日照市交通运输局公文处理办法

关于印发《日照市交通运输局公文处理办法》的通知

各区县交通运输局、局机关各科处室队：
      为适应机关工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《山东省交通运输厅公文处理办法》，结合我市交通运输工作实际，市局组织制定了《日照市交通运输局公文处理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
 

                         日照市交通运输局
                          2013年3月21日
 

日照市交通运输局公文处理办法

第一章   总  则
    第一条  为适应日照市交通运输局机关工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《山东省交通运输厅公文处理办法》，结合我市交通运输工作实际，制定本办法。
第二条  本办法适用于市交通运输局机关公文处理工作。
第三条  市交通运输局的公文，是履行交通运输职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级机关的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条  局机关各科处室队负责人应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，指定专人负责公文处理工作。公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。
第七条  市交通运输局办公室主管局机关的公文处理工作，负责局机关公文制发、公文办理、公文管理及安全保密工作，制定与实施局机关公文处理工作规章制度；对全市交通运输系统公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章  公文种类
第八条  交通运输系统适用的公文种类主要有：
    （一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级的询问。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章  公文格式
第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印刷份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章  行文规则
第十三条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条  从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文。非紧急重要事项不以电报形式发文，已以电报形式发出的不再印发文件。对上级机关制发的普发性公文，可根据自身实际提出贯彻落实措施，没有新内容的不再重复行文转发，受文单位应当遵照执行。
第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关，并说明原因。
第十六条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）以正式公文形式报送，不得以“请阅件”、“呈阅件”等非规范形式报送。向市委、市政府报送工作情况，统一用规范简报形式报送，交通运输局简报编号为“日简051号”。简报重点反映重要工作动态、工作举措、经验做法、存在问题及意见建议等内容，减少一般性工作情况汇报。
（二）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（三）属于党委职权范围内的工作，以交通运输局党委名义报送市委或省交通运输厅；属于局政务职权范围内的工作，以交通运输局名义报送市政府和省交通运输厅。
（四）下级机关的请示事项，如需以局机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（五）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（六）除上级机关负责人直接交办事项外，一律按照程序报上级机关办公室办理，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以机关负责人名义向上级机关报送公文。
第十七条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。
（二）交通运输局依据部门职权，可以向下一级政府相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。确实需要向下一级政府正式行文的，文稿应当经市政府办公室文秘部门审核并送市政府负责人审签，文中应当注明经市政府同意。
（三）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协调一致的，不得向下行文。
（四）向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十八条  交通运输局与同级党政机关必要时可以联合行文。联合行文单位不宜过多。一般应将主办机关名称排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。属于职权范围内的工作，不得联合行文。
局内设机构不得对外正式行文，临时机构一般不对外行文。
第五章  公文拟制
第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
以局名义拟制公文，主要包括：主办科处室队承办人拟稿，科处室队负责人核稿，局办公室审核，送分管副局长审签、签发或直送局长签发。
第二十条  公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（七）文种正确，格式规范。
（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（九）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草前应当征求相关部门意见，力求达成一致。
（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草部门应当提出初步意见。
（十一）局长、副局长应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十一条  拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签，会签应注意以下事项：
（一）会签文稿均以会签部门负责人签字为有效。
（二）局内会签，由主办部门送转会签。如有关部门意见不一致，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后请局领导协调或裁定。规范性文件应当由局法规科把关会签。
（三）局外会签（包括会印），由局主办部门指定专人承办。外部门对会签稿有较大修改的，应重新呈送局领导审签。
（四）外部门送我局会签的文稿，先由业务对口部门提出意见，然后按局发文程序办理。
第二十二条  局以市政府或市政府办公室名义行文，应当经市政府或市政府办公室授权或同意，局代拟文稿。
（一）未经授权或者同意的，代拟文稿应当先行书面请示。
（二）代拟文稿应当由局办公室审核，局主要负责人审签。
（三）代拟文稿应当在保证质量的前提下尽量缩短在局和会签部门的运转时间，经局主要负责人审签和有关部门负责人会签后报市政府办公室。
（四）局报送代拟文稿，应当说明背景情况、行文依据、起草情况、会签情况等。
第二十三条  公文文稿签发前，应当由局办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。
（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。
（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。
（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十四条  未经局办公室审核的公文文稿，不得直送局长、副局长签发。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新送局办公室。
第二十五条  公文应当经局长、副局长审批签发。重要公文和上行文由分管副局长审签、局长签发。签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
已经局长、副局长签发的文稿不得擅自改动，若必须改动，需经原签发人批准。
第二十六条  局机关各科处室队以局名义上报的非正式公文，需经局办公室审核，报局长同意后上报。
第二十七条  审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。审批、修改时应当在公文左侧留出装订位置。
第二十八条  涉密文电起草，应在符合保密要求的场所进行，使用涉密计算机处理，严禁在外网和局机关内部办公系统内处理。
 

第六章  公文办理
 

第二十九条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十条  收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文，局办公室应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本局办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文的内容、要求和工作需要确定范围后分送。
批办性公文一般由局办公室按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报相关领导批示后转局有关科处室队及有关单位办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的，排名在前的为主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；对不宜由本部门办理的公文，应当及时退回局办公室并说明理由。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文传阅应当严格履行登记和交接手续，相关领导和科处室队阅完后要及时交回局办公室，由办公室人员按顺序送交到下一个领导或部门。办公室要随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。
（六）催办。局办公室应主动掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当跟踪催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十一条  发文办理主要程序是：
（一）拟稿。发文部门起草相关公文。
（二）核稿。公文起草以后由拟稿单位负责人负责核稿。
（三）审核。核稿完成后由承办部门送局办公室进行审核。
（四）审签。经过审核的公文，由承办部门送交局分管领导审签。
（五）签发。经审签的公文，承办部门要送交局办公室，由局办公室送局主要负责人签发。
（六）复核。对签发后的公文，由局办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。
（七）登记。公文复核完毕后，由局办公室确定发文字号并进行登记。
（八）印制。承办人应严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。
（九）核发。公文印制完毕，承办人应当对成品公文的文字、格式和印刷质量进行检查，然后到办公室盖章后进行分发。
（十）存档。承办部门须及时将发文底稿和两份盖章的正式公文送交办公室，由办公室统一归档、保存。
第三十二条  涉密公文应当通过邮政机要通信、机要文件交换站进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。传递涉密公文应当进行编号、登记，并严格履行交接手续。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。
第三十三条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
第七章  公文管理
第三十四条  建立健全局机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十五条  建立健全局机关各科处室队及所属单位公文管理专人负责制度。公文管理责任人应当认真履行职责，及时解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。
第三十六条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，报局党委保密委员会研究确定。不能确定的报上级保密机关。
第三十七条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。
（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密计算机或者专用涉密存储介质中。
（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。
（三）借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文，应当符合有关规定并经局党委保密委员会批准。绝密级公文不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复印、下载、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。
（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经局党委保密委员会同意。
（五）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。
（六）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告局党委保密委员会按程序处理。
第三十八条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定，报机关负责人审批并履行审批登记手续，到市销毁中心或区县各销毁中心进行集中销毁。绝密级公文应当逐页清点登记，机密级公文应当逐份清点登记，送交市保密行政管理部门指定的承销单位销毁。销毁涉密公文应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法，确保涉密信息不可还原，确保涉密公文不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门；临时设置的机构任务结束时，其公文集中移交局办公室或者承担其任务的部门管理。
工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章  附　则
第四十一条  局机关公文含电报、电子公文以局名义发文。电子公文处理工作的具体办法根据市委、市政府文件另行制定。
第四十二条  局各科处室队的公文处理及各区县交通运输部门报市局的公文参照本办法执行。
第四十三条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
第四十四条  本办法自2013年4月1日起施行。原《日照市交通运输局公文处理办法》停止执行。
 

附件：1．公文印制版式说明
　　　2．公文格式样本
 

附件1
 

公文印制版式说明
 

一、总体要求
1.用纸：采用60g/m²-80g/m²胶版印刷纸或者复印纸，纸张白度80%-90%。
2.开本：采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm。
3.版心与页边：版心尺寸为156mm×225mm，公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm。
4.字体与字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
5.行数与字数：一般每页22行，每行28个字。行间距用3号汉字高度的7/8。特定情况可以作适当调整。
6.标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范。
7.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
8.制版：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
9.印刷：双面印刷，页码套正，两页误差不超过2mm，印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
10.装订：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°。采用骑马订或者平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
二、公文格式各要素编排规则
版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
（一）版头部分
11.份号：如需标注份号，一般用3-6位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
12.密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；密级和保密期限用“★”隔开。未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
13.紧急程度：如需标注紧急程度，一般用黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
14.发文机关标志：居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应当不大于上级机关的发文机关标志字号，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列，上下居中排布；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
15.发文字号：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
普发性公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
16.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用仿宋体字，签发人姓名用楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
17.版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。
（二）主体部分
18.标题：一般用2号小标宋体字，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。四个（含）以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可以省略。
19.主送机关：编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分。
20.正文：公文首页必须显示正文。一般用仿宋体字，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字、年份不拆行。
批转、转发的公文另页编排，标题居中编排在版心第三行。
21.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
22.发文机关署名、成文日期和印章
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或者附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或者相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或者附件说明）一行之内。
（2）成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
23.特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章和成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
24.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
25.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记部分
26.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
27.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
28.印发机关和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期后加“印发”二字右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
29.翻印机关和翻印日期：翻印的公文，应当标注翻印机关和翻印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上、印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字，翻印日期后加“翻印”二字右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期（或者翻印机关和翻印日期）用一条细分隔线隔开。
（四）页码
30.一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
三、公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
四、公文特定格式
（一）信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色线（推荐高度为0.15mm），线长为160mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在红色线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在红色线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
（二）纪要格式
发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
发文机关标志下空二行居中编排纪要编号。
纪要编号下一行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空一字，成文日期居右空一字。
标注出席人员名单，一般用黑体字，在正文（或者附件说明）下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或者“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要的特殊形式可以根据实际制定。
 

附件2
 

公 文 格 式 样 本
  

001
机密★1年
特急
日照市交通运输局文件
 

日交××〔201×〕××号
 

日照市交通运输局
关于×××××××××工作的通知
 

各区县交通运输局，各有关部门、单位：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                               日照市交通运输局
                                201×年×月××日
 

   抄送：×××××××。
  日照市交通运输局办公室 　　  　　       201×年×月×日印发
 

000001
机密★1年
特急
日照市交通运输局文件
 

日交××〔201×〕××号                签发人：×××
 

日照市交通运输局
关于×××××××××工作的请示
 

市政府：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                            日照市交通运输局
201×年×月××日
（联系人：×××
联系电话：××××××××）
 

   抄送：×××××××，×××××××。
  日照市交通运输局办公室 　　  　　     201×年×月×日印发
 

日照市交通运输局
 

000001                          日交×函〔201×〕××号
机  密
特  急
 

日照市交通运输局
关于××××××××××的通知
 

×××××××××：
    ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

                                  日照市交通运输局
201×年×月×日
 

抄送：×××，××××××××，×××××××，××××××××××××××××××××××××××。

000001
机密★1年
特急
×××××纪要
（第×××期）
××××××××                     201×年×月×日
 

××××××××××××××
 

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

出席：×××、×××、×××、×××、×××、
      ×××、×××、×××、×××、×××。
请假：×××、×××。
列席：×××、×××、×××、×××。
  

  分送：×××××××。
××××××××××　　            　　201×年×月×日印发
 

日照市交通运输局办公室                2013年3月21日印发