枣庄市教育局公文处理工作办法（试行）

枣庄市教育局办公室

关于印发《枣庄市教育局公文处理工作办法（试行）》的通知

枣教办发〔2013〕1号

各区（市）教育局，市直各学校，局各科室：

　　现将《枣庄市教育局公文处理工作办法（试行）》印发给你们，请参照执行。在执行中遇到的情况和问题，请及时与市教育局办公室联系。

　　          枣庄市教育局办公室

　            　2012年12月26日

枣庄市教育局公文处理工作办法（试行）

第一章总则

  为进一步提高局机关公文处理工作质量和水平，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》及省、市有关规定，制定本办法。

  公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

  局办公室主管局机关公文处理工作，对区（市）教育局、市直学校的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第二章公文类别和使用范围

  适用局机关的公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

  局机关公文主要有以下六种类型，由局办公室统一制定发文代字，统一进行审核、编制文号。

第三章行文规则

  行文应该确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。应严格掌握公文制发规格，在枣教发、枣教办发和枣教函字三级公文中，遵循从低原则确定发文规格。从严控制发文数量，可发可不发的，一般不发文。

  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过机关。

  向上级机关行文时，应当遵循以下规则：

  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

  局内设机构除办公室外不得对外正式行文。科室可根据需要发送函件，主要用于与区（市）教育局相应股室安排具体工作，不发至区（市）教育局、市直学校及其办公室。

第四章公文拟制

　　第十三条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十四条局公文由承办科室起草。送稿前，拟稿科室负责人应做好文件的审核把关工作。把好政策关，做到文稿内容符合现行方针政策、法律法规和有关要求；把好内容关，做到文稿内容符合实际、切实可行；把好文字关，做到主题突出、内容简洁、表述准确、用语规范。规范性文件需经过法规科合法性审核。

　　第十五条拟稿科室审签前，要使用统一印制的文件拟稿处理单，并认真填写好文件名称、主送单位、校对人员、拟稿日期、公开选项等有关内容，并将相关文件和附件附后。

　　第十六条主办科室审核或与相关科室会签后，应送办公室对文件拟稿进行初核。如需做较大改动的，办公室应与主办科室协商提出修改意见，由主办科室修改。改动较大的文稿，主办科室清稿后，再予审核。初核后，公文由局领导审批签发。

　　第十七条重要公文和上行文由局主要领导或者主要领导委托的负责人签发；涉及某一方面工作的公文，由局分管领导签发；涉及两位或两位以上局领导分管的工作，经相关局领导审阅后，由局主要领导签发。纪要由会议召集人或主持人签发。

　　第十八条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人签发。修改和签批公文，应使用钢笔、毛笔或签字笔，不要使用铅笔、圆珠笔。

　　第十九条局机关与外单位联合发文，按本办法规定起草、审核，送局领导签发后，由承办科室组织与有关单位的会签。外单位与我局会签文件，由局办公室登记，交有关科室审核，由科室送局领导签发后交回办公室。审核时间一般不超过两天。

　　第二十条以市委、市政府或者其办公室名义行文，一般应当经市委、市政府授权或同意，并代拟稿。代拟文稿经局主要负责人审签和有关部门负责人会签后，一般应于公文印发前2周，依相应职权送达市委办公室或市政府办公室。

第五章公文办理

　　第二十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第二十二条收文办理的主要程序是：

　　（一）由办公室安排专人负责来文的签收和登记。签收时应当对来文进行初审，查看是否应由本机关办理、是否符合行文规则、是否所涉部门全部会签等；经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。登记内容应包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、发文机关等。

　　（二）批办性公文由办公室填写文件处理单，交相关负责人提出简明扼要的拟办意见，报局领导阅示后，送有关科室办理。需要两个以上科室办理的，应当明确主办科室。科室办结后，应将有关批文和办理结果向局领导汇报，并将原文送回办公室存档。

　　（三）阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。有领导批示的，可参照批办性公文程序办理。

　　第二十三条发文办理的主要程序是：

　　（一）已经局领导签发的公文，印发前应由办公室对公文的审批手续、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　（二）复核完成后，由办公室进行发文登记、编号，由拟稿科室安排专人进行校对。发文日期以局领导签发日期为准。

　　（三）文件印制后由主办科室送办公室加盖印章，由主办科室封发。凡属局正式文件，主办科室须将拟稿处理单、局领导签发文件底稿及正式文件2份交办公室存档。两个以上机关联合办理的公文，原文由主办机关归档，相关机关保存复印件或其他形式的公文副本。

　　（四）文件印制应在指定文印室或印刷厂进行。

第六章公文管理

  建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

  要认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守公文管理制度和相关保密规定。

  涉密公文应严格按照保密要求进行办理，个人不得私自复印、留存、销毁。涉密公文办结后，应及时移交办公室统一保存或销毁。

　　第二十七条凡带秘密等级公文的设定、印发，必须经办公室审核报局领导同意，各科室不得自行印发涉密文件，不得在发文中私自标注“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。

　　第二十八条实行公文管理、保密工作责任制和责任追究制。科室负责人为公文管理和保密工作第一责任人。凡因违反保密规定造成不良后果的，按有关规定，相关人员要承担相应责任。

第七章附则

　　第二十九条本办法自2013年1月1日起实施。

　　第三十条本办法的具体解释由局办公室负责。

　　附件：枣庄市教育局公文基本格式要求

附件：

枣庄市教育局公文基本格式要求

1. 公文用纸一般采用国际标准A4型。

2. 公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

3. 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，行距约为28.5磅。特定情况可以作适当调整。

4. 公文应双面印刷，左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm。

5. 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

6. 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文应当标注签发人姓名。

7. 公文无签发人时，发文字号应居中排布。有签发人时，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

8. 公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

9. 主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。

10. 公文正文用3号仿宋体字。编排于主送机关名称下一行，每个自然段首行缩进2字符。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层级标题用黑体字，第二层级标题用楷体字，第三和第四层级标题用仿宋体字标注。

11. 如有附件，在正文下空一行左空二字编排。“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称用全称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

12. 在正文或附件后，应标注发文机关和成文日期。发文机关应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期为会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

13. 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

14. 加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。印章用红色，并与署名机关相符，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

15. 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

16. 公文附注一般标注公文印发传达范围、联系方式等需要说明的事项。应居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

17. 附件正文应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

18. 版记部分一般在偶数页，标注抄送机关、印发机关、印发日期和公开选项，用4号仿宋体字。

19. A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

20. 本基本格式中未注明内容，遵照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）执行。