文办理主要程序是：

　　（一）复核。已经本局领导签批的公文，印发前要对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。需作实质性修改的，要报签批公文的领导复审。

　　（二）登记。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数，并详细记载。

　　（三）印制。公文的版样由起草处室、单位进行校对，校对必须认真负责。公文经校对人终校签字后，方可付印。印制的公文要求版面编排美观，格式使用正确，印刷端正清洁，装订整齐规范。

　　（四）核发。公文印制完毕，要对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　第二十八条 本局涉密公文通过邮政机要通信、市委机要文件交换中心或者机要收发人员进行传递。

　　第二十九条 需要归档的公文及有关材料，要根据有关档案法律法规以及本局档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。本局联合办理的公文，本局主办的原件由本局归档，非本局主办的本局保存复制件或其他形式的副本。

　　第八章 公文管理

　　第三十条 本局办公室设立档案室，负责公文管理。

　　第三十一条 本局公文按照《粮食工作国家秘密范围的规定》和本局保密制度，确定密级，或者解除、变更密级。

　　第三十二条 公文确定密级前，要按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人管理。

　　第三十三条 本局复制、汇编机密级、秘密级公文，要符合有关规定并经局领导批准。复制、汇编绝密级公文，要经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　本局复制的涉密公文，要加盖本局戳记。翻印的涉密公文要注明本局翻印及翻印日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　　第三十四条 本局依职权对产生的公文可以决定撤销和废止。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第三十五条 本局收到的涉密公文和产生的涉密公文，由主办处室管理并负责归档。本局分发给直属单位的机要公文，必须清退到局办公室，由局办公室统一处理。

　　第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第三十七条 本局工作人员离岗离职时，要将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第三十八条 本局直属单位合并时，全部公文随之合并管理；本局撤销的直属单位，公文经整理后，由局办公室协调移交。

　　第三十九条 本局新设立的直属单位，应主动向本局提出机要文件发文立户申请，由本局向上级机关申请发文立户。

　　第九章 附则

　　第四十条 本办法本局各处室、各直属单位遵照执行，县级粮食行政管理部门可参照执行。

　　第四十一条 本办法自2013年8月1日起施行。