南通市水利局机关公文处理办法

 
关于印发《南通市水利局机关公文处理办法》的通知 
通水利〔2013〕21号
 

局机关各处室、各直属单位：

　　《南通市水利局机关公文处理办法》已经局办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

                              南通市水利局

　　                            2013年4月7日

南通市水利局机关公文处理办法

第一章总 则

　　第一条为了推进水利局公文处理工作科学化、规范化、制度化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则（试行）》和水利局工作实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于局机关、局属各单位的公文处理工作。

　　第三条本办法所称公文，是水行政主管部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第六条各单位（部门）应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，指定专人负责公文处理工作。

　　第七条局办公室主管水利局机关公文处理工作，并对本系统的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

　　第八条水利局机关的公文种类主要有：

　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，任免人员。

　　（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

　　（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

　　（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　第三章公文格式

　　第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。公文印制份数的顺序编号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字表示。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。涉密公文密级和保密期限由公文承办单位在拟稿时标明。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文紧急程度由公文承办单位在拟稿时标明。

　　（四）发文机关标志。分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，另一种直接使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。

　　（七）标题。一般由发文机关全称或规范化简称、公文事由和文种组成。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。有多个附件的，应在各附件首页的左上角编注附件序号。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过日期或发文机关负责人签发日期。联合行文和会签文，署最后签发机关负责人的签发日期。电报以发出日期为准。

　　（十三）印章。公文除纪要、电报可以不加盖印章外，应当加盖印章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只盖主办机关印章。联合下行文，所有联署行文机关均须加盖印章。用印页（发文机关署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式，应当加圆括号标注。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应注明顺序号。附件一般与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页注明主件的发文字号，与主件同时发送。

　　被转发的公文，不属于附件。被转发公文的发文机关标志、抄送机关、印发机关和印发日期等不再标注。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和无隶属关系的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

　　第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（GB/T9704-2012）。

　　第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　　第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　第四章行文规则

　　第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的上级机关。

　　第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

　　(一)原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　(二)水利局向水利厅请示、报告重大事项，应当经市委、市政府同意或者授权；水利局职权范围内的事项应当直接报送水利厅。

　　(三)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

　　(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　(五)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　　(六)请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。

　　(七)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

　　第十六条向下级机关行文，应当遵循以下规则:

　　(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　　(二)水利局主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文;如有分歧，经充分协商仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见，报市政府协调或裁定。涉及两个及两个以上处室(单位)职权范围内的事项，如处室(单位)意见有分歧，不得分别对下行文，应取得一致意见后向下行文，经充分协商仍不能取得一致的，报局协调或裁定。

　　(三)向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

　　第五章公文拟制

　　第十七条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十八条公文起草应当做到:

　　(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的指示，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

　　(二)一切从实际出发，全面、准确地反映实际情况，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。水利局报请以市委、市政府或市委、市政府办公室名义发文，请上级机关转报请示，应当认真起草代拟稿，并对公文的真实性、准确性及可行性负责。水利局拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复稿。

　　(三)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

　　(四)文种正确，格式规范。

　　(五)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项，拟搞处室（单位）必须征求相关部门意见，力求达成一致。

　　(七)处室（单位）负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　(八)拟制紧急公文应有充分原因，急件应跑签。

　　(九)引用准确。引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文及缩写应当注明中文含义；引用日期须具体写明年、月、日，年份用四位阿位伯数字表示，月、日不编虚位。

　　(十) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一)” , 第三层为“1.”，第四层为 “(1)”。

　　(十)使用规范化简称，非规范化简称须在第一次使用时注明。

　　(十二)除部分结构序数和在词组、惯用词作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（十三）起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

　　拟稿处室(单位)审核应当做到:

　　(一)确有行文必要。

　　(二)内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级有关文件精神;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接。

　　(三)主送及抄送单位是否合适。

　　(四)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商达成一致。会签部门及会签顺序是否合适。

　　(五)由拟稿处室(单位)相关负责人审核，审核公文应当签署姓名和完整日期;会签公文由所有会签处室(单位)的负责人会签，应当签署姓名和完整日期。

　　第十九条 凡以水利局名义制发的公文送有关领导签发之前，必须由局办公室进行审核。办公室应确定人员负责文稿审核工作。审核的重点是:

　　(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　　(二)是否符合党和国家政策。

　　(三)是否符合局工作规则要求，符合局领导批示精神 。

　　(四)文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否符合有关规定;密级、印发传达范围等是否恰当;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　(五)拟文至会签步骤是否全部完成。

　　(六)密级的确定和文件紧急程度。

　　(七)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿处室（单位）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原拟稿处室（单位）协商或请其修改后重新报送。

　　第二十一条以水利局名义制发的公文，由局相关领导审签。属于全局性及重大问题的公文和上行公文由局相关领导审核后，送主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

　　第二十二条凡必须转发上级文件且没有具体贯彻意见的，按照通水转文件规定办理，原文复印后加盖转发章，由局办公室统一编顺序号。

　　以水利局名义召开的全市性综合及专业会议通知，按传真电报规定办理。

　　第六章公文办理

　　第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第二十四条收文办理主要程序是:

　　(一)签收。由办公室专门人员负责公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

　　(二)登记。收文后，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　(四)承办。批办性公文应当提出拟办意见报局领导批示或转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向，避免漏传、误传和延误。除领导同志有指示外，不应将公文在领导同志之间自行横传。

　　(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，紧急或重要公文应当由专人负责及时催办，一般公文应当定期催办，督促承办部门按期办结。各部门承办的市领导批示件和交办事项，应尽快办结。查办件一般应在 15个工作日内办结，对有特殊要求的，要特事特办，及时报告查办结果。市政府交办的公文和各部门、各地方的来文，应在 7个工作日内办结;需会同其他部门办理的，应要求其在 5个工作日内会签完毕;各部门到我局会签文件，应在 5个工作日内回复或会签完毕。

　　(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　第二十五条发文办理主要程序是:

　　(一)复核。在公文正式印制前，拟搞处室(单位)应当进行文字校核。文印部门应当重点对审批、签发、校对手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核。经复核需要对文稿作实质修改的，应当报原签批人复审。

　　(二)登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文字号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

　　(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　(四)核发。公文印制完毕，拟稿处室(单位)应当对公文的文字、印刷质量进行检查后分发。

　　第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报、加密传真或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。

　　第二十七条水利局局印由办公室设专人保管并按规定使用。

　　第二十八条水利局机关对外发送公文，由拟稿处室自行发送。

　　发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。向市政府以及市政府办公室报送的非密级公文，通过"南通市人民政府电子政务内网数据交换平台"传输。

　　第二十九条公文办理完毕后，应当按照档案法律法规以及局机关档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料(包括音像资料)收集齐全，整理归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。传真件应复印后存档。公文的整理（立卷）归档，由各处室（单位）指定专人负责。

　　第三十条两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

　　第三十一条拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔或使用红色、蓝色墨水书写，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。

　　第七章公文管理

　　第三十二条局机关公文由办公室专职人员和各处室兼职人员统一管理。

　　第三十三条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

　　公文的密级需要变更或者解除的，由确定密级的机关或者其上级机关决定。

　　第三十四条  公文的印发、传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，须经发文机关批准。

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第三十五条  复制机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制的公文视同原件管理。

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　　第三十六条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　第三十七条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第三十八条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第三十九条对录有密级公文的计算机硬盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。

　　第四十条局内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理；内设机构撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交档案部门。

　　工作人员离岗离职时，所在处室(单位)应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　新设立的处室(单位或临时机构)应当向办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，处室(单位或临时机构)合并或者撤销时，相应进行调整。

　　第八章附则

　　第四十一条局机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

　　第四十二条法规、规章方面的公文，依照有关规定办理。

　　第四十三条本办法由局办公室负责解释。

　　第四十四条  本办法自发布之日起施行。