陕西机关事务管理局关于印发执行公文处理新规定的通知

陕西省人民政府机关事务管理局
关于印发执行公文处理新规定的通知

陕政管发〔2013〕76号

机关各处室、局属各单位：

    为了提高公文处理工作的质量和效率，推进公文处理工作科学化、规范化、制度化，根据《省政府办公厅公文办理审签程序和要求》，结合我局公文处理工作实际，特制定本规定。

    公文主要包括：文件、信函、刊物、传真、电话记录、资料等。公文处理包括：签收、登记、分类、批办、送办、承办、催办等程序。

    一、签收

    所有公文由办公室秘书科负责签收。机关各处室、局属事业单位收到的公文须统一转交办公室秘书科签收。机关各处室、局属事业单位需要报送局领导请示、报告，先送秘书科登记，由秘书科办文呈局领导签批，严格坚持公文“一个口进出”制度。

    二、登记

    办公室秘书科负责公文登记。公文登记应详细记录文件编号、收文日期、来文单位、文号、标题、附件、密级、份数等。对领导有批示的公文，要详细登记批示内容、批示时间等。

    三、分类

    对收到的公文，按照回复要求分为办文、阅文、批文三类。并分别收入办文夹、阅文夹和批文夹。

    办文：指需要办理、答复的公文。包括：有关厅局、局机关各处室、局属事业单位直接报来需要办理的公文；省委、省政府领导同志批示需要我局办理落实的公文。

    阅文：指知晓性或备案性公文。

    批文：指有局领导同志作出批示的公文。

    四、批办

    办文：局办公室承办人提出拟办意见，送办公室主任阅批后即刻送局领导签批。

    阅文：一种是由秘书科分送局领导阅示；另一种是在局领导间分别传阅。在阅文里，局领导有批示意见的，转入批文程序处理。阅文由秘书科负责传递、收回，送交档案科留存归档。在局领导间分别传阅的一般不得超过1个工作日；对没有及时退回的阅文，秘书科应及时提醒；对因工作需要有关处室（单位）或个人要留存的文件，视情况而定。

    批文：秘书科专人送局办公室主任阅示。按照办公室主任批办意见分类处理，“批办”的按办文程序处理，“阅知”的按阅文程序处理。

    五、送办

    局领导批出的办文，由秘书科登记批办内容后即送相关承办处室。如果承办处室人员外出，打电话约定送达时间。

    六、承办

    承办处室、单位收到公文后，尽快提出办理意见，由承办处室、单位负责人将办理意见填入“承办单位”栏后退办公室秘书科。办结公文由秘书科整理留存，年终送交档案科归档。对于涉密办文，要严格按照保密制度作好保管。

    承办处室按照公文紧急程度抓紧办理。平件一般应在2个工作日内办理，急件当天办理，特急件接到后即刻办理。对有些需要多方了解协商的公文，2个工作日内不能拿出拟办意见的，向秘书科说明原因后缓办。

    七、催办

    对承办的公文需要贯彻落实或反馈办理结果的，由秘书科负责催办。

    本规定自发文之日起实行，由局办公室负责解释。

    附件：公文处理主要规则

陕西省政府机关事务管理局

2013年8月1日

附件

公文处理主要规则

    一、上行文

    冠“陕政管字”机关代字编号，对应文种：请示、报告、议案、意见等。“陕政管字”主要是用于向省政府和国管局请示问题、汇报工作、提出建议等。

    对省政府领导人安排布置的某项工作任务完成情况，需报送省政府领导人阅知，没有附带请示事项的，以“送阅件”形式报送。

    审签流程：拟文处室（单位）负责人初审→办公室副主任复审→办公室主任审核→分管局领导审核→局长审签。局长外出时，可授权主持工作的局领导签发。

    二、平行文

    冠“陕政管函”机关代字编号，对应文种：函、意见等。

    “陕政管函”主要是用于以我局名义向有关部门和单位联系商洽工作、询问答复问题，传达国家机关事务管理局和省政府领导同志对有关部门请示事项的批复意见，答复人大代表、政协委员建议提案办理情况，向有关部门申报人、财、物计划和其他工作方案等。

    审签流程：拟文处室（单位）负责人初审→办公室副主任复审→办公室主任审核→分管局领导签发。需呈送局长审签的，一般情况下由办公室主任同时签批给局长、分管局领导。局长外出时，可授权主持工作的局领导签发。

    三、下行文

    冠“陕政管发”、“陕政管通”机关代字编号，对用文种：决定、通知、通报、意见，以及“会议纪要”、“工作动态”等。

    “陕政管发”主要用于对全局内部管理事项作出安排部署，传达其他需要周知事项。

    “陕政管通” 主要用于对全局有关考核、检查等工作作出安排部署，传达其他需要周知事项。

    “陕政管发”审签流程：拟文处室（单位）负责人初审→办公室副主任复审→办公室主任审核→分管局领导审签→局长签发。

    “陕政管通”审签流程：拟文处室（单位）负责人初审→办公室副主任复审→办公室主任审核→分管局领导签发。需呈送局长审签的，一般情况下由办公室主任同时签批给局长、分管局领导。局长外出时，可授权主持工作的局领导签发。

    “局长办公会议纪要”、“局务会议纪要”由局长签发。

    “专题会议纪要”由主持会议的局领导签发。需呈送局长审签的，一般情况下由办公室主任同时签批给局长、主持会议的局领导。

    “工作动态”由分管局领导签发。

    四、联合发文

    我局与兄弟（省、市）机关事务管理局或其他同级别部门的联合发文，均参照“陕政管发”审签流程要求审签，挂主办单位文号。

    五、机关处室、局属事业单位对外行文

    机关处室、局属事业单位原则上不得对外行文，个别单位确因特殊情况需对外行文的，须等同“省政府机关事务管理局”文件严格按程序审签。机关处室、局属事业单位不得擅自上报或下发不冠字、不编号、不加盖印章的文件。

    各类公文审签后，校对人员在公文印发前要认真复核，确保不出差错。