南平市外侨办公文处理工作制度

南平市人民政府外事侨务办公室关于印发《南平市外侨办公文处理工作制度》的通知
南政外侨综〔2014〕2号

 
各科室、友协、海联处：
      为促进我办公文管理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB-T9707-2012）和《南平市人民政府办公室关于印发南平市人民政府公文格式细则的通知》（南政办〔2012〕169号），结合我办实际，制定《南平市外事侨务办公室公文处理工作制度》，现印发给你们，请于印发之日起遵照执行。
 
 
              南平市人民政府外事侨务办公室
                         2014年1月17日
 
（此件依申请公开）
 

南平市人民政府外事侨务办公室
公文处理工作制度

一、   发文处理
（一）公文种类：公文的种类共有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15个文种。
凡条例、制度、规定、办法、细则等规范性公文，须列为发文附件，用决定、通告、通知等常用公文发布。公文的种类由拟稿科室提议，综合科初审，审批领导核定。
（二）发文代字：本办发文代字分为以下13种：
1．〔南政外侨〕用于以本办名义印发的所有上行文，即向省外办、省侨办、市委、市政府等上级领导机关的报告和请示。
2.〔南政外侨综〕用于以本办名义印发的所有下行文，即向本办各科室、下属事业单位、各县（市、区）外侨办发布的文件。
3.〔南政外侨函〕用于以本办名义印发与不相隶属单位联系的平行文。
4.〔南政外侨党组〕用于以办党组名义印发的经办党组会议决定的有关重大事项的下行文。
5.〔南政外侨党〕用于以机关党支部名义印发的所有公文。
6.〔南政外侨明电〕用于以本办名义印发的会议通知及其他一般事务性通知。
7.〔南政外侨纪要〕用于办党组会议、办务会议纪要。
8.〔南政外侨备忘〕用于办党组会议、办务会议备忘录。
9.〔南政外侨出〕用于由出国管理科经办，向申报出国（境）单位出具的出国（境）任务批件。
10.〔南政外侨出确〕用于由出国管理科经办，向国家组团部委出具的我市出国（境）人员任务确认件。
11.〔南政外侨出函〕用于由出国管理科经办，向省级组团部门出具的我市出国（境）人员参团同意函。
12. 〔南政外侨出介〕用于由出国管理科经办，向省外办出具的我市出国（境）人员介绍信。
13.〔南政外侨便函〕用于不需以南平市外事侨务办公室正式文件印发的普通便函。
（三）公文格式和行文规则：参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB-T9707-2012）和《南平市人民政府办公室关于印发南平市人民政府公文格式细则的通知》（见附件）执行。
市外侨办发文版头：
1.〔南政外侨出〕用“福建省南平市人民政府出国、赴港澳任务批件”版头。
2.〔南政外侨出确〕用“福建省南平市人民政府出国、赴港澳任务确认件”版头。
3.〔南政外侨出函〕用“南平市人民政府外事侨务办公室”版头，无底边式A4纸型。
4.〔南政外侨出介〕、〔南政外侨便函〕用“南平市人民政府外事侨务办公室”版头，有底边式A4纸型。
5.〔南政外侨明电〕用“内部明电”版头，采用普通A4纸型。
6.除以上文种外，其余发文统一用“南平市人民政府外事侨务办公室文件”版头。
（四）发文办理程序：本办发文应执行以下程序：拟稿→填单→初审→核稿→呈送→签发→登记→印制→用印→发送→存档。
1.拟稿。发文要依据工作需要和办领导授意拟稿。草拟稿要符合国家法律法规、方针政策和上级文件精神，与本办职责范围和权限相适应，不得超越职责范围和权限行文，应做到简洁、通顺，情况真实、观点明确、表述准确、结构严谨，符合公文格式和行文规范。
2.填单。办公室综合科出具统一印制的公文拟稿封面。由拟稿人填写公文签发单的以下内容：文件名称、文件标题、公文密级、紧急程度、是否公开、主送单位、抄送单位、承办单位、拟稿人、拟稿日期、稿纸页数。
3.初审。由拟稿人所在科室负责人初审，对公文质量负责。初审范围包括初稿文字和公文拟稿封面内容。
4.核稿。综合科负责人对发文环节审核负责。主要审核发文有无必要，是否切实可行，是否需要与其他工作统筹协调，公文文种、格式和文字是否规范，并确定机密等级、发送范围、发送对象及发送形式。
5．呈送。由拟稿人根据文件涉及范围的不同将文稿清样连同公文拟稿封面呈送办分管领导或办主要领导审批。文件内容涉及多位分管领导时，须呈送各位分管领导会签。
6．签发。凡〔南政外侨党组〕公文，签发人为办党组书记；凡〔南政外侨党〕公文，签发人为机关党支部书记；其他类型发文根据情况由业务分管领导或办主要领导签发。签发内容包括：是否同意发文、签发人姓名、签发时间。须使用符合存档要求的黑色、蓝黑色墨水或签字笔填写。
7．登记。办领导签发后，由综合科在发文登记簿上登记，并编制发文序号。
8．印制。由拟稿人所在科室做最终校对，按规范版式、字号排版印制、装订。
9．用印。除会议纪要外，均应加盖发文机关印章。本办印章统一由综合科负责人保管、使用。
10. 发送。所有行文由拟稿人所在科室负责分发寄送，并注意跟踪落实文件有无回复。涉密公文发送要按照相关保密工作有关规定，并做好分发寄送对象、份数的登记工作，防止失密泄密。
11．存档。文件发送完毕，拟稿人需将文件原稿、办领导重要修改稿、2份正式文件（含附件）和重要发送件的回执、请示件的回复、公文处理单及正式文件电子版一并交综合科存档。主动公开文件需将2份正式文件（含附件）及电子版交本办信息公开办。
二、收文处理
本办收文办理执行以下程序：登记→呈阅→拟办→批办→承办→催办→归档。
1.登记。发送给本办的所有文件材料及本办人员参加会议领取的文件资料均由综合科统一接收并分类登记、编号、填写文件阅办单。寄送给领导个人的文件、资料、信函，由综合科及时送交领导。
2.呈阅。对不需要办理的公文，由综合科依次送办领导阅知。
3.拟办。对需要办理的公文，综合科应及时提出拟办意见。拟办意见力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务科室的意见。对紧急、重要公文提出办理时限；对需几个科室承办的公文，需明确牵头主办科室。
4.批办。综合科提出拟办意见后送领导批办。办领导在文件阅办单上批示文件办理意见。领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示已阅。办领导签署批办意见的公文，综合科逐件登记后，转有关业务科室办理。
5.承办。各科室实行办文限时制。对紧急公文要随送随办。一般公文在7日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在3个工作周内办结。确有困难的，应当予以说明。对不属于本科室职能范围或不适宜本科室办理的，应在2日内退回综合科并说明理由。
6.催办。办领导批办的文件，综合科负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，其他公文每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期检查公文办理情况。
7.归档。对不需要办理的公文，所有办领导阅知后，综合科负责归档。对需要办理的公文，有关科室公文办理结束后，将公文正本及领导签批的底稿、公文办理过程中的形成的附件整理好，及时送交综合科归档。
三、公文管理
1.南平市外事侨务办公室实行集中统一的公文管理体制。综合科是公文管理的职能科室，负责本办综合性公文处理，并管理和指导各科室、下属事业单位的公文处理工作。
2.公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、涉密公文由综合科派出专人传递送签。
3. 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本办主要领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
4. 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
  
  
南平市人民政府外事侨务办公室     2013年1月17 日印发