河南省水利厅公文处理办法

豫水办〔2013〕43号
关于印发河南省水利厅公文处理办法的通知

厅机关各处室、厅直属各单位，各省辖市、省直管县水利（水务）局：
    《河南省水利厅公文处理办法》已经2013年12月2日厅长办公会议通过，现予印发，请严格遵照执行。

                                                                  2013年12月6日 

河南省水利厅公文处理办法

第一章  总  则

第一条  为了推进厅机关公文处理工作科学化、规范化、制度化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《河南省人民政府公文形式与格式细则》（豫政办〔2012〕143号）和《水利部公文处理办法》（水发〔2012〕422号），结合我厅实际，制定本办法。

第二条  水利厅机关和直属单位的公文处理，适用本办法。

第三条  本办法所称公文，是省水行政主管部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相关关联、衔接有序的工作。

第六条  厅办公室主管省水利厅机关公文处理工作，并对本部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条  各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；对取得显著成绩的，应给予表彰奖励。

第二章  公文种类与形式

第八条  以省水利厅及省水利厅办公室名义发出的公文，使用以下发文形式：

（一）以省水利厅名义，向省委省政府和水利部等上级机关的请示、报告，人大代表建议和政协提案的答复，发布重要水利规章制度，部署重要工作，对重大问题作出的决定、通知事项，批复批转省辖市、省直管县（市）水行政主管部门的重要文件等，用《河南省水利厅文件》（代字为“豫水×”）的形式印发。

以省水利厅名义，与省委省政府各部门、各省辖市人民政府和水利部流域管理机构等不相隶属机关联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等，用《河南省水利厅》（代字为“豫水×函”）的形式印发。

（三）以省水利厅名义，部署的紧急工作、通知紧急会议等，用《内部明电》（代字为“豫水明电”）的形式印发。

（四）以省水利厅名义，公布重大事项或者重要决定，用公报的形式印发。

（五）以省水利厅名义，在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，用通告的形式印发。

（六）厅长办公会议、厅长专题办公会议议定的事项，用《河南省水利厅厅长办公会议纪要》的形式印发。

（七）系统内部传达常规工作部署，通知有关工作事项，印发、转发一般性的工作文件，印发厅机关内部执行的一般性规章制度，需要机关人员周知的其他事项，与系统外有关单位联系、咨询、答复具体事项等，以《河南省水利厅办公室文件》（代字为“豫水办”）的形式印发。

（八）上报省委省政府的重要信息，以《河南水利简报》的形式印发。

第三章  公文格式

第九条  公文要素一般由版头、主体和版记三部分组成。

第十条  公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。

（一）份号。公文印刷的顺序编号。涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字表示。

（二）密级和保密期限。公文的保密等级和保密期限。涉密公文应当依照《水利工作国家秘密范围的规定》（水办〔2011〕387号）等有关规定，根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”等级和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，应将主办机关名称排列在前。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当由发文机关的主要负责人或者主持工作的负责人签发。

联合上报的公文，应按照发文机关的排列顺序同时标注各联合发文机关的签发人。

第十一条  公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

（一）标题。由发文机关全称或规范化简称、公文事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（二）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应移至版记中。

主送机关的排列顺序，除普发性公文外，一般按照上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的按照党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。省直部门按照《河南省人民政府机构设置表》次序排列，省辖市、省直管县（市）水行政主管部门按照省辖市人民政府、省直管县（市）人民政府次序排列，系统内各类单位按照地方水行政主管部门、厅直属单位、厅机关各处室次序排列。

（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，应在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。有两个或两个以上的附件时，应使用阿拉伯数字注明顺序号，附件顺序号后用小圆点；附件名称后面不加标点符号；附件名称过长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

被印发或者转发的公文，不属于附件。

（五）发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，可以不署发文机关名称。使用联合行文时，发文机关署名应当与发文机关的顺序一致。

（六）成文日期。成文日期以会议通过日期或发文机关负责人签发日期为准。联合行文和会签文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（七）印章。公文除纪要、电报外，都应当加盖发文机关印章。电报加盖发文机关发电专用章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。

（八）附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项。“请示”应当在附注处标明联系人姓名和电话，加圆括号标注。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应当在附件首页第一行顶格用黑体3号字标注“附件”字样。有两个或两个以上的附件时，应使用黑体3号字标注“附件一”“附件二”“附件×”字样。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页第一行顶格编排公文正文的发文字号并在其后标注附件顺序号，与主件一同发送。

第十二条  版记包括信息公开选项、抄送机关、印发机关和印发日期、识别条码等内容。

（一）信息公开选项。公文依据政务公开工作有关规定如需标注信息公开选项，应在“主动公开”“依申请公开”“不予公开”选取其中一项。

（二）抄送机关。除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送两个或两个以上机关时，排列顺序同主送机关。

（三）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（四）识别条码。公文识别条码印制在印制版记右下侧，右空1字，中心线与页码一字线平行。

第十三条  页码。公文页数顺序号。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十四条  公文的具体版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。

第十五条  公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。

第十六条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十七条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

凡法律法规和规章已经作出明确规定或者已开会解决的具体事项，原则上不再制发文件；凡上级机关公文已有明确规定、本级无需再作具体要求的，可将原文翻印下发，原则上不再行文转发；凡能够面对面协商解决的问题以及可以口头、电话、传真、电子邮件请示、报告的事项，原则上不得行文；凡发布系统内周知的一般性事项，应当通过水利厅门户网站或内部电子政务网站，一律不以文件形式；凡没有实质性内容、可发可不发的文件，一律不发。

第十八条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的上级机关。

第十九条  水利厅依据职能，可以向省委省政府及其部门行文，可以向水利部及其办公厅、省辖四个流域管理机构行文，可以向省辖市、省直管县（市）水行政主管部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和签复问题、审批事项外，一般不得向省辖市、省直管县（市）人民政府正式行文；确需行文的，应当报省政府批准，并在文中注明经省政府或者省政府领导同意。

水利厅机关处室除办公室外，不得对外行文。确因工作需要，应当以水利厅或者水利厅办公室名义行文。

厅属单位不得直接向除办公室以外的厅机关处室行文。

省政府移民工作领导小组及其办公室、省防汛抗旱指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

第二十条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第二十一条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。向同级机关和下级机关的重要行文，应当抄送相关上级机关。

（二）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（三）涉及多个部门职权范围内的事项，未经协商一致，各有关单位不得各自向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

第二十二条  水利厅可与省政府其他部门、省辖市人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第五章  公文拟制

第二十三条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十四条  公文起草应当做到：

（一）符合党的路线方针政策，符合国家法律和地方法规，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，反映情况、分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。重大问题要深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，理由充分，依据准确，观点鲜明，结构严谨，表述完整，文字精练，文种正确，格式规范。

（四）公文涉及多个部门职权或者处室工作职责的范围内的事项，起草单位必须主动充分协商，力争达成一致意见；经协商不能取得一致意见的，起草单位应列明各方理据，提出办理建议，及时报分管副厅长或者厅长协调解决。

（五）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（六）水利厅报请以省委、省政府名义或以省委、省政府办公厅名义发文，应当起草代拟稿。水利厅拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复文稿。

（七）起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

（八）拟制紧急公文，主办处室应安排专人负责跟踪办理。

第二十五条  凡以水利厅及水利厅办公室名义制发的公文，在送有关领导签发之前，应当由发文机关办公室或者文秘部门进行审核。未经审核的公文，不得直接送呈审签。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合法律法规和党的路线方针政策，符合省委省政府和水利部的决策部署，符合水利厅工作的要求，符合厅领导批示精神；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门、单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否符合有关规定；密级、紧急程度、印发传达范围等是否恰当；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；拟文文稿和发文稿纸的版面是否整洁、美观。

（五）规范性文件是否已经厅法制机构审核备案。

（六）其他方面内容是否符合公文起草的相关要求。

第二十六条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位进一步协商或者修改后重新报送。

第二十七条  经审签的文稿内容，任何人不得随意更改。确需更改的，应报审签人同意。

第二十八条  公文应当经本机关负责人审批签发。

以水利厅名义行文，由厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。报送省委省政府和水利部等上级机关的公文，以及涉及重大规划批复、重大工程项目与资金安排、重大事项处理等重要公文，由分管副厅长、厅党组成员审核后报厅长签发，特殊情况由厅长委托分管副厅长签发。重要的技术性公文，应报总工程师审核后送厅长或者分管副厅长、厅党组成员签发。

以水利厅办公室名义发文，由办公室主任签发；如有必要，报分管厅领导或者厅长签发。

联合发文，由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十九条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十条  报送水利厅的公文，须经厅办公室统一处理。

收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关受理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他部门、单位职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文处理的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。收到的公文，应当由机关文秘部门提出拟办意见，经办公室或文秘负责人审核后报本机关负责人批示或交有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。

承办单位对交办的公文应当及时办理。有明确办理时限要求的，必须在规定时限内办结；没有明确要求的，一般应在10个工作日内办结，最长不得超过20个工作日；确因特殊原因不能按时办结的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当说明理由及时退回文秘部门另行分办，不得借故贻误公文处理时间。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握并记录公文去向，避免漏传、误传和延误。

（六）催办。文秘部门应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按时办结，做到紧急公文跟踪督办、重要公文重点督办、一般公文定期督办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十一条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经机关负责人签发的公文，在正式印制前，文秘部门应当对审批、签发、校对手续是否完备，格式是否统一，附件材料是否齐全等进行复核。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文字号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当由拟稿单位和文秘部门对公文的文字、印刷质量进行检查后分发。

第三十二条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报、加密传真或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，并履行签字交接手续。

第三十三条  需要归档的公文，应当按照档案法律法规以及厅机关档案管理规定，及时收集齐全，整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

机关负责人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第七章  公文管理

第三十四条  各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范安全，充分发挥公文效用。

第三十五条  公文由文秘部门或者专人统一管理。涉密单位应当按照有关保密规定设立保密机构，建立机要保密室和机要阅文室，配备必要的安全保密设施设备，指定专人负责日常保密工作。

第三十六条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

对录有密级公文的计算机硬盘、光盘、磁带、录音设备等应按同密级的公文管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十七条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，须经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十八条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人或者办公室主任批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十九条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十一条  不具备归档和保存价值的公文，经鉴别并经办公室负责人批准后由档案管理部门集中统一销毁。

销毁涉密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十二条  单位及其内设机构合并时，全部公文应当随之合并管理；撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交档案部门。

工作人员工作离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十三条  新设立的单位应当向厅办公室提出发文立户申请，经审查符合条件的，列为发文单位；单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附  则

第四十四条  机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定，办法实施前电子公文处理规则及要求依照本办法。

第四十五条  厅党组、纪检组公文处理参照本办法执行。

第四十六条  本办法由厅办公室负责解释。

第四十七条  本办法自印发之日起施行。以往印发的有关公文处理工作的文件同时废止。