滁州市城乡规划局公文处理细则

 关于印发《滁州市城乡规划局公文处理细则》的通知

规办字〔2013〕68号

 各科室、局属二级机构：

现将《滁州市城乡规划局公文处理细则》印发给你们，请遵照执行。

附件1：滁州市城乡规划局公文处理细则

附件2：党政机关公文格式

                滁州市城乡规划局

                      2013年3月29日

滁州市城乡规划局公文处理细则

第一章 总    则

第一条  为使公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）,结合我局实际，制定本细则。

第二条  公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  局办公室主管局机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第六条  规划局公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 第七条   规划局公文形式：

（一）发文机关标志为：“滁州市城乡规划局文件”，代字为：“滁规字、规办字”等的的公文，主要是用于贯彻落实党的方针、路线和市委、市政府、省住建厅政策、法规，部署全局性工作，发布重要决定，向上级机关报告、请示工作和呈报意见，发布干部任免决定、发布规划局规范性文件以及其他必须要以规划局名义办理的事项。

（二）发文机关标志为：“滁州市城乡规划局”，代字为：“滁规函、规办函”等的公文，主要用于市规划局对有关单位通知重要事项、批复请示事项，与市政府各部门及兄弟市有关部门商洽及函复有关问题。

（三）发文机关标志为：“滁州市发电”，代字为：“滁规明电、规办电”等，主要用于滁州市城乡规划局文件中的紧急事项。

（四）发文标志为：“会议纪要”，主要用于记载市规划局各类会议的决定事项和主要精神。

（五）发文标志为：“规委会会议纪要”，主要用于记载滁州市规划委员会会议及主任办公会议决定的重大事项及主要精神。

（六）发文标志为：“规划条件通知书”，代字为：“滁规通字”的公文，主要用于记载规划设计条件等事项。

第三章 公文格式

第七条   公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第八条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十三条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）县（市、区）向市规划局请示、报告重大事项，应当经当地政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送市规划局。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十四条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）市规划局依据职能范围，可向市直单位相互行文，及向县市区业务单位行文，除以函的形式向县市区政府商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向县市区党委、政府行文。经政府同意后须经规划局向县市区政府行文的，文中须注明已经政府同意。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第五章  发文办理

第十五条  发文办理指以我局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、编号、缮印、用印、分发等程序。

第十六条  草拟公文应做到：

    (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

    (二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

    (三)公文的文种应当根据行文目的、我局职责和与主送机关的行文关系来确定。 

    (四)拟写紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由，并根据实际确定紧急程度和密级。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。

    (五)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题、后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (六)结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为“(一) ”；第三层为“1．”；第四层为“(1) ”。

    (七)使用国家法定计量单位。

    (八)公文内容使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须 使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

    第十七条  市规划局主办的公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后行文。如有分歧经充分协商(包括局领导出面协调)仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见报市政府协调或裁定。

    第十八条  局内有关科室(单位)在办文中要加强协调。凡业务涉及其他科室(单位)的，应主动协调，须取得一致意见后，方可进行下一步发文程序。如经有关科室(单位)主要负责人协商仍不能取得一致意见，应由主办科室(单位)列明各方理据并提出建设性意见，报局领导协调或裁定。

    第十九条 公文审核。草拟公文由拟稿人所在科室(单位)负责人(不包括非领导职务人员)审核签名后，送分管局领导审签，需要局长签发的文件，最后由局长签发；会签文件分管局领导审签后，送会签单位领导会签，最后由局长签发；由其他部门主办，我局协办的，经相关科室(单位)负责人审核后，由局领导审签。

    第二十条  签发公文。主签发人和其他签批人应当明确签署意见，并签署姓名和签发时间。

    第二十一条  草拟公文首页应当使用市规划局专用发文稿纸，其他各页使用规定的公文稿纸或者计算机专用纸打印。修改和签发公文，须按存档要求，使用签字笔，不得使用毛笔和圆珠笔及红色墨水。

    第二十二条  登记、编号。局内各科室(单位)对外行文，

要依据规定的发文字号进行登记挂号。发文字号由局办公室统一调整和编制。

    第二十三条  公文用印。局党组印章、局行政印章的使用和管理工作，由局办公室统一负责。经局长、局党组书记、副局长签批或授权签批的公文，分别加盖局行政印章或局党组印章；使用局行政印章须经局办公室同意，使用印章和套印公文必须登记。

    未按本实施细则规定程序办理的公文，局办公室不予用印。

    第二十四条  电报传真。局机关电报传真管理，应严格按照以下规定执行：

    (一)电报阅办要严格履行签收手续，密码电报由机要人员统一收转，不得自行横传。   

    (二)电报、传真件办理完毕后由机要人员负责归档存管、销毁。

    第二十五条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、 登记、审核、批办、承办、催办、反馈等程序。

    第二十六条  所有收文必须登记，由局办公室文保室统一负责签收，代接收信件、文件及各科室收到上级机关直接寄送的文件、电报、函件，应及时送交文保室进行登记，进入收文办理程序。

    第二十七条  局文保室收到公文后按以下程序处理：

    (一)启封。启封后应审核文件是否完整、齐备、有无缺页、少份、错发等情况，发现问题立即查询。对不符合行文规则的来文，可退回原发文单位并说明理由。

    (二)登记。凡正式公文，一律要逐件登记，并附上收文办理单。

    第二十八条  收文登记后，局办公室应根据文件内容、局领导分工和各科室(单位)职责，及时提出分送、承办范围等拟办意见。紧急公文，应明确办理时限。需要两个以上部门办理的应明确主办部门。

    (一)收到上级机关下发或交办的公文以及其他重要公文，呈送局主管领导批示后办理。

    (二)一般性公文，可经办公室负责人阅批后，交有关科室(单位)办理。 

    (三)机要文件和秘密程度较高的文件，要严格控制范围，按照文件附注分送。 

    (四)份数较少，又不适宜翻印的文件，可根据实际情况采取传阅的办法。传阅的文件，局办公室要认真填写传阅登记册，并附文件传阅单，按规定传阅范围分送。传阅件要随送随阅随收，以免发生积压。  

    第二十九条  承办科室接到交办的公文后，应进行登记，按规定时限抓紧办理，市委、市政府交办的公文，一般应在5日内办理完毕；省、市各级部门和县区来文，一般在7日内处理完毕；来文明确限定办理时间的应当按规定的时限办理；紧急文件和电报则随到随办。不得延误、推诿。对不属于本科室职权范围或者不适宜由科室办理的，应当说明理由并迅速退回局办公室。对于内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办科室应说明原因。凡涉及其他部门或者科室(单位)职权的事项，主办科室(单位)应当主动与有关方面协商办理。公文办理完毕后，承办科室应将公文及时退回文保室。

    第三十条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名、审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已知。

    第三十一条  局领导批办或交有关科室(单位)办理的公文，局办公室文档室要负责催办、查办。对逾期未办的公文，要查明情况，及时处理，防止延误和漏办。

    第七章  公文立卷、归档

    第三十二条  公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档 的公文。

    第三十三条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征 和保存价值分类整理(立卷)。归档公文(包括附件)要齐全、完整，便于保管和利用。

    第三十四条  联合办理的公文，原件由主办单位整理(立卷)， 其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

    第三十五条  重要会议形成的文件(包括会议记录等有关资料)，应由会议组织人员负责交局档案室归档。

    第三十六条  整理(立卷)公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向局档案室移交。

第八章  公文管理

    第三十七条  局办公室要建立健全局内公文处理的有关制度，由专人负责收发、用印、归档和销毁。

    第三十八条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或者办公室分管负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

    第三十九条  公文复印作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

    第四十条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第四十一条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室分管负责人批准，可以销毁。

    第四十二条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报)应进行登记。

    第四十三条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文经整理(立卷)后按有关规定移交局档案室。

    工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有 关规定移交、清退。

    第四十四条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。不得密电明复、明电密电混用。除发电单位特别注明和专门规定者外，因工作需要确需加抄或复印密码电报时，须报局领导或者局办公室分管负责人批准，由办公室秘书负责加抄、复印，并按规定登记。签收、清退、保管、销毁。

第九章  电子公文

第五十条  电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。

第五十一条  市规划局电子公文处理通过局域网进行，电子公文处理软件采用“合肥万户公司”开发的OA系统。

第五十二条  电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五十三条  秘密以上含秘密级公文不适用本办法。

第五十四条  局办公室是OA系统推广应用的主管部门，负责指导、督促、检查局机关的电子公文处理工作。负责规划办公系统的技术支持和系统维护。

第五十五条  局档案室负责全局电子公文的归档，并对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第五十六条  局机关有关人员（统称用户）均在系统中享有唯一实名制账户。

第五十七条  系统中用户拥有的公文处理权限由局办公室根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第五十八条  各用户应妥善保护自己的账户资料，以确保账户安全。用户密码遗忘应及时报办公室进行安全处理。

第五十九条  办公室应加强服务器管理，做好定期备份，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

第六十条  实行电子化办公后,局机关公文的草拟、审核、核稿、编号、复核、校核、分发、归档等办理流程均通过OA系统完成。对各单位送审的纸质文稿，局办公室核稿人员可予以退回。

第六十一条  各单位草拟电子公文要严格按照国家的公文处理办法、公文格式有关规定认真拟制。

第六十二条  负责人签发后的公文，成文分发前由局办公室核稿人员负责登记、编号，拟稿人负责校对。

第六十三条  局内发文应在网上进行分发，一般不再另发纸质文件。上行文、平行文如需报送纸质文件，由拟稿单位负责纸质文件的印制、用印和报送。

第六十四条  为保证公文处理的快捷性，有关人员应至少每天上下午两次进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

第六十五条  局电子化办公形成的所有电子公文由档案室统一归档管理。以规划局名义制发的所有电子公文，年底统一移交至档案室。

第六十六条  规划局发的文件、函、会议纪要等，由局办公室负责打印纸质发文稿纸和纸质文件并加盖公章以备存档；

第六十七条  电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。

第六十八条  不具备归档和存查价值的电子公文经局办公室负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。

第八章 附  则

第六十九条  党政机关公文含电子公文。

第七十条  本细则由局办公室负责解释。

第七十一条  本细则自发布之日起执行。